Administrative systemer, nasjonale registre, kodeverk og standarder UiO – 24. september 2004 Pasientadministrative systemer Kodeverk, statistikk og innrapportering Kodeverk og ISF Kodeverk og kodekvalitet Siviløkonom Svein Jarle Hole

1. Pasientadministrative systemer

Pasientadministrative systemer System for å holde rede på hvem, hvor er (og var) og når var pasienten i sykehuset I tillegg hvem gjorde hva og når i form av formelt kodet medisinsk informasjon (som egentlig hører hjemme i journalen/EPJ – og skal nok etter hvert registreres der)

Slik kan PAS plasseres sammen med andre sykehussystemer Pasientadministrative opplysninger Økonomi Kontor Teknisk drift Kjøkken Logistikk Turnus Lønn m.v. PAS EPJ (Journal) Operative og dokumentasjon Kliniske Støtte- Systemer (øye osv) Medisin- tekniske Systemer (overvåkning, Ultralyd m.v) A D M I N I S T R A S J O N P A S I E N T Rapportering til ledelse eier og myndigheter Pasientnær kommunikasjon RIS/ PACS Lab systemer PACS: Picture Archiving and Communication

Helse Øst RHF – Krav til PAS/EPJ

Hovedfunksjoner i Pasientadministrativt system Registrere og vedlikeholde administrative pasientopplysninger Kontaktoversikt Venteliste Timebestilling og meldinger til pasient Ankomstregistrering Hotellfunksjonen/ bevegelser i sykehuset Utskriving: Tjeneste- og diagnoseregistrering – sengepost og poliklinikk Økonomi/bestiller/egenandeler Registrere og vedlikeholde organisasjon, ansatte og ressurser Vedlikeholde registre, kodeverk mv. Rapportering

Operativ sykehusdrift PAS = systemenes mor! Operativ sykehusdrift = ikke tema i dag PAS Administrativt: Statistikk Økonomi (ISF) Pasientorientert = ikke tema i dag

Behov for kodeverk og standarder? PAS systemer i norske somatiske sykehus i dag Tieto Enator: IMX DIPS: DIPS Helsekomponenter AS: PasDok I-soft ltd: PIMS I tillegg andre løsninger for psykiatriske sykehus, mindre institusjoner og primærleger

2. Kodeverk og statistikk

Hvorfor standardiserte kodeverk? Enhetlig kodeverk/standardisering nødvendig for statistikk/ledelsesrapportering på avdelings-, sykehus-, foretaks- og nasjonalt nivå Epidemiologi Styring Finansiering

Stabilitet vs fleksibilitet? Homogenitet vs heterogenitet? Det har tatt mange år å innarbeide dagens kodeverk – stabilitet må til Mange ”fleksible” lokale kodeverk (kartoteker) har fulgt brukerne i graven Viktig med påvirkningsmulighet av kodeverkene Ikke før nå et enhetlig institusjonsnummer (Brønnøysund) Mangler fortsatt implementasjon av landkode osv

2A. De viktigste kodeverkene

Hvem er kodeverkene til for? Ikke pasienten, men samfunnet….. Behandlingen viktigst for meg som pasient Deretter at journalen beskriver korrekt for senere bruk! (f.eks diabetes, allergier m.v.)

Historikk – kodeverk var mindre viktig Legene produserte (fornøyde) pasienter (de som kom inn) Sykehusene produserte liggedøgn Statistikken produserte statistikk på dødsårsak og hoveddiagnose

Dokumentasjonskrav fra helsearbeider, ledelse, myndigheter og samfunn Hva driver jeg med? Hva driver klinikken med? Hva driver sykehuset/foretaket med? Hvilken klinisk virksomhet har vi i Norge? Hvordan er sykdommer utbredt i Norge/verden?

Hvorfor klassifikasjoner og kodeverk? Enhetlig beskrivelser av de aktuelle informasjonselementer Nødvendig presisjonsnivå i kommunikasjonen Tilstrekkelig kvalitet i statistikk og styringsdata Effektive søkerutiner og analysemetoder Universitetsforlaget 1993/Solheim og Lie: IT i helsesektoren

Mange kodeverk i helsesektoren ICD-10 (International Classification of Diseases NCSP (Nomesco Classification of Surgical Procedures) ICF (International Classification of Functionality) NORAKO (Norsk Radiologisk kode) ICPC (International Classification of Primary Care) RTV-takster (Rikstrygdeverkets Poliklinikktakster) I tillegg f.eks ATC (medikamenter/anestesi, SNOMED (lokalisering svulster), Definisjonskatalog ….m.v.)

Kravspesifikasjon PAS system (Helse Øst RHF): Kodeverk og endringer

Kravspesifikasjon PAS system (Helse Øst RHF): Kodeverk del av programvaren

Kravspesifikasjon PAS system (Helse Øst RHF): Krav til rapportering til myndighetene

Kravspesifikasjon PAS system (Helse Øst RHF): DRG kontroll og rapportering

Kodeverk: Forvaltere og beskrivelse

KITH web

ICD-kodeverket WHO

ICD-kodeverket beskrivelse

NOMESCO - Uppsala

ICD-kodeverket Nordisk senter

NCSP - Klassifikasjon av kirurgiske inngrep NOMESCO Classification of Surgical Procedures The Nordic Medico-Statistical Committee (NOMESCO) published the first printed edition of the NOMESCO Classification of Surgical Procedures (NCSP) in 1996. Norway implemented a Norwegian version of NCSP (NCSP-N) in 1999  

ICD 10 og NCSP kodehjelp

Kodehjelp ICD 10 navigasjon

Og mange flere kodeverk…..

Internasjonal klassifikasjon av funksjon, funksjonshemming og helse ICF - International Classification of Functioning, Disability and Health Internasjonal klassifikasjon av funksjon, funksjonshemming og helse Informasjon ICF ble vedtatt i Verdens helseforsamling i mai 2001. Den foreligger i en fullversjon og en kortversjon. Kortversjonen er oversatt til norsk under tittelen: Internasjonal klassifikasjon av funksjon, funksjonshemming og helse. Det er foreløpig ikke klart når den norske utgaven av kortversjonen vil bli utgitt i bokform av Sosial- og helsedirektoratet.   Norsk oversettelse - tillatelse til bruk i prosjekt Den norske versjonen av ICF er ennå ikke godkjent av WHO. Klassifikasjonen blir offentlig tilgjengelig når slik godkjenning foreligger. Det kan regnes med mindre endringer i forhold til den foreliggende versjonen.   Sosial- og helsedirektoratet er interessert i at klassifikasjonen allerede nå kan utprøves i avgrensede prosjekter slik at de kan få tilbakemelding om hvordan den virker i praksis. Det forutsettes at klassifikasjonen bare brukes internt og at Sosial- og helsedirektoratet får en rapport om de erfaringer som er gjort.  

NORAKO - Norsk Radiologisk Kode Informasjon NORAKO er utarbeidet av og gis ut av Den norske radiologforening. KITH bistår Radiologforeningens redaksjonskomite med oppdatering og brukerstøtte gjennom en avtale finansiert av Sosial- og helsedirektoratet. NORAKO oppdateres årlig. Kodeverket er tilgjengelig i en bokutgave med kodeveiledning og i et elektronisk koderegister. I bokutgaven finnes et skjema for rapportering av feil, mangler og forslag til forbedringer. Dette skjemaet kan sendes til KITH som legger det fram for redaksjonen. NORAKO benyttes som grunnlag for takstsystem for radiologiske tjenester ved poliklinikker og private institutter.   NORAKO 2003 Helsedepartementet har per desember 2002 bestemt at NORAKO 2002 skal benyttes som underlag for finansiering, inntil videre. KITH er derfor bedt om å holde NORAKO 2003 tilbake for å unngå problemer med gjeldende finansieringsløsning.  

ICPC - International Classification of Primary Care Informasjon Kodeverket The International Classification of Primary Care (ICPC) er i utstrakt bruk i primærhelsetjenesten i Norge. Norsk Selskap for Allmennmedisin (NSAM) har stått for utviklingsarbeidet med den norske utgaven av ICPC. NSAM sammen med KITH har utarbeidet en elektronisk versjon til bruk i elektroniske informasjonssystemer. Fra 2002 er videreutvikling av norsk ICPC finansiert av Sosial- og helsedirektoratet. Status Siste versjon av norsk ICPC er versjon 1.4 som ble tatt i bruk fra 1. juni 2002. Leger i helseforetak og poliklinikker samt private spesialister skal fortsatt benytte ICD-10, også på sykmeldinger. 

Introduksjon til DRG – Diagnosis Related Groups Utviklet i USA som et instrument for måling og evaluering av sykehustjenester ved å relatere pasientsammensetningen (case mix) til ressursintensitet Gjennom måling av ressursbruk på pasientgrupper etablere ”gjennomsnittlige” vekter på et større pasientmateriale som et statistisk hjelpemiddel for å måle aktivitet/produksjon NB! Sekundærkodeverk

2.B Statistikk og innrapportering Helsedepartementet SINTEF Helse NPR – Norsk Pasientregister

SINTEF Helse NPR: Norsk Pasientregister Utfører innsamling av aktivitetsinformasjon fra helsetjenesten Publiserer offentlig statistikk vedr. aktivitet i helsetjenesten Ad hoc rapportering, forskning og grunnlag for ISF finansiering

NPR oversikt

NPR – tilbud på statistikk

NPR – standardisering av definisjoner

NPR – Standardisering av definisjoner forts…

NPR – Tilbud om rapportgenerator

SINTEF Samdata – aktivitet og økonomi

Innrapportering fra helsevesenet til NPR Datauttrekk på felles format – NPR uttrekket Nå på ”flatfilformat” = NPR recorden Senere på XML formatet = XML meldingen

Uttrekk av NPR record fra PAS Pålagt registrering i PAS ICD-10 International Classification of Diseases ca 12.000 koder Uttrekk Fra PAS Anonymisert Prosedyrer Operasjoner (NCSP) Alder, Kjønn, Liggedager, Avd. type

NPR – Standardisert recordbeskrivelse

Data i NPR record

NPR – Standardisert recordbeskrivelse forts…

Data fra NPR Recorden forts..

3. ISF - ordningen

InnsatsStyrt Finansiering Basert på sekundærklassifiseringsystemet DRG ISF - DRG InnsatsStyrt Finansiering Basert på sekundærklassifiseringsystemet DRG

ISF Prinsipp ICD-10 Akt.mål DRG (Diagnose Relaterte Grupper) Ressurs- Pålagt registrering i PAS ICD-10 International Classification of Diseases ca 12.000 koder Akt.mål DRG (Diagnose Relaterte Grupper) Ressurs- homogene Ca 500 stk DRG-Grouper programvare Uttrekk Fra PAS Anonymisert Prosedyrer Operasjoner (NCSP) Vektes til DRG-poeng Aggregering Til sykehusopphold KORRIGERING Alder, Kjønn, Liggedager, Avd. type Pris i Norge (2004): Kr. 29.454,- pr. vekt 1 2003 40% refusjon (til RHF) = 11.781,-

DRG - Diagnose Relaterte Grupper Hva vil jeg fokusere på ? Hvorfor dette tema er viktig for kontorpersonell, - kan være noen som har slike arb.oppgaver i dag - sannsynlig at man vil få det i fremtiden Vil vise hvor viktig koderegistrering (diagnoser/prosedyrer) er i sykehus. DRG - Diagnose Relaterte Grupper Spørsmål til salen: - Er det noen som jobber med DRG ? - Har dere fått opplæring i dette på sykehuset dere jobber ? Dette er for somatikken, men selvsagt også lov for de som jobber i psykiatri. Hva skjer når et opphold DRG grupperes?  Hvilken forståelse har merkantilt personell ? Dere selv som har svaret på det Viktigheten av at man har forståelse av dette - hva er ISF/DRG, hvorfor er det viktig for kontorpersonell, og hvilke konsekvenser dette har for arbeidet til kontorpersonell (jfr. Foredrag i NSH konferanse i mai- Haukeland Sykehus). --> kan bidra til mer kontroll og mer korrekt registrering ---> eks. på hvordan dette arbeidet organiseres ved andre sykehus (Se foredrag autoriserte sekretærer) Kontorpersonell - ikke fått opplæring, ikke blitt bedt om å bidra på dette området, ikke selv sett betydningen av å bidra.  hvor stor bruk man har for denne kunnskapen avhenger av hvor mye man jobber med dette til daglig ? Stor sjanse for at man vil jobbe mer med dette i fremtiden !! Avhenger av hvilke type arbeidsoppgaver man har i klinikken eller avdelingen. ( frigjøre verdifull legetid).  Tidligere notater som har vist til at det er hensiktsmessig med mer arbeid mot DRG for kontorpersonell. Erfaringer fra Namsos - Kontorledere - hva kan de si om denne utviklingen ? Synes de de kan nok ? Hvordan burde dette vært organisert ? Hva er hindringer for at kontorpersonell kan bidra på dette området ? Kompetanse (opplæring) og fordeling av ansvar. Etterlyser mer: opplæring og klarere fordeling av ansvar - Hvilke utfordringer har sykehus i å mestre DRG-systemet ? Krever en viss kompetanse ! Hvem skal gjøre dette arbeidet ? Håndtert på forskjellig måte - noen s-hus blitt spesialområde for flere konsulenter. Starter med KUNNSKAP -

DRG gruppering - beslutningslogikk  

HDG 1 - 23 1. Sykdommer i nervesystemet 2. Øyesykdommer 3. Øre-, nese- og halssykdommer 4. Sykdommer i åndedrettorganer 5. Sykdommer i sirkulasjonsorganer 6. Sykdommer i fordøyelsesorganer 7. Sykdommer i lever, galleveier og bukspyttkjertel 8. Sykdommer i muskel-skjelettsystemet og bindevev 9. Sykdommer i hud, underhud og bryst 10. Indresekret, ernærings- og stoffskiftesykdommer 11. Nyre og urinveissykdommer 12. Sykdommer i mannlige kjønnsorganer 13. Sykdommer i kvinnelige kjønnsorganer 14. Sykdommer under svangerskap, fødsel og barseltid 15. Nyfødte med tilstander som har oppstått i perinatalperioden 16. Sykdommer i blod, bloddannende organer og immunapparatet 17. Myeloproliferative sykdommer og lite differensierte svulster 18. Infeksiøse og parasittære sykdommer 19. Psykiske lidelser og atferdsforstyrrelser 20. Alkohol-, stoff- og medikamentmisbruk og tilhørende organiske sinnslidelser 21. Skader, forgiftninger og toksiske effekter av medikament/stoff 22. Forbrenninger 23. Faktorer som påvirker helsetilstanden  

Kostnadsvekter ulike kost faktorer pr. DRG

Hva vil jeg fokusere på ? Hvorfor dette tema er viktig for kontorpersonell, - kan være noen som har slike arb.oppgaver i dag - sannsynlig at man vil få det i fremtiden Vil vise hvor viktig koderegistrering (diagnoser/prosedyrer) er i sykehus. ISF prisliste Spørsmål til salen: - Er det noen som jobber med DRG ? - Har dere fått opplæring i dette på sykehuset dere jobber ? Dette er for somatikken, men selvsagt også lov for de som jobber i psykiatri.  Hvilken forståelse har merkantilt personell ? Dere selv som har svaret på det Viktigheten av at man har forståelse av dette - hva er ISF/DRG, hvorfor er det viktig for kontorpersonell, og hvilke konsekvenser dette har for arbeidet til kontorpersonell (jfr. Foredrag i NSH konferanse i mai- Haukeland Sykehus). --> kan bidra til mer kontroll og mer korrekt registrering ---> eks. på hvordan dette arbeidet organiseres ved andre sykehus (Se foredrag autoriserte sekretærer) Kontorpersonell - ikke fått opplæring, ikke blitt bedt om å bidra på dette området, ikke selv sett betydningen av å bidra.  hvor stor bruk man har for denne kunnskapen avhenger av hvor mye man jobber med dette til daglig ? Stor sjanse for at man vil jobbe mer med dette i fremtiden !! Avhenger av hvilke type arbeidsoppgaver man har i klinikken eller avdelingen. ( frigjøre verdifull legetid).  Tidligere notater som har vist til at det er hensiktsmessig med mer arbeid mot DRG for kontorpersonell. Erfaringer fra Namsos - Kontorledere - hva kan de si om denne utviklingen ? Synes de de kan nok ? Hvordan burde dette vært organisert ? Hva er hindringer for at kontorpersonell kan bidra på dette området ? Kompetanse (opplæring) og fordeling av ansvar. Etterlyser mer: opplæring og klarere fordeling av ansvar - Hvilke utfordringer har sykehus i å mestre DRG-systemet ? Krever en viss kompetanse ! Hvem skal gjøre dette arbeidet ? Håndtert på forskjellig måte - noen s-hus blitt spesialområde for flere konsulenter. Starter med KUNNSKAP -

Finansieringsprosessen - avregningsutvalget H E L S F O R T A K Institusjon UBEHANDLET Uttrekk Fra PAS Anonymisert Inneliggende Dagkirurgisk poliklnikk Avtalt refusjon/andel (anbefalt 80% for gjestepas) Tilbakemelding Sendes til PaFi/Sintef 3 ganger i året Siste gang 10 feb neste år Utbetalingsanmodning Finansdepartementet Avregningsavdeling Høykostnadsprosedyrer AVREGNINGSUTVALGET

Norsk Pasientklassifisering Programvare for DRG gruppering og ISF beregning levert av Nirvaco AS for Helsedepartementet Program for sykehusene, HF, RHF og NPR for håndtering av rådata, DRG gruppering, ISF beregning og rapportering Tilpasset ny XML melding, SQL database, MS .net plattform

NPK – kjøring av NPR data

NPK – lasting til database

NPK - rapportering

4. Kodeverk og kodekvalitet

Litt om kodekvalitet….. Omdisutert! Pengefolkene maser! Økonomisk, ikke klinisk motivert! Men kodekvaliteten har blitt mye bedre etter ISF: Leger/forskere/myndigheter får bedre statistikker Foretakene får de pengene de skal ha Men altså noen uheldige utslag

Kvalitetsikring av medisinsk koding Teknisk kvalitetssikring at dataene er korrekte Koding i henhold til regelverkene i kodeverkene (ICD 10, NCSP, ISF) Fullstendig koding i henhold til pasientbehandlingen og journalbeskrivelsen

NIMES – Nirvaco Medisinske Systemer

NIMES – Drilldown til pasientliste

Benchmarkanalyse

Benchmarkanalyse Sentralsykehuset Regionsykehuset 3600 HOA 2 008 38 % Innlagte: 4 717 57 % 3650 HOAPOL 3 297 62 % Poliklinikk: 3 567 43 % HOA totalt: 5 305   Onkologisk totalt: 8 284

Benchmarkanalyse (pasienttyngde i form av bidiagnoser og kompliserende faktorer)

Oppsummering

1. Pasientadministrative systemer System for å holde rede på hvem, hvor er (og var) og når var pasienten i sykehuset I tillegg hvem gjorde hva og når i form av formelt kodet medisinsk informasjon (som egentlig hører hjemme i journalen/EPJ – og skal nok etter hvert registreres der)

Hovedfunksjoner i Pasientadministrativt system Registrere og vedlikeholde administrative pasientopplysninger Kontaktoversikt Venteliste Timebestilling og meldinger til pasient Ankomstregistrering Hotellfunksjonen/ bevegelser i sykehuset Utskriving: Tjeneste- og diagnoseregistrering – sengepost og poliklinikk Økonomi/bestiller/egenandeler Registrere og vedlikeholde organisasjon, ansatte og ressurser Vedlikeholde registre, kodeverk mv. Rapportering

2. Kodeverk og statistikk Enhetlig kodeverk/standardisering nødvendig for statistikk/ledelsesrapportering på avdelings-, sykehus-, foretaks- og nasjonalt nivå Epidemiologi Styring Finansiering

De viktigste kodeverkene

Statistikk og innrapportering Helsedepartementet SINTEF Helse NPR – Norsk Pasientregister

Basert på sekundærklassifiseringsystemet DRG 3. Kodeverk og ISF Basert på sekundærklassifiseringsystemet DRG

3. ISF Prinsipp ICD-10 Akt.mål DRG (Diagnose Relaterte Grupper) Pålagt registrering i PAS ICD-10 International Classification of Diseases ca 12.000 koder Akt.mål DRG (Diagnose Relaterte Grupper) Ressurs- homogene Ca 500 stk DRG-Grouper programvare Uttrekk Fra PAS Anonymisert Prosedyrer Operasjoner (NCSP) Vektes til DRG-poeng Aggregering Til sykehusopphold KORRIGERING Alder, Kjønn, Liggedager, Avd. type Pris i Norge (2004): Kr. 29.454,- pr. vekt 1 2003 40% refusjon (til RHF) = 11.781,-

4. Kodeverk og kodekvalitet Kompliserte kodeverk Kompliserte pasientsituasjoner Manglende retningslinjer