SAMARBEID OG LEDELSE PSY2400: Ledelse og kommunikasjon Vårsemester 2005 Carl Erik Grenness Psykologisk Institutt, UiO c.e.grenness@psykologi.uio.no

Disposisjon: Hva er samarbeid? En prosessmodell Produktivitetstap (entropi versus synergi) Konfrontasjon og konflikter Tillit i samarbeid

Samarbeidsprosesser og samarbeidsformer Hva er samarbeid? Samarbeidsprosesser og samarbeidsformer

Modell for samarbeid og kommunikasjon Kapasitet for revitalisering av organisasjonen Optimalisering av samarbeid og teamwork Konfrontasjon og konflikter åpen kommunikasjon tillit

Definisjon av team (samarbeid) To eller flere individer I dynamisk interaksjon Preget av gjensidig avhengighet Over en viss tid (varighet) Felles oppgave eller målorientert Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll

Etablering av samarbeid Formelle og psykologiske prosesser 1. FORHANDLINGER om felles forventninger tillit og risiko gjennom formell forhandling og uformell meningsdannelse 2. FORPLIKTENDE AVTALER om fremtidige handlinger gjennom formale legale kontrakter og psykologiske kontrakter 3. FORPLIKTENDE HANDLINGER gjennom rolle interaksjon og personlig interaksjon 4. KONTINUERLIGE VURDERINGER basert på: effektivitet og opplevd rettferdighet

Etablering av samarbeid: Formelle og psykologiske prosesser Forhandlinger om felles forventninger tillit og risiko gjennom formell forhandling og uformell meningsdannelse Forpliktende avtaler om fremtidige handlinger gjennom formale legale kontrakter og psykologiske kontrakter Kontinuerlige vurderinger basert på effektivitet og opplevd rettferdighet Forpliktende handlinger gjennom rolle interaksjon og personlig interaksjon

Samarbeidsformer Obligatorisk innsats – rolleatferd styrt av plikt og/eller ytre belønning Frivillig ekstrainnsats – styrt av internaliserte verdier Obligatorisk lydighet - begrense atferd som kan hindre måloppnåelse Frivillig begrensning av atferd som kan hindre gruppens måloppnåelse

Entropiske prosesser versus synergi Produktivitetstap Entropiske prosesser versus synergi

Omkostninger ved samarbeid Ganske ulik partner pluss Ganske lik partner produktivitet Ingen partner tidsakse minus Letalt nivå

Samarbeidsproblemer: Praktiske forhold Samarbeid forutsetter en viss kongruens – jf. ”like barn leker best” Samarbeid medfører alltid omkostninger Det finnes alltid barrierer mot samarbeid Samarbeid må læres, noe som tar tid, men ofte er det budsjettert med for liten tidshorisont til læring av samarbeid

Årsaker til produktivitetstap (entropiske prosesser) Egoistisk versus altruistisk holdning Konkurranse versus samarbeid Asymmetrier i makt og status Økende diversitet og kompleksitet Negative effekter av gruppeprosesser Gruppekonflikter

Negative effekter av gruppedynamikk Etablering av gruppenormer og reduksjon av variasjon (Sherif) Konformitetspress (Asch) Lydighet for autoriteter (Milgram) Rollespilleffekter (Zimbardo) Reduksjon av individuell innsats Gruppepolarisering ”Gruppetenkning”

Gruppetenkning (Janis) Illusjonen om usårbarhet Bortforklaring av faresignaler Overdreven tro på egen moral Stereotypt syn på utenforstående Konformitetspress mot avvikere Medlemmene utøver selvsensur Illusjonen om enstemmighet Beskytte leder mot ”kjetterske” tanker

Konfrontasjon og konflikter Konflikt som nødvendig ingrediens i alle former for samarbeid

Definisjon av team (samarbeid) To eller flere individer I dynamisk interaksjon Preget av gjensidig avhengighet Over en viss tid (varighet) Felles oppgave eller målorientert Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll

Definisjon av konflikter To eller flere individer I dynamisk interaksjon Og gjensidig avhengighet Som over en viss tid (varighet) Hindrer hverandres måloppnåelse Gjennom negativ bruk av makt

Team versus konflikter To eller flere individer I dynamisk interaksjon Preget av gjensidig avhengighet Over en viss tid (varighet) Felles oppgave eller målorientert Ulike funksjoner eller roller (arbeidsdeling) Positiv bruk av maktforskjeller, ledelse, kontroll To eller flere individer I dynamisk interaksjon Og gjensidig avhengighet Som over en viss tid (varighet) Hindrer hverandres måloppnåelse Gjennom negativ bruk av makt

Konfliktmodell Ytre hendelser, tema Reaksjoner Konfliktatferd Dominans Ettergivenhet Kompromiss Unngåelse Integrasjon - Ressurser - Ideer, kunnskap, oppfatninger - Verdier Perseptuelle Kognitive Emosjonelle

Konfliktmodell Potensielt konfliktskapende ytre eller forutgående hendelser i form av forskjeller i: - ressurser - ideer, kunnskap, oppfatninger - verdier

Konfliktmodell 2 Reaksjoner på disse faktorene: - perseptuelle: hva sanser jeg? - kognitive: hva tenker jeg? - emosjonelle: hva føler jeg?

Konfliktmodell 3 Manifest konfliktatferd i form av konfliktstil: - dominans, - ettergivenhet, - kompromiss, - unngåelse - integrasjon

Problemtyper i samarbeid Distributive – konflikterende interesser Kongruente – sammenfallende interesser Integrative – komplementære interesser

Hvordan fostre integrativt samarbeid? Korreksjon av kognitive feiloppfatninger Kontrakter og andre former for forpliktelser Vektlegge multiple mål med samarbeidet Samarbeid om multiple prosjekter Horisontalt og vertikalt samarbeid Utvikling av vennskap

Verdier som ligger til grunn for konstruktiv konflikt løsning Gjensidighet – den gyllne regel Respekt for samarbeidspartnere Opplevelse av delt fellesskap Aksept for egen feilbarlighet Avvisning av tvang som virkemiddel Deutsch 2000

En forutsetning for effektivt samarbeid Tillit i samarbeid En forutsetning for effektivt samarbeid

Hva er tillit? Tillit som ”basic trust” og ”lim” i samarbeid Tillit eksisterer som en relasjon mellom flere aktører og ikke som en egenskap ved individuelle aktører. Tillit er dynamisk og vil stadig forandres gjennom aktørenes interaksjon. Tillit må læres. Tillit er vanskelig å etablere og lett å ødelegge.

Hva er tillit (2) Tillit forutsetter frihetsgrader innen grenser bestemt av aktørenes kompetanse. Tillit er ikke blind – men det er bare et fåtall mennesker man kjenner så godt at det er realistisk å vise tillit ut fra kjennskap til deres målsettinger og forpliktelser.

Hva er tillit (3)? Tillit utvikles fra tillitsverdig (pålitelig) atferd. Pålitelighet vises gjennom åpen kommunikasjon, villighet til å ta en risiko, evnen til å dele og evnen til å opptre aksepterende og støttende. Tillit er i siste instans en personlig relasjon og kan ikke reduseres til en vare innen markedet. Tillit må være realistisk.

Hva er tillit (4)? Samarbeid og gjensidig læring øker tillit, konkurranse reduserer tillit. Det å forvente og å vise tillit gjennom tillitsverdige handlinger kan fungere som en selvoppfyllende profeti. Tillit i en organisasjon forutsetter at ledelse utøves på alle nivåer og av alle som deltar i samarbeidet. En leder alene kan ikke etablere tillit.

TEORIER OM TILLIT Tillit som individuell egenskap, f.eks. som evne til å stole på partneres motivasjon (psykologisk orienterte teorier) Tillit som interpersonlige transaksjoner, som gjensidighet i samarbeid (økonomiske teorier) Tillit som en situasjonsfaktor hvor det hersker usikkerhet og avhengighet (politiske teorier) Tillit som et resultat av institusjonelle arrangementer i form av kontrakter og legale prosedyrer (sosiologiske og sosialpsykologiske teorier)

TRINN I UTVIKLING AV TILLIT 1) Kalkulerende tillit som er markedsorientert, økonomisk og krever en viss grad av beskyttelse bak lover og avtaler. 2) Tillit basert på felles oppfatninger (kunnskap og forståelse) av organisatoriske målsettinger og av den virkelighet man forholder seg til. 3) Tillit basert på affektive bånd, på moral, forpliktelse og opplevd felles identitet med en egenverdi ut over det økonomiske samarbeidet.

Tillitsrelasjoner i samarbeid hemmes av følgende faktorer (Fairholm): Kommunikasjonsproblemer, både av strukturell og psykologisk karakter. Særlig kjent er nonverbal lekkasje (dobbeltbudskap hvor man kroppslig avslører det motsatte av hva som sies verbalt). Asymmetriske autoritets- og maktforhold virker ofte nedbrytende på utvikling av tillit. Samfunnsmessig apati og fremmedgjøring som hindrer aktiv deltakelse i nære samarbeidsrelasjoner.

Tillitsrelasjoner 2 Reduksjon i vanlige moralske verdier hos aktører i organisatorisk samarbeid, f.eks. hos finansfolk og ledere. Sviktende mekanismer for å stille aktører til ansvar for uetisk atferd. Risiko ved å stole på andre aktører i et marked preget av konkurranse. Modeller som tar utgangspunkt i at mennesker hovedsakelig styres av selviske interesser.

Tillitsrelasjoner 3 Negative hendelser i samarbeid, enten tilfeldig eller med hensikt fra aktørers side. Uansett har slike hendelser en negativ effekt på utvikling av tillit. Ufunksjonelle organisasjonsstrukturer kan hemme utvikling av effektivt samarbeid, både innad i en organisasjon og i samarbeid mellom organisasjoner.

Samarbeid og tillit i kortvarige prosjektorganisasjoner (Meyerson et al.) 1) Jo mer en gruppe aktører tilhører samme «pool», jo mer sårbart er deres rykte og jo villigere er de til å vise tillit. 2) Rollebasert interaksjon gir raskere utvikling av tillit enn personbasert interaksjon. 3) Inkonsistent rolleatferd og uklarhet i rolleomfang reduserer tillit.

Samarbeidsproblemer 2 4) Aktører under tidspress benytter mer kategoribasert og mindre presis og evidensbasert informasjon. 5) Kategoridreven informasjon i temporære organisasjoner er dominert av institusjonelle og kontekstavhengige kategorier.

Samarbeidsproblemer 3 6) Kategoridrevet informasjon leder til raskere reduksjon av usikkerhet assosiert med tillit men også til større risiko. 7) Tillit i temporære systemer er mer sannsynlig ved moderat gjensidig avhengighet enn ved høy eller lav avhengighet.

Samarbeidsproblemer 4 8) Kontraktør eller leder i en temporær organisasjon vil gjennom sitt rykte (særlig ekspertise og troverdighet) ha avgjørende betydning for utvist gjensidig tillit mellom aktører som ikke kjenner hverandre fra før. 9) Tillit er positive illusjoner som delvis skaper de resultater som følger av å utvise tillit. Når noen viser tillit er dette et sosialt bevis for at det er grunn for å vise tillit.

OM TILLIT Tillit er et resultat av sosial konstruksjon, realisert og styrket gjennom sosial interaksjon, kulturell affinitet og støttet av institusjonelle normer og sanksjoner (Child & Faulkner 1998)

Tillit i prosjektorganisasjoner Temporære organiseringer preges av iboende usikkerhet. Men usikkerheten kan reduseres ved å utvise tillit til ukjente samarbeidspartnere.

Forventninger som avgjør villighet til å vise tillit Forventninger om gjensidighet, oftest basert på tidligere erfaring (Heiders «vil» faktor) Forventninger om effektivitet (efficacy), dvs. evne til å påvirke resultater (Heiders «kan» faktor) Hedonistiske forventninger til både samarbeidsprosessen og dens resultater (lyst)

Gode samarbeidsrelasjoner og god ledelse preges av: Effektiv kommunikasjon Omsorg, vennlighet, behjelpelighet, Koordinering av innsats, arbeidsdeling, oppgaveorientering, høy produktivitet Tro på egne ideer og sterk tro på felles oppfatninger og verdier Villighet til å øke andres makt etter behov Oppfatter konflikterende interesser som felles problem som må løses kollektivt Deutsch 2000