Direktørnettverkmøte, 11. mai 2011 AURA - Gjennomgang av prosjektet og kort visning av funksjonalitet.

Presentasjon om: "Direktørnettverkmøte, 11. mai 2011 AURA - Gjennomgang av prosjektet og kort visning av funksjonalitet."— Utskrift av presentasjonen:

1 Direktørnettverkmøte, 11. mai 2011 AURA - Gjennomgang av prosjektet og kort visning av funksjonalitet

2 Hva er hensikten med presentasjonen? Kort gjennomgang av prosjektorganisering Kort gjennomgang av historikken Gi et lite innblikk i funksjonalitet og grensesnitt

3 A = administrasjons- og U = undervisningspliktregnskap R = ressursstyring(-sverktøy) A = avtaler om frikjøp/undervisning inn til/ut fra enheten

4 Deltakere fra UV, JUS, SV Styringsgruppe Gudleik Grimstad(SV, leder), Bård Kjos (UV), Tor Inge Rosvoll(JUS) Prosjektgruppe Jenny Nornes (SV, prosjektleder) – personal, ledelse, grensesnittsproblematikk Gulbrand Rosenberg (UV, utvikler) – IT Synne Dokka (UV) – Økonomi Odd Erik Pedersen (JUS) – IT, grensesnittproblematikk Anne Britt Strandset (JUS) – Studier Ida Weseth Bjøru (SV) – Studier Fått innspill og hjelp fra ansatte innenfor: Lokal IT, USIT, lønn, regnskap, studie- og eks.konsulenter, instituttledere, kontorsjefer, personal, internrevisjonen etc Hovedgruppe: Timeregnskapsansvarlige

5 Horisont 1,5-2 år fra initierende idé til ferdig implementering Kostnad: Utvikling ca 3 månedsverk Prosjektgruppedeltakeres tid (løse problemstillinger der og da) Prosjektleder (tilleggsoppgave) Noen boller, en middag, kaffe Suksesskriterie: Engasjert og meget kunnskapsrik prosjektgruppe, velvilje i organisasjonen, behovet anerkjent Prototype: Kan oppgaven løses av andre systemer?

6 SRP(UV, SV) EXCEL Resurssimulering Timeregnskap Oversikt Manglet oversikt over t/h- lærere SUPR (JUS) ACCESS Utbetaling av variabel lønn Timeregnskap for studier ikke eksamen Manglet simuleringsmuligheter Manglet modul for eksamen

7 Hva vil vi oppnå med AURA? Ledelsesverktøy Oversikt over timeregnskap Minsket risiko Bedret registreringsflyt Forenkling av betalingsrutiner Oversikt over den totale ressurssituasjonen

8 Den største nøtten - bilagslønn Mange myter om regler og krav Variert praksis og kompetanse knyttet til kontrakter og bilag Mange registreringspunkt (samme informasjon), skjemaer, godkjenninger, skyggeregnskaper, kontroller, kopiering Stockholmssyndromet

9 Tilgangskontroll Åpne standarder: HTML (med PHP og CSS), PDF og XML Kun tilgjengelig fra UiO sitt nettverk Weblogin til autentisering (krever brukerkonto ved UiO) Egen brukerdatabase til å kontrollere tilgangen Tre tilgangsnivåer: Brukere, Superbrukere, Administrator

10 Dataflyt - Felles data i Aura Stedkoder Stillingskoder Lønnstabeller Plikter Nasjonaliteter Personer Bedrifter All annen data registreres med stedkode og er dermed unik for hver enhet

11 Noen kommentarer Skiller på A- og C-lønnstabell Overtid registreres, men holdes utenfor bilag og løses manuelt Når en person har to ansettelser må man manuelt velge lønnstrinn Arbeidsplikt for stipendiater kan enten legges inn for hele ansettelsesperioden eller per semester Generere massebilag - Utført, godkjent, kontrollert for at det ikke allerede er utbetalt Rutinebeskrivelser lages lokalt Brukerdokumentasjon og opplæring under arbeid Rapporter - Genereres i xml men åpnes i excel

12 Hva vi kan få ut rapporter på Ansatte (Interne, interneksterne, eksterne) Fagområder Timeregnskap Stedkoder Program Kontrakter Emne Aktiviteter Fradrag Vi lager standardoppsett på rapporter en bit ut i implementeringsfasen da vi har mer kjennskap til hvilke behov vi har

13 Hvor vi er nå Superbrukertest 20. mai USIT sikkerhetstester Møte med USIT om bidrag til drift, utvikling og integrasjon Håper på godkjenning av domenet aura.uio.no Implementering høsten 2011

14 En kort visning av funksjonalitet Vi viser deler Det vil (for de som måtte ønske det) bli gitt anledning ved et senere tidspunkt å: Stille detaljerte spørsmål Få hele basen presentert