Brukerperspektiv på eForvaltning i kommunene Svein Erik Wilthil, KS eForvaltningskonferansen 2007

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvorfor eForvaltning i kommunene ? IKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen - Står for 40% av produktivitetsveksten i EU -Norge på topp i OECD mht. produktivitet – begrunnes bl.a. med høy teknologibruk -Høy produktivitet like viktig i offentlig som privat sektor IKT viktig for distriktsutbygging og utvikling av lokalsamfunn - IKT-bransjen er 3. største næring i Norge -Kommuner som vil tiltrekke seg næringsbedrifter og skattebetalere må tilrettelegge for elektroniske tjenester

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 IKT muliggjør -bedre samhandling mellom offentlige virksomheter -en ”dør” til off. tjenester, jfr. bl.a. MinSide og NAV IKT stadig viktigere som verktøy for omstilling og frigjøring av ressurser IKT kan skape bedre tjenester – også innenfor ”myke sektorer” (bl.a. økt pasientsikkerhet) Innbyggere og næringsliv forventer elektroniske tjenester fra kommuner og fylkeskommuner (som fra private tjenesteytere)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Stadig flere bruker Internett

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Visjon for den digitale kommunen (eKommune 2009) ”Den digitale kommunen (eKommunen) skal aktivt utnytte moderne IKT til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv!”

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 For å muliggjøre visjonen må kommunene bl.a. :  Prioritere den digitale kommunikasjonskanalen mot innbyggerne (men gi innbyggerne mulighet til å velge)  Ivareta informasjons- og tjenestebehovet for ulike brukergrupper på kommunens hjemmeside/portal (universell utforming)  Sørge for publikums-PC´er på bibliotek og offentlige servicekontor  Ta i bruk standarder og felles løsninger som muliggjør sømløs overføring av data mellom ulike systemer

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Samhandle elektronisk med andre forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter for å skape helhetlige offentlige tjenester  Bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet  Ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling  Gi innbyggerne mulighet til å delta i elektronisk dialog på nettet om viktige samfunnsspørsmål

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva er status i kommune- sektoren ? (kilde SSB 2005) Informasjonsformidling:  88% av kommunene annonserte møter i kommunestyret på internett  86% publiserte referater fra kommunestyret  85% orienterte om kommunens planer  37% formidlet informasjon om servicegarantier

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Tjenester:  80% av kommunene tilbød nedlasting og utskrift av skjemaer  52% av kommunene tilbød bestilling av skriftlig materiale  40% tillot innsending av data til bruk i administrative systemer  14% tillot innsyn i administrative systemer  13% hadde selvbetjente tjenester med elektronisk tilbakemelding  14% hadde innført eFaktura

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Tjenestetrappa 5% 40% 75% 100%

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Systemer :  94% hadde elektroniske journalsystemer  87% hadde elektronisk saks- og dokumenthåndteringssystem  53% av kommunene benyttet systemer for elektronisk saksstyring  96% av kommunene hadde geografiske informasjonssystemer  82% hadde elektronisk dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten  17% av kommunene hadde økonomisystem integrert med system for elektronisk innkjøp  Programvare med åpen kildekode var i bruk i 58% av kommunene (mest vanlig innen skolesektoren)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Infrastruktur og kommunikasjon  65% hadde etablert intranett i 2005  Alle kommuneadministrasjoner var tilknyttet bredbånd  En del skoler hadde fortsatt ISDN-tilkobling eller lav bredbåndskapasitet  En del helse- og omsorgsinstitusjoner var uten bredbånd  Ca. 35 kommuner var tilknyttet det nasjonale helsenettet (nå  Minimal bruk av elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren i kommunene  Ca 40 kommuner hadde åpnet for mottak av byggesøknader via Byggsøk (nå ca. 50 kommuner)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva er gevinstpotensialet ved å satse på IKT?  Under halvparten av effektiviseringspotensialet er realisert i off. sektor (kilde: IT i praksis Rambøll Management)  Undersøkelse fra England viser at mottak av publikumshenvendelser ”face-to-face” koster kr. 175,-, mens henvendelse over Internett koster kr. 3,- !  Tilsvarende tall fra Canada

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Faktiske prosess- og kost/nytte-analyser i norske kommuner viser at elektroniske tjenester kan være svært lønnsomme.  Eksempel Mottak og behandling av søknad om ambulerende skjenkebevilling (timekostnad kr. 200,-): -Kostnad manuell behandling kr. 245,- -Kostnad elektr. behandling kr. 20,- Saksbehandlingstiden redusert fra 14 til 2 dager !

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Kostnadsanalyse Interaktive skjema ambulerende skjenkebevilling: leiepris kr/år Integrasjon sak/arkiv og fagsystem inkl lokal tilpasning, del av pakkeløsning: kr / 3 år = kr/år Utvikle work flow og aut. forsendelsesrutine, del av pakkeløsning: kr / 3 år = kr/år Innføring, konsulent, opplæring: kr / 3 år = kr/år Løpende support og drift: kr/år SUM kostnader per år = kr/år (de tre første årene)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Nettonytte = kr Nyttefaktor = 1,82 (61,8/34,0)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Betydelige kvantitative og kvalitative gevinster kan tas ut i helse- og sosialsektoren: -Erstatte forsendelse av papirjournaler, epikriser, henvisninger, resepter etc. med elektroniske meldinger (i 2002 ble det formidlet 36 mill. meldinger) -Erstatte manuell kommunikasjon (brev, telefon, fax, møter etc.) med elektronisk kommunikasjon (almenlegene bruker 25% av tiden til dette) -Raskere og sikrere dokumentasjon og informasjonsutveksling (mye bruk av papirbaserte journaler)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Store kvalitetsgevinster å hente i utdanningssektoren (jfr. ”eLearning Nordic 2006”) – men krever også betydelige investeringer, kostnader til lærerutdanning og driftsmidler (Kunnskapsløftet, Program for digital kompetanse)  Digitalisering av geodata svært lønnsomt. Muliggjør sammenstilling og presentasjon av informasjon på helt nye måter ( jfr. Norge Digitalt og Geovekst). Viktig for planlegging, saksbehandling og tjenester til næringsliv og innbyggere.

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvilke områder gir størst gevinst ? (kilde MandagMorgen)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Lederes syn på barrierene for å nå målene i eKommune 2009 (kilde MandagMorgen)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvorfor eKommune 2009 ?  Ønske om å sette felles mål for kommunesektoren og bidra til en mer samordnet utvikling  Motivere til økt anvendelse av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving  Planlegge og prioritere KS-tiltak  Bidra til samordning av statlige planer

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltning og tjenesteyting ved bruk av IKT  Sørge for å utarbeide en strategisk IKT-plan knyttet til kommunens overordnede målsettinger og virksomhetsplaner – bruke eKommune 2009 som utgangspunkt ?

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Innsatsområder i eKommune Digitale tjenester (4) 2.Digital forvaltning (7) 3. Infrastruktur og standardisering (5) 4.IKT og lokaldemokratiet (3) 5.Planlegging og styring (5) Til sammen 38 mål forkommunene innenfor 24 områder + 39 tiltak for KS !

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva gjør KS ? KS har som mål å: Ivareta kommunesektorens interesser overfor sentrale myndigheter, leverandører og andre interesseorganisasjoner Bidra til utvikling av standarder og felles kravspesifikasjoner, gjerne i samarbeid med sentrale myndigheter Bidra til motivasjon, kompetanse- utvikling, erfaringsutveksling og nettverksbygging

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Behovet for bistand i IKT-satsingen

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hjelpemidler utviklet av KS  Veiledning og kravspek. for eServicetorg (ferdig 2004 – revideres 2007)  Verktøykasse for strategisk IKT- planlegging (ferdig 2005 – revideres 2007)  Veileder om IKT og ledelse (ferdig 2005 – revideres 2007)  Guide for anskaffelse av infrastruktur i grunnutdanningen (ferdig januar 2006 – revideres 2007)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Veileder for interkommunalt IKT- samarbeid (ferdig februar 2006 – revideres 2007)  NOARK 4 WS - Standard for integrasjon sak/arkiv og fagsystemer (KS/kommuner/NOARK-leverandører/Høykom – ferdig juni 2006)  Metodeverk for prosessanalyse - På beste måte ? (KS/kommuner – ferdig juni 2006)  ELIN-k (Standardisering av elektroniske PLO- meldinger – NSF/KS - ferdig 2007/08)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  KS Skjema XML – standard for interaktive skjema (1. versjon utviklet)  KF skjemaløsning (KS/Kommuneforlaget – 1. versjon ferdig 1. april, 2. versjon nov. 2006)  Tjenester på nett - fra pilot til produksjon (KS/kommuner – ferdig 2007/08). Støttes av Høykom med 7,6 mill.kr.  Standardiseringsråd for eForvaltning i kommunesektoren ( jan. 2007)  Kurs i strategisk IKT-ledelse (2007)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Strategi og handlingsplan for IKT i helse- og sosialtjenesten i kommunene (ferdig okt. 2006)  Strategi og handlingsplan for IKT i grunnutdanningen (2007)  Kravspesifikasjon for sosialsystemer (2007)  KS IKT-forum etablert som sentral arena for samordning og samarbeid på IKT- området (2005) – nå 120 medl.  Konferanser, bl.a. eKommune 2007 (5.-6. juni, Tromsø, m/prisutdeling Beste eKommune)

KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Mer informasjon på