Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Computas AS – kunnskap system Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Jon Eivind Thrane, Computas AS

”Elektronisk AnskaffelsesStøtte System” EASS for Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser ”Elektronisk AnskaffelsesStøtte System” EASS for EASS

Utgangspunktet: hva ville DSS oppnå? Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Foredragets innhold Utgangspunktet: hva ville DSS oppnå? Hvordan gjorde vi det og hvilke løsningsprinsipper ble brukt? Hvordan virker intelligent brukerstøtte for anskaffelser? Erfaringer med denne og andre tilsvarende løsninger.

Utgangspunktet: hva ville DSS oppnå? Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Utgangspunktet: hva ville DSS oppnå?

Departementenes servicesenter (DSS) ønsket seg følgende: Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Departementenes servicesenter (DSS) ønsket seg følgende: Et system for støtte og effektivisering av anskaffelser. Sikre at forskrifter og lover ble overholdt, uavhengig av hvem som gjør anskaffelsen. Gi bruker enkel tilgang til lover, forskrifter, malverk osv. Automatisk valg av prosedyre. Automatisk produksjon av relevant dokumentasjon. Minimal opplæring. Sentral drifting. Registre med leverandører, anskaffelser, avtaler mm. Muligheter for utvidelser og integrasjon med andre løsninger.

Hvordan løste vi oppgaven og hvilke løsningsprinsipper ble brukt? Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser  DSS inngikk kontrakt med Computas i 2004 Hvordan løste vi oppgaven og hvilke løsningsprinsipper ble brukt?

Typisk arbeids- situasjon For Projectname, see "View - Header and Footer" 2018.09.18 Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Typisk arbeids- situasjon En kunnskapsarbeider En ny oppgave! Hva skal utføres? Når? Hvordan? Hvilke verktøy og ressurser? Hvilke lover, regler og prosedyrer gjelder? Helt avhengig av personlig kunnskap og erfaring! App 1 App 2 App 3 App 4 Informasjons- og kunnskapsressurser Sign: xxx

Hvordan forberede et Kunnskapsstøttesystem for anskaffelser For Projectname, see "View - Header and Footer" 2018.09.18 Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Hvordan forberede et Kunnskapsstøttesystem for anskaffelser Forretnings- objekter Prosess Organisasjon Forretningsregler Kunnskapsingeniør Bruker/ekspert Forretnings-data Prosesser Organisasjon Forretnings-regler Representert i: Kundens kunnskapsrom Sign: xxx

Noen viktige funksjonskrav Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Noen viktige funksjonskrav Anskaffelsesregister, lagring av anskaffelser. Baseres på roller, brukere og organisasjonstilhørighet. Registrering av relevant informasjon om anskaffelsene. Støtte til planlegging og gjennomføring av anskaffelser. Hjelp og beslutningsstøtte til valg av anskaffelsesprosedyre, generering av riktige sjekklister. Lenker til relevant informasjon. À jour-føring av anskaffelsesprosedyrer og forskrifter. Leverandørregister. Søking og rapportering. Valg av vare/tjeneste, CPV-koder, etc. Registrering av behov og begrunnelser. Generering av anskaffelsesprotokoll. Publisering av relevante nyheter.

Hvordan virker intelligent brukerstøtte for anskaffelser? Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Hvordan virker intelligent brukerstøtte for anskaffelser?

Prosessorientert arbeidsflate for anskaffelser Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Prosessorientert arbeidsflate for anskaffelser Prosesstrinn Verktøyfelt Hjelp og relevant info Anskaffelser

Prosessorientert arkitektur Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Prosessorientert arkitektur Anskaffelses- prosesser Ekspertsystem- teknologi: -Prosessmotor -Regelmotor Regler Organisasjon Forretnings- objekter

Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Aktivitetsdetaljer Prosessen endres dynamisk basert på brukerens registreringer Systemet vet hvilke trinn som er obligatoriske Registrerte data sjekkes for konsistens og korrekthet Alle trinn logges Relevante verktøy, informasjon og kunnskap hentes frem automatisk Noen trinn er automatisert (f.eks. generering av anskaffelses- protokoll)

Resultater og erfaringer med denne og andre tilsvarende løsninger Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Resultater og erfaringer med denne og andre tilsvarende løsninger

I drift i ca. 2 år: http://eass.dep.no 19 kunder pr. oktober 2006 Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Resultater I drift i ca. 2 år: http://eass.dep.no 19 kunder pr. oktober 2006 Ca. 150 anskaffelser pr. september 2005 Ca. 370 anskaffelser pr. oktober 2006 Oppetid: 99,77 % (99,88 % i kontortiden)

Tilbakemeldinger fra EASS-kundene Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Tilbakemeldinger fra EASS-kundene Sikrer dokumentasjon. Gir veiledning i prosedyrene. Støtter saksgang. Ikke-eksperter på anskaffelser kan gjøre mer på egenhånd. Lett tilgang til relevant regelverk og veiledning. Nyttig med hjelp til valg av prosedyre. Automatisk generering av anskaffelsesprotokoll er svært viktig. Bidrar til færre feil i anskaffelsene. Fordel med felles sentral drift. Ønsker integrasjon med Doffin og egne interne systemer. DSS: ”EASS forenkler innkjøpsprosessen, reduserer transaksjonskostnadene, sikrer at regelverksprosedyrene følges i anskaffelsesprosesser, minsker risikoen for feil og klager, gir mulighet for bedre intern-kontroll for anskaffelser, reduserer ressursbruk og minsker risikoen ved revisjonskontroll.”

Erfaring fra andre prosesstøtteløsninger Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Erfaring fra andre prosesstøtteløsninger Ca 20 000 brukere av våre løsninger for intelligent brukerstøtte Noen andre kunder: Aetat Domstoladministrasjonen Høyesterett Politiet UDI UD Mattilsynet Norad Statens Innkrevingssentral Statens Lånekasse Sosial og Helsedirektoratet Trygdeetatens Innkrevingssentral CargoNet

Tilbakemeldinger fra Politiet, UDI og Domstoladministrasjonen Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Tilbakemeldinger fra Politiet, UDI og Domstoladministrasjonen Åpenbart færre feil i sakshandlingen. Mindre dobbeltregistrering og dobbeltarbeid. Vesentlig enklere tilgang til relevant informasjon og hjelp. Gjenbruk av allerede registrerte data. Færre klager på saksbehandlingen. Bedre oversikt over saken og sakens status. Mulighet for å se hvordan lignende saker har vært løst før. Lettere og enklere gjenfinning av informasjon. Brukeren blir loset gjennom riktige oppgaver og aktiviteter. Man trenger ikke huske alt man skal gjøre. Spesielt nyttig for nye brukere. Riktig informasjon, dokumentmaler og annet finnes frem automatisk. Oppgavene er skreddersydd de saker man jobber med. Intuitivt system, krever lite opplæring. Bedre styringsinformasjon og oversikt over saker og status. Mye fagkunnskap lagret i systemet. Bedre datakvalitet. Fornøyde brukere

Takk for oppmerksomheten! Intelligent brukerstøtte i offentlige anskaffelser Takk for oppmerksomheten! EASS: http://eass.dep.no EASS-demo: https://eassdemo.computas.no Computas: www.computas.no/eass Jon E. Thrane: jet@computas.no