eKommune strategi Lars Tveit, KS

Brukeren i fokus Fokus på innbyggerne Fokus på tjenester versus avdelinger Harmonisering av serviceapparatet Brukeropplevelse og interaksjonsdesign

Fellesnevnere for alle kommuner… Overordnet strategi eKommune strategi kapasitet struktur Kommunens prioriteter Ressursbehov for å løse oppgavene Hva forventer man av IKT Definere hovedlinjene for tjenesteutvikling og retning man skal gå… Hvordan vil IKT på overordnet nivå bidra til å løse utfordringene Ressurser og kompetanse for at IKT skal utfylle sin rolle og levere iht strategi Hvordan integrere struktur med andre resurser for å utvikle og optimalisere kapasitet…

Hvordan skal en god strategi utformes? One of the great challenges arising from the way businesses are structured is that the big decisions get made at senior levels but are executed on the front lines. So, in the case of IT, the CIO ratifies the strategy but programmers, vendor managers and operations staff execute it. Some would call the CIO’s decisions the paper IT strategy, and the sum of IT staff activities the real IT strategy. This is problematic because the paper IT strategy may not be reflected in the work of IT staff, and even worse, IT staff often don’t act with coordinated strategic direction, being driven by tactical considerations in their role or project. One simple but surprisingly effective solution is the strategy moment. At the start of every meeting with IT staff, whatever the subject, ask two questions: • How will we win as a business? • How does IT and/or this initiative help? Take the questions seriously, and require proper answers. One CIO we interviewed used this technique, but for the first two or three meetings, no one could answer the questions satisfactorily, so he sent everyone back to their desks. An extreme behavior perhaps, but it sent a clear signal: focusing on strategy is critical to success. This may be the least complex leadership technique you apply, but evidence suggests that strategy moments make a huge difference.

Skille mellom strategi og handling… En strategisk del Denne delen skal være langsiktig og angi hva som er regionens og kommunens felles satsingsområder En handlingsorientert del Denne delen skal si noe om hva kommunene skal gjøre i fellesskap og med forankring i strategien  

Hovedelementer i en strategi Visjon og fremtidsbeskrivelse Målformuleringer og fokusområder Tiltaksområder Ved regionale samarbeid bør strategien visualisere at samarbeid er et ledd i en langsiktig utvikling Envisage IT strategy as a discipline that defines the business value the IT organization can deliver to the enterprise, and the direction it takes to deliver. Build a brief, complete, business-success-focused IT strategy consisting of demand, control and supply.

Nasjonale føringer… Strategidelen bør bygge på nasjonale føringer eNorge 2009 Stortingsmelding 17 – ”Eit informasjonssamfunn for alle” Stortingsmelding 19 eKommune 2012- lokal digital agenda Dokumentene gir klare signaler om hva det på nasjonalt hold forventes at IKT skal bidra til…

Fokus områder i en strategi… Økt tjenestekvalitet Deltakelse i informasjonssamfunnet for alle Høyere produktivitet, frigjøring av ressurser og økt velferd Bedre og mer tilgjengelige tjenester gjennom døgnåpen digital forvaltning Ivaretakelse av personvernet Økt digital samhandling mellom kommuner og andre forvaltningsnivåer og næringsliv

Overordnede mål og visjon for eKommune strategien Etablere en visjon for regionen Definere konkrete mål, eksempelvis: effektive og fremtidsrettede tjenester høyere grad av tilgjengelighet, bedre tjenester og effektiv samhandling likeverdige tjenester på nett finne relevant informasjon om seg selv og de en forsørger  personvernet og informasjonssikkerhet Sosial inkludering frigjøre ressurser miljø 

Beskrive Regionale samarbeidet og organisering Beskrive formål og visjon med regionalt samarbeid Beskrive organisering og roller i den regionale samhandlingen IKT Styringsgruppe Strategi og bestiller enhet Driftsmiljøet Lokale IKT koordinator  Systemeiere Etc….

Trender og grunnleggende antakelser

Handlingsplanen

Felles satsingsområder Forankring opp mot eKommune strategi Å gå fra ord til handling Styrke et forpliktende samarbeid Påvirker budsjettprosesser Påvirker portefølgen av prosjekter

Budsjettprosess for en Handlingsplan Februar Sentral enhet bestiller input til IKT-HP fra alle kommunene/avdelingene Kommunestyret vedtar investeringsbudsjett Desember Prosess innad i hver kommune for prioritering av egne prosjekter og utarbeidelse av BC-er Samkjøres med øvrig budsjettprosess, og driftskonsekvens av IKT investering skal synliggjøres Mars/April IKT koordinatorer melder inn prosjektforslag til Sentral enhet - med business case per prosjekt November Sentral enhet bestiller endelig versjon av alle BC-er for de prosjektforslag som ble prioritert i IKT-HP Fanger opp eventuelle endringer Gir grunnlag for å følge opp prosjekter ihht siste versjon av BC Prosess i Sentral enhet for prioritering av prosjektforslag – saksbehandling for IKT styringsgruppen. Første torsdag i mai Sentral enhet fremlegger forslag for IKT-HP til IKT styringsgruppen. Fremleggelse av: alle innmeldte forslag prioritert liste Juni Budsjett innspill I August Budsjett innspill II

Eksempel på eKommune strategier

Felles IKT- organisering Gausdal, Øyer og Lillehammer Honne 28.04.2011

Bakgrunn 2001 Kommunene Øyer, Gausdal og Lillehammer etablerer et forprosjekt for å utrede samarbeidsmuligheter innenfor IKT området. 2003 Januar vedtak om IKT samarbeid og økonomiske rammer: Etablere en felles IT tjeneste som kan understøtte kommunenes mål om samarbeid og effektiv tjenesteproduksjon. Sikre bredbåndsutvikling i de tre kommunene. Sikre og utvikle regional IT kompetanse. 2003 Mai vedtak om etablering av IKS 2003 Juni Ikomm IKS etablert 2003 September Alle ansatte overført fra kommunene til Ikomm 2004 Juni – Desember Kommunenes IT tjenester overføres og driftes fra Ikomms sentraliserte driftsplattform. 2005 Oppstart utredning mulighet for å tilby IT tjenester til andre kunder enn eierkommunene. 2006 Stykkpris modell innføres iht. politisk vedtak. 2006 Ernst & Young en selskapsrevisjon av Ikomm IKS på oppdrag fra kontrollutvalgene i eierkommunene. 2007 Ikomm omdannet til aksjeselskap og kommersialisert, selskapets strategi å tilby IT tjenester til kommuner og næringsliv i Hedmark og Oppland. 2009 Selskapets strategien endret til å omfatte leveranse av IT tjenester til kommuner og bedrifter med 200-500 brukere med hele Norge som nedslagsfelt.

Rollefordeling Ikomm og kommunene Samarbeidspartner Leveranse av tjenester Synliggjøre muligheter og være rådgiver Gevinstrealisering er kundens ansvar Ikomm Kunde Samarbeidspartner Definere krav og behov Vurdere muligheter Utnytte tjenesteleveransene

Samarbeid og utvikling

IKT-organisering IKT-kundekontakter

IKT-strategi, strategiperspektiver Følgende strategiperspektiver er nedfelt i felles IKT-strategi og danner basisprinspippene for kommunens IKT-utvikling og -satsing i strategiperioden: gevinstrealisering av IKT kompetanse kunde/bestillerrollen teknologi innbyggerperspektiv informasjonssikkerhet samarbeid

IKT-strategi, satsningsområder Basert på strategiperspektivenes målsetting og retning er det i felles IKT-strategi nedfelt følgende satsingsområder. Disse skal være styrende for hvilke IKT-prosjekter og - aktiviteter som skal prioriteres:   Folkevalgte og demokrati Læringsperspektivet/skole og barnehage Tjenester på nett Innsyn og saksbehandling Vedlikehold og utnyttelse av eksisterende systemer Intern informasjon og kommunikasjon