Organisasjon og forandringsarbeide En organisasjon er en gruppe mennesker som arbeider mot felles mål satt i et system. Alle organisasjoner har en foreningsidé og de har ulike mål som de arbeider for å oppnå målene Viktigst punkt for organisasjon Fastsetting av mål og strategi Samspillet mellom individ og organisasjonen Organisering i teori og praksis – nå og før Mål som styring og motivasjonsverktøy Ledelse Ytre rammebetingelser – lover, avtaler, etikk Kvalitetssikring og total kvalitetsledelse Utvikling Organisasjon og kultur Endringsledelse 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Rammer for styring av virkesomhet Forretningsideen Hovedmål Strategi/ vei valg Organisering 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Grunnlegende organisasjonsform forretnings ide og mål Hvorfor skal forretningen etableres? Hvordan skal forretningen arbeide? Hva skal forretningen Driver med? Hvem er forretnings kunder? 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Forretningsidie og mål Som regel vil en virksomhet (organisasjon) være bygd på en forretningside. Forrentingside svarer oss de først fire spørsmålene: Hvorfor starter forretningen? Hvilket behov skal dekkes? Hvem skal jobbe for? Hvordan skal arbeider? Den siste spørsmålet skal gi svar på hvor mange personer og hva slags Utstyr trenger vi for å gjøre arbeidsoppgave. Ledelsen og lederen må kunne ta gode og riktige beslutning om forrentingsideen Slik at organisasjonen oppnår tilfredsstillende økonomisk resultat og sikrer en viss Mulighet for å overleve på sikt. 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Hovedmål og delmål Hovedmålet for all forretning være å skape forretnings interesser, og tillegg til dette hovedmål vil forretninger ha delmål, delmålene kan også bryte opp til ned for den enkelt måte at forretningen kan gjøre sin arbeidsoppgave. Som vanlig når vi starter en forretning vi har noen viktige grunn som krevet at vi trenger å stifte en forretning, dette kom fra generelle info som vises oss at vi har noen problem son skal løses. Problemløsning trenger kunnskap og oppfølging problemløsnings prosesser. 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Hovedmål og delmål Det er viktig at lederne finne ut: Info styring Hvor er vi? Målformulering Hvor vil vi? Planlegge Hvordan kommer dit? Gjennomføre sette i verk tiltak (prosjekt) Resultatmål Hvilket resultat venter på? Oppfølling prosses Reportere gamle og nye 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Overordnede mål og strategien henger samme De valg og tiltak som settes i gang for å nå de overordnede målene Oppnå tilfredsstillende lønnsomhet innenfor rammene av: Gjeldende lovverk Inngåtte avtaler De etiske normer som gjelder i samfunnet 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Organisering Organisering handler om hvordan vi organisere oss i forhold til de tiltak som må gjennomføres for å nå de oppsatte målene virksomheten har satt seg gjennom systematisk og målrettet arbeid innen for områdene: Ledelse Økonomistyring Markedsføring Kvalitetssikring Ta beslutning 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Beslutningsprosessen Å ta beslutninger handler om å velge mellom alternativer Enhver beslutning fører til tiltak og fører oss videre Alle beslutninger bør ta utgangspunkt i virksomhetens mål Det tas daglig beslutninger på alle nivåer i en organisasjon. For å ta individuelle beslutninger bør disse betingelsene være oppfylt: Mål og forventninger må være klare Man må ha kunnskap og kvalifikasjoner Man må se resultater av beslutningen Det er viktig og nødvendig at alle tar beslutninger innen for sitt ansvarsområde. Nødvendige beslutninger er: Starte/igangsette tiltak Bruke ressurser målrettet og effektivt Korrigere avvik som i sin tur fører til nye tiltak 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Beslutningsprosesser Beslutninger i forbindelse med avvik kalles ofte problemløsning og er et trinn på veien mot bedre arbeidsforhold Problemfasen Årsaksfasen Tiltaksfasen Gjennomføringsfasen 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Lage en prosjekt arbeid Bruk prosjekt arbeid kompass 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Prosjekt arbeid Prosjekt arbeid benyttes ofte til problemløsninger og oppgaver som ikke har med den daglige driften å gjøre og går gjerne på samarbeid på tvers av organisasjonslinjer. Prosjektarbeid letter innlæringen og lære dette som er en vanlig arbeidsmetode i næringslivet 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Informasjonsstyring Informasjon et styrings objekt Målgruppesanalyse Forholdet til prosjektet direkte eller indirekte Organisatorisk status Nivået i organisasjonen Demografisk Kjønn, alder Sosiologiske faktorer tilhørlighet til grupper, foreninger, organisasjoner. Informasjon et styrings objekt Målsetting Planlegging Utførelse oppfølging Informasjonsstyring 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Problemløsning Fire hovedfase Gjennom føre Velge problem Velge problem Finne årsaker Finne løsning Gjennomføre Velge problem problem Finne løsning Finne årsaker 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Modell for problemløsning Det finnes flere problemløsning system, men jeg tror at den best er ti trinns problemløsning system. Titrinn problemløsning definerer A til Å , se her: På stått problem Fakta innsamling Entydig problem formulering Finne årsakene Beskriv årsakene Finne løsning Analysere løsninger Gjennom føringsplan Presentasjon og iverksetting oppfølging Oppfølging Påstått problem Presentasjon Fakta og iverksetting innsamling Gjennom- Førings plan Velge Problem Gjennomføre Entydig problem- formulering Analysere løsninger Finne årsakene Finne løsningene Finne årsaken Finne løsninger Bekrefte årsakene 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 1 Avvik fra ønsket situasjon Ønske om å forbedre en prosess Bakgrunn: Avvik fra ønsket situasjon Ønske om å forbedre en prosess Hensikt med trinnet: Finne de problemene som det skal jobbes med Hva skal gjøres: Formulere forbedringsområdet Definere ønsket situasjon Forberede innsamling av data Planlegge de neste trinnene Forventet resultat Første formulering av forretningsområdet Definerte måte for innsamling av fakta Definerte ønsket situasjon Fremdriftsplan 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 2 Fakta innsamling Bakgrunn: Første formulering av problemet Definert metode for innsamling av fakta Definert ønsket situasjon Fremdriftsplan Hensikt med trinnet: Fastslå om problemet er ”virkelig” Finne omfanget av problemet Finne fakta om nå situasjonen Presentere data på en enkel måte Hva skal gjøres: Samle inn data (hva ”sløses”) Presentere data Velge problem Forventet resultat Faktabasert beskrivelse av nå situasjonen Valgt problem 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 3 entydig problemformulering Bakgrunn: Faktabasert nå situasjonsbeskrivelse Valgt forbedringsområde Hensikt med Trinnet Få frem en entydig beskrivelse av problemet Hva skal gjøres Formulere problemet Lage plan for de videre Trinnene Beskrive konsekvensene av problemet Forventet resultat Entydig problemformulering Definerte konsekvenser (kvantifisert) Plan for de neste trinnene 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

problemløsning metoder Forsiktig. Velge problem er veldig viktig for at organisasjon går rettmål og må sette soft Analyse for å få full informasjon om alt. Valg av feil - vei kan gjøre at organisasjonens meningen snor seg motside, derfor er viktig: Forklar hvorfor problemet er valgt Se problemet i en sammenheng Vær nøye med faktagrunnlaget om problemet Beskriv problemet som et avvik Vær nøye med formuleringen av problemet Er problemet lett å måle? 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 4; Finne problem årsak Bakgrunn: Faktabasert nå situasjons- beskrivelse Entydig problemformulering Plan for de neste trinnene Hensikt med Trinnet Identifisere mulige årsaker til problemet Hva skal gjøres Identifisere mulige årsaker Forventet resultat Illustrasjon av mulige årsaker 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 5; Bekrefte årsakene Bakgrunn: Faktabasert nå situasjons- beskrivelse Entydig problemformulering Illustrasjon av mulige årsaker Hensikt med Trinnet Bekrefte eller avkrefte årsaker til problemet Hva skal gjøres Nøye vurdere de mulige årsakene Rangering av årsakene Forventet resultat 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 6; Finne løsningene Bakgrunn: Bekreftede årsaker til problemet Hensikt med Trinnet Finne frem til mulige løsninger på problemet Hva skal gjøres Identifisere mulige løsninger Forventet resultat Illustrasjon av mulige årsaker 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 7; Analysere løsningene Bakgrunn: Illustrasjon av mulige løsninger Hensikt med Trinnet Analysere de ulike løsningene Hva skal gjøres Vurdere fordeler og ulemper med de mulige løsningene Forbedre alternativene ved å redusere ulempene og øke fordelene Forventet resultat Valgt løsning på problemet 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 8; Gjennom forings plan Bakgrunn: Valgt løsning på problemet Hensikt med Trinnet Utarbeide handlingsplan for å få innført løsningene Hva skal gjøres Definere hvilke aktiviteter som skal utføres Identifisere hvem som er ansvarlig Identifisere ressursbehov Definere en tidsplan Identifisere innsparingspotensialet Forventet resultat Beslutningsgrunnlag for ledelsen 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 9; Presentasjon og iverksetting Bakgrunn: Beslutningsgrunnlag Hensikt med Trinnet Få godkjenning for forslaget til forbedringer Få gjennomført tiltakene Hva skal gjøres Presentere gjennomføringsplanen Få aksept for planen Iverksette og gjennomføre Forventet resultat Gjennomført løsning Realisering av potensialet 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Trinn 10; Oppfolging Bakgrunn: Gjennomføringen Hensikt med Trinnet Følge opp og sikre at løsningen kommer over i daglig drift Hva skal gjøres Måle og følge opp tiltakene Innarbeide endringene i den daglige driften Forventet resultat Realisert potensial Løsningen en del av daglig drift 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Vurdering og justeringer Planlegging Med planlegging mener vi å beskrive de framtidige handlinger som fører fram til målene Mål Planer Gjennom føring Resultat måling Vurdering og justeringer Gi oss: Oversikt over oppgaver Grunnlag for utførelse Hva Hvordan Hvilke ressurser Resultater 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Styringsløyve 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Planleggings prosesser 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

HVA SOM SIES OG HVA SOM OPPFATTES Kommunikasjon HVA SOM SIES OG HVA SOM OPPFATTES Jeg ved du mener du forstår hva du tror jeg sa, men jeg er ikke sikker på om du innser at det du hørte ikke er jeg mente!! Verbal ikke verbal kommunikasjon Av signaler vi sender i kommunikasjonene formidles: 7 % gjennom ordene – det vi sier 38 % gjennom tonefallet 55 % gjennom kroppsspråket – de nonverbale uttrykksmåtene Mål Å kunne vite hvilke faktorer som påvirker kommunikasjonen – filtrene Kunne beskrive hva som menes med dialog 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Kommunikasjonstrappa 4 Skaper nye ideer og perspektiver 3 Kommunikasjonsnivå Bruker informasjon og synspunkter sammen 2 Utveksler synspunkter 1 Informerer hverandre Kompleksitet 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

KRAV TIL KOMMUNIKASJON KORREKT FULLSTENDIG TIL RETT TID Mål At budskapet blir oppfattet og forstått i samsvar med senderens hensikt - skal resultere i ønsket atferd. Forskjellen dialog og diskusjon Dialog: Er en ekspansiv prosess – en forsøker å utvide sin viten Det viktigste er å forstå hva anser forstår Vinne - vinne Diskusjon: Er en målrettet og innsnevrende prosess Det viktigste er å vinne 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Konflikter Konflikter mellom med arbeiderne skapesr at organisasjonen Fungerer ikke som skal, noen punkt som skaper konflikter er: Ledere som ikke aksepterer virksomhetens strategi Krav fra myndigheter, kunder osv. Virksomhetens mål vs. våre personlige mål Noen ønsker mer ansvar og utfordringer enn andre Noen ønsker endringer – ikke andre 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold

Lederstiler Autoritær lederstil Demokratisk lederstil Fatter de fleste beslutninger selv Bruker makt, autoritet og ulike belønningssystemer overfor underordnede Fordel med en slik lederstil: Mulighet for å ta raske beslutninger Demokratisk lederstil Snakker og lytter mye til sine medarbeidere Delegerer ofte beslutninger nedover i org’en for å motivere medarbeidere til økt arbeidsinnsats Ulempe ved denne lederstilen: Kan ta lang tid å fatte beslutninger En dyktig leder kombinerer disse lederstilene og tilpasser stilen til situasjonen 03.11.2012 Somalisk Velferds forening for Østfold