Hva er gevinstrealisering og hvordan gripe det an? Grete Kvernland-Berg 30.03.2016

91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Mange kommuner synes gevinstrealisering er utfordrende Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune “ “ Fokus på gevinst-realisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk “ Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering “ Om viktigheten av detaljeringsnivå: Hva er et steg? Hvor mye i dybden? Hvorfor ned i detaljene (hva kan det gi oss?) Skriveform (hjelp?) Eks. Bilde fra workshop: diagnose ”Vi gjør veldig mange steg som vi ikke tenker over at vi gjør - som går automatisk for oss og som kanksje ikke alle er klar over.” (Deltager i Kurs 3, underveis i mappingen) ”For oss var dette en travel prosess, mens for brukeren var dette det eneste stedet det var fryktelig lenge å vente. Så kanskje burde vi gjort noe for brukeren for å korte ned ventetiden..” (Deltager i Kurs 3) Undersøkelse som PS gjorde fra KS i 2013 der vi definerte hva gevinstrealisering var og om kommunene opplevde det med gevinstrealisering. Dett er en utfordring i privat sektor også. Forskjellen er at det er mer press på lønnsomhet i privat. Ser ofte at man kjøper teknologi og forventer gevinster. Det viskal hjelpe med nå er en strukturert tilnærming til hvordan man kan jobbe med gevinstrealisering Kilde: KS KommIT, 2013; n=120

Hva er gevinstrealisering handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. Gevinst er verdier, positive effekter som oppnås ved å implementere nye løsninger i drift. Påpeke at gevinstrealisering er mye arbeid og det skjer før, under og etter prosejkt Be de gi eksempper på gevisneter av velferdsteknologi (er ikke bare kroner og øre) Definisjon utarbeidet sammen med KS. Mye som skjer mellem når man sår frøet og til eplet kommer

Gevinster realiseres i form av unngått kostnad, spart tid og økt kvalitet Reduksjon i husleie Unngått kostnad knyttet til ambulanseutrykning Redusert saksbehandlingstid Redusert tid brukt i bil for hjemmetjenesten Økt egenmestring Økt trivsel Bedre arbeidshverdag Bedre tjenester Når man sparer in tid, betyr ikke det nødvndigvis sparte kostnader. Man må definere hvordan man skal bruke den tiden man sparer. I dette prosjektet skal vi finne måter å måle dette på i deres velferdsteknologiprosesser

Dagens tjeneste og arbeidsprosess Ny tjeneste og arbeidsprosess Gevinster kan realiseres ved å endre på tjenester og arbeidsprosesser Dagens tjeneste og arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Ny tjeneste og arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Gevinst Positiv effekt av endringen Kommunen benytter papirbasert kommunikasjon Kommunen innfører elektroniske PLO-meldinger Meldingsflyten digitaliseres og automatiseres Frigjort tid Bedre tjenester Endringen er den positive effekten. Elektronisk meldingsutveksling mellom fastlege og kommune og kommune og sykehus

Det er menneskene som kan tilføre gevinsten LØSNING GEVINSTER

For å realisere gevinster, må mennesker ledes gjennom en endringsreise Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i kommunen i stand til å realisere gevinstene.

Å endre på noe påvirker folks følelser… Gevinster realiseres ikke før ansatte er kommet opp av «dumpa» + Stabilitet Integrasjon Sjokk Fornektelse Forståelse Humør Testing og nyorientering Sinne Aksept Uro og sorg - Tid Kilde: Kübler-Ross

Aktiviteter i gevinstrealisering handler om å drive og utløse endring DRIVE ENDRING UTLØSE ENDRING Planlegging, måling, oppfølging Dialog, engasjement, samarbeid Kunnskap, evner, atferd Visjon, strategi, mål, måleindikatorer Organisering, arbeidsprosesser, roller og ansvar Kultur, følelser, behov, ønsker

LEDELSE OG ENHETSLEDERE Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov INNBYGGERNE ANSATTE MELLOMLEDERE/ AVDELINGSLEDERE Behov: Få best mulig tjenestetilbud Rolle: Medvirker i endrings- prosjekter og samskaper tjenester Behov: Gi omsorg til innbyggeren Rolle: Endrer arbeidsprosesser og realiserer gevinster, samskaper tjenester Behov: Fokusere på og forbedre sitt område Rolle: Gjennomfører endringsprosjekter og har ansvar for gevinstrealisering LEDELSE OG ENHETSLEDERE POLITIKERE LEVERANDØRER Behov: Styre og lede kommunen Rolle: Allokerer ressurser, definerer fokus og fremlegger budsjett Behov: Forstå og beslutte Rolle: Vedtar strategier, behandler politiske saker og legger føringer Behov: Hjelpe kommunen til å lykkes Rolle: Bidrar til endringsprosjekter

Hva kan økt fokus på gevinstrealisering medføre for en kommune?  Økt kvalitet på tjenestene og mer fornøyde innbyggere  Økt grad av læring og trivsel i organisasjonen  Unngåtte kostnader  Mer effektiv utnyttelse av knappe ressurser  Økt fokus på innovasjon og endring av tjenesteprosesser  Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring

HAMPSHIRE COUNTY COUNCIL UTFORDRING Økende andel eldre Ønske om bedre omsorgstjenester Økende kostnader Presset kommuneøkonomi

HAMPSHIRE COUNTY COUNCIL UTFORDRING Økende andel eldre Ønske om bedre omsorgstjenester Økende kostnader Presset kommuneøkonomi LØSNING Velferdsteknologi til 15.000 personer innen 2018 Skreddersys til hver enkelt innbyggers behov Grundig opplæring av hundrevis av ansatte Ansatte i førstelinje er med på å kartlegge gevinster Gevinster er definert som kvalitet og unngåtte kostnader Gevinster måles og følges opp jevnlig

HAMPSHIRE COUNTY COUNCIL UTFORDRING Økende andel eldre Ønske om bedre omsorgstjenester Økende kostnader Presset kommuneøkonomi LØSNING Velferdsteknologi til 15.000 personer innen 2018 Skreddersys til hver enkelt innbyggers behov Grundig opplæring av hundrevis av ansatte Ansatte i førstelinje er med på å kartlegge gevinster Gevinster er definert som kvalitet og unngåtte kostnader Gevinster måles og følges opp jevnlig EFFEKT Bedre tjenester Gratis tjeneste Fornøyde tjenestebrukere Økt trivsel blant ansatte £ 2 mill. årlig unngått kostnad

Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt?

Angitt tidsforbruk til gevinst-realisering Gevinstrealisering tar mest tid før og etter prosjektet Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinst-realisering

Gevinstrealiseringsprosessen består av tre trinn 1 2 3 GEVINST-KARTLEGGING GEVINST-PLANLEGGING GEVINST- OPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak Samveis veikart for tjenesteinnovasjon beskriver at prosessen for å realisere gevinster består av tre trinn vist under. Prosessen er utarbeidet med utgangspunkt i anerkjente rammeverk* for gevinstrealiseringsarbeid og erfaringer fra velferdsteknologiske prosjekter i Norge og utlandet. Gevinstkartlegging. Gevinstrealiseringsprosessen i velferdsteknologiprosjekter starter når kommunen identifiserer at teknologi kan løse noen av de sentrale utfordringene hos brukerne, pårørende og kommunen. Første steg er da å kartlegge hvordan teknologien kan forbedre tjenesten brukeren mottar og/eller effektivisere underliggende arbeidsprosesser. Kommunen beskriver endringer fra dagens til fremtidige tjenesteforløp, og gevinstene de vil skape. Som vist på side 8, kan gevinstene være relatert til økt tjenestekvalitet, spart tid og unngåtte kostnader. De forventede gevinstene må vurderes i forhold til kostnadene for innføring av teknologien for å beslutte veien videre. Gevinstplanlegging. Når gevinstene er kartlagt, planlegger kommunen hvordan disse kan realiseres. For å høste gevinster, må kommunen levere tjenester på nye måter, og dette krever endringer i holdninger og atferd hos ansatte, brukere og pårørende. Disse endringene må planlegges grundig i en gevinstrealiseringsplan som definerer tydelige tiltak, roller og ansvar for endringsarbeid. Planen bør også beskrive hvordan gevinstene kan følges opp over tid ved hjelp av resultatindikatorer. Gevinstoppfølging. Gevinstene må følges opp systematisk over en lengre periode etter at teknologien er innført. Gevinstoppfølging gir mulighet til å korrigere kurset ved behov og synliggjøre oppnådde resultater ovenfor organisasjonen for å motivere dem for videre arbeid. Gevinstoppfølging skal sikre at avvik fra gevinstrealiseringsplanen blir fanget opp og håndtert, og at organisasjonen feirer små og store seirer.

En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik En god resultatoppfølging: Om viktigheten av detaljeringsnivå: Hva er et steg? Hvor mye i dybden? Hvorfor ned i detaljene (hva kan det gi oss?) Skriveform (hjelp?) Eks. Bilde fra workshop: diagnose ”Vi gjør veldig mange steg som vi ikke tenker over at vi gjør - som går automatisk for oss og som kanksje ikke alle er klar over.” (Deltager i Kurs 3, underveis i mappingen) ”For oss var dette en travel prosess, mens for brukeren var dette det eneste stedet det var fryktelig lenge å vente. Så kanskje burde vi gjort noe for brukeren for å korte ned ventetiden..” (Deltager i Kurs 3)