Status i hovedprosjektet Drøftingsmøte med tillitsvalgt Sarpsborg 27.11.2018 Åshild Hortemo og Jørn Haabeth, Prosjektkoordinatorer

Disposisjon Hovedprosjektet - status Statusrapportering til fellesnemda – revisjon og justeringer Ny linje – hva betyr det for hovedprosjektet?

Hovedprosjektet 17 arbeidsgrupper/prosjekt 85 undergrupper 160 leveranser på administrativt nivå 380 avhengigheter 400 dager, 274 virkedager til sluttdato – (eller egentlig 309 kalenderdager - 211 virkedager til det meste må være på plass)

Sentrale spørsmål og prosesser – i arbeid Organisering – hvor og med hvem skal vi jobbe? Oppgaver, roller og virkemidler – Hvordan og med hva skal vi jobbe Digitalisering – hvilke verktøy skal vi jobbe med? Økonomi – hvilke rammer har vi for arbeidet? Og hvordan kommer vi dit?

FELLESNEMNDA PSU Hoved-prosjektleder Fylkes-ordførere Skisse pr. 01.06.2018 FELLESNEMNDA PSU Fylkes-ordførere P1: Visjon , mål, verdier og symboler P2: Styringsform, eierskap og organisering P3: Oppfølging av ekspertutvalg P4: Delegasjon, økonomiske handlingsregler og pol. reglement P5: Valg 2019 P6: Samfunns-utviklerrollen Hoved-prosjektleder HOVEDPROSJEKTRÅD fylkesrådmenn Prosjekt-kontor som ivaretar fellenemda og politiske saker Koordinerings-gruppe for administrative arbeidsgrupper Adm. støtte til P1 Adm. støtte til P2 Adm. støtte til P3 Adm. støtte til P4 Adm. støtte til P5 Adm. støtte til P6 AFK BFK ØFK Nytt hovedkontor Nye arbeidsmåter «shared workplaces» A1: HRM A2: Digitalisering, samhandling mm A3: Kommunikasjon A4: Økonomi mm. A5: Kompetanse A6: Samferdsel A7: Plan og styring A8: Helhetlig virkemiddelbruk A9: Tannhelse Bygge viken Digitale Viken *a Økonomistyring Ny web Framtidens kompetanse Voksen-opplæring Plan- og styringssystem Næring Kollektiv Eierskap odontologisk kompetanse-senter Personalforvalt. Eiendom Internasjonalt Info-forv. - arkiv *b Service Organisering Prøve-nemder Fylkesveier Kunnskaps-grunnlag Viken Helhetlig styring Klima, miljø Strategiomr. Dig.plattform *c Andre oppgaver Forsvarlig system Fagskole Nytt EPJ-system for tannhelse Forvaltning Regional planstrategi Kultur innkjøp HRM Profesjons- utvikl. Eksamen, prøver Kulturminne Samarbeid Kartlegge arbeidsavtaler, mm * a) 5 undergrupper * b) 7 undergrupper * c) 8 undergrupper pensjon Implementere FNs bærekraftsmål Ledelse, org. Inntak og formidling Folkehelse Kontoplan regnsk. Lik regelverks-forsåelse Lønn Spesialunder-visning Idrett, friluftsliv, frivillighet Pasienttilbud, folkehelse, kvalitet Økonomisystem, inkl. lønn, regnskap, HRM Fagfornyelse Plan

Mål for hovedprosjektet Alle leveransene ble kategorisert i prioritet 1 og 2, basert på tre hovedmål i prosjektperioden: Etablere infrastruktur og prosesser som gjør at Viken fylkeskommune er operativ fra og med 01.01.2020 Sørge for å ta ut gevinster som er enkle å realisere Legge til rette for realisering av visjon og mål for Viken fylkeskommune

Ny A8, A10 og A11 1) Håndtere dagens virkemidler slik at Viken er operativ 01.01.2020 og 2) foreslå en ny helhetlig virkemiddelpolitikk ->Splitte oppdraget og plassere håndteringen under respektive fylkesdirkektører

Prosjektansvarlig for leveranser i prosjektperioden Hovedprosjektleder Harald Horne Fylkesrådsleders kontor Kristian Thowsen Finans, adm. og klima Anne Skau Kompetanse Solveig H. Olsen Planlegging Hilde Reine Infrastruktur Knut Sletta Næring Haakon Johnsen Kultur John Arve Eide Hovedprosjektråd Prosjektstab Politiske arbeidsgrupper P1 – P6 Prosjektledelse i Hovedprosjektet Hovedleveranser i prosjektperioden Nytt hovedkontor shared workspaces Midlertidig lokalisering Fylkestingets sekretariat Ole Kjendlie A8 Helhetlige virkemidler A1 HRM A5 Kompetanse A7 Plan og styringssystem A6 Samferdsel A9 Tannhelse A10 Kultur A3 Kommunika-sjon A2 Digitalisering Universell utforming A11 Næring Kultur Kulturminner og museer A4 Økonomi, eiendom, innkjøp mm Plan Bærekraft Næring Folkehelse Internasjonalt Idrett, friluftsliv og frivillighet Klima og energi

Politisk og administrativ toppledelse Fylkesting Viken Fylkesordfører Fylkesrådsleder Fylkesrådsleders kontor Thowsen Kristian FR Finans og adm Finans, adm og klima Skau Anne FR Kompetanse Kompetanse Olsen Solveig H FR Planlegging Planlegging Reine Hilde FR Infrastruktur Infrastruktur Sletta Knut FR Næring Næring Johnsen Håkon FR Kultur Kultur Eide John Arve Fylkestings-sekretariat Ole Kjendlie Politisk og administrativ toppledelse Politisk organ/-ledelse nivå 1 Fylkesrådsavdelinger/Ledernivå 2 Ledernivå 3 Klima og energi Kommunikasjon og politisk støtte Opplæring sørvest Folkehelse Kommer senere Distrikts-utvikling Frivillighet, friluftsliv og idrett HR Oppplæring midte Kommunale planer Entreprenørskap og kompetanse Styring og eierskap Økonomi Opplæring nord Fylkesbibliotek Anskaffelser Miljø Opplæring sørøst FOU og innovasjon Utvikling og tverrfaglig samordning Kunst og kultur Eiendom Samfunns-planlegging Adm. støtte Kulturarv Digitalisering Tannhelse Forvaltningsutvikling Innovasjon og prosess-støtte Kompetanseutvikling

Økonomi Foreløpig utgiftsanslag: 158 mill. Digitalisering : 140,5 Øvrige behov 17,5

Rapporteringsstruktur Ett hovedprosjekt, en hovedprosjektleder, en felles prosjektstab 17 arbeidsgrupper Flere enn 160 leveranser fra arbeidsgrupper på administrativt nivå Minst 380 avhengigheter For å få oversikt og kunne styre hovedprosjektet kreves det: felles rapportering alle leveranser inn i leveranseplan og løpende oppdateringer – særlig fokus på avhengigheter andre Iverksettelse av tiltak/oppgaver utover avtalt leveranseplan skal besluttes av hovedprosjektleder

Utfordringer for hovedprosjektet Beholde kompetanse Etablering av nytt hovedkontor, midlertidig lokalisering og organisering fram til nytt hovedkontor er ferdig samt utnyttelse av «shared workplaces» og effektiv bruk av digitale muligheter Utvikling av felles organisasjonskultur, intern og ekstern kommunikasjon, omdømme og innovasjon Fordeling av ansvar, omfang og innhold for områder innenfor klima/ klimaregnskap/ Energi/ miljø/ miljøsertifisering/ bærekraft Sikre god sammenheng mellom plan- og styringssystem, økonomistyring, virksomhetsstyring i et helhetlig styringssystem Rapporterings- og styringsstruktur i prosjektperioden, herunder avvikling av prosjektet og implementering av leveranser i ny organisasjon Ivaretakelse av nye kommuner i Viken fylkeskommune Medvirkning fra samfunnet og medvirkningsorgan