Regnskapsenheten i nye Harstad kommune Dato:12. juni 2012 Fag: Regnskap inkl. lønn (>fakturering v/KEM)

Faktagrunnlag Stillinger regnskap pr. juni 2012: Bjarkøy: 1,05 stillinger (0,75 + 0,30) innenfor lønn (Vera, Randi) 0,35 stillinger innenfor regnskap, fakturabehandling (Randi) 0,12 stillinger innenfor avstemming/kontroll (Helen) 0,20 stillinger innenfor fakturering (Randi) Harstad: 12,5 stillinger event. reduksjon med 40 % som REG beholdt som følge av salg av tjenester til Bjarkøy Overføring av x stillinger fra KEM vedr. fakturering Totalt 14,22 stillinger + fakturering fra KEM Datasystem regnskap, lønn m.v. Bjarkøy Visma Enterprise foruten: Innlån, utlån, anleggsmodul, rekruttering, kompetanse Manuelle reiseregninger Manuelle timelister/turnusplanlegging helse og omsorg m.fl. Manuelle avstemminger Visma Enterprise – ”alle” moduler Travel Notus : helse- og omsorg, brann/beredskap, renhold, turnusleger Visma Familia (for begge kommuner) Visma Velferd (for begge kommuner) Adra Match elektronisk avstemming + noe manuelt/excel

Faktagrunnlag Organisasjonssnummer for nåværende Harstad beholdes i ny Harstad kommune (972 417 971) Nytt kommunenummer; 1903 Kommunal fakturering flyttes fra KEM til REG høsten 2012 Organisering av oppgaver : Harstad kommune organiserer arbeidet i støtte/REG med mer spesialisering innenfor de ulike fagfeltene. Grunnlag/bilag lages på enhetene. Flere personer kan samme oppgave innenfor et ganske ”snevert” fagfelt. Kommunens størrelse gjør det nødvendig å fordele/prioritere oppgaver mellom ansatte ”daglig”/etter behov Økonomikontor i Bjarkøy kommune foretar (med få unntak) alt arbeidet innenfor regnskapsområdet. Foretar også oppgaver som i HK gjøres ”ute på”enhetene. Bjarkøy kommune betaler i 2012 kr 824 000 for kjøp av regnskaps- og økonomitjenester i Harstad kommune.

Konklusjon/anbefaling Regnskapsenheten i nye HK har kontorsted på Rådhuset i Harstad Ombygging av kontor i hht. kostnadsoverslag er utført innen 01.01.13 Overgangsløsninger fram til 2016 mht. ansatte i Bjarkøy kommune må vurderes – inkl. event. midlertidig økning av antall stillinger på REG. Ikke kostnadseffektiv med utføring av oppgaver på to steder. Pr. 01.01.2013 skal alle oppgaver innenfor regnskapsenheten utføres på nåværende datasystemer til Harstad kommune Nye Enterprise-moduler i hht. kostnadsoverslag fra IKT er på plass fra 2013 E-ordre (nettbasert løsning for registrering av fakturagrunnlag) Ressursstyring WEB (Notus) – unngå dobbelregistrering av fravær Fraværsoppfølging m/varsling Refusjon fra Nav – automatisk utligning Elektroniske timelister Rapportgenerator økonomi og fakturabehandling Avstemmingsmodul Endring fra manuell registrering til elektronisk registrering > utløser større fokus på økonomisk internkontroll Regnskapsenheten (inkl. fakturering) i nye Harstad bemannes med x stillinger Redusert fra 14,22+fakturering til : 13,8 stillinger + fakturering – e-ordre = ?

Tidsplan Enterprise Grunndata + rydding Enterprise (alle moduler) ferdig innen 31.12.2012 i hht plan/rekkefølge fra Visma Plan ikke mottatt pr dd Lønn til alle i Nye HK skal utbetales fra selskap 3 fom lønn januar All utbetaling til leverandører skal foretas fra selskap 3 fom januar 2013 for regnskapsår 2013 Utbetalinger vedr. år 2012 utbetales fra ”gamle” Harstad/Bjarkøy Ny pensjonsordning fom 2013 Ny hovedbankforbindelse fom 01.04.2013 Opplæring ansatte etter behov innen 01.06.2013 Regnskap kommune 1901 og 1915 for år 2012 avsluttes innen 15.02.2013 Arbeidsmiljøtiltak i forbindelse med at flere ansatte skal samles under samme tak

Behov for avklaringer - regnskapsenheten Personal/bemanning regnskapsenheten inkl fakturering Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2013 Arbeidsoppgaver/arbeidssted fra 01.01.2016 Nye moduler Enterprise