Ledermøte 27. juni 2016

Agenda 1.Godkjenning av referat fra møte nr. 1 2.Mandat og møteplan for ledergruppa - vedtak 3.Økonomi – Regnskapsrapport pr mai, utestående avgifter og inkassosaker. 4.Kursplan for Sagene IF høsten 2016 – vedtak 5.Mandat for sportslig utvalg i Sagene IF – innspill/ diskusjon 6.Kursplan ”Velkommen til Sagene IF” – innspill/ diskusjon 7.Storbyarbeid Rutiner for tildeling av ledig treningstider – Hallen, Løkka, gymsaler 9.Info fra daglig leder

Møteplan Vedtak møte nr. 1: Ledergruppa skal møte en gang pr måned, så raskt som mulig etter det månedlige møte i styrets arbeidsutvalg DL legger da fram forslag til møteplan for hele høsten 2016 på neste møte i ledergruppa. Forslag til møteplan ligger vedlagt.

Mandat Vedtak: Møteplanen for ledergruppa høsten 2016 vedtas.

Mandat Vedtak møte nr. 1: DL skal utarbeide et forslag til mandat til neste LG møte. Forslaget skal ta opp i seg følgende innspill: – Sørge for informasjonsflyt mellom daglig leder og avdelingslederne. – Oppfølging av månedlige regnskapsrapporter på avdelingsnivå. – Oppfølging av innkreving av medlems- og treningsavgifter. – Samkjøre arbeid mot overordne organisasjonsledd i idretten. – Diskusjon av fellesidrettslige saker. Forslag til mandat ligger vedlagt

Mandat Vedtak: Mandat for ledergruppa vedtas.

Økonomi - Regnskapsrapport Vedtak møte nr. 1: Det skal legges fram månedsrapporter på avdelingsnivå på alle LG- møter. Rapportene skal inneholde budsjettet. Regnskapsrapport pr avdeling tom mai ligger vedlagt

Regnskapsrapport Vedtak: Regnskapsrapporten tas til orientering. Avdelingene skal legge fram rapporten for sine avdelinger og på bakgrunn av dette gjøre eventuelle revideringer av budsjettet.

Økonomi – utstående avgifter Vedtak møte nr. 1: LG skal få lister over utestående treningsavgifter på personnivå på alle LG- møter (Alternativ 1). Lister pr. avdeling ligger vedlagt. PS! Skal ikke distribueres!

Utestående avgifter Vedtak: Den enkelte avdeling skal følge opp de medlemmene som ikke har betalt. Daglig leder sender ut purringer en gang pr mnd.

Økonomi – inkassosaker Status inkassosaker: To runder med inkassovarsler pr epost og post Fått inn ca kr. Har ført til en stor rydding i medlemsregisteret Vedtak i AU 21. juni: ”Lisen med inkassosaker skal sendes til avdelingene som gis anledning til å komme med tilbakemelding på hva som skal gjøres med det utestående”

Økonomi – inkassosaker Oversikt over inkassosakene ligger vedlagt. (De som er markert i gult er der vi har fått varselet vi sendte pr. post i retur pga feil adresse)

Inkassosaker Vedtak: Avdelingene får frist til 1. september med å å gjennom sine saker å avgjøre: Hvilke saker kan avdelingen selv purre opp? Hvilke saker skal avskrives som tap? Hvilke saker skal sendes til inkasso?

Kursplan høsten 2016 Innhold: OIK- kurs Kurs i klubbadmin og Truegroups Førstehjelpskurs Velkommen til Sagene IF kurs Web- kurs (etter ønske fra LG) Kursplanen ligger vedlagt! Skal publiseres på nett. Avdelingene må informere sine folk.

Kursplan høsten 2016 Vedtak: Kursplanen for høsten 2016 vedtas. Planen skal publiseres for medlemmene før sommeren. Avdelingene skal informere egne tillitsvalgte om kursplanen.

Mandat for sportslig utvalg Innspill til utkast: AU har vedtatt (21. juni) et utkast til mandat for et sportslig utvalg i Sagene IF. Utkastet ligger vedlagt. Det som er strøket over er det som stod i det opprinnelige utkastet, men som AU tok vekk, og det som har strek under seg har AU lag til. LG bes komme med sine innspill til mandatet.

Mandat sportslig utvalg Vedtak: Mandatet for sportslig utvalg godkjennes for fremlegging for vedtak i styret. Avdelingene skal sende inn sin kandidat til utvalget innen 1. september.

Kursplan ”Velkommen til Sagene IF” Innspill til kursplan: AU har vedtatt (21. juni) at det skal lages et intro- kurs til nye tillitsvalgte i klubben (Velkommen til Sagene IF) De første to kursene kjøres til høsten. Det er utarbeidet et første utkast til kursplan, den ligger vedlagt. LG bes komme med sine innspill til kursplanen.

Kursplan ”Velkommen til Sagene IF” Vedtak: LG hadde følgende innspill: – Kurset må være for alle tillitsvalgte, ikke bare nye. – Ta utgangspunkt i verdivalg/dilemmaer klubben står overfor i hverdagen – Diskusjon er viktigst

Storbyarbeid 2016 Rapport vår 2016: Ligger vedlagt. Aktivitetsplan høst 2016: Utkast ligger vedlagt. – Denne må ferdigstilles på møtet, så vi får trykket opp plakater. – Avdelingene bes komme med de endelige tidene og kontaktpersonene for sine åpne skoler på møtet. Markedsføring: Vi må bli enige om hvordan vi gjør dette. – Samle troppene på et par datoer for å dra rundt å henge opp plakater? – Ranselpost på alle skolene – arbeidsfordeling mellom avdelingene? – Publisere info på nett – må spres videre av dere – Bruke nettverket vårt i bydelen – hvem gjør hva?

Storbyarbeid 2016 Vedtak: Planen for storbyaktiviteten til høsten publiseres på nett og sendes til trykk (plakat) fredag 1. juni, alle avdelinger må ha levert info om sin aktivitet/ åpne skole til DL senest 30. juli. DL sørger for at markedsføringsmateriell ligger klart på møterommet til første uka av august. Avdelingene må stå for distribusjonen i nærmiljøet og på skolene.

Rutiner for tildeling av treningstid Sagene IF disponerer en del tid i Bjølsenhallen og i gymsalene (utenom vanlig tildeling fra kretsen) som må fordeles på våre avdelinger. – Vedlagt ligger en oversikt over tider som er tilgjengelige skoleåret 2016/2017 (Skjema)

Rutiner for tildeling av treningstid Det er utarbeidet et forslag til faste rutiner for tildeling av slike treningstider: – Utkastet ligger vedlagt. – LG bes komme med sine innspill til rutinene.

Rutiner for tildeling av treningstider Vedtak: Avdelingene skal sende inn de tidene de ønsker i de ulike anleggene til DL innen 1. august (bruk skjemaet). Rutinene for tildeling av treningstider godkjennes for framleggelse for vedtak i styret.

Info fra daglig leder 1.Sommeren 2016 (se protokollen AU- møtet) 2.Innsamlingsaksjonen for Voldsløkka (må markedsføres) 3.Rapport storbyarbeidet våren 2016 (ligger vedlagt) 4.Status Voldsløkka landhockey/kunstis (anbudet ligger i Doffin her) 5.Innfasingen av kommunikasjonsplanen (Truegroups, nyhetsbrev) 6.Besøk av anti- doping Norge 30. august (ifm styremøtet) 7.Ny avtale Torshov sport signeres (ligger vedlagt) 8.Sagene IF tennis?