Startmøte September 2018.

Presentasjon om: "Startmøte September 2018."— Utskrift av presentasjonen:

1 Startmøte September 2018

2 Arbeidsmodell Oppfølging Verktøykassa Utviklingsprosesser Kurs
Startmøte Klubbesøk

3 Hva er et startmøte? Et klubbmøte der styret inviterer og involverer mange medlemmer og ressurspersoner. 3

4 Mål med møtet Oppnå mer felles bevissthet om klubbens situasjon
Få frem viktige ønsker og behov ut fra situasjonen i klubben Definere og prioritere tiltak for å håndtere behovene Lage konkret plan med ansvar og frist på tiltakene Avtale hvordan og når oppfølging skal skje 5

5 Hvilken effekt skal vi oppnå med møtet?
Få frem en konkret handlingsplan … som bidrar til å gi enda bedre aktivitetstilbud for medlemmene 6

6 Hvem bør delta på møtet? Medlemmer og ressurspersoner i klubben
Representanter fra hovedstyret/gruppestyrene Personer med ulike verv/nøkkelpersoner Ledere, trenere, dommere Engasjerte foreldre Ansatte Utøvere og medlemmer 7

7 Hvordan lykkes med møtet?
Ønsket situasjon: Hvor vil vi i fremtiden? Hva ønsker vi å oppnå? Nå - situasjon: Hva funger bra? Hva fungerer mindre bra? I møtet må veileder involvere alle deltakerne, slik at de får eierskap til klubben sin, og motiveres til å ta ansvar for det som skjer i klubben. Vi benytter organisasjonshjulet som et gjennomgående verktøy når vi analyserer nåværende situasjon og ønsket situasjon. Vi bruker en minianalyse av alle områdene i hjulet der vi får frem hva er vi gode til og hvor kan vi bli bedre? Denne analysen gjøres i et møte som tar ca.4 timer. Her inviteres flest mulig for å dele med hverandre hvordan de opplever dagens situasjon og hva de vil. Sørg for mye involvering og dialog i prosessen, dette gir sterkere engasjement og øker motivasjon for å ta mer ansvar! 8

8 Veilederens rolle Lede møtet, lytte mye og veilede prosessen slik at hensikten med møtet oppnås. Klubben skal selv få definere sin egen situasjon, hva de trenger/ønsker og hva de vil gjøre for å oppnå det de ønsker. 9

9 Strukturert prosess Som en flytur: Hovedinnhold gjennomføres Flyvefase
Klargjøringsfase - Startfase - Flyvefase - Landingsfase - Evalueringsfase Hovedinnhold gjennomføres Flyvefase Første 15 – 20 min Siste 10 – 20 min Startfase Som veileder bør du gjennomføre en ”Pedagogisk sjekk” før hver prosess, slik at du får best mulig kvalitet på prosessen og god sammenheng gjennom alle 5 fasene i prosessen. De følgende lysbildene viser forhold som er lurt å tenke gjennom og ha en god plan på før startmøter. Landingsfase Før start Etter avslutning Klargjørings- fase Evalueringsfase

10 Forarbeid - klargjøring før møtet
Kontakt klubb og krets/forbund og ta rede på om det er gjort klubbesøk eller andre aktiviteter tidligere? Få konkret avtale på sted, tid og utstyr Send ut mal på invitasjon (styret må invitere selv). Få oversikt over hvor mange og hvem som kommer? Forbered organisering, arbeidsmetoder og materiell. Ta med oversikt på hjelpemidler som klubben kan ha nytte av. Samtale med klubbleder eller en annen, ev spørreskjema for å få litt bakgrunnsinformasjon. Bruk gjerne malen for kartlegging Klubbesøk er ofte et utløsende tiltak for mange startmøter, men noen klubber bestiller startmøte uten klubbesøk først. Forbund har litt ulik praksis på rutinene for klubbutvikling. Det er lurt med god dialog mellom deg som veileder og ditt org ledd før du drar ut i klubb. Hvis en klubb kontakter deg direkte må du bekrefte med org ledd at det er ok å reise ut på startmøte før du gjør det. Hvis du gjør noen forberedelser så du vet litt om den klubben du skal til, så blir det en god inngang på møtet. Husk å ha oversikt over hva IK/SF kan tilby, og hvor annen kompetanse kan hentes inn. 11

11 Hva bør vi vite om klubben før møtet?
Litt historikk Litt fakta (type klubb, medlemstall, aktivitetstilbud) Litt om situasjonen i klubben Litt om klubbens motivasjon for møtet, viktige utfordringer, ønsker eller behov Ta med noe som du kan anerkjenne ved klubben  12

12 Gjennomføring av møtet
Innledning min Beskrive klubbens situasjon 45 min Pause min Presentere/vurdere nyttige virkemidler SF/IK 15 min Vurdere ønsker og behov og foreslå min tiltak ut fra situasjonen Avstemme og prioritere tiltakene 30 min Pause min Lage plan med konkrete tiltak 45 min Oppsummering, avtale oppfølging 15 min Totalt 4 timer med pauser 13

13 1 Start og innledning Velkomst av leder + presentere veileder
Innledning med hensikt og agenda Forventningsavklaringer Spilleregler for møtet Presentasjon av deltakere + sjekk deltakerlista Bli litt kjent – kan bruke kort icebreaker Lederen i klubben bør innlede møtet (2-3 min) Ønske velkommen og litt om hvorfor klubben har dette møtet Kort presentasjon med innledning av veileder (2 min) Bruk gjerne denne malen som NASA har laget: Hils, presenter deg og si hvem du representerer? Emne, hva dreier møtet/presentasjonen/prosessen seg om? Kvalifiser deg selv, hvorfor kan du si noe / gjøre noe på dette? Hensikt, hva er møtets/presentasjonens/prosessens hensikt? Slik at…, hva er konsekvensene av at vi gjøre dette? Tema, hva er det vi presist skal gjøre (utdanningens agenda)? Tid, spørsmål, rammer? Forventninger til møtet Sjekk hvilke deltakerne har andre forventninger til møtet enn det leder og veileder har sagt? Noter stikkord på flipover. Spilleregler 1-2 min. Hvordan får vi et best mulig møte? Lederne lytter mest, lar de andre svare først By på deg selv Alle er like viktige, vi lytter og takker for innspill Vi bruker P-hus på saker som er viktig å fange opp, men som vi ikke kan gå i dybden på i møtet Det er viktig å påpeke behovet for åpenhet og ærlighet og at det skal være «takhøyde» i diskusjonene. Flere kan være reserverte for å unngå konflikter. Deltakerne presenterer seg Si navn, rolle i klubben og forventninger – vurder tidsbruk! Forventninger bør skrives ned og tas opp på slutten av møtet. Avstem forventningene med det som faktisk skal gjennomgås. Dersom det kommer fram forventninger som du vet ikke blir berørt, er det viktig å informere om dette. Vurdere om dette kan håndteres senere Energizer Vurder bruk av en energiøvelse eller «icebreaker» for å komme i gang, bli litt kjent og gjøre deltakerne tryggere. Sjekk deltakerlisten Send rundt deltakerliste (navn, fødselsdato og e-post/tlf) 14

14 2 Klubbens situasjon? 15 Forklar organisasjonshjulet til deltakerne
Vi benytter organisasjonshjulet som et visuelt verktøy for å se på hele klubben på en enkel måte. Vi bruker hjulet når vi skal beskrive klubben situasjon. Hva kan vi se ved hjelp av hjulet? Når vi zoomer ut så vil vi i alle klubber få øye på de forholdene som er beskrevet i hjulet. Medlemmene er hjertet i klubben. Det er medlemmene klubben er til for. Derfor må vi lytte til dem og legge merke til hva de ønsker. I de tre øverste områdene organsisajon, trenere og ledelse finnes «klubbens indre liv». Her er det noen som yter innsats, jobber og tilrettelegger for at medlemmene skal få et tilbud. Dette er frivillige som GIR av seg selv og sin tid til klubben. Anlegg, arrangementer og aktiviteter er det som er synlig, eller «klubbens ytre liv». Dette er de tingene som medlemmene FÅR av klubben når de er medlem. For at aktiviteten skal være god, må alle områdene fungere godt sammen slik at det er balanse i hjulet. TRENERE: Er de som veileder enkeltutøvere eller grupper med utøvere/spillere. Har trenerne det de trenger, er det ønsket kvalitet og kompetanse hos trenerne, har klubben nok trenere, om trenerne har klare retningslinjer, avtaler og planer for treningsarbeidet/aktiviteten …? LEDELSE: Med ledelse menes alle som har ansvar for noen andre i klubben. Dette er også andre funksjoner enn styret. Ledere finnes i funksjoner, utvalg og dersom klubben har ansatte. Har ledelsen nødvendig kompetanse, er roller og ansvar for alle ledere definert klart nok, hvordan kommuniserer lederne med medlemmene …? ORGANISASJON: Området inneholder alle støttefunksjonene som må fungere for at aktiviteten og klubben skal fungere godt. Hvordan fungerer informasjonen i klubben, kommunikasjon, hjemmesider, nyhetsbrev, kultur, administrasjon, organiseringen, planer, utvalg, kontingent, forholdet til lokalsamfunnet, medlemsservice …? ARRANGEMENT: Her ligger arrangementer som klubben selv arrangerer utover den daglige treningen. Aktivitetsdager, samlinger, konkurranser, cuper m.m. Hvordan er kvaliteten på klubbens arrangementer, deltar vi på arrangementer utenom klubben, ønsker man flere eller færre arrangementer, er det en klar ansvarsfordeling i forbindelse med arrangementer ..? AKTIVITET: I aktiviteter menes alle ulike idrettslige aktivitetstilbud som klubben tilrettelegger for sine medlemmer. Tilbyr klubben de aktiviteten som medlemmene ønsker, har klubben tilbud til alle, hvordan tar klubben i mot nye medlemmer i aktivitetene? ANLEGG: Med anlegg mener vi de lokalitetene der aktiviteten utøves, samt utstyret som benyttes. Hvordan er tilgjengeligheten til anleggene, kvaliteten på utstyr, avstand, egnet for funksjonshemmede, tilrettelagt for barn og unge, treningstidene i anleggene…? 15

15 Plopping på hjulet 16 Plopping på hjulet (10 min)
Veileder lar deltakerne tenke gjennom hvordan de opplever situasjonen i klubben i dag. Alle skal etter tur markere hvordan de opplever klubbens «tilstand» på de ulike områdene i organisasjonshjulet. Dette gjør de ved at en og en markerer med en strek på hvert område som uttrykker hvordan de opplever situasjonen. Tips: Oppfordre lederen og styret til å ploppe sist, så de andre ikke blir for påvirket av det lederen markerer på hjulet. Hvis det er mulig kan hjulet snus bort fra deltakerne så ploppingen blir «hemmelig». Hvordan markere hvor god/dårlig situasjonen er? Strek langt ute på hjulet = «god situasjon» Strek langt inn mot senter av hjulet = «dårlig situasjon» Når alle er ferdig vil man se et mønster og veileder kan kommentere hvorvidt hjulet er i balanse? 16

16 Hvordan står det til med… Åpen kartlegging med bruk av PC
Aktivitetene Trenerne Ledelsen Organisa- sjonen Anlegg og utstyr Arrange- menter Hva er bra og hva kan bli bedre? …………. ………………. ………. ……………………… ………………… ……………….. …………………. ……………………….. ………….. ………… …………… ….. …………….. ……….. …….. ………………….. … ……… …………………………….. …… …. ……………. Utdypende stikkord for hvert område (20 min) Oppfordre deltakerne til å dele med de andre hva som er grunnen til at de markerte slik de gjorde? Bruk flipover og skriv korte stikkord på kommentarene. Det er viktig at deltakerne deler hvordan de opplever klubben, slik at det dannes en god felles forståelse av situasjonen. Husk å kommentere både det man opplever som fungerer bra og det som fungerer mindre bra. Det som fungerer mindre bra kan deltakerne gjerne uttrykke som noe de savner, slik at man ikke angriper andre eller spisser misnøyen. VIKTIG! Veileder og alle deltakerne skal takke for de synspunktene som deles – ikke tolke opplevelsene. Gi anerkjennelse og skryte av det som fungerer godt i klubben, men pass på at deltakerne ikke starter diskusjoner eller vurderinger av det folk opplever. Da går tiden veldig fort, og man kan bli hengende fast i lange diskusjoner om hva folk synes om det andre opplever! Bruk tid på å hente ut kommentarer på variasjoner og ytterpunkter i ploppingen. Start gjerne med det som fungerer godt, da tør de lettere å dele det som de savner. Pass på å skrive ned det deltakerne mener, slik at veileder ikke tolker og noterer egen oppfatning. Tre måter å notere kommentarene, der veileder kan benytte det du tror vil fungere best: - Skriv på en flipover der du noterer alle kommentarene samlet - Skriv en flip med det som fungerer godt og en flip med det som fungerer mindre bra - Skriv en flipover pr område Takk for alle synspunktene som deltakerne har delt 

17 Aktivitets- utvikling Organisasjons -utvikling Arrangement- utvikling
Aktuelle oppfølgingsspørsmål Strategisk kartlegging Aktivitets- utvikling Trener- utvikling Leder- utvikling Organisasjons -utvikling Anleggs- utvikling Arrangement- utvikling Kurs for barne– og ungdomsidrett? Øvelsesbank for allsidig utvikling? Konsept for samarbeid mellom topp og bredde? Tilbud for funksj.hemmede? Kurs og kompetanse-tilbud? Retningslinjer og rammer? Gode trenerforum og møteplasser? Styrekurs? Ungdoms- representanter? Møteledelse? Hjelpemidler for strategisk arbeid, handlingsplaner? Klubbhåndbok Økonomi og budsjettrutiner? Oppdaterte og fungerende lover i klubben? Ansvar og roller? Nye anlegg? Opprustning av anlegg? Finansiering og drift? Utstyrsmidler og ordninger? HMS ivaretatt? Arrangements-kompetanse? Tips for arrangementer? Arrangements-veileder? 18

18 Eller slik… Bruk av flipover i stedet for PC

19 3. Presentere muligheter/hjelp
Eksempel fra særforbund til klubb Presentere muligheter / hjelp Dersom veileder vet at forbundet eller kretsen har noe som kan være nyttig for klubben, så kan dette presenteres. Her bør ikke alt mulig presenteres, men først og fremst ting som kan være nyttige for å gjøre noe med de utfordringene som klubben selv har signalisert som viktig å gjøre noe med. Gjør oppmerksom på at deltakerne selv får velge om de synes at det som presenteres er relevant, og hva de vil benytte seg av. 20

20 Eksempel kurstilbud fra idrettskrets til klubber
Idrettskretsenes kurs Klubbens styrearbeid i praksis Økonomi og regnskap KlubbAdmin Anleggskurs Møteledelse 21

21 4. Vurdere og foreslå tiltak
Kreativitet krever struktur og disiplin Vi bruker en metode der det arbeides med post-it lapper: Det kan benyttes flere metoder for å arbeide med idemyldringer som skal ende ut i en enighet og noen valg. Idretten har laget en metode som skaper fin sammenheng i utviklingsarbeidet med bruk av organisasjonshjulet som verktøy. Åpen, kreativ idemyldring Samle, diskutere og votere Lukke: Ta endelige valg 22

22 Aktivitets- utvikling Organisasjons- utvikling Arrangement- utvikling
Vurdere og foreslå IGP FORSLAG Aktivitets- utvikling Trener- utvikling Leder- utvikling Organisasjons- utvikling Anleggs- utvikling Arrangement- utvikling 45 minutter Det gjennomføres en prosess der deltakerne skal jobbe i grupper. De skal ta utgangspunkt i klubbens situasjon som de nettopp har beskrevet, og gjøre en vurdering og foreslå hva de mener bør gjøres for å bedre klubbens situasjon. Bruk IGP som arbeidsmetode Individuelt – 5 min Hver deltaker kan ut fra hjulet og situasjonsbeskrivelsene for hvert område, velge ut de 3 viktigste forholdene som klubben bør gjøre noe med. Skriv disse tingene på et ark. Det er lov å skrive på andre tiltak som oppleves viktig, selv om det ikke er skrevet opp i kommentarene fra vurderingsrunden på organisasjonshjulet. Grupper – 20 min Grupper på 4-5 deltakere deler med hverandre hvilke 3 forhold de mener at klubben bør gjøre noe med. Gruppa skal bli enige om hvilke tre forhold de mener er viktigst at klubben gjør noe med. Er det få deltakere kan gruppene komme med flere enn tre forslag. Veileder bør sikre at det ikke kommer mer enn forslag fra gruppene totalt. En i gruppa skriver på post-it lapper hva gruppa er enige om at klubben bør gjøre noe med - en lapp pr. forslag. Plenum – 15 min Hver gruppe presenterer sine forslag. Dette gjøres ved å klistre post-it lappene på riktig område. Lappene kan klistres på hjulet eller på høyre side av flipoverarket der situasjonsbeskrivelsen står. Oppsummere (5 min) Dersom flere forslag ligner hverandre, bør veileder høre om det er overlappende tiltak? Hør om det er aksept for at noen tiltak kan slås sammen? Avslutt med å anerkjenne deltakernes innsats - takk for gode bidrag og mange nyttige tiltak! 23

23 5 Avstemme og prioritere
Ta endelige valg! Deltakerne stemmer hva de mener er aller viktigst Gå gjennom prioriteringen etter stemmingen Klubben velger hvor mange ting de ønsker å ta tak i Flytt de valgte tiltakene over på fremdriftsplaner Lag en plan pr. område som klubben ønsker å gjøre noe med. Kan være flere tiltak på det samme området. Forslagene som ikke blir prioritert settes i et «P-hus». Ta endelige valg! Hver deltaker får gi 3 stemmer hver ved å sette et kryss / en strek på lappene med forslagene de mener er viktigst. En deltaker kan gi alle stemmene til et forslag, eller fordele stemmene på flere forslag. Når alle har stemt, telles det hvilke forslagene som har fått flest stemmer? Klubben får velge hvor mange ting de ønsker å ta tak i. De valgte tiltakene flyttes over på fremdriftsplaner Det kan lages en plan pr. område som klubben ønsker å gjøre noe med. Plasser forslagene som ikke blir prioritert i et «P-hus». Disse forslagene skrives inn i rapporten slik at de kan tas frem og vurderes på nytt under senere oppfølging i klubben. Presentere muligheter / hjelp Når de har prioritert hva de synes er viktigst å gjøre noe med kan det være at veileder ser at forbundet eller kretsen har noe som kan være nyttig for klubben for å håndtere de valgte utfordringene. Da kan dette presenteres. Husk å ikke informere om alt mulig som klubben kan ta i bruk eller gjøre, men informer først og fremst om ting som kan være nyttige for å gjøre noe med de utfordringene som klubben selv har signalisert som viktig å gjøre noe med. Gjør deltakerne oppmerksom på at de selv får velge om de synes at det som presenteres er relevant, og hva de vil benytte seg av! 24

24 6 Fremdriftsplan HVA SKAL GJØRES (TILTAK) HVORDAN ANSVARLIG NÅR
(TIDSFRIST) RESULTAT Beskriv kort tiltakene som skal føre til oppnåelse av fokusområde. Det kan være flere tiltak. Ranger tiltakene iht tidsfrist. Hvordan vil man gjennomføre tiltakene? Eventuelle retningslinjer, krav, muligheter, begrensninger, forhold å ta hensyn til Hvem er ansvarlig for hvert tiltak? Evt også hvilke personer er man avhengig av? Når er absolutt frist? Alternativ Hva er underliggende frister? Hva ble resultatet Pr. tiltak Lage fremdriftsplaner i grupper Deltakerne har bestemt hvor mange forhold/forbedringstiltak de vil gjøre noe konkret med. De valgte forbedringstiltakene skal flyttes over på fremdriftsplaner der deltakerne definerer HVORDAN, HVEM og NÅR ting skal gjøres. Utfordringer flyttes inn i planer (5 min) De valgte utfordringene flyttes over på fremdriftsplaner. Det er flere måter å strukturere fremdriftsplanene: 1. Hvis det er få deltakere, få tiltak de vil gjennomføre eller alle tiltakene er på et område, så kan alle tiltakene settes inn i samme fremdriftsplan 2. Dersom det er mange deltakere, og de vil gjennomføre flere tiltak på flere områder, så kan det lages en plan pr. område som klubben ønsker å gjøre noe med. Plasser de forslagene/utfordringene som ikke blir prioritert å arbeide med i et «P-hus». Disse forslagene skrives inn i rapporten slik at de kan tas frem og vurderes på nytt under senere oppfølging i klubben. Definere fremdriftsplanene (30 min) Deltakerne skal jobbe i grupper med 4-6 personer (avhengig av antall deltakere). Spør hva de har lyst å være med på å lage planer på og la deltakerne få jobbe med de forslagene de brenner mest for. Gruppene skal konkretisere: - HVORDAN klubben bør jobbe med utfordringene. Det gjøres ved å definere et eller flere tiltak på hver utfordring. - HVORDAN utfordringen skal håndteres. Det gjøres ved å beskrive hvordan hvert tiltak skal gjøres. - HVEM som skal ha ansvar for tiltakene. Dette må alltid være en person og blant noen av de deltakerne som er til stede. - NÅR tiltakene skal gjøres. Kan angi tidsrom eller datoer. Oppsummering (10 min) Alle gruppene presenterer fremdriftsplanene til hverandre.

25 7 Oppsummere og avklare oppfølging
Avtale dato for oppfølgingsmøte Ta frem arket med forventninger og sjekk om de er oppfylt Klubben jobber med fremdriftsplanene og veileder kan også avtale noe oppfølging underveis før neste møte dersom klubben ønsker det. 26

26 Evaluere møtet 27 Tegn de tre fjesene på en flipover
Hver deltaker kan skrive sine kommentarer under fjesene. Veileder kan også spørre hva de er mest fornøyd med og minst fornøyd med, og skrive selv under fjesene. 27

27 Etterarbeid Rapport etter møtet til klubb, SF og IK. Presiser viktige forhold som IK/SF/KLUBB må følge opp. Send deltakerliste til SF / IK Andre avtalte rutiner i SF/IK? Klubbveileder skriver rapport og referat som sendes til klubben og krets/særforbund. Sørg for at oppdragsgiver får deltakerlisten sånn at møtet kan registreres/rapporteres. Send inn reiseregninger og kvittering på eventuelle utgifter til møtet. Nødvendige skjemaer og maler ligger på veiledersiden 28