Endre styringssystem nettverk overordnet styring 14:00 – 17:00 Hva kan det være mål på, eksempler fra andre kommuner og tjenester v/Geir Halstensen Endre styringssystem nettverk overordnet styring Fra å styre på penger og tiltak til å styre på kvalitet og resultat

På forrige samling Gjennomgang av hensikt omlegging av styringssystem Erfaringer fra andre kommuner Vurdering om dere har smarte mål, scanning av styringsdokumenter Hva andre kommuner får til/ikke får til Om hva det skal være mål på Metoder for å avklare hensikten med tjenester

Planlagt fremdrift omlegging styringssystem; I dag; Noen forutsetninger for å endre styringssystem Om hva det skal være mål på i de ulike tjenestene Kommunevis gruppearbeid her Hjemmelekse til neste samling; avklare prosessene internt m.v. hva det skal være mål på hver tjeneste m.v. etter dialog med hver tjeneste

Prosess videre hos dere for å komme i mål neste år? Strateginotat ledergruppe; hensikt, oppgaver, design, felles målområder, fremdrift, prosjektleder m.v. Dialog med alle tjenester/virksomheter; hva skal vi gjøre å få til?. Selge omleggingen Dialog med folkevalgte; fra å styre på penger til å styre på kvalitet, mer salg Fremover; Dialog med tjenester; finne hovedhensikt og velge målområder, datakilder, avklare hva som skal kartlegges når, hjelpe de i mål, beslutte Tjenestene har dialog med ansatte, forslag til ambisjonsnivå Etablere resultatdialog rådmannsnivået/tjenester, avklare planlagte resultater neste økplan/ budsjett

Metoder for å avklare hva det skal være mål på Forutsetninger her; Innenfor budsjettrammen, løpende drift; dvs. avklart standard Det som kommunestyrene skal behandle sammen med budsjett/økonomiplan Blir dermed oppdraget til rådmannen og målene for tjenesteledere

Generelle krav til områder vi skal ha målbare mål/indikator på: Relevant: målet må si noe viktig om kvaliteten på tjenesten – treffe hovedhensikten Påvirkbar: Det må være mulig å påvirke resultatet - forbedre tjenesten gjennom egen praksis. Pålitelig: må ikke påvirkes for mye av feil og usikkerhet i datagrunnlag og metode Stabil; det vi måler på må være stabilt over år, ikke endre hele tiden Sammenliknbar: resultatene må kunne brukes til å sammenlikne kvaliteten over tid og mellom kommuner Tolkningsbar: Det må være klart om en endring i tall er bra eller dårlig. Dokumentert: Dokumentasjon av hvordan vi måler er laget med definisjoner

Målområder og datakilder

Velge mål på områder hvor de ansatte kan påvirke resultatene

Spørsmål beboere sykehjem Påvirkningsgrad 1 (lav) – 3 (høy) Jeg er med når det utarbeides planer som angår meg. (som for eksempel tiltaksplaner, individuell plan) Jeg vet hvem som er min kontaktperson Jeg deltar i aktivitetstilbudet Jeg får fysioterapi når jeg trenger det Jeg er fornøyd med kultur/underholdningstilbudet Jeg får god informasjon om tjenesten jeg får Jeg er kjent med hvordan jeg skal gå fram hvis jeg har noe å klage på     Jeg har mulighet til å komme ut i frisk luft Jeg trives sammen med de andre beboerne Jeg får god informasjon om aktivitets- og kulturtilbud Det legges til rette slik at jeg får spise når jeg ønsker det Jeg har mulighet til privatliv Jeg har mulighet til å snakke med noen her  om det som er viktig for meg Jeg får stå opp når jeg vil Jeg er fornøyd med maten jeg får Jeg synes måltidene er hyggelige Jeg trives på rommet/i leiligheten Jeg får legehjelp når jeg trenger det Baderommet er tilrettelagt for mine behov De ansatte hører på meg hvis jeg har noe å klage på Jeg får mulighet til å komme til tannlege Jeg har mulighet til å snakke med pleiepersonalet Jeg får legge meg når jeg vil Jeg er trygg på at de ansatte kommer når jeg trenger det

Generell råd I: Dekke hovedhensiktene med tjenestene 2-3 spørsmål på opplevd kvalitet, spisse på enkeltspørsmål, det som er viktig for brukerne, sentrale verdier hos dere 3-5 indikatorer på målt/objektiv kvalitet Medarbeidertilfredshet, like temaer for alle tjenestene, 2-3 spørsmål, hvilke? Tilstedeværelse/sykefravær

Generell råd II: Alle målområder bør være påvirkningsbart av ansatte Ta med status siste måling/kartlegging inn i skjema Har ikke resultat; mål som snitt land? Begrense ambisjonsnivået Enkelt skjema Avklare datastrøm og metode Flere??

Bruk enkle skjemaer! Tjeneste: Status 014 Mål 015 Fornøyde brukere/tjenestekvalitet:   Fornøyde medarbeidere: God ressursstyring: Bruk enkle skjemaer!

Hva kan det vær/bør være mål på i ulike tjenester, hva som brukes i ulike kommuner

Skole; Obligatorisk; (St. meld 31) ,er også grunnlaget for Tilstandsrapporten, grunnlaget er avklart Nasjonale prøver; andelen på laveste nivå lesing og regning, begge trinn Elevundersøkelse; begge trinn, områdene; trivsel, mobbing, nok utfordringer, tilpasset opplæring, faglige tilbakemeldinger

Skole: minimum avklart av staten; Andre læringsresultater, standardiserte tester, karakterer, grunnskolepoeng? Nå avklarte mål spesialundervisning? Foreldreundersøkelsen, hvilke temaer? Medarbeidertilfredshet, hva er viktig God ressursbruk, hvilke mål bør vi ha? Flere?

Lokale verdier og fokusområder; Andel elever som er svømmedyktige? Antall timer fysisk aktivitet? Andel elever som går/sykler til skolen som har mulighet for det? Oppmøteprosent foreldremøter barne/mellomtrinnet? Andre fokusområder?

SFO; Avklarte spørsmål foreldreundersøkelse Andel som fortsetter fra 2 til 3 trinn (KOSTRA) Andel med leksehjelp? Fravær av uheldig, alvorlig hendelse, mobbing, ulykker, rømming osv Antall fritidsaktiviteter i SFO-tiden? Fornøydhet hos barna? Andre lokale verdier?

Hvor trykker skoen i Sel?

Barnehage I; Avklarte spørsmål foreldreundersøkelse Produktivitet fra KOSTRA; (Korrigerte utgifter pr. korrigert oppholdstime/årsverk pr. korrigert barn Andel årsverk med førskolelærerutdanning (KOSTRA) Andel årsverk med dispensasjon fra utdanningskrav (KOSTRA) Andel ledere med førskolelærerutdanning Andel barn fra språklige og kulturelle minoriteter i barnehage i forhold til innvandrerbarn 1-5 år (KOSTRA)

Barnehage II; Andel barn som er kartlagt for språkferdigheter Andel barn som når kommunens avklarte språkmål Se mål fra Målselv forrige smling Andel barnehager med plan/kriterier for barnemedvirkning Oppmøteprosent foreldremøter Fravær av alvorlig, uheldig hendelse, mobbing, ulykker, rømming osv Andre lokale verdier; hva?

Pleie- og omsorg, deltjenester; Sykehjemsbeboere/omsorgsbolig Utviklingshemmede, har stort sette ikke mål i kommunene, eller indikatorer Eldre hjemmeboende Psykisk helse Andre mindre deltjenester, hvilke?

Sykehjem I Avklarte spørsmål fra spørreundersøkelse til pårørende/beboere Sakstid, iverksettingstid (egne data) Omgjøring påklaginger fylkesmannen (egne data) Fravær av alvorlige avvik; medisinering, tvang, vold, fall/brudd osv (egne data) obs må graderes, KS har gjort dette, se eksempel Andel pårørende med planlagt årlig samtale med tjenesteansvarlig (egne data) Antall turer/utflukter (egne data) Andel med individuell plan (KOSTRA) Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning (KOSTRA)

Sykehjem II Andel som utskrives til eget hjem (egne data) Beleggsprosent sykehjem (KOSTRA) Andre lokale verdier, hvilke?

Pleie og omsorg – kvalitetsindikatorer i KOSTRA Lite på resultatkvalitet…

2-3 spørsmål, hva er viktigst for dere

Samme her

Hjemmetjeneste (eldre); Avklarte spørsmål fra spørreundersøkelsen Sakstid, iverksettingstid (egne data) Fravær av omgjøringer fylkesmannen (egne data) Fravær av alvorlige avvik, eks medisinering, vold, fall/brudd, tvang, feilernæring (egne data) Fravær at brukere møter mange tjenesteytere Andel med Individuell plan ? (KOSTRA) Nettotid/ATA-tid (må kartlegge, IPLOS kan gi planlagt nettotid) Andre lokale verdier?

Noen eksempler på indikatorer – pleie og omsorg: Saksbehandlingstid på vedtak Iverksettingstid (fra vedtak til tjeneste mottatt) Andel omgjorte klager på vedtak av fylkesmannen Avvik legemiddelhåndtering Ernæring Fall med alvorlig skade Antall tilfeller av utagering/vold fra beboere Liggesår/trykksår Bruk av beroligende medisiner og anti-depressiva Om beboere har mulighet for å spise sammen Om beboer tilbys servering av sen kveldsmat Om beboer selv kan velge sengetid Avviksindikatorer

KS anbefaler at 8 indikatorer for hver av deltjenestene: Hjemmetjenesten: Saksbehandlingstid Iverksettelsestid Avlyste besøk hjemmesykepleie som skyldes tjenesten selv Avlyste besøk praktisk bistand som skyldes tjenesten selv Andel mottakere av praktisk bistand som har besøk av maksimum Y forskjellige tjenesteytere siste år Avvik medisinering/medikamenthåndtering (med gradering) Ernæring, spising, vekttap (med gradering) Utagering, vold eller overgrep fra beboer overfor beboer i omsorgsbolig eller gruppebolig

Gradering av avvik i pleie og omsorgssektoren

2-3 spørsmål, hva er viktigst for dere

Hjemmetjeneste (psykisk helse) Avklarte spørsmål fra spørreundersøkelsen Andel med individuell plan (egne data, IPLOS) Nå avklarte mål, aktivitet m.v., fordrer avklarte mål pr. bruker Fravær av reinnleggelser (egne data) Sakstid, iverksettingstid (egne data) Fravær av omgjøringer fylkesmannen (lokale data)

Hvilke 3 spørsmål er viktige at tjenesten har mål på?

Utviklingshemmede; Avklarte spørsmål fra spørreundersøkelsen, brukere, pårørende Andel med egen tiltaksplan Fravær av alvorlige avvik, eks medisinering, vold, tvang (lokale data, bør graderes) Andel som når avklarte mål i tiltaksmål/mestringsmål, utviklingsarbeid, KS har hatt pilotnettverk ressurskrevende brukere, maange nye indikatorer Andre, lokale verdier?

Hvilke 3 spørsmål er viktige at tjenesten har mål på?

Barnevern Avklarte spørsmål fra spørreundersøkelsen, pårørende og barn Andel undersøkelser m. behandlingstid over tre måneder (KOSTRA) Andel påklaginger omgjort av fylkesmannen Andel med tiltaksplan (KOSTRA) På sikt; Andel barn/familier som avklarte mål i egen tiltaksplan, KS har hatt prosjekt, utviklet verktøy

Hvilke 3 spørsmål er viktige at tjenesten har mål på?

Utgangspunkt: Vi vet lite om virkningen av hjelpetiltakene Det er liten bevissthet og systematikk når det gjelder å evaluere tiltakene dette til tross for at evaluering er en lovpålagt oppgave. Barn medvirker i alt for liten grad i sin egen sak viktig kunnskap, barns synspunkter og erfaringer går tapt! Lite fokus på kvalitet - resultatindikatorer og resultatmålinger knyttet til arbeidet med barn, ungdom og foreldre. Beskrivelser som dette….

Målsetninger for prosjektet: Utvikle et verktøy for evaluering av tiltaksplanen Identifisere arbeidsmåter og prosedyrer som sikrer at tiltaksplaner utarbeides i samarbeid med barn/ungdommer, deres familier og relevante samarbeidspartnere Styrke arbeidet med å evaluere måloppnåelse i forhold til konkrete mål i tiltaksplanen Legge til rette for å aggregere data og kunnskap om barneverntjenestens hjelpetiltak

2 forhold som skal vurderes: Utfylling av begge parter

Skjema for å sikre tilbakemelding og brukermedvirkning

Økt bevissthet om endringer for det enkelte barn 91 % mener at metodikken bidrar til å synliggjøre om tiltaket har den ønskete virkningen Spørsmål om virkning kommer opp på et tidligere tidspunkt Evaluering skjer hyppigere enn tidligere Lettere å se at tiltak bør avsluttes

Gjennom «evalueringsprosjektet» har KS: Satt kvalitet og resultatoppnåelse på dagsorden i barneverntjenesten Utviklet et nytt og nyttig verktøy for kommuner sammen med kommuner Invitert barn og unge i barnevernet med på alt vi gjør (utvikling av verktøy og nettverkssamlinger) Fått 60 kommuner til å bli bedre på systematisk evaluering og ledelse av et kontinuerlig forbedringsarbeid Spør barnevern når dere kommer hjem; noe for dere?

Sosialtjeneste, kommunal del Avklarte spørsmål fra brukerundersøkelse, ev. sammen med NAV Andel mottakere 20-66 år av 20-66 år (KOSTRA) Stønadslengde mnd 18-24, 25-66 år (KOSTRA) Andel med stønad 6 mnd. eller mer (KOSTRA) Andel sosialhjelpsmottakere som har fått oppnevnt koordinator for individuell plan (KOSTRA) Avvik normal åpningstid (dager) Sakstid akutthjelp (egne data) Andel sosialkl. som når avklarte tiltaksmål (egne data, fordrer avklarte mål pr. mottaker, utviklingsarbeid) Andel klienter som kommer i arbeid, trygd, utdanning (egne data)

Hvilke spørsmål tror dere andre kommuner bruker?

Helse Deltjenester; Helsestasjon, småbarn Skolehelsetjeneste Ergo/fysioterapi Legetjeneste Flere deltjenester?

Helsestasjon; Avklarte spørsmål i brukerundersøkelse Andel gravide familier på kurs Andel gravide på røkesluttekurs, slutter å røyke Fra KOSTRA; Andel nyfødte med hjemmebesøk innen to uker etter hjemkomst Andel spedbarn som har fullført helseundersøkelse innen utg. av 8. leveuke Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Åpningstid ved helsestasjon for ungdom. Sum timer per uke. Åpningstid ved helsestasjon for ungdom per 1000 innbyggere 13-20 år Andre temaer?

Hva er viktigst

Ergo/fysioterapi Avklarte spørsmål i brukerundersøkelse Hva er for øvrig hovedhensikten med tjenesten??

Velge spørsmål i gruppearbeidet

Legetjeneste I KOSTRA; Gjennomsnittlig listelengde Gjennomsnittlig listelengde korrigert for kommunale timer Antall åpne fastlegelister Reservekapasitet fastlege Andel kvinnelige leger Andel pasienter på liste uten lege På H.dirs nettsider; Hva fastlegene gjør, sykebesøk osv, titte på dette? Kan noen av disse brukes?? Hva er for øvrig sentralt?

Kultur Allmen kultur Bibliotek Kulturskole Fritidsaktiviteter Andre deltjenester??

Bibliotek; I KOSTRA; Utlån alle medier fra folkebibliotek per innbygger Bokutlån fra folkebibliotek per innbygger i alt Barnelitteratur, antall bokutlån barnelitteratur per innbygger 0-13 år Voksenlitteratur, bokutlån voksenlitteratur per innbygger 14 år og over Utlån, andre media i alt fra folkebibliotek per innbygger Omløpshastighet barnebøker i folkebibliotek Omløpshastighet skjønnlitteratur for voksne i folkebibliotek Tilvekst alle medier i folkebibliotek per 1000 innbygger Besøk i folkebibliotek per innbygger Hva er mest sentralt?; Andre temaer; brukerundersøkelse?

Kulturskole; Brukertilfredshet brukere, - Hva er det viktig å få tilbakemelding på? Andel elever som fortsetter på nye fag/områder Antall offentlige opptredener Fravær av venteliste/andel som har fått plass Andre temaer? Fra KOSTRA; Brutto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler, per bruker Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens kultur- og musikkskole, av antall barn i alderen 6-15 år Andel barn i grunnskolealder som står på venteliste til kommunens musikk- og kulturskole

Allmenkultur og fritid (i plenum) KOSTRA; Årlig totalt besøk i kommunalt drevne fritidssenter per 1000 innb. 6-20 år

Medarbeiderperspektivet Tilrådning; Plukke ut min. 3 spørsmål fra medarbeiderundersøkelsen som alle tjenester skal ha mål på Kommer neppe utenom å spørre medarbeiderne, KS eller egen undersøkelse; Brukes; Sykefravær/tilstedeværelse Fornøydhet med nærmeste leder Stolthet over egen arbeidsplass Egenopplevd kompetanse Avklar dette i fellesskap i egen kommune Andre temaer?

Ikke lett å velge

Helhetlig pr. tema

Tekniske tjenester Byggesak, plan Vann, avløp, renovasjon Brann, ulykke Eiendom Renhold Vei Andre deltjenester? Gå ikke gjennom detaljer her, se kopi

Vann/avløp Avklarete spørsmål fra brukerundersøkelse, nødvendig å spørre? Avvik på standard kvalitet Andre temaer?

Behøver ikke spørre ofte

Byggesak, plan I Avklarte spørsmål i brukerundersøkelse Fra KOSTRA; Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, kartforretning Bedre; Andel saker innenfor lovpålagt sakstid

Byggesak, plan II Andel byggesaker som ble omgjort etter klage hos fylkesmannen Andel saker som kan ferdigbehandles uten å sende i retur Andre temaer?

Hva er viktigst

Brann, ulykke; Andel piper feid pr. år Andel tilsyn boliger pr. år Tilsyn særskilte brannobjekter pr. år Andel utrykninger til avklart responstid (x min) Trygghetsalarmer; monteringstid 1 uke, måle på avvik Andre temaer?

Eiendom Andel komm. Bygg som har godkjent inneklima (delvis budsjettsak) Andel komm. Bygg som har godkjent brannsikring (delvis budsjettsak) Andel bygg hvor det er ingått brukeravtale Redusere energiforbruk pr. m2 (klimakorrigert) Interntilfredshet; vedlikehold, vaktmestertjeneste Antall klager vedlikehold

Renhold; Interntilfredshet, egen undersøkelse Antall klager fra brukerne Kostnad pr. m2 (fordrer avklart renholdsstandard) Andre temaer?

Kommunal vei, park/anlegg Fravær av avvik på snømåking/vedlikedholdsstandard, dager/% Responstid klager, dager Tid reparasjon veg etter henvendelse? Andre temaer?

Interne tjenester; Lønn, personal, Regnskap/øk IT Renhold/vaktmester/eiendom KS har internundersøkelse

Kommunevis gruppearbeid her; Diskuterer og avklar hvilke deltjenester som bør ha egne mål i økonomiplanen Hvilke deltjenester bør på samme målskjema? Velg ut noen tjenester og diskuterer; hva det skal være mål på, datakilde, indikatortype, påvirkningsbar ansatte (bruk tildelte skjema)

Aktuelle deltjenester; Interne; lønn HR, IT, renhold, Servicetorg, osv Grunnskole SFO PLO, sykehjem, kjøkken PLO; ordinær hjemmetjeneste, utviklingshemmede, psykisk helse, dagsenter Helsestasjon og skolehelsetjeneste Legetjenesten/legevakt Ergo/fysio Barnevern Sosial, kommunal del Barnehage Kultur; bibliotek, kulturskole, idrett, almen kultur Voksenopplæring, opplæring flyktninger Byggesak, plan/deling VAR Vei, brann Eiendom

Tjeneste…… Idrett Måleindikator, navn Datakilde Indikatortype Påvirkningsbar? Andel aktive innbygger med i idrett Innsamling fra klubbene Målt kvalitet nei Opplevd tilfredshet med tilbud (grunnskolebarn) Egen undersøkelse Opplevd kvalitet Delvis Lagenes fornøyd med tildelt tid anlegg Utnyttelsegrad anlegg Ventetid på å få tid/plass

Tjeneste…… Måleindikator, navn Datakilde Indikatortype Påvirkningsbar?

Hjemmelekser til neste samling I; Restarbeid fra forrige hjemmelekse; ……. Alle ferdige? Avklar hvilke tjenester som skal ha mål i inneværende års økonomiplan, avklar hva det skal være mål på og konkret ambisjonsnivå på hver indikator Tegn opp måleskjema som skal brukes i økonomiplanen/budsjett neste år, får eksempler av meg, bruk dette skjemaet på oppgaven over Avklar hvilke brukerundersøkelser som skal gjennomføres når Ny hjemmelekse; Ha dialog med ytterligere (minst 6-8?) antall tjenester; finne hovedhensikt og velge målområder pr. tjeneste, hva det skal være mål på, avklar målemetode/datakilder, hva som skal kartlegges, indikatortype, påvirkningsbar ansatte, se hjelpeskjema Frister; ……. Send alt til oss, dere får individuell tilbakemelding på mail

Neste samling? Tilbakemelding fra oppgaver fra hver kommune, felles læring, gruppeoppgaver Metoden for mål og målområder på tjenester med svakt datagrunnlag Om resultatdialogen; etablere resultatdialog mellom ulike nivåer i kommunen Sette virksomhetsledere i stand til å utøve resultatansvar - Hva skal til for at tjenestene/lederne skal lykkes? Videre fremdrift og oppgaver i hver kommune Om mulig fremtid; bedre kvalitetsindikatorer; Om KS oppfølging av prosjektet; Bedre måling av kvalitet i kommunene