Copyright 1996-99 © Dale Carnegie & Associates, Inc. Tilrettelegge et møte Kunnskap om hvordan du organiserer og holder møtevirksomhet gir umiddelbare, praktiske fordeler i en hvilken som helst gruppesituasjon. Som styrer er det din rolle å sette dagsorden, oppmuntre til deltakelse og justere tempoet under møtet. Bruk strategiene fra Dale Carnegie Training® til å holde et vellykket møte. Du kan dele ut manus for å samle diskusjonen og gi deltakerne et sted å skrive ned egne ideer. Hvis du skriver ut manus med tre lysbilder per side, legges det automatisk til tomme linjer hvor møtedeltakerne kan ta notater. Copyright 1996-99 © Dale Carnegie & Associates, Inc.

Innledning Gjør innledningen interessant ved å vise til: En betydningsfull hendelse En personlig opplevelse En referanse Et sitat Start med en sterk åpning som er relevant for emnet og for deltakerne. Appeller til deltakernes interesser. Energien og holdningen din angir tonen og sørger for fremdrift under møtet. Møtevirksomhet er en prosess som hjelper mennesker å kommunisere og arbeide sammen. Skap en åpen atmosfære som bidrar til problemløsing og forandringer.

Hovedtema Definer temaet/problemet/muligheten. Grunngi hvorfor dette er viktig. Oppfordre deltakerne til å komme med kommentarer. Oppmuntre til deltakelse. Skriv ned og vis viktige kommentarer om viktige ideer. Gå over til hovedtemaet. Grunngi meningen og verdien med møtet. Som styrer er du med på å åpne for forandringer. Still spørsmål. Led deltakerne. Oppmuntre til deltakelse. Skriv ned kommentarer. Takk deltakerne for deres individuelle medvirkning, ideer og innsikt. Du kan bruke møteassistenten i PowerPoint til å skrive ned kommentarer under møtet.

Mål og problemer Definer målene. Definer problemene. Oppfordre deltakerne til å konsentrere seg om problemene og angi prioritet. Definer klare mål med møtet. Gjør rede for problemet som skal løses. Få samtykkelse fra gruppen når det gjelder dagsordenen, problemet og prosessen. Som styrer bør du lede, inspirere og støtte all deltakelse. Spør etter personlige erfaringer. Be om dokumentasjon som støtter innleggene. Få hver deltaker til å føle at han eller hun kan bidra med noe viktig.

Løsninger og muligheter Oppfordre deltakerne til å komme med kommentarer og ideer. Registrer og vis kommentarene deres om eventuelle tiltak og løsninger. Oppfordre deltakerne til å prioritere alternativer. Når du har definert et problem, går du over til å finne løsninger. Oppfordre deltakerne til å være fordomsfrie, tenke kreativt og foreslå løsninger. Respekter ulike meninger. Mangfoldighet styrker problemløsing og gir nye vinklinger til diskusjoner. Skriv ned ideer og vurder alle forslag. Ha en positiv holdning gjennom hele prosessen, og få alle deltakerne med i prosessen. Lag en liste over og prioriter alternativene. Bruk gruppen til å finne løsninger.

Handlingsplan Beskriv følgende (hvis det er nødvendig med flere opplysninger, kan ansvaret overlates til rette vedkommende): Tiltak Nødvendig utstyr Behov for opplæring Tidsplaner Utgifter Nå som dere har kommet frem til en løsning, kan du skissere handlingsplanen. Bli enig med gruppen om en regulær fremgangsmåte for å nå målsettingene. Lag en liste over tiltakene. Du kan bruke møteassistenten til å registrere gjøremålene for møtedeltakerne. Definer nødvendige ressurser. Tilordne ansvar. Opprett metoder for redegjørelse. Definer en tidsplan. Identifiser utgiftene. Definer eksisterende ressurser. Tenk også etter hva som trengs for å lykkes. Opplæring? Faglig ekspertise? Annen informasjon? Spesielt materiale? Andre ressurser? Rekruttering innen ledelsen? God planlegging før handling fører til at målene nås.

Avslutning Kontroller at deltakerne har forstått hva som ble sagt. Beskriv de første trinnene. Oppnå forpliktelse. Avslutt møtet med et kort sammendrag. Takk deltakerne for deres bidrag. Se gjennom handlingsplanene, tilordninger og metodene for redegjørelse på nytt. Takk deltakerne for at de følger prosessen, jobber som arbeidsgruppe og at de engasjerer seg i å løse problemer og i nå mål. Hvis du brukte møteassistenten til å holde oversikt over gjøremålene, legges det automatisk til et lysbilde med gjøremålene på slutten av presentasjonen. Bruk dette lysbildet til å se gjennom gjøremålene og få tilbakemelding fra deltakerne. Møtevirksomhet er en viktig del av det å lede. Avslutt presentasjonen med en viktig kommentar for å forsterke arbeidsgruppens suksess. Sett gruppen i stand til å arbeide mot og nå målene. Ta i bruk effektiv kunnskap om hvordan du organiserer og holder møtevirksomhet, og du får produktive og lønnsomme møter.