Økonomistyring i Skeid 1.Mars 2011

Allianseidrettslaget er økonomisk ansvarlig for hele klubben Skeid er et allianseidrettslag som er organisert med et hovedstyre med flere definerte underavdelinger Hovedstyret er økonomisk ansvarlig for allianseidrettslaget som betyr at hovedklubben, representert med hovedstyret, er solidarisk ansvarlig for eventuelle underskudd ved de ulike avdelingene. Eventuelle overskudd skapt i de enkelte avdelingene kan tilsvarende disponeres av hovedklubben, eller av avdelingene i samråd med hovedstyret. Det primære målet er imidlertid at avdelingene svarer for egne over og underskudd og dekker opp for dette gjennom den løpende aktiviteten Hovedstyret vil som ansvarlig for økonomien i klubben etablere retningslinjer og budsjettprosedyrer og en regnskapsoppfølging som sikrer en sunn økonomisk drift av hele klubben og de enkelte avdelinger.

Allianseidrettslaget disponerer fellesmidler og er ansvarlig for viderefordeling av disse midlene til avdelingene Allianseidrettslaget Skeid mottar årlig Grasrotmidler fra Norsk Tipping. Disse midlene skal benyttes til strategisk utvikling av klubben med hovedfokus på anlegg – ikke til dekning av kostnader knyttet til ordinær drift Sponsormidler, tilskudd fra Oslo kommune, andre offentlige etater eller private fond eller legater tilfaller hovedstyret Hovedstyret styrer pengestrømmen videre mot relevante avdelinger Midler fra eventuelle bingoavtalen disponeres av hovedstyret

Viktig med lojalitet til inngåtte avtaler samt kommersielle forhold rundt Skeid Det er viktig at avdelingene og lagene er lojal til inngått avtaler fremforhandlet av Skeid ettersom det er en sammenheng mellom bruk / uttak og kommersielle vilkår i avtalen Administrasjonen i Skeid må tilrettelegge for systemer og rutiner som sikrer betaling og en effektiv bestilling og logistikk Arrangementer eller aktiviteter som gjennomføres av avdelingene eies kommersielt av allianseidrettslaget Skeid. Typiske arrangementer som gjennomføres i regi av avdelingene (som mini Skeid for gutter og jenter) vil imidlertid det økonomiske resultatet gå til dem som gjennomfører arrangementet Det enkelte lag kan – på forespørsel – få tillatelse til å utøve kommersielle aktiviteter – etter avtale med avdelingene eller hovedstyret (lag som vil selge vafler på Frank Varner Cup må avklare dette først) Allianseidrettslaget Skeid eier og forvalter varemerke Skeid. Ingen andre enn hovedstyret kan inngå kommersielle avtaler med basis i bruk av varemerke Skeid. Viser til egne spilleregler knyttet til reklame og sponsing

Styring og ledelse av avdelingene Alle avdelingene må ha et styre med en ansvarlig leder Avdelingene bestemmer selv sammensetning og hvilke roller de mener skal fylles utover lederrollen Styrene er ansvarlig for at innholdet i holdningskontrakten forvaltes i henhold til de retningslinjer som til en enhver tid gjelder. (Holdningskontrakten er utarbeidet av G13-19 styret.) Endringer i avdelingsstyrene bør foregå i begynnelsen av hvert år, for å sikre at pågående styre ikke overtar budsjettet fra avtroppende styre. Avholdes innen utgangen av 1ste uke i februar. Hver avdeling bør gjennomføre et «ting» hvor medlemmene får en gjennomgang av fjorårets resultat, budsjett for neste år samt prioriterte saker i de ulike avdelingene. ( Medlem er alle tillitsvalgte foregående og inneværende år, og de som på eget initiativ har tegnet medlemskap i Skeid) Dette «tinget» bør gjennomføres i forkant av Tinget til Skeid

Budsjettmessige retningslinjer Avdelingene får ikke driftstilskudd fra hovedstyret, og må derfor operere med minimum budsjettbalanse eller et driftsoverskudd over ordinær drift Hvilke midler de ulike avdelingene kan forvente å få fra hovedstyret må avklares og inngå som et viktig input i avdelingenes budsjettprosess Fastsettelse av treningsavgifter, ambisjonsnivået på dugnader og andre aktiviteter besluttes av ledelsen / styret i de enkelte avdelingene. Kravet fra hovedstyret er imidlertid at ambisjonsnivået må stå i forhold til de kostnader avdelingene klarer å dekke gjennom egne inntekter. Avdelingene må periodisere sine inntekter og kostnader slik at de til enhver tid kan dekke sine løpende forpliktelser. Dette er viktig ettersom manglende betalingsevne fort skaper utfordringer i andre deler av klubben. Hovedstyret vil tilrettelegge for en standardisert rapportering etter en fastlagt frekvens, hvor avdelingene om nødvendig kan få pålegg om iverksetting av tiltak, for å rette opp i varige økonomiske utfordringer.

Budsjettprosessen Avdelingene utarbeider og har ansvaret for egne budsjetter Avdelingenes budsjetter skal godkjennes av hovedstyre Avdelingsbudsjettene skal være til behandling i hovedstyre innen utgangen av 1ste uke i februar vært år, hvor avdelingene foretar en gjennomgang av viktige budsjettforutsetninger i møte med hovedstyre Målet med denne prosessen er å sikre at budsjettene balanseres, og at det er konsistens i den totale budsjettprosessen i Skeid Alle avdelingsbudsjettene samt budsjettet for hovedstyret skal godkjennes på tinget

Oppfølging av regnskapet Avdelingene har ansvaret for å følge opp eget regnskap mot budsjett Sammen med avdelingene må vi finne en relevant oppfølgingsfrekvens og format Hovedstyret vil gjennomgå disse rapportene og innkalle relevante avdelinger etter behov Etter regnskapsavslutning i 1. halvår foreslår vi at avdelingene tar en grundigere gjennomgang av regnskap mot budsjett med fokus på de 6 første driftsmånedene i året. Til denne gjennomgangen skal avdelingene også utarbeide en prognose ut året. Avdelingene må selv ta initiativ til å informere hovedstyret hvis uforutsette forhold oppstår som kan true balansen i totalbudsjettet.

Midler til strategisk styring Skeid bærer flere kostnader for fellesskapet som klubbhuset, ansatte, samt utvikling, forvaltning og drift av hjemmesiden til Skeid - som ikke faktureres de enkelte avdelingene. Hovedstyret mottar riktignok både medlemsavgifter og diverse tilskudd, men det totale driftsbudsjettet er stramt og gir begrenset spillerom Hovedstyret i allianseidrettslaget Skeid ønsker å utøve strategisk styring av klubben hvor det følger penger med prioriterte tiltak. For å kunne utøve denne typen ledelse trenger klubben stabile inntekter som kan øremerkes til anlegg eller andre strategiske tiltak Basisen i de stabile inntektene vil være sponsormidler som hovedstyret vil jobbe med og dugnadsinnsats utøvet av avdelingene hvor inntektene går til hovedstyret. Alle må bidra, og hovedstyret vil sammen med avdelingene definer hvilke dugnader / aktiviteter som passer best. Disse dugnadene skal komme i tillegg til de planlagte aktivitetene for å oppnå avdelingenes budsjett. Hovedstyret vil tilrettelegge for mest mulig faste aktiviteter slik at avdelingene kan legge dette inn i sine planer