IHR - Studieadministrasjon Prosesser innen studieadministrasjon Oppsummering fra møter i prosjektgruppen og , oppdatert

Studieadministrative prosesser ProsessKommentar Studieprogram/emneforvaltning (inkl tverrfaglige og internasjonalt) Kvalitetssikring av studier Informasjon-rekruttering Opptak Undervisnings- og ressursplanlegging Undervisningsstøtte Benchmarking ift servicenivå Godkjenningssaker Planlegging og gjennomføring av eksamen Regelverk (Lover, forskrifter, serviceavtale) Ulike nivå: EU, Norge, UiO, fakultet, institutt. Mål: forenkling Studentinformasjon/-veiledning (inkl karriereinformasjon og –veiledning) Arbeidsdeling Målgruppen inkluderer stipendiater Administrasjon av PhD Avklare eierskap med FA Alumni- EVU Helhetlig oppfølging av studenter - læringsmiljø Avvikshåndtering

Fra diskusjonen etter ”Lean-kartlegging” Løsningsideer: –Sentralisert eksamensavvikling (eksempel: NTNU, MN [sentralt på fakultet for lavere grad]) –Sentralisert undervisningsplanlegging (eks: NTNU, UiS) –Emner på 15 sp –Større eksamenslokaler (type hall) Tilrettelagt eksamen i større, felles lokaler

ORGANISERING AV GJENNOMGANG AV STUDIEADMINISTRASJON VED UIO

Forslag organisering (1) Styringsgruppe Arbeidsgruppe 1 Arbeidsgruppe 2 Arbeidsgruppe 3 Arbeidsgruppe 4 Arbeidsgruppe 5 prosjektgruppe Direktør- nettverk Styret IHR- sekretariat U.dir. Studieadminsitrasjon Adminsitrasjon

Forslag organisering (2) Styringsgruppe: –Studiedirektør (leder) –Fak.dir SV –Fak. Dir UV –Studiedekan/dekan SV –Studiedekan UV –Studenter? Involvere hvordan og når? Spørre om hvordan de ønsker å involveres Se ift (forventninger til) organisering fra toppnivået Prosjektgruppe –Jenny Nornes (SV) – leder –Anne Marthe Gibbons (STA) –Line Sletten (UV) –Camilla Thorkildsen (SV) –Kristin Fossum Stene (STA) –Karianne Myrholen (UV) Koordinerer kontakt/informasjon med SG kjernegruppe

Aktiviteter og tiltak (1) Direktører avklarer involvering fra dekan/studiedekan Prosjektgruppen lager forslag til mandat, tidsplan og arbeidsplan (hvem gjør hva hvordan) – diskuteres neste SG- møte Møteplan for SG settes opp ift hovedmilepæler i arbeidsplanen SGs kjernegruppe (Bård, Gudleik, Monica) setter av fast møtetid hver/annenhver uke til å følge opp/diskutere problemstillinger Kickoff med prosjektgruppe + evt enkelte ressurspersoner. Få opp hovedstrømmene innenfor studieadministrasjon –Detaljering av prosessene/strømmene tas senere med mer detaljkunnskap til stede

Aktiviteter og tiltak (2) E-postliste er –Intern liste for SG+ prosjektgruppa foreløpig Må diskutere videre hvordan vi involverer og informerer alle studieadministrativt ansatte ved våre enheter. Stikkord: skape trygghet, fokus på tidstyver og flyten mellom arbeidsoppgaver heller enn arbeidsoppgavene i seg selv. Ved gjennomgang av feltet ser vi etter: –Lavthengende frukter som kan høstes uten mer omfattende prosesskartlegging eller omarbeiding av rutiner –Områder med mye frustrasjon der det er mye å vinne på å forenkle/forbedre prosesser