Rapport: Personalforvaltning i videregående skole 13. mars 2019 Presentasjon av rapport for Finnmark fylkesting ved prosjektleder/forvaltningsrevisor Viggo Johannessen

Formål 1. Undersøke om fylkeskommunens personalforvaltning i videregående skoler er på et forsvarlig nivå på utvalgte områder 2. Presentert områder hvor det er mulighet for forbedringer

Problemstillingene Undersøkelsen har en hovedproblemstilling og fire underproblem- stillinger. Underproblemstillingene dreier seg om: Avvik blir håndtert på forsvarlig måte Varsling blir håndtert på forsvarlig måte Vanskelige personalsaker blir håndtert på forsvarlig måte Det foreligger rutiner som skal sikre forsvarlig saksbehandling ved opphør av arbeidsforhold Personalforvaltning i henhold til bestillingen er omfattende der hver av underproblemstillingen kunne utgjort en egen rapport. Vidt definert omfatter fagområdet både arbeidsrett, psykologi og ledelsesfaget. Vanskelige personalsaker: Arbeidsgivers styringsrett – ren styringsrett vs. saker som hører inn under handlingsplikt/

Svar på hovedproblemstillingen: I hvilken grad er den undersøkte personalforvaltning i videregående skoler på et forsvarlig nivå? Hovedkonklusjon: Personalforvaltningen ved de undersøkte skolene er i hovedsak er på et forsvarlig nivå Vi har imidlertid funnet mangler og svakheter i håndteringen av både avvik og vanskelige personalsaker, Vi har ikke grunnlag for å uttale oss om den praktiske håndteringen av varslingssaker.

P1: Avvikshåndtering – Konklusjon/revisjonens vurderinger Avvik blir jevnt over håndtert på en forsvarlig måte ved de undersøkte skolene. Manglende implementering av elektronisk avvikssystem ved en av skolene medfører imidlertid risiko for at meldte avvik ikke blir behandlet. Motstridende og mangelfulle skriftlige rutiner/prosedyrer for avvikshåndtering i fylkeskommunen kan videre føre til at avviksbehandlingen ikke skjer i tråd med gjeldende rutiner.

P1: Avvikshåndtering – Revisjonens funn De skriftlige rutinene/prosedyrene for avvikshåndtering er del dels mangelfulle og motstridende Ved Vadsø vgs. er det en videre definisjon av avvik enn ved de to andre undersøkte skolene Det synes å være behov for ytterligere informasjon og opplæring i avviksrutinene Vadsø vgs. har ikke rutiner som sikrer at alle meldte avvik blir registrert, gjennomgått eller lukket (manuelt system) Det er ikke rutiner for kunnskapsdeling mellom skolene

P1: Avvikshåndtering – Revisjonens anbefalinger Gjør fylkeskommunens elektroniske avvikssystem obligatorisk for alle videregående skoler i fylket Tilpass avviksrutinene til gjeldende avvikssystem Samle avviksprosedyrene i en felles rutine Innrette avvikssystemet slik at det legges til rette for – og oppfordres til – læring mellom de videregående skolene i fylket Opprette en koordinerende funksjon på overordnet nivå

P2: Varsling – Konklusjon/revisjonens vurderinger Det er innført tilfredsstillende rutiner for varsling i fylkeskommunen, som er formidlet til de ansatte ved de undersøkte skolene. Vi har imidlertid ikke grunnlag for å uttale oss om den praktiske håndteringen har vært forsvarlig fordi det ikke har vært varslingssaker til behandling ved skolene i den periode undersøkelsen omfatter.

P2: Varsling – Revisjonens funn Det er risiko for at varslingssaker som kommer til arbeidsgivers kunnskap gjennom avviksmeldinger eller varsler etter opplæringsloven utelukkende blir behandlet etter rutinene for avvikshåndtering eller varsling etter opplæringsloven, selv om de også gjelder forhold som omfattes av varsel etter arbeidsmiljøloven Gjeldende varslingsrutiner har ikke vært behandlet i arbeidsmiljøutvalget ved de videregående skolene i Alta og Vadsø Vi kan ikke uttale oss om skolenes behandling av varslingssaker fordi det ikke har vært varslingssaker i den periode undersøkelsen omfatter

P2: Varsling – Revisjonens anbefalinger Klargjør saksgangen for saker som faller inn under mer enn èn av kategoriene avvik, varsel etter arbeidsmiljølovens bestemmelser, varsel etter opplæringslovens bestemmelser og vanskelige personalsaker

P3: Vanskelige personalsaker – Konklusjon/ revisjonens vurderinger Vanskelige personalsaker håndteres i hovedsak på en forsvarlig måte ved de undersøkte skolene. Gjeldende prosedyrer har mangelfull beskrivelse av konflikthåndtering i saker underlagt arbeidsgivers handlingsplikt og håndtering av saker der ordenstraff eller oppsigelse av arbeidstaker kan bli aktuelt, det er mangler i opplæringen av ledere med personalansvar, og kravene til nøytralitet, dokumentasjon og kontradiksjon er i noen saker ikke oppfylt.

P3: Vanskelige personalsaker – Revisjonens funn Rutinene for håndtering av vanskelige personalsaker har svakheter som gjør dem mindre egnet til å håndtere konflikter der arbeidsgiver i henhold til for eksempel arbeidsmiljøloven § 2-1 har en handlingsplikt eller for tilfeller der ordenstraff eller oppsigelse av arbeidstaker er aktuelle konsekvenser. Det gjennomføres ikke systematisk opplæring av ledere med personalansvar Skolenes håndtering av vanskelige personalsaker er i varierende grad i samsvar med lovkrav og anbefalt praksis. I noen av de undersøkte sakene er kravene til nøytralitet, dokumentasjon og kontradiksjon ikke oppfylt

P3: Vanskelige personalsaker – Revisjonens anbefalinger Klargjør saksgang og formalkrav for håndtering av vanskelige personalsaker Sørger for systematisk oppfølging av ledere med personalansvar for å sikre at de har tilfredsstillende kunnskap og ferdigheter til å håndtere vanskelige personalsaker

P4: Opphør av arbeidsforhold – Konklusjon/ revisjonens vurderinger - Funn Konklusjon: Det foreligger rutiner vi vurderer som egnet til å sikre forsvarlig saksbehandling ved opphør av arbeidsforhold

P4: Opphør av arbeidsforhold – Revisjonens anbefalinger Vurder om rutinene også bør beskrive hvilke vurderinger som skal gjøres før arbeidsgiver beslutter å gå til oppsigelse Klargjør sentraladministrasjonens rolle som rådgiver og premissleverandør i oppsigelsessaker

Metode og gjennomføring For å finne svar på problemstillingene har vi brukt følgende metoder:   Intervjuer og dokumentanalyse De primære kildene til informasjon for å finne svar på hvordan personalforvaltningen innenfor de fire områdene fungerer, har vært gjennomgang av skriftlige rutiner og intervjuer med ledelsen og representanter for de ansatte ved skolene. Ved de videregående skolene i Vadsø og Alta har vi gjennomført intervju med rektor og assisterende rektor, mens vi i Lakselv snakket med rektor og kontorleder. Det er også gjennomført intervju med tillitsvalgte og hovedverneombud ved de tre skolene.

Kilder til revisjonskriterier Vi har fastsatt en rekke kriterier som vi har vurdert skolenes praksis opp mot. Disse kriteriene er utledet fra Forvaltningsloven Arbeidsmiljøloven og arbeidsmiljøforskriftene Rettspraksis COSO-rapporten om internkontroll Faglitteratur innen temaene konflikthåndtering og vanskelige arbeidsmiljøsaker Veiledere fra arbeidstilsynets, direktoratet for økonomistyrings, KS, retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten For at vi skal kunne gjøre oss en oppfatning av om foretakenes praksis bør endres/forbedres har vi fastsatt en rekke kriterier som vi har vurdert deres praksis opp mot. Disse kriteriene er utledet fra forvaltningsloven, arbeidsmiljøloven, forarbeider til arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, rettspraksis (Kårstø-dommen), COSO-rapporten om internkontroll, arbeidstilsynets veiledning til internkontrollforskriften, direktoratet for økonomistyrings veileder om prosedyrer for registrering og håndtering av avvik, KS sin veileder om ytringsfrihet og varsling, retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten, samt faglitteratur innen temaene konflikthåndtering og vanskelige arbeidsmiljøsaker.