Klubbutvikling oppfølging Januar 2018

Oppfølging av… Hva gjorde vi sist? …

Mål oppfølging Ta status og sjekke fremdrift på avtalt utviklingsarbeid Involvere flere medlemmer og gi dem eierskap og medansvar til det som skjer i klubben. Oppgaver på møtet Gjennomgå status på fremdriftsplan fra startmøtet Definere eventuelle nye behov Prioritere definerte behov Justere fremdriftsplan og avklare videre arbeid Følge opp det som ble gjort på startmøtet. Presentere resultater og erfaringer med gjennomført plan, samt vurdere om det er nye eller endrede ønsker og behov.

Gjennomføring av oppfølgingsmøte Forarbeid Innledning Status og evaluere igangsatte tiltak Vurdere nye behov / tiltak og prioritere disse Oppdatere og justere fremdriftsplan Evaluere møtet Etterarbeid Del ut gruppeoppgaver

1 Forarbeid Avklar dato, sted og hvem som kommer Les gjennom rapporten fra startmøtet Ta med fremdriftsplan(er), både planene som ble laget på startmøtet og nye tomme planer. Ta med organisasjonshjulet med idesirkler for prioritering av det klubben vil gjøre videre.

2 Innledning Innlede møtet med hensikt og agenda Presentasjon av veileder og deltakere (hvis nye) Icebreaker (vurder behov) Forventningsavklaring Repetere spillereglene fra startmøtet Bruk icebreakere hvis det er naturlig

3 Evaluere gjennomføring av planen Anlegg Hva skal gjøres Hvordan Ansvarlig Når Resultater   Presentere status på arbeid med tiltak i fremdriftsplaner 45 minutter De som har jobbet med tiltak i avtalt fremdriftsplan, presenterer status / enkel evaluering av igangsatte tiltak? Veileder henger opp fremdriftsplanene fra startmøtet på veggen    5 min. Heng opp fremdriftsplanene fra startmøtet på veggen   40 min. Gruppene som laget fremdriftsplanen får presentere hva de har gjort. De som har hatt ansvar for tiltakene i planen presenterer etter tur: Sett smilefjes, surt fjes eller mellomfornøyd munn i resultatfeltet. Oppfordre til å kommentere resultatene. Hva har vært vellykket? Hva har vært mindre vellykket eller fungerte ikke? Hva har de lært (enkel evaluering)? Hva bør gjøres videre (ferdig/avsluttet, bør fortsette, endre noe…)? De som presenterer må vurdere hva som skal fullføres av de tiltakene som ikke er igangsatt eller ikke er ferdig enda. Disse tiltakene kan eventuelt justeres, fortsetter og tas opp igjen på neste oppfølging. Det er viktig at alle applauderer underveis, både for å dele det som er gjort og det de har prøv men kanskje ikke har fått til! NB! Hvis det dukker opp formelle ting som veileder vet at klubben må ha under kontroll, så må veileder oppfordre til å få dette på plass.

Vurdere nye behov /tiltak og prioritere Vurdere nye behov og finne tiltak 30 minutter Deltakerne skal vurdere om det er dukket opp nye behov og finne tiltak som kan løse disse behovene? Bruk IGP som arbeidsmetode   Vurder både tidligere forslag (fra P-hus i startmøtet) og nye 5 min. Vis eventuelle tiltak som ble foreslått under startmøtet, men ikke prioritert igangsatt (tiltak i P-hus). Spør om noen av disse er aktuelle å igangsette nå? Deltakerne får deretter vurdere om det oppstått nye behov der de må vurdere iverksetting av tiltak? Hver deltaker tenker for seg selv og noterer på et ark. Skriv maksimalt tre forslag hver. De kan ta med både tidligere forslag og eventuelle nye forslag. 10 min. Gruppene deler hverandres forslag og blir enige om 3 forslag. Hvert forslag skrives ned på en post it lapp. Gruppene presenterer sine forslag og henger dem ytterst på blinken. Veileder kan slå sammen eventuelt like lapper, men få deltakernes aksept for at de er like. Prioritere forslag 20 minutter Veileder henger opp idesirkelen på veggen Deltakerne «stemmer» og prioriterer hva klubben bør gjøre, og hvor mange tiltak de ønsker å sette i gang. 10 min Alle skal etter tur flytte lappene inn mot midten. Hver deltaker har tre flytt hver, det er ikke lov å flytte egen lapp. Blant de tiltakene som kommer nærmest blinken, kan klubben avgjøre hvor mange som skal inn på fremdriftsplanen? Klubben får selv velge hvor mange ting de ønsker å ta tak i, men veileder bør anbefale klubben å velge et antall utfordringer som de mener er overkommelig og realistisk å sette i gang og få gjennomført. Som regel vil det være nok å velge de 2-5 viktigste utfordringene (som har fått flest stemmer). Forslag som ikke blir med i ny fremdriftsplan, samler veileder på en flipover (i et P-hus). Presentere muligheter / hjelp Dersom veileder vet at forbundet eller kretsen har noe som kan være nyttig for klubben, så kan dette presenteres. Her bør ikke alt mulig presenteres, men først og fremst ting som kan være nyttige for å gjøre noe med de utfordringene som klubben selv har signalisert som viktig å gjøre noe med. Gjør oppmerksom på at deltakerne selv får velge om de synes at det som presenteres er relevant, og hva de vil benytte seg av.

Nyttige tips til klubbene Deles når naturlig… Fortell om nyttige ting som kan bidra til det de vil gjøre noe med.

5 Justere fremdriftsplan Innsatsområde: Mål: Hva skal gjøres? (tiltak) Hvordan gjøre det? (virkemidler) Ansvarlig Når (tidsfrist)? Resultater Beskriv tiltaket kort Hvilke konkrete virkemidler skal vi bruke? Det brukes gjerne flere virkemidler for et tiltak. Hvem har ansvar for virkemidlene? Når skal virkemidlene være gjennomført? Hva ønsker vi å oppnå med hvert virkemiddel? Justering av fremdriftsplaner 30 minutter   Veileder henger opp nye fremdriftsplaner på veggen eller legg en plan på hvert gruppebord. Deltakerne skal flytte justerte og nye tiltak over på fremdriftsplaner og definere HVORDAN, HVEM og NÅR tiltakene skal gjøres? Områder og tiltak som er i gang og skal fortsette, bruker samme plan med eventuelle justeringer (endringer eller nye tiltak) Nye tiltakene skrives inn på tomme planer. Deltakerne får velge hvilken plan de vil jobbe med. De som eier forslag på tiltak som er prioritert å iverksette, setter seg på bordet med sitt forslag. 20 min Gruppene definerer tiltakene på samme måte som startmøtet. Deltakerne skal jobbe i grupper med 4-6 personer som konkretiserer følgende: HVORDAN klubben bør jobbe med utfordringene. Det gjøres ved å definere et eller flere tiltak på hver utfordring. HVORDAN tiltakene skal gjennomføres. HVEM som skal ha ansvar for tiltakene. Dette må alltid være en person og blant noen av de deltakerne som er til stede. NÅR tiltakene skal gjøres. Kan angi tidsrom eller datoer. 10 min Alle gruppene presenterer fremdriftsplanene til hverandre.

Avslutning og videre fremdrift Avtal dato for eventuelt nytt oppfølgingsmøte Bli enige om eventuell oppfølging underveis hvis behov Klubben bør sette en dato for ny oppfølging. Det er et mål at klubben selv skal lære seg å følge opp egne planer, slik at de ikke er avhengig av en veileder for å fortsette arbeidet. Klubben kan bruke samme metode på det neste møtet, men veileder bør tilby å delta på nytt møte hvis klubben ønsker det.

6 Evaluering av møtet Heng opp en plakat og tegn de tre fjesene. Deltakerne på møtet går opp og skriver maks 2 ting på hvert fjes.

7 Etterarbeid Veileder Lag rapport til klubb og krets/særforbund (bruk rapportmal) Rapportere møtet i Sportsadmin Klubben Jobbe videre med de justerte fremdriftsplanene Følge opp planene i eget møte som klubben selv kan ta ansvar for å sette opp og gjennomføre. Veileder kan eventuelt komme tilbake hvis klubben ønsker. Nødvendige skjemaer og maler ligger på veiledersiden