Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune Jan Tore Helle Kristiansund 25.mai 2011
Oppgavene Digitalisere byggesaker fra Bergen kommune i perioden 1899 til 2005 Tilgjengeliggjøre historiske byggesaker for publikum og saksbehandlere Klargjøre byggesakene for avlevering til Byarkivet
Rammene Oppstart mars 2009 Ferdigstilles desember 2012! 14 årsverk i produksjon Ca 21 millioner NOK Investeringer til system, utstyr, integrasjoner og drift
Mål Øke tilgjengeligheten til arkivene Sikre og bevare Bygge omdømme Redusere kostnader Kompetansebygging
Utfordringene Fysiske mål: Ca 1 200 hm, ca 3 500 000 sider Digitale mål: ca 180 000 saker, ca 810 000 dokumentkategorier Produksjon til nå: ca 44 000 saker
Forutsetninger for å lykkes God planlegging Trimmet produksjonsløype Riktig utstyr og fungerende infrastruktur Motivert personale Måling og oppfølging av produksjon
Forprosjekt - planlegging Etablere prosjektorganisasjon, mandat og mål Forprosjekt Beskrivelse av arkivmaterialet Plan for gjennomføring Kost/nytte Produksjonsløype med avlevering
Produksjonsløype Pakke om Rydde Registrere Skanne Kvalitetssikre Tilbakeføre
Gjøre seg kjent med saken Verifisere innhold Organisere innhold Rydde i mappe Gjøre seg kjent med saken Verifisere innhold Organisere innhold
Registrere dokumentene Skrive ut strekkoder Lagre i braArkiv databasen Sende mappen til skanning
Fordele dokument til forskjellige skannere Skanne dokument Fordele dokument til forskjellige skannere Kategoriene samles i mappe etter skanning Filer overføres til prosessmaskin
Mateskanner Bordskanner Rulleskanner Bokskanner Datamaskin Datamaskin Datamaskin Datamaskin Prosessmaskin
Gjøre de siste endringene i filene Kontrollere skannekvalitet Kvalitetssikre Gjøre de siste endringene i filene Kontrollere skannekvalitet Godkjenne og sende filene til braArkiv
Fra skanning tilbake til rydde/registrere Fjerne strekkoder Tilbakeføre mappen Fra skanning tilbake til rydde/registrere Fjerne strekkoder Mappen settes tilbake i sin opprinnelige sammenheng
Måling og oppfølging av produksjon