HMS i UiO med Internasjonale standarder og Internkontrollforskriften av 1997 HMS ko-ordinatorseminar 12.12.2011 utgave 04.12.2011                                 2011

Krav til et HMS system i UiO Myndigheter Lover & krav Studenter Samfunnet Ansatte 2011

Bruk av standarder Referanse til nasjonale og/eller internasjonale standarder Mulighet for 3-parts sertifisering ( ISO sertifisering) Standarder som dekker HMS NS-EN ISO 14001:2004 ( Ytre miljø) SN-BS OHSAS 18001:2007 ( Arbeidsmiljø)

Sertifisering ISO = International Organisation for Standarization utarbeider- og er rettighetseier til ISO standarder, men utøver ikke sertifiseringsarbeid. Standard Norge AS med salgsselskapet Standard Online AS har salgsrettighetene til ISO standardene i Norge. Mange ISO standarder er oversatt til norsk og får betegnelsen NS, f.eks NS-EN ISO 9001:2008. EN betyr at standarden også er en Europanorm. Norsk Akkreditering er ansvarlig for akkreditert sertifisering i Norge og godkjenner sertifiseringsorganene.

Enhetlig styringssystem ISO 9001/14001 og OHSAS 18001 er bygget opp rundt samme styringsmodell. ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 2011

SN-BS OHSAS 18001:2007 Standard for Arbeidsmiljø og sikkerhet Utgitt i 1999 av 23 organisasjoner (deriblant DNV og Loyds) Revidert i 2007 og nå som BSI standard Utgitt på norsk i september 2008 Bygger på ISO 14001`s struktur Det tilbys akkreditert sertifisering i Norge Pr. 01.11.2011 er det 133 bedrifter i Norge som er sertifisert i henhold til OHSAS 18001 2011

Enhetlig styringssystem – særkrav ISO 9001 – Kundeperspektiv ISO 14001 – Miljøaspekter vedrørende ytre miljø OHSAS 18001 – Arbeidsmiljø og personsikkerhet 2011

Kontinuerlig forbedring OHSAS 18001:2007 – struktur 4.2 Arbeidsmiljø politikk 4.3 Planlegging 4.4 Iverksetting og drift 4.6 Ledelsens gjennomgåelse 4.5 Kontroll Kontinuerlig forbedring 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.1 Generelle krav Organisasjonen skal etablere og vedlikeholde et styringssystem for arbeidsmiljø i henhold til kravene i denne standarden og fastslå hvordan den vil oppnå disse 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.2 Arbeidsmiljøpolitikk 4.2 Den øverste ledelsen skal fastsette og berettige organisasjonens arbeidsmiljøpolitikk og sikre at denne politikken er innenfor det fastsatte omfanget av sitt styringssystem for arbeidsmiljø. 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.3 Planlegging 4.3.1 Identifisering av fare, risikovurdering og fastsetting av kontroller. Risikokartlegging Risikostyring Risikoredusering 4.3.2 Lovbestemte og andre krav f.eks nettstedet regelhjelp.no 4.3.3 Mål og program 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.4 Iverksetting og drift 4.4.1 Ressurser, roller, ansvar, forpliktelser og myndighet 4.4.2 Kompetanse, opplæring og bevissthet 4.4.3 Kommunikasjon, deltakelse og konferering 4.4.4 Dokumentasjon 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.4 Iverksetting og drift 4.4.5 Dokumentstyring 4.4.6 Driftskontroll 4.4.7 Beredskap og innsats 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.5 Kontroll 4.5.1 Overvåking og måling av prestasjon 4.5.2 Samsvarsvurdering 4.5.3 Undersøkelse av hendelser, avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak 4.5.4 Kontroll med registreringer 4.5.5 Internrevisjon 2011

OHSAS 18001 – Pkt 4.6 Ledelsens gjennomgåelse Organisasjonens øverste ledelse skal gjennomgå styringssystemet for arbeidsmiljø med planlagte mellomrom for å sikre at det fortløpende er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt. 2011

OHSAS 18001 – Demings forbedringssirkel PDCA/PUKK 4.2 – Arbeidsmiljøpolitikk 4.6. - Ledelsens gjennomgåelse 4.4.1 - Organisering 4.4.2 - Opplæring 4.4.3 - Kommunikasjon 4.4.4 - Dokumentasjon 4.4.5 - Dokumentstyring 4.4.7 - Beredskap 4.4.6 - Driftskontroll 4.3.1 -Risikovurdering 4.3.2 -Lover og krav 4.3.3 -Mål og program 4.5.1 -Overvåking og målinger 4.5.3 -Avvik, korrigerende og forebyggende tiltak 4.5.4 -Registreringer 4.5.5 -Intern revisjon PLANLEGGE KONTROLLERE KORRIGERE UTFØRE 2011

Risikovurdering – hva forventes av OHSAS 18001 ? Kapittel 4.3.1 i OHSAS 18001 gjennomgås Metodikk for risikoanalyse/vurdering Risikoreduksjon – tolerabel risiko Risikostyring 2011

Risikovurdering – hva forventes av OHSAS 18001 ? Det forventes at det utarbeides en prosedyre som passer for organisasjonen Metode anbefalt av arbeidstilsynet vil i de fleste tilfeller være tilfredsstillende Det tilbys norske standarder og veiledninger for risikovurderinger f.eks NS 5814 2011

Risikovurdering – hva forventes av OHSAS 18001 ? Prinsippene i en risikovurdering er : Hva kan gå galt ? Hva kan vi gjøre for å hindre dette ? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer ? 2011

Lovverket krever også bransjerelatert risikovurderinger f Lovverket krever også bransjerelatert risikovurderinger f.eks … risikovurdering av kjemikalier 2011

Sammenligning OHSAS – IK-Uio Dokumentert Ik forskriften av 1997 UIO ? 4.1 Generelle krav   §1 Formål 4.2 HMS politikk * Politikk §5.4 ”fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet” 4.3 Planlegging 4.3.1 Planlegging for identifikasjon av fare, risikovurdering og risikostyring *Risikoanalyse/Kartlegging §5.6 ”kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko ” 4.3.2 Lover og andre pålegg * Oversikt over lover og krav * Rapporter/pålegg fra tilsynsorgan § 5.1 ”..tilgjengelighet av lover og forskrifter, og ha oversikt over krav ” 4.3.3 Målsetting * HMS mål - forbedringsprogram § 5.4 ” fastsettelse mål for helse, miljø og sikkerhet ” 4.4 Iverksettelse og drift 4.4.1 Struktur og ansvar * Organisasjonskart * Stilling HMS personell * Beskrivelse av verneorganisasjon * Bedriftshelsetjeneste § 4 Plikt til internkontroll §5.4 ” ha oversikt over virksomhetens organisasjon....” 4.4.2 Opplæring, bevissthet og kompetanse * Opplæringsplaner * Opplæring verneombud §5.2 ” sørge for at arbeidstaker har tilstrekkelige kunnskaper..”

Sammenligning OHSAS – IK-Uio Dokumentert Ik forskriften av 1997 Status UiO ? 4.4.3 Konsultasjon og kommunikasjon   *Infotavler *Intranett § 5.3 ..”sørge for at arbeidstaker medvirker” 4.4.3.1 Kommunikasjon § 5 Krav til dokumentasjon 4.4.3.2 Deltakelse og kommunikasjon 4.4.4 Dokumentasjon *Dokumentert system § 6 Samordning 4.4.5 Dokumenter og data sikkerhet §5.6 ” utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene” 4.4.6 Operasjonell kontroll * AMU referater * Risikostyring * Sikkerjobbanalyse * Rapport vernerunder 4.4.7 Beredskap *Beredskapsplaner 4.5 Kontroll og korrigerende tiltak * Eksempler §5.7 ”iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge ovetredelser av krav ..” 4.5.1 Resultatmåling og overvåking * HMS statistikker ( sykefravær/skadestatistikk) 4.5.2 Ulykker, hendelser, avvik, korrigerende og forebyggende tiltak * Oversikt og saksdokumenter §5.8 ” foreta systematisk overvåking og gjennomgang av..”

Sammenligning OHSAS – IK-Uio Dokumentert Ik forskriften av 1997 Status UiO ? 4.5.3 Registreringer og kontroll med registreringer   *Oversikt over HMS registreringer 4.5.4 Revisjon *Revisjonsplan *Revisjonsrapporter  §5.8 ” foreta systematisk overvåking og gjennomgang av..” 4.6 Ledelsens gjennomgåelse *Referat fra ledelsens gjennomgåelse

HMS prosess Institutt nivå Systemet foreslås organisert som Demings forbedringssirkel, som også er identisk med strukturen til de internasjonale standardene SN-BS OHSAS 18001:2007 Arbeidsmiljø og NS-EN ISO 14001:2004 Ytre miljø HMS prosess i UiO   Planlegge Utføre Kontrollere Forbedre HMS prosess Enhet   Planlegge Utføre Kontrollere Forbedre HMS prosess Institutt nivå   Planlegge Utføre Kontrollere Forbedre

Nivåer i HMS systemet Rammeverket for systemet er tenkt som en pyramide som beskriver de forskjellige nivåene i HMS systemet. Denne nivå struktureringen skal sikre at de overordnede rutiner og krav ivaretas i alle enheter. Hver enhet skal med basis i den overordnede HMS håndboka utarbeide en lokal HMS håndbok med egne relaterte rutiner der det er behov. Nivå 1 HMS enheten Felles HMS håndbok -Felles rutiner -Felles Systemer Nivå 2 Enheter -Beskrivelse av enhetens HMS -Rutiner for enheten ( f.eks LAMU++) Nivå 3 Institutter HMS håndbok for instituttet Særrutiner for instituttet Nivå 0 Krav fra UIO Offentlige krav Krav fra valgte standarder

Struktur av HMS håndbøker UIO Del 1 -Systembeskrivelse HMS policy -HMS mål -Planlegging -Utførelse -Kontrollere -Forbedre Del 2 Rutinesamling (fellesrutiner)   UIO Overordnet HMS håndbok HMS Håndbok/beskrivelse Enhet1 Institutt 2,3,4... Lokale rutiner HMS håndbok Institutt Enhet 2,3,4.... Enhet Del 1 -Beskrivelse av HMS systemet i UIO -HMS i enheten   Del 2 Rutiner/ Dokumentasjon denne enhet (f.eks LAMU, handlingsgplaner etc)) Institutt Del 1 -Beskrivelse av HMS systemet i UIO HMS i instituttet Del 2 Rutinesamling(særrutiner) for instituttet  

Innhold i HMS håndbøkene – Overordnet HMS håndbok

Innhold i HMS håndbøkene – HMS håndbok enhet

Innhold i HMS håndbøkene - HMS håndbok instituttnivå

HMS registreringer

Implementering og praktisk bruk av styringssystem for – arbeidsmiljø Opplæring i felles prosedyrer F.eks rapportering av hendelser, avvik, avfallshåndtering, lys & varme etc. Opplæring i funksjon/avdelingsspesifikke prosedyrer F.eks kjemikaliebruk, drift avrenseanlegg etc. Generell opplæring og informasjon Informasjon om arbeidsmiljøpolitikk, fobedringsmål etc. 2011

Implementering og praktisk bruk av styringssystem for – arbeidsmiljø Kontinuerlig forbedring Forbedringsforslag, måloppnåelse forbedringsmål etc. Læring av hendelser Analyse av årsak til hendelser, avvik etc. Kulturbygging Etablere en god ”HMS” kultur – engasjement 2011

Utfordringer ved implementering og drift av styringssystem for arbeidsmiljø For å lykkes må: Ledelsens engasjement være tilstede Klare oppgaver og ressurser og tid til å gjennomføre disse, f.eks forbedringsmål Sette av tid til møter, oppfølging og gjerne en HMS dag Engasjere spesialister innen viktige arbeidsrelaterte temaer f.eks bedriftshelsetjeneste, støy, arbeidsmiljø, ergonomi – avhengig av bransje En akkreditert sertifisering er en god pådriver 2011

Sammenligningsmatrise OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2008 Ik-forskriften av 1997 4.1 Generelle krav §1 Formål 4.2 Arbeidsmiljøpolitikk 4.2 Miljøpolitikk 5.3 Kvalitetspolitikk §5.4 ”fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet” 4.3 Planlegging 5.4 Planlegging 4.3.1 Identifisering av fare, riskovurdering og fastsetting av kontroller 4.3.1 Miljøaspekter 5.2 Kundefokus §5.6 ”kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko ” 4.3.2 Lovbestemte og andre krav 4.3.2 Lovbestemte krav og andre krav 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produkt § 5.1 ”..tilgjengelighet av lover og forskrifter, og ha oversikt over krav ” 4.3.3 Mål og programmer 4.3.3 Mål og delmål og program(mer) 5.4.1 Kvalitetsmål § 5.4 ” fastsettelse mål for helse, miljø og sikkerhet ” 2011

Sammenligningsmatrise OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2008 Ik-forskriften av 1997 4.4 Iverksetting og drift 7 Realisering av produkt 4.4.1 Resursser, roller,ansvar, forpliktelser og myndighet 4.4.1 Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet 5 Ledelsens ansvar § 4 Plikt til internkontroll §5.4 ” ha oversikt over virksomhetens organisasjon....” 4.4.2 Kompetanse ,opplæring og bevissthet 4.4.2 Kompetanse, opplæring og bevissthet 6.2.2 Kompetanse opplæring og bevissthet §5.2 ” sørge for at arbeidstaker har tilstrekkelige kunnskaper..” 4.4.3.1 Kommunikasjon , deltakelse og konferering 4.4.3 Kommunikasjon 5.5.3 Intern kommunikasjon § 5.3 ..”sørge for at arbeidstaker medvirker” 4.4.4 Dokumentasjon 4.2 Krav til dokumentasjon § 5 Krav til dokumentasjon 4.4.5 Dokumentstyring 4.2.3 Kontroll med dokumenter 4.4.6 Driftskontroll § 6 Samordning 4.4.7 Beredskap og innsats 8.3 Kontroll med produkter med avvik §5.6 ” utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene” 2011

Sammenligningsmatrise OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004 ISO 9001:2008 Ik-forskriften av 1997 4.5 Kontroll 8 Måling, analyse og forbedring 4.5.1 Overvåking og måling av prestasjon 4.5.1 Overvåking og måling 8.2 Overvåking og måling 4.5.2 Samsvarsvurdering 7.2.1, c) Bestemmelse av krav relatert til produktet § 5.1 ”..tilgjengelighet av lover og forskrifter, og ha oversikt over krav « 4.5.3 Undersøkelse av hendelser, avvik, korrigerende og forebyggende tiltak. 4.5.3 Avvik korrigerende tiltakog forebyggende tiltak 8.3 Kontroll med produkter med avvik 8.5.2 Korrigerende tiltak 8.5.3 Forebyggende tiltak §5.7 ”iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav ..” 4.5.4 Kontroll med registreringer 4.2.4 Kontroll med registreringer 4.5.5 Internrevisjon 8.2.2 Intern revisjon §5.8 ” foreta systematisk overvåking og gjennomgang av..” 4.6 Ledelsens gjennomgåelse 5.6 Ledelsens gjennomgåelse 2011