Samling for systemansvarlige for OTTO oktober 2015 Jonatan Smith-Isaksen, Udir

Nye publiseringsrutiner for OT

Publiseringskanaler for OT statistikk, skal dekke ulike behov Udir.no, analysenotat den siste innsamlingen i juni. Planlegger å legge ut statistikkinformasjon som ligger kun i Innsamlingsportalen nå på udir.no etter hver innsamling. Innsamlingsportalen, og i løpet av desember 2015: Statistikkportalen Målet med Statistikkportalen er å gjøre mest mulig statistikk enkelt tilgjengelig for allmenheten, samtidig som skoler, skoleeiere, barnehager og barnehageeiere får relevant og pålitelig informasjon til det lokale kvalitetsvurderingsarbeidet. Oppfølgingstjenesten får for første gang en publiseringskanal sammen med den øvrige statistikken Udir samler inn. KOSTRA, OT-indikator, andel som er tilbake i skole/lære eller arbeid, årlig

Skjerming/prikking av statistikk fra Oppfølgingstjenesten En arbeidsgruppe i Utdanningsdirektoratet har hatt som oppgave å vurdere direktoratets praksis for skjerming av personopplysninger Skulle se på hvilke opplysninger som vi i dag bruker i utarbeidelsen av statistikk som er å regne som personopplysninger, og i tillegg vurdere hvilke av personopplysningene som er taushetsbelagte Arbeidet pågår fremdeles, men en foreløpig konklusjon er at opplysninger som kun publiseres på fylkesnivå ikke er nødvendige å prikke. En personopplysning er kun en personopplysning dersom opplysningen kan knyttes, direkte eller indirekte, til en enkeltperson Det kritiske for personvernet i statistikksammenheng er ikke at det er få personer som har en gitt egenskap, men antallet personer som kan ha denne egenskapen Med bakgrunn i denne konklusjonen prikker ikke lenger Utdanningsdirektoratet statistikk fra OT før den publiseres

Kodeverket

Kodeverksgjennomgang og avklaringer/diskusjon Det har vært noen mindre endringer i kodeverket den senere tiden. Tilbakemeldinger fra Riksrevisjonen knyttet opp mot bruken av statuskoder. Gå gjennom statuskodene slik de er presentert i veilederen som Utdanningsdirektoratet har produsert. Hvordan registrerer fylkene avklaringsmøte og oppfølgingsplan i OTTO? Bruk av Via OT, diskusjon basert på tilbakemeldinger fra Riksrevisjonen. Sammenslåing av koder gjort i januar 2015, erfaringer og behov.

Oppfølgingstjenestens kodeverk Kodeverket skal være et nyttig verktøy i OT-arbeidet Gi oversikt Sikre oppfølging Grunnlag for nasjonal statistikk Mulighet for nasjonale myndigheter å følge med på oppfølgingstjenestens arbeid God og riktig statistikk krever enhetlig og riktig registrering av data Statistikk gir grunnlag for å identifisere utfordringer og for kunnskapsoverføring mellom fylkeskommuner Riktig registrering av ungdommen kan ha betydning for at de får den oppfølging de har krav på.

Om kodeverk og registrering Høsten 2011 ble det implementert et revidert kodeverk for OT. Bakgrunnen var et behov for å gjøre kodeverket mer relevant og tydelig. Kodeverket skal være et nyttig verktøy i OT- arbeidetkodeverk for OT Et mer presist kodeverk skal sikre enhetlig registreringspraksis i alle fylkeskommuner Endring i forskrift til opplæringsloven, Høsten 2012, Rundskriv: Endring i forskrift til opplæringslova om oppfølgingstenesta. Rundskrivet inneholder presiseringer som skal gjøre rollen og oppgavene til OT tydeligereRundskriv: Endring i forskrift til opplæringslova om oppfølgingstenesta Det er utviklet en brukerhåndbok og et årshjul. Dette er viktige støtteverktøy. Disse dokumentene inneholder detaljer om registreringsprosessen og overføring av data mellom Vigo og OTTO. I tillegg finnes en oversikt over OT-statuskoder, med veiledning for hvordan de ulike kodene skal brukesbrukerhåndbokårshjul Nyeste endringer i kodeverket januar 2015

Viktige endringer i kodeverket som ble implementert høsten Definisjonen av hvem som er i OTs målgruppe er strammet opp Ungdom i arbeid er ute av målgruppen i tråd med lovteksten Ungdommene er i målgruppen til og med de året de fyller 21 år. Synliggjøring av OTs bidrag til å få ungdom i aktivitet Eget spørsmål i OTTO om aktivitet kom i stand via OT Innebærer nye koder for ungdom som er i videregående opplæring eller arbeid som et resultat av OTs arbeid.

Nyeste endringer januar 2015 Justering av navnet til hovedgruppe tre, fra «Oppfølgingstjenesten arbeider ikke aktivt med ungdommen» til «Avklart» Andre justeringer av teksten til statuskodene OTIL – OT har ikke lyktes med å finne tilbud til ungdommen ble fjernet fra OTTO. Ungdommene skal ha OTOV til de eventuelt får et tilbud Sammenslåing av statuskoder i statistikken Elevkodene OTVE, OTVA, OTVU og OTVF slås sammen til en ny kode Elev (OTEV) Læreplass/grunnkompetanse (OTLE, OTLA og OTGK) slås sammen til ny kode Lærling/lærekandidat/praksisbrevkandidat (OTLL)

Hovedgruppe 1 – Ukjent aktivitet

1.1 OTUK Ukjent aktivitet Koden brukes som første OT-statuskode for ungdommer som ikke har søkt, takket nei, ikke har møtt ved skole-/lærestart eller ungdom som slutter i skole/lære. Koden skal stå inntil oppfølgingstjenesten har etablert kontakt med ungdommen. Utsendelse av brev/sms/e-post og lignede uten svar eller tilbakemelding fra ungdommen, regnes ikke som å ha etablert kontakt med ungdommen. For ungdom under 18 år kan i enkelte tilfeller foresattes tilbakemelding om ungdommens situasjon, regnes som å ha etablert kontakt. For eksempel hvis sykdom eller soning vanskeliggjør kontakt med ungdommen.

Hovedgruppe 2 – Under oppfølging og veiledning

1.2 OTOV – Oppfølging og veiledning Ungdom i OTs målgruppe skal få tilbud om å få informasjon om sine rettigheter. Koden brukes der oppfølgingstjenesten har etablert en dialog og gir ungdommen oppfølging og veiledning. Koden skal brukes i alle tilfeller der ungdommen får oppfølging og veiledning av OT uten å være i et konkret tiltak eller i en institusjon. Koden brukes også i de tilfeller tilbud om tiltak er gitt, men der ungdommen velger å ikke ta i mot dette, - eller der tiltaket ikke har fungert. Koden skal også brukes der ungdommen er henvist til samarbeidspartnere som for eksempel NAV, men ikke har fått et tilbud. Det er oppfølgingstjenesten som har oppfølgingsansvaret inntil ungdommen har mottatt tilbud om opplæring eller arbeid. Ungdommen skal ikke ha OTOV-koden om de er i gang med en aktivitet eller et tiltak.

Hovedgruppe 3 – I aktivitet

Ungdom er i aktivitet Kodene i gruppe tre indikerer at ungdommen er i aktivitet, for eksempel opplæring, arbeid eller tiltak. Hvis ungdommen allerede var i aktivitet da OT tok kontakt med ungdommen første gang skal saksbehandler svare «Nei» på spørsmålet om aktiviteten ble formidlet via OT. Ungdommen vil da havne i kategorien «tilmeldt, men ikke i målgruppen». Saksbehandler skal svare «Ja» hvis ungdommen har kommet i aktivitet etter han/hun ble tilmeldt OT.

3.1 OTOA – Opplæring og arbeidspraksis i regi av fylket Ungdom er i opplæring og/eller arbeidstrening i regi av oppfølgingstjenesten/fylkeskommunen. Opplæring kan være egne ordninger der ungdommen tar noen fag (uten bruk av rett), eller får opplæring i grunnleggende ferdigheter gjennom egne fylkeskommunale OT-tilbud. Arbeidstrening kan være ulike former for tiltak med vekt på praktisk arbeid, for eksempel som en forberedelse til arbeidsutplassering eller et opplæringsløp. Fylkeskommunale tiltak kan også være opplæring i sosiale ferdigheter og ulike motivasjonstiltak, for eksempel i samarbeid med kommuner, frivillige organisasjoner, idrettslag eller andre aktører. OTOA-koden skal kun brukes for tiltak utenom ordinær videregående opplæring og planlagte grunnkompetanseløp. OTOA-koden skal kun brukes for tiltak der OT/fylkeskommunen følger opp ungdommen uten at NAV er involvert. I de tilfeller der tiltaket kombineres med arbeidspraksis eller midler gjennom NAV skal man bruke koden OTKO.

3.2 OTAP – Arbeidspraksis eller annet tiltak i regi av NAV Koden skal kun brukes når ungdom er i rene NAV-tiltak uten at fylkeskommunene finansierer eller samarbeider om noen deler av tiltaket. NAVs arbeidsrettede tiltak kan for eksempel være arbeidspraksis i ordinær eller skjermet bedrift, oppfølging, opplæring, lønnstilskudd, avklaringstiltak eller lignende. Både ordinære tiltaksdeltakere og deltakere med nedsatt funksjonsevne skal registreres her. Koden skal også brukes for andre NAV-tiltak, for eksempel der NAV kjøper tiltaksplasser hos eksterne leverandører. Svar Ja på spørsmålet i OTTO hvis tiltaket er formidlet av OT. Svar Nei på spørsmålet i OTTO hvis ungdommen allerede var i et NAV-tiltak da han/hun ble kontaktet av OT.

3.3 OTKO – Kombinasjonstiltak - fylkeskommunen og NAV OTKO skal brukes for alle tilfeller der fylkeskommunen og NAV samarbeider om tiltak som kombinerer opplæringselementer med arbeidspraksis og/eller midler gjennom NAV. Eksempler på kombinasjonstiltak kan være: målretting av arbeidstreningen til et aktuelt programområde fra videregående opplæring kombinasjoner av NAV tiltak og videregående opplæring bruk av kompetanseprofiler fra VOX i kombinasjon med arbeidspraksis

3.4 OTAR– Ungdom er i ordinært arbeid Koden brukes når ungdom er i ordinært arbeid Svar Ja på spørsmålet i OTTO hvis ungdommen har kommet i arbeid etter at han/hun ble tilmeldt OT. Svar Nei på spørsmålet i OTTO hvis ungdommen allerede var i arbeid da han/hun ble kontaktet av OT. Det er ingen nedre grense for hvor mange timer i uka eller måneden en ungdom må jobbe for at ungdommen skal regnes som å være i arbeid. Hvis en ungdom ønsker hjelp til å få mer jobb eller komme i annen aktivitet skal de likevel ikke ha OTAR-koden. Hvis OT følger opp ungdommen med tanke på å komme i (ytterligere) aktivitet, er det OTOV koden som skal brukes.

3.5 OTEV– Elev Koden brukes når ungdom er elev på en videregående skole. Koden brukes både når ungdommen er elev ved en videregående skole i eget eller annet fylke, elev ved en privatskole eller er elev ved en videregående skole i utlandet. Svar Ja på spørsmålet i OTTO hvis ungdommen har startet i videregående skole etter at han/hun ble tilmeldt OT. Svar Nei hvis ungdommen allerede gikk på videregående skole da han/hun ble kontaktet av OT. OTEV skal også brukes for ungdom som ikke har fullført opplæring på videregående skole nivå, men som er i gang med utdanning på et ”høyere nivå”, som for eksempel forkurs til ingeniørhøyskole og teknisk fagskole. Dette kan være enten i eget eller annet fylke.

3.6 OTLL – Lærling/lærekandidat/praksisbrevkandidat Koden brukes når ungdom har fått læreplass, i eget eller annet fylke, eller er i gang med et planlagt grunnkompetanseløp. Svar Ja på spørsmålet i OTTO hvis ungdommen har fått læreplass eller kom i gang med et planlagt grunnkompetanseløp etter at etter at han/hun var tilmeldt OT. Svar Nei hvis ungdommen allerede hadde læreplass eller var i gang med et planlagt grunnkompetanseløp etter at han/hun ble kontaktet av OT.

Hovedgruppe 4 – Avklart

Avklart Hovedgruppe fire består av ungdom som er i oppfølgingstjenestens målgruppe, men som OT av ulike årsaker ikke jobber aktivt med på rapporteringstidspunktet. OT har kontaktet ungdommene og fått avklart at de ikke trenger aktiv oppfølging og veiledning av OT på rapporteringstidspunktet. All ungdom i målgruppen skal få tilbud om veiledning fra oppfølgingstjenesten.

4.1 OTNO – Ungdom har takket nei til oppfølging Ungdom har gitt beskjed til oppfølgingstjenesten om at de ikke ønsker oppfølging eller veiledning. At ungdom ikke besvarer brev, sms, e-post og lignende fra OT, betraktes ikke som ’å takke nei’ til oppfølging. At ungdom takker nei til et konkret tilbud om aktivitet, som tiltaksplass, skoleplass eller lignende, betraktes ikke som «å takke nei» til oppfølging. En ungdom som takker nei til et konkret tiltak, og som fremdeles ønsker oppfølging og veiledning fra OT, skal ha koden OTOV. Ungdommer som takker nei til oppfølging fra OT og oppgir en årsak som det eksisterer en kode for, for eksempel militæret, omsorg for barn eller syk/i institusjon, skal primært plasseres på koden som speiler ungdommens aktivitet fremfor den generelle koden «takket nei til oppfølging». Ungdom som har takket nei til oppfølging skal få tilbud om oppfølging og veiledning fra oppfølgingstjenesten hvert skoleår så lenge de er i målgruppen.

4.2 OTMI – Ungdom er i militæret Ungdom avtjener førstegangstjeneste. Militærtjenesten følger ikke alltid skoleåret. Det er viktig at OT informerer ungdom i militæret om rett til å få hjelp av OT etter endt militærtjeneste.

4.3 OTBA – Har omsorg for barn Koden er ment å skulle dekke alle forhold der ungdom ikke tar videregående opplæring eller ikke er i arbeid, fordi vedkommende har omsorg for barn. I tilfeller hvor ungdommer velger å være hjemme med barn uten å ha sendt søknad til fylkeskommunen om utsettelse eller avbrudd i opplæringen (jf §3.1 i opplæringsloven) skal oppfølgingstjenesten tilby veiledning. Koden skal også brukes i de tilfeller ungdommen utsetter arbeid eller opplæring på grunn av graviditet.

4.4 OTSY – Er syk/ i institusjon Det er forhold ved ungdommen som hindrer vedkommende fra å nyttiggjøre seg opplærings- eller jobbtilbud. Det kan være fysisk eller psykisk sykdom, rusbruk, sosiale og/eller emosjonelle vansker. Det er forhold ved eleven som hindrer vedkommende fra å nyttiggjøre seg opplærings- eller jobbtilbud. Det kan være fysisk eller psykisk sykdom, rusbruk, sosiale og/eller emosjonelle vansker. I tilfeller hvor ungdommer ikke er i opplæring på grunn av sykdom uten å ha sendt søknad til fylkeskommunen om utsettelse eller avbrudd i opplæringen (jf §3.1 i opplæringsloven) skal oppfølgingstjenesten tilby veiledning.

4.5 OTIF – Ikke-formell opplæring Koden er ment å skulle dekke opplæring og kurs som ikke gir formell kompetanse. Eksempler kan være sertifiseringskurs, folkehøgskoler, IT-kurs og kunstskoler. Det kan også være private frisør- og hudpleieskoler som ikke gir formell kompetanse på videregående nivå.

Hovedgruppe 5 – Tilmeldt, men ikke i målgruppen til oppfølgingstjenesten

Tilmeldt, men ikke i målgruppen til oppfølgingstjenesten I en del tilfeller viser det seg at ungdommer som overføres fra Vigo til OTTO, likevel ikke er i OTs målgruppe når OT tar kontakt med ungdommene. Dette er for eksempel ungdommer som er i skole eller arbeid. I følge § Målgruppe, i forskrift til opplæringsloven er ungdommer som er i arbeid eller opplæring ikke i målgruppen til OT. Selv om en ungdom overføres til OTTO, er ikke det avgjørende/definerende for hvorvidt ungdommen faktisk er i OTs målgruppe. Det er ungdommens status/aktivitet når OT tar kontakt, som er avgjørende for om ungdommen er i målgruppen.

5.1 ELGS – Elev i grunnskolen, OT jobber forebyggende Ungdom er elev i grunnskolen, men oppfølgingstjenesten arbeider frafallsforebyggende

5.2 ELVG – Elev/ lærling OT jobber forebyggende Ungdom er elev/ lærling/ lærekandidat, men oppfølgingstjenesten arbeider frafallsforebyggende. Dersom ungdom slutter i videregående opplæring skal OT-statuskoden endres slik at den koden som best beskriver ungdommens aktivitet benyttes.

5.3 OTFA – Flyttet til et annet fylke Ungdom er registrert med annet bostedsfylke hos Folkeregisteret OT-rådgiver bør ta kontakt med inntakskontoret i eget fylke som må gi videre beskjed til det fylket ungdommen har flyttet til.

5.4 OTFU – Flyttet til/oppholder seg i utlandet Ungdom som har meldt utvandring til Folkeregisteret er ikke i oppfølgingstjenestens målgruppe. Koden er også ment å skulle dekke ungdom som oppholder seg i utlandet over lengre tid, uten å ta formell utdanning. Hvis OT aktivt følger opp ungdom som oppholder seg i utlandet skal disse ha koden OTOV eller annen kode som best beskriver ungdommens situasjon, utover at de oppholder seg i utlandet.

5.5 Feil – ungdom er registrert hos oppfølgingstjenesten ved en feil For eksempel har ungdommen feil alder eller har fullført videregående opplæring.

5.6 – 5.8 Er i arbeid, er elev, er lærling/lærekandidat/praksisbrevkandidat For kodene 5.6 til 5.8 se beskrivelse av punkt 3.4 til 3.6.

Dubletter Dublett er en person som er registrert to ganger i samme innsamling, men i forskjellig fylke. Dubletter internt i fylker finnes ikke lenger. Har ikke fjernet dubletter til nå, men det vil vi gjøre i statistikkportalen, foreløpig ikke i Excel-filene i Innsamlingsportalen. En ungdom som er registrert i flere fylker på samme innsamlingsdato er ikke nødvendigvis feil. Men når vi snakker om antall personer i OT blir det galt. Dubletter skaper også problemer når vi skal se på gjengangere, lage indikatorer osv. Det blir et mange til mange forhold.

Via OT

Via OT – vanskelig … Avgjørende for om saksbehandler klikker Ja eller Nei på spørsmålet om tiltaket ble formidlet via OT er ungdommens status på kontakttidspunktet. Eksempel: OT tar i oktober kontakt med en ukjent ungdom og får beskjed om at vedkommende ikke fikk skoleplass i august, men han fikk ordnet seg en plass i september. Saksbehandler klikke da Nei på Via OT. Koden til ungdommen blir OTVE_FEIL. Ungdommen er ikke i OTs målgruppe fordi ungdommen var elev da OT kontaktet ungdommen. Fra veilederen:

Via OT – vanskelig … Ungdom som vi klikker «Nei» på, havner i hovedgruppen: Tilmeldt, men ikke i målgruppen. Dette er ungdom som er tilmeldt OT men som det viser seg, når OT tar kontakt likevel ikke er i målgruppen, fordi de er i skole/lære eller i arbeid jf. § 13-2.Målgruppe, i forskrift til opplæringsloven. Saksbehandler kan lage rapporter på ungdommer som både har Ja og Nei på via OT.

Via OT – vanskelig … Ungdom som var i aktivitet da OT tok kontakt, er ikke i OTs målgruppe om havner i hovedgruppe Tilmeldt, men ikke i målgruppen. Ungdom som ikke var i arbeid eller skole/lære da OT tok kontakt, og som OT har hjulpet i aktivitet havner i hovedgruppe «I aktivitet»

OTKO – Ulike samarbeidsmodeller med NAV Hvert fylke har ulike samarbeidsmodeller med NAV, noe som gjør at det varierer om tiltakene klassifiseres som kombinasjonstiltak eller NAV-tiltak. Andelen i målgruppa som er i et kombinasjonstiltak for juni 2015 varierer fra over 10 prosent, til under 1 prosent. I et fylke gikk andelen i kombinasjonstiltak ned 17 prosentpoeng fra skoleåret til Strukturelle utviklinger spiller også inn her. OTKO skal brukes i alle tilfeller hvor det verken er snakk om rene NAV- eller OT/fylkeskommunale tiltak.

Avklaringsmøter og oppfølgingsplaner Tilbakemelding fra Riksrevisjonen om at de opplevde at det ikke var noen helhetlig forståelse blant fylkene om ansvaret for å utarbeide oppfølgingsplaner og gjennomføre avklaringsmøter Viktig at man har samme forståelse om dette, og at det føres likt hos fylkene. Sluttmelding burde inneholde informasjon om disse tingene Oppfølgingstjenesten burde følge opp med skolen hvis det mangler.

Demonstrasjon av den nye statistikkportalen

Statistikkportalen Lanseres i desember 2015 Skal etter hvert inneholde det totale tilfanget av statistikk som Utdanningsdirektoratet har Oppfølgingstjenesten prioritert inn som en av de første statistikkene, ettersom statistikken her ikke har hatt noen egnet publiseringskanal tidligere