Seksjon for bevaring og kassasjon Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner Gro Hendriksen, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Eksisterende lovverk : arkivloven Arkivlovens formålsparagraf om bevaring: å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden Hva er arkiv ”Dokument som vert til som lekk i ei verksemd”. Dokument: ”ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring” Alt kan danne arkiv! Papirarkiver, NOARK-systemer, databaser, e-post, SMS, sosiale medier, nettsider.

Eksisterende lovverk: arkivloven Arkivlov og forskrift om kassasjon: Forbud mot uhjemlet kassasjon Å kassere er å tilintetgjøre (makulere eller slette) arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon jf arkivforskriften § 3-18. Hvorfor kasserer vi arkivmateriale? Ikke mulig å bevare all dokumentasjon som skapes i offentlig forvaltning: Enorme mengder Den samme informasjonen lagres mange steder Avlevert arkivmateriale skal bevares for all fremtid Kostnader ved å langtidsbevare elektronisk arkiv i 100, 200, 300 år…

Eksisterende lovverk: forskriftene Arkivforskriften Bevaringspåbud for visse typer materiale ”For kommuner og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsregler” Riksarkivarens forskrift, kap. IV og V Felles bevarings- og kassasjonsregler for henholdsvis fylkeskommunene og kommunene.

Behovet for revisjon Mange kritiske kommentarer til regelverket de siste 20 år…. Dagens regelverk er utdatert: Bygger på regelverk fra 1986/87 Laget med tanke på papirarkiv - lite egnet for elektronisk arkiv Knyttet til utgått arkivnøkkel Endret begrepsbruk og endringer i oppgaver i forvaltningen Endret bevaringsmetodikk Har vært vanskelig å praktisere Riksrevisjonens rapport (2010): Fare for at bevaringsverdig materiale kan gå tapt som følge av utdaterte bk-regler

Prosjektet BK-OFFSEK Prosjektets mål Prosjektorganisering Å utarbeide regler som bidrar til at offentlig sektor på en enklere måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertiden. Prosjektorganisering Prosjektleder hovedprosjekt (stat og kommune) Styringsgruppe og referansegruppe felles for begge prosjektene Delprosjekt kommune: delprosjektleder fra Riksarkivet, prosjektdeltakere fra RA, Statsarkiv (Trondheim og Tromsø), Byarkiv (Oslo), IKA (Møre- og Romsdal, og Kongsberg), LLP, KS samt en kommune ( Bærum) og en fylkeskommune (Rogaland).

Føringer for prosjektet Reglene skulle være funksjonsbaserte, medieuavhengige og uavhengig av arkivnøkler ta utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipper for bevaring og kassasjon angi hva som skal bevares for ettertiden Prosjektet skulle ikke kartlegge redundans mellom stat og kommune lage regler for pasientopplysninger i kommunehelsetjenesten

Prosjektets egne valg Fremadrettede eller tilbakeskuende regler? Fremadrettede regler eneste reelle alternativ Åpner for å gjøre reglene gjeldende på eldre materiale Felles regler for stat og kommune på enkelte områder? Prosjektet tilstreber like regler for alle forvaltningsnivåer der oppgaver og regelverk er det samme Felles eller egne regelsett for kommunen og fylkeskommunen? Felles regelsett

Prosjektets egne valg Arbeidsform Kartleggingsmetodikk Hvem gjør hva i prosjektet Kartleggingsmetodikk Utprøvingsfase – pilot ”Oppvekst” Utgangspunkt i ansvarsområder og oppgaver/funksjoner Dokumentasjon og informasjon som produseres innen organets oppgaveområder Analysen skal ikke sees løsrevet fra arkivmaterialet

Kartlegging alle ansvarsområder Kartlegging via: lovverk og styringsdokumenter møter med ledere og saksbehandlere innen de ulike fagområdene Kartleggingsmøtene: Totalt 60 - 70 kartleggingsmøter En oppgave som regel bare kartlagt et sted Kartlagt 5 fylkeskommuner og ca 15 kommuner v/møter Oppsummering fra møtene kvalitetssikres av møtedeltakere Identifisering av oppgaver som bør dokumenteres for ettertiden mulig redundans mellom forvaltningsnivåene

Bevaringsformål Dokumentere kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen Kommunens og fylkeskommunens oppgave og rolle i samfunnet Lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver Myndighetsutøvelse, for eksempel godkjenning av utbygging Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen Innhentes det informasjon i saksbehandlingen som kan belyse andre forhold enn virksomhetens funksjon? Statistiske opplysninger, totalpopulasjoner, dekkende oversikter, pionervirksomhet

Bevaringsformål Å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og i forhold til hverandre ”Langvarige rettigheter”, fødsel, død, eiendom, lovgitt rett til skolegang, trygghet, omsorg Kommunens eget dokumentasjonsbehov Administrative behov, organets hukommelse, annet lovverk

Bevaringsvurderingen Utgangspunkt i de kartlagte oppgavene Er funksjonen bevaringsverdig i henhold til et eller flere av bevaringsformålene? Bevaring begrunnes med et eller flere kriterier knyttet til formålet Saksbehandlingens karakter (krevende-ekspederende), saksbehandlingens konsekvenser Dekningsgrad Vi har skrevet en begrunnelse for hvert område for eksempel landbruk, opplæring, pedagogisk-psykologisk tjeneste Begrunnelsene utgjør til sammen høringsnotatet

F1: Kommunens helsestasjonstilbud Hvordan løste kommunen sine lovpålagte oppgaver? Variasjon tilbud kommune til kommune? F2: Dokumentasjon faste kontroller Mulighet til å følge utvikling i barns vekt og høyde over veldig lang tid? Belyser samfunnsutviklingen? F3: Dokumentasjon vaksiner Hvem fikk hvilke vaksiner? Bivirkninger - erstatningssaker? Eksempel: Helsestasjon

Resultat: Struktur og innhold Bestemmelsene er knyttet til sakstyper og informasjonstyper Bk-reglene oppgir hva som skal bevares Det som ikke er nevnt kan kasseres Innholder ikke kassasjonsfrister Bk-reglene er medieuavhengig Omfatter alt materiale: sak- og arkivsystem, papirarkiver, fagsystemer, web, e-postsystemer m.m

Resultat: Merbevaring Prosjektets liste er et minimum og har primært fokus på historisk og forskningsmessig verdi samt langvarige rettigheter Kommunen må bevare dokumentasjon av et minimum av sakstyper/funksjoner for all fremtid Kommunen kan velge å bevare mer enn det prosjektet krever – merbevaring Kommunen gis muligheten til å kassere materiale vi mener har lav bevaringsverdi for ettertiden dersom kommunen finner det økonomisk lønnsomt og praktisk hensiktsmessig

Resultat: Dokumentasjonsansvar Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar: Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper. Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til juridisk og administrativt behov (F3 og F4) Kassasjonsfrister: Kommunens ansvar å utarbeide forsvarlige kassasjonsfrister. som tar hensyn til plikter og rettigheter i annet lovverk. En kassasjonsfrist skal gjelde for alle saker innen en bestemt sakstype i en kommune eller fylkeskommune. To enheter i samme kommune eller fylkeskommune kan ikke ha ulik kassasjonsfrist for likt materiale.

Resultat: Økt fokus på dokumentasjon av langvarige rettigheter Endret metodikk: ikke lenger bruk av statistiske utvalg Tidligere bevaring av saker om personer født 1., 11. og 21. hver måned Metode begrunnet med forskningsbehov – lite brukt Foreslår bevaring av individopplysninger som dokumenterer langvarige rettigheter Andre individopplysninger kan kasseres - med mindre sakene/opplysningene skal bevares i henhold til F1 og F2

Status og videre fremdrift Høsten 2012 Høringsbrev Utkast til nytt regelverk (forskriftstekst) Bevarings- og kassasjonsvurdering (høringsnotat) Kartleggingsrapporter En for kommunen og en for fylkeskommunen Publisert på bloggen Nyåret 2013 Bearbeiding av høringsuttalelser Ferdigstille regelverk Veiledning

k Hva spør vi om i høringen? Funksjon, myndighetsutøvelse, rolle i samfunnet og rolle i samfunnsutviklingen Hva må vi bevare for å få tilstrekkelig innblikk i kommunens oppgaver på et gitt tidspunkt? Innen visse saksområder er alle sakstyper bevart Innen andre saksområder er planer, prosedyrer, rutiner, klagesaker etc bevart - særlig innen tilskuddsordninger, midlertidige tillatelser, tilsyn/tekniske kontrolloppgaver Bevarer alle prosjekter innen alle områder – Nødvendig?

k Hva spør vi om i høringen? Informasjon om viktige forhold i samfunnet og som belyser samfunnsutviklingen Mye allerede bevart pga funksjon og myndighetsutøvelse Eiendomsinformasjon også etter at rettigheter er utløpt Dokumentasjon av regionalt og lokalt kulturliv, næringsliv og samfunnsliv Forskningsprosjekter tannhelsetjenesten, skolehelsetjenesten Oppgaver kommunen og fylkeskommunen har hatt i lang tid eks. helseutvikling i befolkningen

k Hva spør vi om i høringen? Den enkeltes rettigheter og plikter Langvarige rettigheter Fra statistiske utvalg til totalbevaring av langvarige rettigheter Hva må vi bevare for å dokumentere den enkeltes langvarige rettigheter og plikter? Særlig innen helse, omsorg, sosial, opplæring, oppvekst Spesiell fokus på barns rettigheter Fått rettigheter oppfylt iht lovverk? Spesialundervisning, elevevaluering, individuell plan Opplevd overgrep, omsorgssvikt, mangel på inngripen: Bekymringsmeldinger barnevern, opphold krisesentre, mobbing på skole

Sosiale tjenester Kartlagte oppgaver: Bevaringsvurdering Økonomisk stønad Midlertidig botilbud Individuell plan Kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad Råd og veiledning Bevaringsvurdering Overordnet nivå, myndighetsutøvelse, rammer Rettigheter for den enkelte iht lov, men langvarige rettigheter? Saksbehandlingens konsekvenser Forutsigbar saksbehandling? Etterspørsel???

Forslag til bevaringsvedtak Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkludert sosialberedskapsplan Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: Dokumentasjon av at det er søkt, vedtatt og ytt tjenester i hht rettigheter i lov om sosiale tjenester Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter

Grunnskoleopplæring Vurdering (funksjon/oppgave) Langvarige rettigheter Rett til å få opplæringen dokumentert, jf Opplf § 3-38 Forsvarlig system for føring av karakterer og fravær, jf Opplf 3-39 (fravær, halvårsvurdering med karakterer, standpunktkarakterer, eksamenskarakterer) Vitnemål, jf Opplf § 3-40

Spesialundervisning Elever som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning (oppll § 5-1) Eleven gis en opplæringssituasjon som går ut over standardbestemmelsene i opplæringsloven, læreplanen eller den vanlige organiseringen av opplæringstilbudet. Saksbehandlingsprosess Foresatt, elev, skole ber om vurdering Sakkyndig vurdering fra PPT Kommunen fatter vedtak, eventuelt skolen, hvis delegert ansvar

Individuell opplæringsplan Mål, innhold og metode for opplæringen Avvikende kontraktsvilkår lærlinger Halvårsvise oversikter opplæring, inkl vurdering av læring Skolen utarbeider oversikt med vurdering, og sender til foreldre, kommune/fylkeskommune Bevaringsforslag Vedtak om opplæringsplan Selve opplæringsplanen

Hva skal bevares fra grunnskolen? Kommunens arbeid på grunnskoleområdet. Forskrifter, veiledninger (rammeverket) Årsplaner, og meldinger, større prosjekter som ikke dokumenteres andre steder (funksjon, lokale variasjoner) Vedtak øverste samarbeidsorgan (myndighetsutøvelse, funksjon) Hvem var hvor, når? Vedtak iht lov og forskrift Vurdering (langvarige rettigheter) Dokumentasjon tre nivåer Kommuneadministrasjon Enkeltskole Enkeltelev (inkl PPT)

Pedagogisk-psykologisk tjeneste Sakkyndig organ for kommune og fylkeskommune Fatter ikke vedtak, men skal belyse saken før avgjørelse Sakkyndige uttalelser bestilles av eleven, foresatte, skole eller andre tjenester Individrettede og systemrettede oppgaver Lovverket Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa Lov om behandling av personopplysninger

PPT – prosesser Vedtak om spesialundervisning Opplæringsplan Fylkeskommunen bestiller sakkyndig uttalelse fra PPTvgo Uttalelsen legges ved elevens søknad om spesialundervisning Skolen fatter vedtak Opplæringsplan PPT skriver sakkyndig uttalelse om innholdet i spesialundervisningen Lærer/fagleder utarbeider individuell opplæringsplan PPT godkjenner opplæringsplanen

Pedagogisk-psykologisk tjeneste Dokumentasjon av offentlig myndighet, oppgaver som gjelder flere Årsplan, årsmeldinger, dokumentasjon av testverktøy, metoder, systemarbeid Langvarige rettigheter, dokumentasjon av oppgaver som gjelder enkeltindivider Saksbehandlingens konsekvenser For den enkelte, for samlet miljø skolen Likevel mulig å foreta utvalg? Vertikalt (sakenes alvorlighetsgrad) Horisontalt (hvilke dokumenter rettigheter)

Sosial, helse og omsorg Tjenesteområder Folkehelse, tannhelse, helsestasjon og skolehelsetjeneste Fastlegeordningen Akuttmedisinsk beredskap utenom sykehus Rusomsorgen Krisesenter Skjenkebevilling Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon

Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon Eget bevarings- og kassasjonsnotat: Helsetjenester i hjemmet (eldre og funksjonshemmede, psykiske lidelser, psykisk funksjonshemning) Institusjonstjenester (sykehjemsplass, dagopphold, avlastningsopphold, hospice)

Hva forelås bevart fra helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon? Funksjon og myndighetsutøvelse Kommunens planer og prosjekter for helsetjenestene, inkludert beredskapsplan Tjenestestedenes årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter og veiledninger Langvarige rettigheter Vedtak om rettigheter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven og helse- og omsorgstjenesteloven som kan danne grunnlag for erstatning dersom de ikke innfris

Andre spørsmål i høringen Bevaring av den politiske behandlingen av sakene, jf bevaringsforslaget § 4-12 a. Bevaring av de politisk behandlede sakene på administrativt nivå i tillegg, selv om saksområdet ikke er funnet bevaringsverdig? Kartleggingens dekningsgrad? Er det oppgaver vi ikke har fanget opp? Andre justeringer? Er det behov for å justere forslaget til bk-bestemmelser på andre måter enn de som er beskrevet ovenfor?

Velkommen til å sende høringssvar – begrunn svarene og vær konkret!