Styreseminar

MÅL Faglig og sosialt påfyll Bli bedre på bra styrearbeid. Gi nyvalgte styremedlemmer en god start Gi erfarne styremedlemmer en oppdatering. Må i vår strategi å bli bedre på styrearbeid.

PROGRAM Kl. 11.00 – 12.30: Hovedstyremøte Kl. 12.30 – 13.30: Felles lunsj Kl. 13.30 – 15.00: Info fra daglig leder Kl. 15.00 – 15.30: Pause Kl. 15.30 – 17.00: Styrearbeidet i Sagene IF Kl. 17.00 – : Sosialt

INFO FRA DAGLIG LEDER

Teoretisk info Idrettens organisering Sagene Ifs organisering Gjennomgå organisasjonskart (egen slide) Nevne internasjonal organisering. Nevne idrettens lover (lovdata) Sagene Ifs organisering Vise fram loven, filosofien.

Organisasjonskart idretten Generelt: Resultat av historie og kompromisser, ikke av logikk og effektivitet. En dønn konservativ organisasjon der endringer er nær umulig å få til. Nif- linjen: IK, IR, Klubben – fellesidrettslige ting / Særforbundslinjen: SF, SK, Gruppe – idrettsspesifikke ting = Evigvarende konflikt! I de fleste andre land så er idretten delt i to forskjellige organisasjoner langs disse to linjene: NIF- linjen = nasjonalt idrettsforbund, Særforbundslinjen = Nasjonale Olympiske komité. NIF: Øverste organ: Idrettstinget, hvert 4. år, vedtar lovnorm for særforbund og idrettsklubber/grupper. Ledes mellom idrettstingene av idrettsstyret, Børre Rognlien. Medlemmer: Særforbund og idrettsklubber/grupper, både IK og SF snakker på våre vegne på tinget. Møter på idrettstinget: Særforbund og idrettskretser ?! Oppgaver: forvalte og håndheve lovverket til Norsk idrett, Rammene for hele Norsk idrett, IPD, regjering, storting og departement, representere norsk idrett i internasjonale medlemsorganisasjoner. Idrettskretsene: Øverste organ: Kretstinget, hvert 2. år. Ledes mellom kretstingene av kretsstyret, Norvald Mo, Årstein Skjæveland fra Sagene IF varamedlem. Medlemmer: Idrettsklubbene/ gruppene i fylket - Sagene IF er medlem i Oslo idrettskrets. Møter på kretstingene: Forskjellige representasjonsregler i alle 19 kretsene, i Oslo velges representantene gjennom samarbeidsutvalgene (selv om de ikke er medlemmer). Oppgaver: Idrettens rammebetingelser i fylket, fylkeskommunen, fordele treningstider i kommunale idrettsanlegg til særkretsene, godkjenne loven til klubbene, kurs i fellesidrettslige ting. Idrettsrådene (heter ISU i Oslo): Øverste organ: Årsmøte i idrettsrådet, hvert år. Ledes mellom årsmøtene av et styre: Henning Strøm. Medlemmer: Alle idrettsklubbene/ gruppene i kommunen/ bydelen, Sagene IF er med i ISU- Sagene. Møter på årsmøtene: Alle idrettsklubbene/ gruppene i kommunen/ bydelen. Oppgaver: Idrettens rammebetingelser i kommunen/ bydelen, Fordeler LAM- midler, lager prioriteringslister for anlegg i bydelen, fellesidrettslige ting. Særforbund (54 stk): Øverste organ: Forbundstinget, varierer hvor ofte, vanligst med hvert 2. år. Medlemmer: Alle idrettsgruppene i idretten i landet, alle særkretsene i landet - Sagene Ifs avdelinger er til sammen medlem av fotball, bryting, bandy, sykkel, triatlon Ledes mellom årsmøtene av et styre: Yngve Hallen, Tiedemann, Møter på tingene: Varierer, men stort sett alle idrettsgrupper og alle særkretser i hele landet. Oppgaver: En spesifikk idretts rammevilkår nasjonalt, vedta lover for særkretsene, øverste faglige myndighet for sin idrett i Norge, konkurranseregler, representere sin idrett i sine internasjonale medlemsorganisasjoner. Særkrets: Øverste organ: Årsmøte i Særkretsen, stort sett hvert år Medlemmer: Alle Idrettsgruppene i idretten i fylket, Sagene Ifs avdelinger er til sammen medlem av Oslo fotballkrets, Oslo brytekrets, Oslo og Akershus bandyregion, Oslo sykkelkrets. Møter på tingene: Alle idrettsgrupper i fylket. Oppgaver: Idrettsspesifikke oppgaver i fylket, fordele treningstider på gruppene i kommunale anlegg, arrangere seriesystemet/ kampadministrasjon Sagene Ifs medlemskap: Sagene IF (og allidrett) er medlem av: NIF, Oslo idrettskrets, ISU- Sagene. Sagene IF innebandy, bandy og landhockey er medlem av: Oslo og Akershus bandyregion, Norges bandyforbund Sagene IF fotball er medlem av: Oslo fotballkrets, Norges fotballforbund. Sagene IF sykkel er medlem av Oslo sykkelkrets, Norges Cykleforbund. Sagene IF bryting er medlem av Oslo brytekrets, Norges bryteforbund. Sagene IF triatlon er medlem av Norges triatlonforbund.

Organisasjonskart Sagene IF Årsmøtet: Sagene Ifs høyeste myndighet, årsmøtets oppgaver er beskrevet i Sagene Ifs lov, godkjenner støff fra i fjor og vedtar planer for kommende år, velger styre, kontrollkomité og valgkomité, kun hovedlagets årsmøte som er et skikkelig årsmøte. Kontrollkomite og valgkomite: Velges direkte av årsmøtet, svarer kun til årsmøtet og ikke til styret, valgkomiteen skal finne nytt styre og kontrollkomiteen kan gjøre hva de vil. Hovedstyret: Velges av årsmøtet, leder klubben mellom årsmøtene i tråd med årsmøtets vedtak, styrets oppgaver er beskrevet i Sagene Ifs lov, har i prinsippet alt ansvar og stilles ansvarlige hvis noe skjer, representerer klubben utad, forvaltningsansvar og tilsynsansvar. Daglig leder: Hovedstyret er daglig leders arbeidsgiver, skal gjøre det hovedstyret sier hun skal gjøre, lede det daglige arbeidet i klubben, det står ingenting om daglig leders ansvar og oppgaver i loven, har i prinsippet lite ansvar hvis noe skjer, kan stanse aktivitet i avdelingene hvis de bryter lover og regler / hovedstyrevedtak / årsmøtevedtak / budsjetter. Avdelingene/ idrettene: Er i prinsippet utvalg, nye idretter tas opp av årsmøtet, kan ikke tegne på avtaler på vegne av klubben, representerer sin gruppe overfor særkrets og særforbund, det daglige arbeidet i de ulike idrettene, aktiviteten, skal forholde seg til hovedstyrets vedtak.

Idrettens finansiering Idretten får lite penger over statsbudsjettet Norsk tipping bidrar med omlag 1,8 mrd kr. Kommunene samlet sett bidrar mest. Statsbudsjettet: Momskompensasjon, anleggskompensasjon. Idretten slipper å konkurrere med syke bestemødre. Spillemidlene NT = aksjeselskap heleid av KUD, opprettet i 1946, monopol på spill i Norge, overskuddet gå til idrett, humanitært og kultur. 64 % går til idrett = 1,86 mrd kr i 2014. Anlegg, post 1 – 4, Grasrot, LAM, bingo, utstyr, Exstrastiftelsen

Sagene Ifs økonomi De største utgiftene De største inntektene Offentlig støtte fra kommune og bydel Driftsbidrag og utleieinntekter fra anlegg Medlems- og treningsavgifter Arrangementer/ dugnad Lønns- og administrasjonskontnader Aktivitetskostnader Drift av anlegg

Sagene Ifs økonomi Alle inntekter går inn på Sagene Ifs hovedkonto og det valgte styret prioriterer dem gjennom sitt budsjettarbeid. Alle utgifter skal godkjennes av to personer før de utbetales. Avdelingene disponerer sine budsjetter godkjent av hovedstyret. DL kontrerer alle bilag slik at den går til rett avdeling. Christiania regnskapskontor fører regnskapet. Revisorhjelpen AS utfører revisjon av regnskapet. Kontrollkomiteen valgt av årsmøter for å ha tilsyn. Finnes ikke lagskasser/ kontoer aller anne på siden økonomi. HS og DL kan stanse aktivitet i avdelingene hvis de overskrider sitt budsjett.

Praktisk info styremedlemmene DL og EE ønsker å besøke alle styrene i avdelingene ila høsten 2014. Hensikten med møtet er å videreformidle praktisk info fra hovedstyret. Avdelingsstyrene kan invitere lagledere, trenere, foreldre……. Tid avtales med EE.

PRAKTISK INFO Sagene if på nett Nytt medlemssystem Medlems- og treningsavgift Maler for avdelingsstyrene Drift av anlegg Innlevering av bilag Rutiner for politiattester Rutiner for utstyr Rekruttering Inntektsmuligheter for avdelingene Sagene IF på nett: www.sageneif.no https://www.facebook.com/SageneIF Retningslinjer for publisering av artikler på nett - noen enkle regler og tips Avdelingenes nettsjefer – vedtas av avdelingsstyret, kurs idium. Hvordan få publisert sitt bidrag? – skrive artikkel, ta bilder, sende til nettsjef. Mye nyttig informasjon for medlemmer/ foreldre, tillitsvalgte, utenforstående, sponsorer, bortelag, leietakere, anleggsvakter….. Vi må få opp bruken av nettsiden og facebooksiden – Henvis medlemmene hit, sjekk her først og spør etterpå, avdelingenes bruk må opp, gi tilbakemeldinger. Nytt medlemssystem: Bakgrunn = NIFs lov vedtatt idrettstinget i 2012 = se Sagene Ifs lov. Min idrett / klubbadmin / sportsadmin = samme database Mål: administrere sitt eget idrettsliv/ medlemskap = ny tankegang! Min idrett (medlemmet): Logge seg inn i min idrett = betalingskrav, egne opplysninger, innmelding/ utmelding, verv, kurs….. Betalingsløsningen = tippekort, vanlige betalingskort, pdf – faktura Vanlige problemer = ikke brukernavn/ passord, ligger ikke noe betalingskrav i min idrett, melder inn seg selv istedenfor sitt barn. Informasjon på sageneif.no = henvise medlemmene dit NIF it support Klubbadmin (klubben): Klubbens tillitsvalgte (medlemsansvarlige) logger seg inn i klubbadmin = sende betalingskrav, sende epost/ sms, oversikt medlemmene, behandle innmelding- og utmeldingssøknader, oversikt betalt/ ikke betalt Tilgang = Må være registrert som medlemsansvarlig i klubb = vedtas av avdelingsstyret = formidles til daglig leder Lagledere har ansvar for å holde sine lagslister i klubbadmin oppdatert = sender fakturaer og epost riktig. Vanlige problemer: Ikke brukernavn og passord, ikke den tilgangen de skal ha, fjerner kun medlemmet fra utvalget. Nif it support eller daglig leder Diskusjon: Åpne for bruk av sms? Medlems- og treningsavgift Lese det som står om medlemsskap i Sagene Ifs lov (personlig, rettigheter og plikter, skriftlig utmelding) Medlem, ikke kunde. Idretttsregistreringen = rapportere antall medlemmer = bakgrunn for en hel rekke tilskudd. Medlemsavgiften = vedtas av hovedlagets årsmøte = 400 kr. Treningsavgiften = vedtas av avdelingenes årsmøter = mellom 500 og 3000 kr. Retningslinjer for innkreving av medlems- og treningsavgift = vedatt av hovedstyret = ikke delta på aktiviteten hvis en ikke har betalt. Ordninger for medlemmer som har betalingsproblemer = bydelslisten, dele opp regningene. Henvis medlemmer til informasjonen som liger om medlemsskap og priser på sageneif.no. Maler for avdelingsstyrene Maler avdelingsstyrene SKAL bruke: Styremøter (Innkalling/ protokoll) Årsmøter (innkalling/ sakspapirer/ protokoll) Budsjett Årshjul Skjemaer for refusjon, reiseregning, honorar. Drift av anlegg: Sagene IF drifter følgende anlegg for Oslo kommune på dugnad: Bjølsenhallen, Voldsløkka idrettsplass, Bjølsenparken. Driftsrutiner: Vaktlister, vaktinstrukser og sjekklister, nøkkelbokser med kode, vakttelefoner, nøkkelskap. Utleie: Kompliserte rutiner beskrevet på sageneif.no – henvis dit, Sagene Ifs største inntektskilde. Sagene Ifs bookingsrutiner: Sjekk kalender, finn ledig tid, send epost til daglig leder, får bekreftelse/ avkreftelse, tren/ spill/ møt. Feil og mangler: Ta bilde, send til daglig leder, hun tar det opp med kommunen. Utfordringer: Krever mye dugnad, forfall pga billig drit og manglende vedlikehold, kommunen mangler kompetanse og bruker for lang tid, vaktene gjør ikke det de skal, innbrudd, disiplinære problemer, komplett nøkkelkaos. Hva har skjedd siste årene: nye dekker og nytt låssystem Bjølsenhallen, Rehabilitering av Bjølsen kunstgress, brukt kunstgress på Voldsløkka grusbane, innbruddsikring og opprydding. Status utbygging: Bjølsen kunstgress rehabiliteres i høst (fotball + rugby), brukte skole. Grønne midler fra bydelen til Voldsløkka = opprydding, søppelplukkerutstyr. Innlevering av bilag: Økte krav fra regnskapsfører og revisor + daglig leder gidder ikke bruke mer tid på tyding av skrift og taping av krøllete bilag. Utgiftsrefusjonsskjema – Brukes når du har lagt ut noe for klubben og du skal ha igjen pengene. Reiseregningsskjema – Brukes når du har reist ifm treninger/ kamper og skal ha dekket utgifter knyttet til dette billetter, hotell, kjøregodtgjørelse, bom). Honorarskjema – Brukes når du skal ha utbetalt lønn av Sagene IF. Kan sendes pr epost og pr post (godtar scanning). Krav: fylle ut alle felter, skjønne hva som står, bilagene vedlagt og nummerert, signert. Bilag som ikke er innlevert iht rutinene, utbetales ikke før alt er ok. Rutiner for utstyr: Egne utstyrsavtaler for avdelingene må godkjennes av hovedstyret. Avdelingene må ha sine egne materialforvaltere = vedtas av avdelingsstyret, materialforvalter får fullmakt til å bestille/ kjøpe utstyr til avdelingen av daglig leder. Materialforvalter må forholde seg til avdelingens utstyrsbudsjett, overskrides dette vil daglig leder stanse innkjøp og trekke materialforvalters fullmakt til å bestille på vegne av klubben Materialforvalter må kjøpe utstyr hos hovedlagets/ avdelingens utstyrsleverandører, om disse ikke kan levere så kan annen leverandør benyttes. Mal for bestillingslister for materialforvaltere – ligger under tillitsvalgte på sageneif.no Klubben dekker følgende for alle spillere: Spilletrøye, shorts og sokker, alt annet må spilleren kjøpe selv. I tillegg vil klubben også kjøpe inn baller, kjegler, vester, keeperutstyr, førstehjelp. Førstehjelpsutstyr kjøpes inn av daglig leder, og materialforvaltere og lagledere kan hente dette i Bjølsenhallen. Ny avtale med Torshov sport = bestilling av Sagene- kolleksjonen på nett Supporterutstyr og joggedresser kjøpes direkte av Sagene IF – se bestillingsskjema på nett – medlemmene må dekke dette selv – utstyr utleveres ikke før det er betalt. Private sponsoravtaler må godkjennes av avdelingsstyret (sjekke at ikke i strid med egne eller hovedstyrets avtaler). Rutiner for politiattester Bakgrunn = Nifs lov, begrenset politiattest. Hvem = Alle tillitsvalgte som har med våre barn/ ungdom å gjøre skal levere politiattest (tillitsforhold). Hvor ofte = kun en gang. Rutiner: Tillitsvalgt fyller ut sine felter og signerer skjemaet (sageneif.no) og sender/ leverer skjemaet til daglig leder eller leder. Epost går ikke, det må være originalt. Daglig leder/ leder fyller ut klubbens felter og signerer skjemaet og sender til Oslo politidistrikt. Oslo politidistrikt sjekker tafse- vandel, og sender attesten direkte til tillitsvalgt. Tillitsvalgt viser fram attesten til daglig leder/ leder. Epost går ikke, må være original. Daglig leder/ leder krysser av for levert politiattest i klubbens samlede oversikt over leverte politiattester. Skjema ligger på sageneif.no Rekrutteringsarbeid: Aktivitetsdager for skoler og barnehager: 1- 4 klasse alle lokale skoler inviteres til aktivitetsdag = populært, men tar lang tid å få med skolene – prøver igjen uka før høstferien – invitasjon er sendt ut. Allidrettsleder skal jobbe med tilsvarende prosjekt for barnehagene. SF- prosjekt på Nordpolen = for få deltakere, begrenset suksess. Allidrett: Ansatte allidrettsleder i 20 % stilling i 2013 – Marthe Godtlund Bråthen – snart 150 barn. Jobber aktivt med rekruttering (allidrettsdager, sommerskole, bydelsdagen, frokostmøte bydelen) Søker samarbeid med avdelingene, spesielt ift åpne skoler = fint om dere responderer. Venner i aktivitet – Pia Tveterås og Marthe 20 % hver – ta kontakt om dere får barn med spesielle behov. Storbyarbeidet: Om lag 160.000 kr pr år til storbyprosjekter Prosjekter: Åpne skoler i innebandy, landhockey, bandy og fotball (jenter + gutter), Sanex- cup. Krav: Ikke medlemsskap, ingen påmelding, gratis, åpent alle barn barn 6- 12 år, publiseres på OIKs nettsider, utstyr til utlån, halvårlige rapporter (omfattende). Vår største rekruteringsarena, men fremdeles alt for få deltakere = markedsføringsarbeidet må forbedres fra avdelingenes side. Daglig leder gjør alt søknads- og rapporteringsarbeid, men får sjelden den infoen jeg trenger fra avdelingene og må derfor stort sett juge i både søknader og rapporter. Inntektsmuligheter for avdelingene: Lotterier Grasrotandelen Sponsorprogrammet Tilskuddsarbeid Enjoy bonusguiden Renotec

Daglig leders ansvar og oppgaver Sekretær for hovedstyret Representere Sagene IF Drift av kontoret Økonomi og regnskap Personalansvar øvrige ansatte Redaktøransvar sageneif.no Drift av anlegg Drift av kiosk Medlemshåndtering Søknads- og rapporteringsarbeid Sponsor- og markedsarbeid Bistå avdelingsstyrene Sekretær for hovedstyret: Forberede hovedstyremøtene Følge opp hovedstyremøtene Lover og regler Saksbehandling Strategioppfølging Representere Sagene IF: Politikk Media Avtaler Påmeldinger Overordnede organer Drift av kontoret: Post Arkiv Nøkler Årshjul/ rutiner Politiattester Svare på epost/ tlf/ brev Økonomi og regnskap: Kontakt med regnskapsfører, revisor Kontakt med kontrollkomiteen Utbetalinger Kontrering Budsjett Fakturering Lønn Rapportering Forsikringer Personalansvar øvrige ansatte: Avtaler og instrukser Lønn, yrkeskadsforsikring, OTP Daglig oppfølging Medarbeidersamtaler Redaktøransvar sageneif.no: Publisering nett og face Oppdatering nett og face Følge opp avdelingenes nettsjefer Påse at alt Sagene IF publiserer er iht lover og regler og verdier Kontakten med Idium Drift av anlegg: Forvalte driftsavtaler Vaktlister Vaktinstrukser og sjekklister Vedlikehold og dugnader Utleie Kontakten med kommunen Søknad gymsaler Drift av kiosk Varelager Varebestilling (ASKO, Cola) Avtaler leverandører (Arenasalg) Oppgjørsrutiner Kontanthåndtering (Nokas) Bankterminaler (Nets) Renhold (Royal) Medlemshåndtering: Sportsadmin – Lisenser, momskompensasjon, oppdatere klubbens opplysninger, tildele roller, buypassavtalen, Klubbadmin – Innmeldinger, utmeldinger, vedlikehold av opplysninger Medlemsnett – Fakturering Fiks – fotballens medlemssystem – påmeldinger, forsikring, info om lagledere, kamprapporter Idrettsregistreringen Fakturering av medlems- og treningsavgift Dipensasjoner, protester, overganger Søknads- og rapporteringsarbeid: Oslo kommune – Administrasjonstilskudd, funkistilskudd, arrangementsstøtte NM Bydelen – VIA, refusjon avgifter, frivillighetsmidler, grønne midler, fattigdomsmidler Idrettsforbundet – Idrettsregistreringen, momskompensasjon OIK – Storbyarbeidet Exstrastiftelsen – VIA Gjensidigestiftelsen – bryting Lotteritilsynet – bingo Sponsor- og markedsarbeid: Sponsorprogrammet Sponsoravtaler Utstyrsavtaler Profilprogrammet Trykk av materiell Rekrutteringsprosjekter Bistå avdelingsstyrene: Styremøter og årsmøter Budsjett og regnskapsarbeid Forenkle og tilrettelegge - rutiner, maler, oppskrifter Drop- box- system Arrangementsstøtte Tilby kurs Hjelpe lagledere

STYREARBEID I SAGENE IF

DISKUSJON: OMORGANISERING TIL KUN ET STYRE?

Forslaget Sagene IF omorganiseres til kun å ha et styre, en valgkomité og en kontrollkomité. Alle avdelingsstyrene omgjøres til fleksible arbeidsutvalg som organiserer sitt arbeid slik de mener er mest effektivt. Avdelingene sikres representasjon i styret, valgkomité og kontrollkomité ved at det velges inn representanter (antallet fra hver avdeling må diskuteres nærmere) fra hver avdeling på årsmøtet.

Bakgrunn Avdelingsstyrene fungerer ikke som styrer, men som arbeidsfellesskap. Klubben bruker opp svært mange frivillige til styreverv og verv i kontrollkomiteer og valgkomiteer (nær 40 stk). Vi klarer ikke fylle opp alle disse vervene, det blir derfor mange uheldige dobbeltroller og mange som ikke er motivert til de vervene de ”tar på seg”. Vi bruker for mye tid på å opprettholde styrene (årsmøter, formaliteter, møter, mase på valgkomiteer…..), og dette er tid vi burde har brukt på å utvikle aktiviteten. Det er liten eller ingen oppslutning om hovedlagets årsmøte, og dette er et demokratisk problem for klubben.

Vurderinger Det er ingenting ved forslaget som strider mot NIFs eller Sagene Ifs lov. Saken er stor og må eventuelt behandles både på avdelingenes og på hovedstyrets årsmøte. Avdelingene må sikres en innflytelse og representasjon i hovedstyret som de er fornøyd med, og de må kunne organisere sitt daglige arbeid slik de mener er mest hensiktsmessig/ effektivt. Det er viktig at alle avdelinger får mulighet til å uttale seg om saken

Vurderinger Fordeler: Trenger færre frivillige til styreverv, flere frivillige kan brukes til å videreutvikle aktiviteten, vi vil bruke betydelig mindre tid på å gjennomføre årsmøter, avdelingene får færre formaliteter å forholde seg til, det blir enklere å få motiverte folk til hovedstyret, oppslutningen om hovedlagets årsmøte kan øke, hovedstyret vil få mer tid til å drive med ting et styre skal drive med, daglig leder får frigjort svært mye tid.

Vurderinger Ulemper: Det er lite sannsynlig at sykkel vil gå med på dette og skal vi da tvinge dem?, medlemmene kan oppfatte at vi flytter beslutningene lenger vekk fra aktiviteten og dem, avdelingenes daglige arbeid kan bli lite strukturert og lite ”klubbyggende”, vervene i avdelingene blir mindre forpliktende og mye arbeid kan falle på hovedstyret om folk plutselig trekker seg, det kan bli for mange saker i hovedstyret.

Forslag til veien videre Forslaget skal utredes nærmere fram mot kommende årsmøte. Utredningen ledes av daglig leder og inneholde bakgrunn, høringsinnspill fra alle avdelinger, vurderinger/ argumenter for og imot, og et forslag til vedtak. Utredningen skal framlegges for hovedstyret som vedtar om saken skal behandles på årsmøtet og hvilken innstilling styret i så fall skal ha til saken. Alle avdelingsstyrene får tilsendt utredningen og styrets vedtak, og må selv avgjøre om de skal gå for/ mot forslaget på årsmøtet.