Side 1 Program for kvelden – Geir Berge Nordtveit, styreleder Telemark idrettskrets – Frivilligheten – idrettens viktigste element? – Håkon Riddervold, IF Storm – Hvordan målrettet klubbstyring øker viljen til å bidra i klubben! – Frode Kyvåg – Hvordan skape varig frivillighet i idretten og ditt idrettslag? En spennende og inspirerende kveld! Klarer vi å redde frivilligheten i idretten?

IF STORM

Hvem er IF Storm Startet i 1902 En klubb for alle år, fler idrettslag – Fotball fra 5-70 år – Turn 5-70 år – Idrettskolen for barn og voksne – Skigruppe – Idrettsmerke – Herre/dametrim – Storm kjeller’n – Banelag/huskomite/kioskkomite/Sponsorgruppe – Old Stars club(senior gruppa)

Hvordan beholde de frivillige klubben? Hvordan skape engasjement? Hvordan skape klubbfølelse? Hvordan skape entusiasme? Er foreldrene mere interessert i å betale seg ut?

Hvordan har vi tenkt i IF Storm for å beholde de frivillige? «Hos oss skal alle ha en god opplevelse, slik at vi gleder oss til vi møtes neste gang». Bedre at alle bidrar litt en at noe drar hele «lasset» Det er rom for alle å bidra Prosjektgrupper, konkrete prosjekter skaper gjennomførings evne og engasjement Tydelige oppgaver for hver rolle, rolle beskrivelse Felles økonomi, felles styring av klubben,et Idrettslag De frivillige må få tilhørigheten/samholdet tilbake via sosiale tilstelninger el. Bygge merkevaren IF Storm, felles profilering, alle som er frivillige skal bruke samme/likt tøy

Prosjektgruppe: Nye Bratsberg idrettsplass Egen prosjektgruppe, med representanter fra alle undergrupper – Tilknyttet faglig/kompetent personell for prosjekt gjennomføring Mandat/årsmøtevedtak på at gruppen hadde fullmakt til å gjennomføre iht til budsjettrammer vedtatt på årsmøte Regnskap/budsjett, regnskapsmessig og søknads messig delt opp i forskjellige anlegg(anlegg 1,2,3 osv). God økonomisk regnskapsoversikt pr anlegg Ekstern prosjektering av anlegget, med innspill fra alle i IF Tilbudsforespørsel med grunnentrepenør og andre leverandører – Unntatt fra regelverk offentlig anskaffelse, men kommunen krever minst tre tilbydere Prosjekt møter hver 14 dag i gjennomføringsfase Innleid byggeleder, sammen med vår prosjektledelse, hyppige byggemøter med grunnentrepenør Daglig tilstedeværelse fra oss som byggherre, og kvalitetskontroll – Vi avdekket feil som kunne gitt oss store utfordringer ifm defekt isolasjon i bakken. God dialog med revisorer Eget regnskap ført fortløpende av prosjektet, legges som eget prosjektregnskap under IF for 2016 Sammenhengende gjennomføring gjorde at alle medlemmer la merke til at det skjedde noe hele tiden, noe som ga ekstra dugnadsinnsats, Egen innkallinger til dugnad fra prosjektet. Dugnadene har vært preget av mye sosialt, kaffepauser, kaker/middag mm Samling før oppstart av hvert dugnadslag, hvor alle blir takket for at de møter opp

Prosjektgruppe: åpning av Nye Bratsberg idrettsplass Egen prosjektgruppe med 4-5 pers Eget budsjett økonomi, godkjent av IF Storm styre, gjennomføres som et prosjekt regnskap Egen dugnadsinnkalling Rask gjennomføring 8 ukers intensiv planleggning

Prosjektgruppe: Ny webside og nytt medlemsregister Egen prosjektgruppe 6-9 personer, alle undergrupper er representert Faglige kompetente personer, med interesse for dette En felles løsning som kan fungere for hele klubben Kartlegging av behovet i klubben Kvalitetskontroll av behovet Tilbudsforespørsler Beslutning på valg leverandør Testfase Kort gjennomføringsfase av prosjektet 3-4 mnd motivere frivillige til å bidra

Drift/organisering av klubben, «Profesjonalisering» Sterk økonomistyring – 1 regnskapsfører for hele klubben, alle levere bilag til regnskapsfører 2 g pr mnd(Betalt tjeneste fra leverandør) Avdelings regnskap for undergrupper/prosjekter Resultat for klubben på hvert styremøte – Innkjøpsfullmakt/delegert fullmakter, tydelige rammer på hvem som har mulighet til å forplikte klubben, IF står ansvarlig for alle transaksjoner. – Felles maler skjema/utleggskjema. To signaturer på alle bilag. – Økonomiforum fast for alle kassere 2-3 g pr år, hovedkasserer drar i disse trådene.

Drift/organisering av klubben forsetter En klubb, alle må dra i samme retning, alle undergrupper skal føle se inkludert og hørt. Ufarliggjøring av det at vi er en klubb. Tydelig lederskap, med forankring i styrevedtak. Tydelige roller/ansvar, rollebeskrivelser for de fleste oppgaver. IF står for drift av klubben, anlegg mm, økonomi. – Undergruppene står for aktivitetene/sportslige Tydelige retningslinjer for profilering Tydelige retningslinjer for sponsorer og retningslinjer for dette. Alt skal godkjennes av sponsorgruppa Prosjektgrupper for å få rask gjennomføring av små el store prosjekter Flere små komiteer utvalg i tillegg til undergruppene, slik at man får spredt belastningen på flere personer.(mindre oppgaver), – Sponsor – Økonomi – Baneutvalg/ute område – Hus komite – Kiosk – mfl

Planer for 2017 for IF Storm Kvalitesklubb, NFF Organisasjonsplan NIF Klubbutvikling/virksomhetsplan NGTF Kvalitet, «ISO» sertifisering/struktur i klubben. – Integrasjon med særforbundenes kvalitetskrav – Felles standardisering – Felles lagring/databank Felles systematisering av klubben, vi skal samme vei

Klarer vi å beholde de frivillige i klubben? Klarer vi å skape skape engasjement? – JA, ved å bruke prosjektorganisering ved større oppgaver for klubben. Klarer vi å skape klubbfølelse? – JA, ved hjelp av at alle føler en tilhørighet til klubben og føler seg velkommen Klarer vi å skape entusiasme? – JA, når de frivillige også får noe igjen sosialt, skaper vi entusiasme Det å ha frivillige i arbeid er ikke som å lede i en bedrift, men rammene rundt drift av klubben kan allikevel være profesjonelt

Side 13 Ønsker ditt idrettslag å arbeide mer målrettet? Bestill en klubbutviklingsprosess gjennom din særkrets eller idrettskretsen! Kontakt: Takk for i kveld!