Arkivering i friskoler

Presentasjon om: "Arkivering i friskoler"— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkivering i friskoler
Seminar på Skolelederkonferansen 2018

2

3 Problemstillinger Hva er vi pålagt å arkivere?
Hva har vi ikke lov til å arkivere? Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være? Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?

4 Forbud eller plikt? Friskoleloven med forskrifter:
- PLIKT til å dokumentere visse forhold både under og etter avsluttet skolegang Personopplysningsloven inkl. GDPR - noen arkiv-FORBUD når arkivering er behandling av pers.oppl., Alt annet av pågående og avsluttet friskolevirksomhet KAN arkiveres - ikke lovregulert

5 Friskoler vs Offentlig skole
Friskoleloven med forskrifter gjelder Arkivloven gjelder ikke Forskrifter til arkivloven gjelder ikke Personvernregelverket gjelder. Opplæringsloven med forskr. gjelder. Arkivloven gjelder Forskrifter til arkivloven gjelder Personvernregelverket gjelder.

6 Hva er vi pålagt å arkivere?
Problemstillinger Hva er vi pålagt å arkivere? Hva har vi ikke lov til å arkivere? Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være? Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?

7 Friskoler vs Offentlig skole
PLIKT til å arkivere alt som gjelder elevens opplæring når eleven er elev, fram til avsluttende vitnemål. RETT til å arkivere alt som dokumenterer elevens gjennomførte skolegang. PLIKT til å arkivere alt som gjelder elevens opplæring når eleven er elev, fram til avsluttende vitnemål. PLIKT til å arkivere alt som dokumenterer elevens gjennomførte skolegang.

8 Friskoler vs Offentlig skole
Øk. Forskr § 8-6: Krav til dokumentasjon «Styret er ansvarleg for at skolen har tilstrekkeleg dokumentasjon for at friskolelova, forskrifter heimla i lova og føresetnadene for godkjenninga er følgde.» …. «ta vare på i minst ti år etter utgangen av det skoleåret det gjeld.»

9 Friskoler vs Offentlig skole
Øk. Forskr § 8-6: Krav til dokumentasjon Dokumentasjon for fråvær skal registrerast i dagar og einskildtimar. For deltidselevar skal fråvær registrerast berre i timar. Frammøte og fråvær skal attesterast av faglærar eller anna ansvarleg undervisningspersonale. … «ta vare på i minst ti år etter utgangen av det skoleåret det gjeld.»

10 Plikter etter friskoleoven med forskrifter
Skolen må dokumentere (10 år) at krav i friskoleloven er oppfylt, f.eks Godkjent som friskole (utdanningstilbud, elevtall mm) Godkjente skolelokaler Godkjente læreplaner Skolen skal ha vedtekter som oppfyller lovens krav til vedtekter Skolen skal ha inntaksregler i tråd med lovens krav Skolen skal ha ordensregler i tråd med lovens krav Inndeling i klasser eller basisgrupper med kontaktlærere Eleven får tilpasset opplæring Intensiv opplæring i lesing, skriving eller regning for elever med behov i klasse

11 Plikter etter friskoleoven med forskrifter
Skolen må dokumentere (10 år) at krav i friskoleloven er oppfylt ….(forts) Morsmålsopplæring i samarbeid med kommunen/fylkeskomm. Spesialundervisning i samarbeid med kommunen/fylkeskommunen Skoleskyss i samarbeid med kommunen/fylkeskommunen At skolen fatter enkeltvedtak i tråd med regelverket At elevene får opplæring i tråd med forskriften (vurdering mm) At elevene får rådgiving i tråd med regelverket At ansettelser skjer i tråd med krav i friskoleloven og arb.miljøloven At styret oppfyller sine plikter etter lov og forskrift Osv

12 Problemstillinger Hva har vi ikke lov til å arkivere?
Hva er vi pålagt å arkivere? Hva har vi ikke lov til å arkivere? Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være? Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?

13 Forbud etter personvernregelverket (1)
Personvernforordningen (GDPR) art 17: Personopplysninger skal slettes når personopplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for, den registrerte trekker tilbake samtykket som ligger til grunn for behandlingen den registrerte protesterer mot behandlingen … og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner til behandlingen

14 Forbud etter personvernregelverket (2)
Personvernforordningen (GDPR) art 17: Kravet om sletting gjelder ikke dersom skolen arkiverer for å - oppfylle en rettslig forpliktelse …. eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt, - oppfylle for arkivformål i allmennhetens interesse … - fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

15 https://kff-kss.no/index.php?modId=5&partId=1&pointId=254214

16 Fornuftig arkivering når eleven har sluttet
Arkivloven Forskrift om offentlige arkiv Riksarkivarens forskrift § 7-28.Opplæring og oppvekst

17 Problemstillinger Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være?
Hva er vi pålagt å arkivere? Hva har vi ikke lov til å arkivere? Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være? Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?

18 Vurdér risiko jevnlig! Riskovurdering =
Hva blir konsekvensen ved feil? Hvor sannsynlig er det at feil skjer? Datatilsynet/Udir gir veiledning ang risiko: Totrinns bekreftelse (tofaktor-autentisering) må brukes når pålogging gir tilgang til store mengder personopplysninger når pålogging gir tilgang til sensitiv informasjon (helseopplysninger, sakkyndige vurderinger etc) IOP skal ikke lagres der elever har tilgang til vanlige læreplaner.

19 KFF-KSS modul PERSONOPPLYSNINGER, Kontrollerende dokumentasjon ktrl
KFF-KSS modul PERSONOPPLYSNINGER, Kontrollerende dokumentasjon ktrl.pkt

20 Problemstillinger Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?
Hva er vi pålagt å arkivere? Hva har vi ikke lov til å arkivere? Hvor sikker må oppbevaringen av dokumenter være? Hva slags system skal vi følge når vi arkiverer?

21 Utprøving av arkivsystem i samarbeid med firmaet Tieto.
3 KFF-skoler har «pilotprosjekt» i november.

22 Fornuftig arkivering når eleven har sluttet
Arkivloven Forskrift om offentlige arkiv Riksarkivarens forskrift § 7-28.Opplæring og oppvekst