Østfold Bygdekvinnelag Styrekurs 2015 Valgkomite ______________________________________________________________________________________

Valgkomite – arbeid den viktigste jobben som gjøres? Hva skal vi snakke om i kveld? Tidsskjema og framdrift Gjøre de riktige valgene til beste for organisasjonen Diskutere eksempler på gode og dårlige arbeidsmetoder Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Tidsskjema og fremdrift Viktig å starte arbeidet tidlig. Ha det første møtet 2 måneder før selve årsmøtet skal avholdes. Innhent opplysninger fra det sittende styret; kjemien i styret intern arbeidsfordeling hvem er på valg, hvem sitter igjen? antall styremøter og/evt andre møter økonomi (godtgjørelse for de ulike verv) Når dere vet disse tingene, er det lettere å starte selve jobben – nemlig å skaffe nye folk til styret. Beregne hvertfall 2 møter i valgkomiteen, kanskje også 3 hvis arbeidet med ”rekrutteringen” går tregt. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Praktisk – hva skal gjøres? Leder av valgkomiteen kaller inn til første møte. Ideelt sett i slutten av august måned. På første møte lager man en tidsplan for arbeidet, går igjennom hvem som er på valg, fordeler seg imellom hvem som ringer til hvem i det sittende styret, for å finne ut hvordan arbeidet i det sittende styret har fungert. (kjemi, antall møter, hvilke aktiviteter osv) Neste skritt er å diskutere innad i valgkomiteen de signaler som har kommet inn, for i neste omgang å kontakte de som er på valg med henblikk på gjenvalg. Når dette er gjort, ta en runde rundt bordet for å komme frem til nye kandidater. Når man spør aktuelle kandidater er det viktig ikke å juge om omfang og tidsbruk i vervet, men være ærlige på hvor mange møter og aktiviteter organisasjonen har i gjennomsnitt. Med utgangspunkt i de som har takket ja, komponerer dere et forslag til nytt styre som legges ved i sakspapirene til årsmøteinnkallingen. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 Eksempel på tidsplan: Leder i valgkomiteen har klart før første møte: Hvem som er på valg dato for årsmøtet oppdatert medlemsliste Dato for første møte i valgkomiteen: 15.08.13 Dato for andre møte i valgkomiteen: 25.08.13 Dato for tredje møte i valgkomiteen: 02.09.13 Innstilling klar til utsendelse: 14.09.13 Årsmøtedato: 25.10.13 Viktig at valgkomiteens innstilling foreligger skriftlig i god tid før årsmøte Papirene sendes ut, dette i seg selv bidrar til at flere medlemmer møter opp på årsmøtet, man unngår at medlemmene ”frykter” å få verv ved å møte opp på årsmøtet. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 De riktige valgene? Vurdere /og eller undersøke nøye følgende punkter: Har kandidaten tid til overs for å gjøre en innsats for organisasjonen? Ønsker kandidaten å bidra til beste for fellesskapet i en tidfestet periode? Har vedkommende de ønskede kvalifikasjoner som behøves i et nytt styre? Tenke litt nytt i forhold hvem som forespørres. Mange med andre tilnærminger har andre kunnskaper som kanskje kan være med å komplettere et styre bestående av stort sett ”tradisjonelle” bygdekvinner. Prøve å sette sammen et styre bestående av ulike mennesketyper. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Hensyn ved valg av kandidater Relevant kompetanse Alder Bosted (ikke alle fra samme byggefelt) Interesseområder Personlige egenskaper Sikre kontinuitet og fornyelse TID! Helheten: kombinasjonen av disse personene Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Den vanskeligste jobben Hvordan jobbe for å få kandidaten til å si ja? Her har vi tatt for oss noen ”problemstillinger” som det lønner seg å ta med i betraktningen… Tenke langsiktig, begynne med å bygge opp interessen i god tid før man faktisk spør konkret om vedkommende kunne tenke seg å ta et verv. Bruke personlig oppmøte eller telefon når man spør? Hvem av valgkomiteens medlemmer ”lønner det seg” at spør kandidaten? Diskuter innad i komiteen hvem som faktisk har størst sjanse for å få et ja. Kynisk kanskje, men det kan ha noe for seg i enkelte sammenhenger. Husk at alle opplysninger og diskusjoner som foregår i valgkomiteen er konfidensielle og må behandles deretter. Viktig at alle foreslåtte kandidater til verv, blir kontaktet på forhånd og disse må ha takket ja for å kunne velges inn i nytt styre. Husk at de tillitsvalgte dere finner lokalt, fort kan ende opp som tillitsvalgte høyere opp i egen organisasjon om noen år. Viktig med rekruttering! Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Gode eksempler til etterfølgelse! Start planleggingen tidlig. Dere som har stilt opp her i kveld er godt i gang! Still forberedt på møtet. Medlemsliste, årsmøtedato, research-arbeid i forkant… Ha et åpent sinn i forhold til nytenkning, få med folk som er interesserte/interessante. Folk kan være kreative organisasjonsmennesker selv om de ikke bor på gård! Legg igjen den negative tankegangen hjemme, sett på dere ”vær positiv”-hatten når dere skal snakke med aktuelle kandidater! Gi kandidaten følelsen av å utgjøre en forskjell i nettopp dette styret, og at de med sine kompetanse og erfaring vil være et positivt bidrag i lokallagsstyret. Unngå for all del: Nå har jeg ringt rundt til nesten alle medlemmene våre, du er mitt siste håp! Vær så snill å si ja, så blir jeg ferdig med denne jobben! Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 Dårlige Eksempler ? Petra, Kari og Hanne, tre medlemmer i den lokale valgnemnda rundt et kjøkkenbord en sen høstkveld, to dager før årsmøtet avholdes i Kneika Bygdekvinnelag: (og de er heldige, for denne gangen møtte faktisk alle tre medlemmene opp på møtet) Dette er ikke lett, damer. Hva trur dere om den nye dama til Jensen bortpå Norigar’n, tror dere hu kunne egne seg? Spør Kari. Neei, hu har det nok travelt, men tre små unger, så hu er det ikke noe vits i å spørre. Svarer Petra... Ja, og den første kona hans var jo medlem hos oss, så hu nye vil kanskje ikke følge i hennes fotspor. Oppsummerer Hanne. Kanskje hu skal få lov til å bestemme det selv? Undrer Kari. Scener fra et lokalt valgnemnds møte: Når valgkomiteen i Kneika Bygdekvinnelag med et nødskrik klarte å legge fram forslag til nytt styre på det lokale årsmøtet i oktober. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Valgkomiteens rolle under årsmøtet! Valgkomiteen er lokallagets viktigste komité! Avklar med styrets leder i forkant om hvordan arbeidsfordelingen skal være under valget på årsmøtet. Da unngår dere ubehagelige overraskelser underveis – samt at dere stiller best mulig forberedt til å gjøre jobben. Det er som regel valgkomiteens leder sitt ansvar å presentere/legge frem innstillingen på årsmøtet. Hvis det av en eller annen grunn er enklere at valgt ordstyrer utfører jobben, er det sikkert greit. Men husk – avklar på forhånd hvordan fordelingen skal være! Vær forberedt på skriftlig valg – ha med kladdeark og kulepenner, og forbered valgkomiteens medlemmer på å være tellekorps! Alltid skriftlig valg av styremedlemmer og 1. vara Godt valg  Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

! Lykke til med arbeidet i lokale valgnemnder – husk at dere er det viktigste leddet i organisasjonen – uten deres innsats ingen levende Bygdesamfunn! Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Mulige problemstillinger som valgnemnda kan bli stilt overfor? Ingen av de som valgnemnda mener er egnet til å ta på seg tillitsverv ønsker å stille, eller enda verre – ingen i det hele tatt vil ta på seg verv! Valgnemnda har fått positivt svar fra aktuell lederkandidat, men vedkommende stiller ”krav” til hvem andre som skal sitte i styret… Og kanskje også ”krav” til hvem som ikke bør være med i styret… Hvordan vil dere takle situasjonene ovenfor? Hvorfor stilles disse ”kravene” og skal vi imøtegå dem på noe som helst måte? (bruk tre minutter sammen og diskuter dere frem til løsninger i felleskap). Det finnes en organisasjonshåndbok til bruk for lokale tillitsvalgte i Bygdekvinnelaget. Bruk denne for å få råd/tips til hvordan arbeidet i lokallaget bør foregå. Honorar/godgjøring er også et område som ligger naturlig inn under valgnemndas arbeidsfelt. Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888

Morstongveien 25 1850 Mysen sentralbord 69898150 mobil 947 98 834 e-post: ostfold.nbk@bygdekvinnelaget.no kontonr. 1020 25 17345 Org.nr. 984 753 888