Catherine Janson daVinci Consulting AS Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Erfaringer bl.a. fra Bærum kommune Catherine Janson daVinci Consulting AS

Elektronisk arkiv og saksbehandling IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, IKKE et byggesak-prosjekt Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med 5 målgrupper; Ledelse Saksbehandlere Arkivtjenesten Politikere Publikum eSak

Det menneske som ikke har satt seg et mål, er som et fartøy uten ror Et vanlig mål Elektronisk informasjonsflyt skal gi effektivisering og bedre kvalitet i administrative prosesser Bærum kommune Bedre service til innbyggerne ved innsyn og saksbehandling over Internett Etablere en felles informasjonsdatabank for kommunen Effektivisering av dagens post-, arkiv- og saksbehandlerrutiner Bedre kvalitetsikring av saksbehandling og arkiv Redusere behovet for papir/lagring Det menneske som ikke har satt seg et mål, er som et fartøy uten ror

Første utfordring – kvantifiserte mål Med virksomhetsarkitektur får man en retning på investeringer og tiltak Målet er bevegelig men man vet noenlunde hvor det står Jo nærmere målet man kommer desto bedre rustet er virksomheten til å møte fremtidens krav Enkeltinvesteringene blir på kort sikt ikke mindre, men har man ingen plan vil kostnadene stadig øke Gevinstene går på bedre utnyttelse av investeringene og økt forretningsmessig effektivitet. Forretningsmessig effektivitet kan til en viss grad måles men det blir sjelden gjort. Normalt opererer man med kvalitative termer (noe som kan være verdifullt nok i seg selv). Balansert Målstyring derimot er en måte hvor man søker å måle effektiviteten av interne prosesser og dermed også virksomhetsarkitekturtiltak.

Litt om gevinster Service - publikumsopplevelser Tidsgevinster Tilgjengelig kommune Tidsgevinster Elektronisk kommunikasjon Gjenfinning av informasjon Effektivisering – produsere raskere Oppgaver som forsvinnner Kronebesparelser Applikasjonskostnader forsvinner Fagsystemer som kan erstattes – eks. Platon Kvalitetsgevinster Alle jobber på samme måte Gjenbruk

Gevinstene kommer sent Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet Nye rutiner og arbeidsmåter Alle skal lære “et nytt språk” Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing” Prosjekt slutt

Elektronisk arkiv og saksbehandling i et større perspektiv Elektronisk dialog WebSak IT - kompetanse , Noark 4 Offentlighetsloven Forvaltningsloven Kommuneloven Arkiv- system IT-kompetanse Arkivloven/ Offentlighet, meroffentlighet, forvaltning, personopplysninger BK kursdok . Acos kursdok Skriveregler Spesiell saksbehandling Generell saksbehandling Rutiner (for eksempel personal) Arkivplan Arkivrutiner

Endrede roller i et elektronisk arkiv PAPIR Arkiv ELEKTRONISK

Litt om gjennomføringen i Bærum kommune

Prosjektet i Bærum kommune Fra 240 til 1 postmottak En felles postadresse for Bærum kommune Nytt dokumentsenter - alle arkivmedarbeidere samlet 2000 saksbehandlere som får saksposten elektronisk suksessivt over 1,5 år Utvikling av nye saksprosesser Elektronisk post til politisk behandling Innsyn Nye arbeidsmåter på godt og vondt 1304 Sandvika

Prosjektorganisering STYRINGSGRUPPE ”e-arkiv” Økonomi Organisasjon Effektivisering PROSJEKTLEDER Referanse- gruppe LEVERANSE Acos System- administrasjon Arkiv Dokumentsenter inkl. postmottak Saksbehandling Opplæring & Støtteapparat IKT-teknisk Dokument- maler Innsyn Intra-/Internett 3 interne lærere Generell sak Utvalgssaker Bygg/plan/ dele

Gjennomføringsplan Foranalyse – hvem, hva, hvordan Fase 1 Oppstart Fase 2 Anskaffelse Fase 3 Forberedelse Fase 4 Implementering Fase 5 Drift Foranalyse – hvem, hva, hvordan Utarbeide kravspesifikasjon og gjennomføre anskaffelse Utvikling av rutiner Tilpasning av løsning Opplæring og implementering Evaluering Videreutvikling av rutiner og saksprosesser

Rekkefølge i implementeringen Pilot 1 Rådmannen og kommunalsjefer med staber Formannskapet Enkle byggesaker Skjenkesaker Pilot 2 Bygge- og reguleringssaker Kommunalteknisk

Implementeringsfasen Informasjonsmøte Kartleggingsmøte med avdelingsleder/nøkkelpersonell Analyse av kartlagt informasjon, særlige utfordringer Møter med avdelingsleder/nøkkelpersonell – anbefalinger i forhold til analyse Nytt informasjonsmøte Opplæring og gjennomføring Fase 1 Oppstart Fase 2 Forberedelse Fase 3 Fase 4 Drift og videreutvikling Videreutvikling av rutiner og saksprosesser

Prosesskartlegging – et eksempel

Skjenkesak elektronisk

Opplæring – hvordan ville vi ha gjort det nå? Opplæring med både teori og system En dag + oppgaveløsning med støtte En dag repetisjon + noe nytt Differensiert opplæring i forhold til brukerbehov Opplæring etterfølges av intensiv brukerstøtte Rekkefølge; Superbrukere Ledere med spesiell fokus på lederfunksjoner og den elektroniske kjeden Brukere

Spørsmål og svar