Et prosjekt finansiert av KS for Bergen bystyre Hovedpunkter: Kommunestyrets tilsyns- og kontrollfunksjon i en kommunal parlamentarisk styringsform Et prosjekt finansiert av KS for Bergen bystyre 21. januar 2005 Jan Høegh

Problemstilling og mål Todelt problemstilling Hva slags tilsyn og kontroll skal bystyret utøve og hva er formålet? Tilsyn: Systematisk, periodisk etterprøving Kontroll: Situasjonsmotivert etterprøving Etterprøving: Fellesbetegnelse på tilsyn og kontroll Hva er forutsetningene for å løse oppgaven effektivt? Mål: Sette bystyret bedre i stand til å ivareta sine oppgaver ”[…] Bystyret skal gjennom vedtak om overordnede mål, prinsipper og strategier for kommunens virksomhet skape rammene for kommunens utvikling. Bystyret har det øverste tilsynet med hele den kommunale forvaltningen, og skal ha et overordnet tilsyn med at de beslutninger bystyret vedtar blir iverksatt […].” (Reglement for Bergen bystyre §3, ECONs uthevning)

Analyse Etterprøving ledd i en kjede: Politisk og økonomisk mål Gjennomføre aktiviteter Rapportere resultater Etterprøve/ vurdere Foreslå tiltak Etterprøving ledd i en kjede: Oppfattet status: Til dels lite utviklede aktivitets- mål, mangler helhet Til dels lite konkrete og målbare Svakt kommunisert og lite tilgjengelige Knyttes ikke til aktivitetsmål? Overveiende økonomi Knyttes ikke til aktivitetsmål! Gjøres i liten grad Mer på økonomi enn på aktivitet Mer kontroll enn tilsyn! Lite systematisk Økonomidrevet I liten grad resultat av etterprøving God etterprøving forutsetter at de tidligere leddene i kjeden fungerer godt Utgangspunktet må være klare, etterprøvbare og godt forankrede mål for de viktigste politikkområdene!

Analyse Forbedringspotensial i de fleste ledd i kjeden: Bystyret har ikke tatt inn over seg konsekvensene av parlamentarisme for styring og etterprøving Betydelig grad av detaljstyring! Etterprøving har lav fokus og lav status – mer interesserte i å vedta enn i å få gjennomført? Aktivitetsmål ikke systematisk fastsatt og måloppnåelse etterprøves tilfeldig Enighet om at noe bør gjøres – men mistro til byrådet kan stenge for gode løsninger

Fem suksesskriterier for etterprøving Oppfattes som viktig Tilføres tilstrekkelige ressurser Tydelige, etterprøvbare mål og overordnede politiske føringer Innen både økonomi og aktivitet Hovedvekt på tilsyn fremfor kontroll Kontroll er et sikkerhetsnett Godt grunnlag for tilsynet Primært rapporter fra byrådet og kontrollutvalget Hensiktsmessig ansvars- og oppgavedeling Speile styringssystemet

Redefinere mål, strategi og operasjon nivå Strategisk Metodisk/ operativt Sikre at politikken blir gjennomført og gi grunnlag for endring Etterprøving gis tilstrekkelig prioritet og ressurser til å skape nødvendig trygghet for at målet nås eller kan korrigeres baseres primært på tilsyn, kontroll er et sikkerhetsnett Etterprøving er en felles interesse for hele kommunen: God samlet etterprøving forutsetter smidig samarbeid Ansvar og oppgaver skal utføres der hvor evnen til å håndtere dem er best Oppgaver skal følges av ressurser

En rekke mulige operative tiltak Tiltak innen organisasjon: Klarere reell ansvars- og oppgavedeling Styrke kontrollutvalget Mer fleksibel bruk av revisjonsressurser Akseptere styrer, råd og utvalg som utøvende organer for byrådet Tiltak innen systemer: Mer overordnet styring og tilsyn Bedre tilsynsgrunnlag Tiltak innen ressurser og evner – bla. kultur – tar lenger tid: Kan til dels oppnås gjennom endringer i organisasjon og systemer Forholdet mellom tiltak og ressurser en dynamisk prosess som krever løpende oppmerksomhet Økt tillitt vil danne grunnlag for nødvendige uformelle prosesser som supplement til de formelle

Kontaktinformasjon Jan Høegh 93 66 08 05 jho@econ.no