Om prosjektarbeid og prosjektet i kurset Prosesser, gruppearbeid, tidsplanlegging og fallgruber Kirsten Ribu 2007

I dag Hva er et prosjekt? Planlegging, gjennomføring ’dette _kan_ vi!!! ’ ? Planlegging, gjennomføring Problemer og konflikter

En engangsoppgave

Hva er et prosjekt? Fra latin: ”projectus” - noe som er kastet fram Et prosjekt er en arbeidsoppgave med følgende egenskaper: En engangsoppgave: Noe man ikke har gjort før og ikke kommer til å gjøre igjen med det første. Leder fram til et bestemt resultat Er ofte tverrfaglig og berører mange i organisasjonen: krever forskjellige typer ressurser Er begrenset i tid

Hva slags prosjekt skal vi gjøre? Studere bruken av informasjonsteknologi, feks i en bedrift på en bestemt skole i en bestemt brukergruppe (for eksempel studenter, skoleelever, eldre, innvandrere)

Eksempler på datasystemer Internett (for eksempel bruk på en skole) Tomra pantemaskiner NSBs billettsystem Lønns- og personalsystemer Timeregistreringssystemer Billettbestilling Røntgen (MR)

Gruppen finner et prosjekt Ta kontakt med bedrifter, skoler

Hva skal vi gjøre? Beskrive organisasjonen/bedriften Samle data gjennom intervjuer Kartlegge bruken av IT systemer Beskrive anvendelse og opplevelse av denne bruken Problemer

Hva er en prosess? Ethvert arbeid er en prosess som består av to ting: beslutninger og handlinger Eks. Fylle ut selvangivelsen: Beslutning: Ta avgjørelser basert på skattereglene Handling: fylle ut riktige felt og gjøre beregninger

Planlegging Ressurser: Problemdefinering Planlegging av arbeidet mennesker (kunnskap og erfaringer) tid Problemdefinering tolkning av oppdraget: forhandling mellom interesser vurdering: kan oppdraget gjennomføres med tilgjengelige ressurser? Planlegging av arbeidet oppdeling i arbeidsoppgaver samordning av arbeidsoppgavene

Oppdeling i arbeidsoppgaver Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Samordning av arbeidsoppgavene Hvordan henger del-resultatene sammen? Hvordan skal ressursene fordeles? Planleggingsverktøy: milepælplan: resultater koblet med tid ansvarskart: hvem er ansvarlig for hva

Noen ord om gruppearbeid Vær forberedt til prosjektmøtene Lytt til andre: prosjektarbeid er samarbeid. Vær positiv: Unngå å kommentere negative sider ved prosjektet. Negativitet har en tendens til å spre seg. Si fra: Ta opp ting som trykker/irriterer. Gi konstruktiv kritikk: Hva kan gjøres bedre og hvordan? Kulturelle forskjeller: Prøv å forstå bakgrunnen for uttalelser og holdninger

Prosjektarbeid Fordel roller med tilhørende oppgaver Organiser arbeidet Lag regler for hvordan arbeidet skal utføres Lag tidsplan

Oppgaver: møteledelse referat oppfølging og kontroll av vedtak ledelse av oppgaveløsning timeføring Skriving av rapport

Roller og regler Én person kan gjerne ha flere roller. Rollene kan gjerne byttes eller omdefineres i løpet av prosjektperioden. Forslag til roller med oppgaver: Prosjektleder: møteledelse, oversikt, oppfølging og kontroll av vedtak Webansavarlig Kontaktperson kontakt og avtaler med omgivelsene: prosjektsted, kursansvarlig Skrive-ansvarlig fordeling og oppfølging av skrivejobber,

Det bør være regler for møter: tidspunkt, varighet, taletid beslutninger: beslutningsdyktighet, dokumentasjon, ansvar referat: ansvar, omfang forføyninger: reaksjoner ved regelbrudd

Vanlige problemer i gruppearbeid: Ujevn arbeidsinnsats blindpassasjerer ildsjeler ulikt ambisjonsnivå de som bare vil bestå de som har høye ambisjoner ulikt kunnskapsnivå ”verdensmestere” de som ”eier” prosjektet ulik tolkning av oppgaven

Hvordan finne balanse mellom at alle skal lære det de ikke kan alle skal lære mest mulig alle gjør det de kan

Løsninger For å unngå konflikter: gjør avtaler om ansvarsfordelingen dokumenter alle beslutninger (skriv referat med beslutninger) kommuniser også skriftlig (f.eks. e-post) meld fra dersom du må bryte en avtale

Løsninger Ved konflikter: ta tak i konflikten før den er stor prøv først å løse den selv ta opp problemet med de(n) det gjelder bli enig om løsning: måte og tidsfrist søk hjelp hos lærer dersom konflikten synes uløselig

Prosjektplanlegging Prosjektplanlegging

Sammenheng prosess – prosjekt Faser i prosjektet blir til ” milepæler” i en prosjektplanen Innhold i fasene blir til leveranser, beskrivelser, dokumentasjon.

Tidsplan – Et Gantt diagram Slakk

Tidsplanlegging

Avhengigheter Det er avhengigheter mellom enkeltaktiviteter eller større deler av et prosjekt En aktivitet = et avgrenset stykke arbeid (for eksempel: utarbeide spørreskjema, intervjue mennesker) Har et antatt tidsforbruk Kan ikke starte før en eller flere andre aktiviteter er avsluttet Bruker bestemte ressurser (mennesker) Har et navn

Aktivitetsdiagram med avhengigheter (aktivitetsnettverk)

Personallokering

Risikostyring Identisfisere Analysere Planlegge Overvåke

Identifiser risiki Hva kan skje i gruppen? Hvilke tiltak skal vi sette inn om dette inntreffer? = Risikostyring!

Øvelse Sitt sammen og tenk over hva som kan skje i din gruppe, skrive det ned, tenk på tiltak.

Neste uke Grupper: Finn navn. Øvelse: Gruppedynamikk. Forelesning: Hva er etikk? Litt teori. Etiske aspekter ved bruk av datateknologi.