bevaring og kassasjon i kommunal sektor Gro Hendriksen og Anna Malmø-Lund

Veien frem til bk-bestemmelsene Riksrevisjonens rapport 2010 ”Fare for at bevaringsverdig materiale kan gå tapt som følge av utdaterte bevarings- og kassasjonsregler.” BK-offsek Totalt ca 60 - 70 kartleggingsmøter Kartlagt 5 fylkeskommuner og ca 15 kommuner v/møter Høring 2012 og BK-bestemmelser for kommuner og fk 2014 https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1999-12-01- 1566/KAPITTEL_4#KAPITTEL_4

Rammene for prosjektet Medieuavhengige bestemmelser Fremadrettede, ikke tilbakeskuende bestemmelser – dette ble omgjort Ikke pasientopplysninger i primærhelsetjenesten Ikke vurdere redundans mellom forvaltningsnivåer Utgangspunkt i organets funksjoner og oppgaver Hensikten er å identifisere dokumentasjon og informasjon som produseres innen organets funksjonsområder .

Bevaringsformål 1 Dokumentere kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen Kommunens og fylkeskommunens oppgave og rolle i samfunnet Lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver Myndighetsutøvelse, for eksempel godkjenning av utbygging

Bevaringsformål 2 Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen Innhentes det informasjon i saksbehandlingen som kan belyse andre forhold enn virksomhetens funksjon? Statistiske opplysninger, totalpopulasjoner, dekkende oversikter, pionervirksomhet

Bevaringsformål 3 Å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og i forhold til hverandre ”Langvarige rettigheter”, fødsel, død, eiendom, lovgitt rett til skolegang, trygghet, omsorg

Helsestasjonstjeneste Funksjon: forebyggende helsearbeid Aktivitet: helsekontroll Transaksjon: innkalling til og oppfølging av helsekontroll Arkivdokument: helsekort

Helsestasjonstjenesten Kommunens helsestasjonstilbud (bevaringsformål 1) Hvordan løste kommunen sine lovpålagte oppgaver? Variasjon tilbud kommune til kommune? Dokumentasjon faste kontroller (bevaringsformål 2) Mulighet til å følge utvikling i barns vekt og høyde over veldig lang tid? Belyser samfunnsutviklingen? Dokumentasjon vaksiner (bevaringsformål 3) Hvem fikk hvilke vaksiner? Bivirkninger - erstatningssaker?

Veileder til bestemmelsene Prosjektgruppe: AV og kommunal sektor Klar 2015 Innhold: Generell innføring i regeleverket Kassasjon av arkiv fra 1950 – 2015 Tilrettelegging for kassasjon nye arkiv Merknader til paragrafene Case utvalgte problemstillinger http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg- forvalting/Bevaring-og-kassasjon/For- kommunar/Veiledning-b-k-regler

Spesielle utfordringer i veilederen Regelverket fikk tilbakevirkende kraft. Gamle oppgaver ikke omtalt. Hvordan håndtere det? Hva med nye oppgaver som kommunene og fylkeskommunene får etter at regelverket trådte i kraft? Hva med enkelt kommuner og fylkeskommuner som har fått delegert statlige oppgaver/myndighet? Hvordan håndtere sosialområdet (NAV) – lokale avtaler avgjør hva som er statlig og hva som er kommunale oppgaver? Løsning: Dispensasjonsordning Mye omtale i veileder og case Behov for revisjon? Behov for lokale tilpassinger

Tilpasninger til lokale forhold Mer ansvar til kommunen og fylkeskommunen – merbevaring og fastsettelse av kassasjonsfrister Hvorfor? 428 kommuner og 19 fylkeskommuner (regioner) Store variasjoner mht kommunestørrelse – fylkeskommunene likere Store lokale og regionale forskjeller på områder med få lovpålagte oppgaver eks. kultur Hvordan ivareta regionalt og lokalt særpreg? Store variasjoner mht arkivdanning: Ca 35 systemer (65 % bevaringsverdig dokumentasjon) Manglende standardisering. Flere ulike systemer innen hver sektor/fagområde samt mange ulike lokale tilpassinger

Kommunenes arbeid med implementering Nytt regelverk og veileder har generert mye aktivitet i kommunal sektor: Store kommuner med byarkiv eks Trondheim og Oslo. Interkommunale arkivinstitusjoner initiativ til og koordinering av arbeid i sine regioner eks IKA Rogaland (kommuner) og IKA Trøndelag (fylkeskommuner) Store nye fagsystemer eks. videregående opplæring (brukes av alle fylkeskommuner) Prosjekter i regi av SAMDOK (sektorspesifikke metadata) Kommunereform gjør at bk aktualiseres! Egen veileder: http://www.kommunereformarkiv.no/