Samling 2 klasse 5, Tromsø 28. – 30. april 2015 NESO BASSKOLE Arbeidsledelse Samling 2 klasse 5, Tromsø 28. – 30. april 2015 Hanne Winther VINN

Aktiv lytting og veiledning

Hva legger vi i begrepet veiledning? Finner sted på selve arbeidsplassen, og har som mål å overføre kompetanse. Ulike teknikker som - forklaring, instruksjon, demonstrasjon, observasjon og tilbakemelding. Ofte en til en forhold. Her har lederen/arbeidslederen et spesielt ansvar – uerfarne bør selvsagt få god veiledning og støtte når de begynner på arbeidsplassen. Dette bør settes i system slik at virksomheten automatisk ivaretar disse oppgavene (Eksempelvis i et internkontrollsystem.)

Prinsipper for dialog og samhandling Utrykk støtte og oppmuntring når personen gjør framskritt Nøytralitet ikke argumentere mot eller med (Tredjeperson som betrakter situasjonen utenfra) Ta motstand på alvor (usikkerhet, hva ligger bak motstanden)

Aktiv lytting Evne til å vise motparten i en kommunikasjon, at man har forstått dennes budskap (innlevelse og medfølelse) Verbale og Nonverbale ferdigheter som kroppsspråk (øyekontakt, kroppslige holdninger, bevegelser, avstand m.m.) Empatisk evne svært viktig Som veileder skal du derfor ikke å gi så mange råd eller komme meg dine egne vurderinger av hva du mener om problemet. Du kan eventuelt forsøke å gi råd helt mot slutten av samtalen. aktiv lytting handler om å bruke ulike spørsmålsteknikker er tilnærmingen basert på at man har en grunnleggende positiv og nysgjerrig innstilling til veisøkeren. Forsøk derfor å konsentrere deg om å forstå det veisøkeren sier. Prøv å anstreng deg for å være der til stede for den andre.

Teknikker Repetering - Gjengivelse/gjenspeiling av det medarbeideren sier. Det bidrar ofte til at han/hun kommer ”på gli” (fortsetter å snakke). Enklere form kan være nøkkelord Medarbeideren kan for eksempel si: “Det handler om holdninger”. Deretter kan du som veileder gjenta “holdninger” i et undrende tonefall. På denne måten viser man at man lytter oppmerksomt til Medarbeider, i tillegg blir han/hun oppmuntret til å reflektere videre. Parafrasering - innebærer at man som leder/veileder forsøker å gi en nøyaktig gjengivelse av det siste medarbeider sa. Dette bidrar ofte til at han/hun fortsetter å snakke. Medarbeideren vil kunne blir motivert til å klargjøre argumenter, og dermed kanskje få økt innsikt i egne utfordringer. En slik gjengivelse viser samtidig medarbeideren at leder/veileder faktisk lytter oppmerksomt til det som blir sagt. Dette gir deg muligheten til å få fokus over på tema/ting som du ønsker dere skal snakke om. Du dokumenterer at du har fulgt med og forstått essensen i det som er formidlet. Eks: Når den du snakker med mister tråden – ”Du sa at det var vanskelig å samarbeide med dem pga. ulike kulturforskjeller, hva tenkte du spesifikt på da?” Speiling - Speiling handler om at veilederen tolker veisøkerens bakenforliggende følelser ved å forsøke å beskrive dem ”Du høres veldig opprørt ut, har det hendt noe spesielt?” ”Det høres ut som om du trives mye bedre med disse arbeidsoppgavene?” Åpne spørsmål - Som talehandling er spørsmålet et av de sterkeste redskapene vi har. Det er nemlig slik at dersom noen stiller et spørsmål blir det opplevd som svært vanskelig ikke å besvare dette spørsmålet. Å stille spørsmål er også en kraftfull måte å styre og kontrollere en samtale på. I forhold til aktiv lytting anbefaler man derfor bruk av åpne fremfor lukkede spørsmål. Ett eksempel på et åpent spørsmål er "Hvordan kom du deg hit?", mens et tilsvarende lukket spørsmål ville være "Kom du med bussen?". Når man setter seg inn i et nytt saksområde, så etablerer man nesten automatisk antakelser om hva dette går ut på. Det er vanlig at man begynner å spørre for å få bekreftet eller avkreftet disse antakelsene. Lukkede spørsmål fører en lett inn i en ond sirkel med korte svar som gjør at man må stille stadig nye spørsmål. Et annet problem med lukkede spørsmål er at det blir veileder som definerer samtaletema og samtaleformen. Veileder bestemmer da hva som sentralt og relevant Ved å stille åpne spørsmål inviterer man heller veisøker til å utdype det som er blitt sagt: “Kan du utdype/forklare meg”, ”Du sa… kan du fortelle mer om det?”, ”Du nevnte ordet…, hva legger du i det?”, ”Jeg forsto deg ikke riktig da du beskrev…, kan du gjenta det?”, ”Hvilke fordeler og hvilke ulemper…?”

Speiling – å tolke følelser : Medarbeider sier ”Nu føler jeg at vi er på rett spor når det gjelder fordeling av arbeidet” Leder: ”Du høres mer tilfreds ut nå, har jeg rett eller…” Åpne Spørsmål – inviterer til å utdype (Hvordan, kan du si mer om, antyder ikke svar), oppklarende spørsmål (Hvor, når, hvem, hvor lenge..)

Oppsummering aktiv lytting Åpne spørsmål Oppklarende spørsmål (mener du at…) Ha øyekontakt Hold egne assosiasjoner tilbake Ikke kom med gode råd Ingen forslag til løsning Vi viser i rolle spill hva vi mener før vi lar de gjøre øvelser.

Øvelse Gå tre og tre sammen om en øvelse. Den ene skal veilede, den andre er den som blir veiledet og den tredje er observatør. Ruller på rollene, bruk ca. 10 min på hver veiledningssamtale Du er leder for et arbeidslag med 15 medarbeidere i en privat bedrift. Gunnar har nylig kommet over til ditt arbeidslag/avdeling, men allerede etter et par måneder så hører du at han ikke fungerer optimalt. Gunnar har et sykefravær på 20 % og medarbeidere har hintet om han ikke gjør det som er avtalt og forventet. Du har kalt inn til en samtale….