Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 1 Vedtekter Møtegjennomføring Styret og styrearbeid Kulturmidler - søknad Bruk av bevilgede midler Diverse Studenthuset Stødden, Skåregt. 125, Haugesund Kontaktmøte, rådgiving og opplæring: Studentforeninger med støtte fra Studentsamskipnaden Stord/Haugesund

Nils Olai Heimark2 Vedtekter –Formål –Sammensetning –Valg –Oppgaver –Økonomi/regnskap –Vedtektsendringer

Nils Olai Heimark3 Praktisk møtegjennomføring 1 4 Innkalling: –Skriftlig, hvem, hva, hvor, når (dato, kl. fra-til), mv. –Sendes pr. e-post, nummererte saker, –Referat fra sist møte, post inn/ut, orienteringer; gjerne fra komitéer, drøftingssaker / beslutningssaker 4 Eventuelt –Informasjon eller spørsmål –Forslag/tiltak som bør utredes NB: helst ikke vedtak! 4 Referat: sendes pr. e-post, kopi til

Nils Olai Heimark4 4 Sakspapir - informativt men kort: –Bakgrunn for saken, innledning, problemstilling, vurdering, forslag til vedtak 4 Leder er møteleder, sekretær skriver referat –Arkivere sakspapir, e-post, brev- inn/ut, referater, oppslag m.v. –Elektronisk / papir Praktisk møtegjennomføring 2

Nils Olai Heimark5 Styret - kollektivt ansvar 4 Lede organisasjonens virksomhet iht. vedtektene 4 Følge opp vedtak fra generalforsamling og medlemsmøter 4 Behandle/vedta årsmelding og regnskap, 4 Behandle/vedta handlingsplan og budsjett, 4 Etterse sunn økonomi, protokoll, arkiv, 4 Alle styremedlemmer er ansvarlige for vedtak som fattes og for arbeid som må gjøres, 4 Argumentere før et vedtak, følge lojalt opp vedtak 4 Varamedlemmer som innkalles, møter som medlem

Nils Olai Heimark6 Styrets sammensetning 1 4 Leder: –daglig ansvar, flink til å inspirere og delegere, –uttaler seg på vegne av styret/organisasjonen, –innkaller til møte, setter opp forslag til saksliste, –motta og fordele post, –forberede/fordele saker, –følge opp vedtak enten selv eller ved delegering, –“ansvarlig” for organisasjonens økonomi, –anvise/attestere inn- og utbetalinger, –lære opp ny leder, (IK: verv-innstruks) –skrive attest til styremedlemmer

Nils Olai Heimark7 Styrets sammensetning 2 4 Leder bør være: –”sulten” på utfordringer og oppgaver, –oppdatert; ”pumpe” tidligere leder for informasjon, hva er hvor, info-kanaler, hvem kontaktes osv, –inspirerende, kreativ, spørrende og søkende, –oppdatert; i situasjonen og saken, ha helhetsoversikt, se konsekvenser, –god til å innhente/gi info. fra/til styret/medlemmene, –en god ”lytter”, en å stole på, –en autoritet, men ikke autoritær!, –ryddig, pålitelig, tydelig og konsekvent, –raus med ros, men også krevende, være seg selv!

Nils Olai Heimark8 Styrets sammensetning 3 4 Nestleder: –rykker opp som leder ved forfall, –samarbeide nært med og avlaste leder, –ha stor oversikt og kunnskap om arbeidet –egne definerte oppgaver, –“leder-skole” og ikke “pensjonist” –lære opp ny nestleder, (IK: verv-innstruks).

Nils Olai Heimark9 Styrets sammensetning 4 4 Sekretær: –føre referat, –ta vare på og vedlikeholde arkivet papir/elektronisk, –lære opp ny sekretær, (IK: verv-innstruks) 4 Sekretær i samarbeid med leder: –i nnkalle til møter, forberede saker, –svare på brev/henvendelser, følge opp vedtak, –rapporter, årsmelding, handlingsplan. 4 Web-ansvarlig: –vedlikehold og utvikling av hjemmeside HSH, –journalist og fotograf –lære opp ny web-ansvarlig, (IK: verv-innstruks).

Nils Olai Heimark10 Styrets sammensetning 5 4 Økonomiansvarlig: –betale/sende regninger, kontroll, –føre regnskap, ryddighet og god oversikt, –utarbeide forslag til budsjett sammen med leder –lære opp ny økonomiansvarlig, (IK: verv-innstruks) 4 Materialforvalter: –utarbeide/oppdatere utstyrsoversikten, –etterse/vedlikeholde utstyret, –innhente pristilbud på utstyr, –kjøpe inn i samråd med leder/kasserer –lære opp ny materialforvalter, (IK: verv-innstruks).

Nils Olai Heimark11 Styrets sammensetning 6 4 Arrangements- /PR-ansvarlig: –ta kontakt med aktuelt sted, anlegg m.v. –utarbeide info. om tiltak/arrangement, HSH arrangementskalender, foreningens HSH hjemmeside i samarbeid med web-ansvarlig, –kontakte presse, informasjonssjef v/ HSH Svein Ove Eikenes, –lage plakater, løpesedler, oppslag, stands i vrimlearealet m/”roll-up”, –skaffe sponsorer og støtte, –lære opp ny arrangementansvarlig-/PR- ansvarlig, (IK: verv-innstruks).

Styrets sammensetning 7 4 Husansvarlig: –føre tilsyn med huset og området rundt, holde kontakt med HSH: Harald Kvinge (økonomisjef m/driftsansvar), –etterse/vedlikeholde huset, organisere dugnader, –lære opp ny husansvarlig, (IK: verv-innstruks). Nils Olai Heimark12

Reglement for tildeling av kulturmidler, 1 4 Studentsamskipnaden Stord/Haugesund (SSH) avsetter hvert år økonomiske midler som skal gå til studentaktiviteter ved høgskolene på Stord og i Haugesund. SSH gir økonomisk støtte til studentaktiviteter som har som formål å bedre studentmiljøet og som fremmer studentenes sosiale, intellektuelle og personlige utvikling. 4 For 2011 er det satt av til sammen ca kr og hovedsøknadsfrist er 1. februar / gjennom året. 4 Vi går inn for gode og aktive studentmiljø på Stord og i Haugesund. Gode studentaktiviteter bidrar til økt kontakt studentene i mellom, økt trivsel og kan være en stimulans til at studiene blir gjennomført på en god og effektiv måte. Det er felles retningslinjer for studentaktiviteter på Stord og i Haugesund. Nils Olai Heimark13

Reglement for tildeling av kulturmidler, 2 4 Alle lag og organisasjoner, som tilbyr studentaktiviteter og har minst 10 studenter som medlemmer kan søke. I tillegg kan studentaviser med redaktør og redaksjon søke om støtte. 4 Høgskolenes studentorgan (Studentparlament/studentråd) gis ikke tilskudd til utstyr og den daglige drift. Faglige organisasjoner søker Studentparlamentet/studentråd om støtte.  Undergrupper, f.eks. fotballgruppa i et idrettslag, søker om tilskudd gjennom hovedorganisasjonen. Nils Olai Heimark14

Reglement for tildeling av kulturmidler, 3 4 Drift, herunder utstyr og konferanser: Løpende utgifter som f.eks. telefon, porto, kontorrekvisita, kopiering/ trykking og kontingenter. Nødvendig utstyr for aktiviteten, drakter, baller, noter m.v. Det gis normalt ikke støtte til veggfast utstyr og møbler. Dette bør være høgskolenes ansvar.  Utgifter til faste årlige møter, konferanser eller turneringer tas med. Nils Olai Heimark15

Reglement for tildeling av kulturmidler, 4 4 Enkeltarrangement: Det gis støtte til et ”bli kjent” arrangement i 1. semester og til et sosialt fellestiltak under studieturer. Det gis ikke støtte til festpregede arrangementer. Kulturutvalget har gitt sekretær fullmakt til å bevilge støtte på normalt inntil kr. 25,- pr. deltaker ved ”bli kjent”-arrangement og støtte på normalt inntil kr. 50,- pr. deltaker til sosialt fellestiltak under studieturer over flere dager 4 Studietur/praksis til ”fjerne himmelstrøk”: Studenter som reiser til utlandet og som gjennomfører studietur eller praksis kan søke om støtte til å lage en presentasjonsfilm eller PPP-presentasjon/digital presentasjon av stedet, studieturen og/eller praksisopplegget. Støtten utbetales etter at ”produktet” er vist for studentene på studiestedet etter hjemkomsten. Nils Olai Heimark16

Reglement for tildeling av kulturmidler, 5 4 BRUK AV BEVILGEDE MIDLER: Økonomisk støtte til studentaktiviteter kan ikke brukes som gaver. Unntak er blomster/gaver inntil kr. 200,-. 4 Organisasjoner som mottar tilskudd fra SSH må opplyse om dette i regnskap og årsmeldinger, på nettside, oppslag og medlems-, styre-/årsmøter. 4 Utstyr innkjøpt av tilskuddsmidler kan ikke omsettes eller gis bort uten at skriftlig godkjenning er gitt fra SSH. 4 Dersom organisasjon legges ned eller ikke lenger tilbyr aktiviteter, skal utstyr og revidert regnskap for sist driftsperiode og gjenstående midler, overføres SSH. Nils Olai Heimark17

Reglement for tildeling av kulturmidler, 6 4 Ved behandling av den enkelte søknad, blir det lagt vekt på gode og informative søknader. Det tas hensyn til god og ansvarlig drift, antall medlemmer, medlemskontingent og egeninntekt, aktivitetsnivå/møtefrekvens, m.v. 4 Det blir lagt vekt på aktivitetens kvalitet og at studentforeningen har en informativ og oppdatert HSH studentforeningshjemmeside. Viktig å jevnlig bruke ”Aktivitetskalenderen” for å informere om arrangement, treningstider, konserter m.v. til dagens og kommende HSH studenter. Nils Olai Heimark18

Reglement for tildeling av kulturmidler, 7 4 Søkere må presentere et nøkternt og realistisk budsjett når det gjelder utgifter og inntekter. Søkere får ikke lavere tildeling pga. tidligere driftsmidler ikke er opp brukt. 4 Dersom det er gitt støtte til aktiviteter som enten ikke blir gjennomført eller som bare delvis blir gjennomført, kan støtten reduseres ved senere tildeling. 4 Det kan søkes om omprioritering av bevilgede midler. 4 Dersom en søker om støtte til langsiktige prosjekter/ investeringer over flere år, må dette framgå av søknaden. Nils Olai Heimark19

Reglement for tildeling av kulturmidler, 8 4 Utbetaling og kontroll: Det er SSH som sender vedtaket til søker sammen med skjemaet ”Krav om utbetaling av bevilgede midler”. Dette returneres og støtten utbetales fra SSH. 4 Tilskudd over kr ,- deles og halvparten utbetales om våren og resten om høsten. SSH fører tilsyn med bruken av tilskuddet og kan kontrollere reviderte regnskap og bilag evt. med hjelp av egen revisor. 4 Det er en forutsetning at studentlag som mottar støtte deltar på SSHs kurstilbud i styre-, budsjett- og regnskapsarbeid. Fravær kan medføre at stønads- beløpet til aktuell organisasjon i framtiden blir redusert. Nils Olai Heimark20

Bruk av bevilgede midler fra SSH, 1  Kunnskapsdepartementet har gitt oss føringer på økonomiske tilskudd, både i brev og i den nye samskipnadsloven. I forbindelse med kontaktmøtet vil vi presisere følgende krav for bruk av midler gitt av SSH: Nils Olai Heimark21

Bruk av bevilgede midler fra SSH, 2 4 Studentforeninger søker SSH v/ Kulturutvalget om støtte hvert år (01.02.)med grunnlag i handlingsplan og budsjett. Pengestøtte som studentforeninger har fått fra SSH kan kun brukes til det som det er søkt om, og ikke til andre arrangement eller tiltak. Hvis studentforeningen ønsker å omprioritere midlene til andre tiltak/arrangement, skal det sendes skriftlig søknad (e-post) til SSH 4 Studentforeninger kan ikke bruke midler de har fått av SSH til å subsidiere arrangement/ servering/ konsertbilletter el. til andre enn studenter (jfr ny lov om studentsamskipnader). Nils Olai Heimark22

Bruk av bevilgede midler fra SSH, 3 4 Studentforeninger har ikke anledning til å gi bort penger de har mottatt av SSH, eller gi støtte til andre arrangører/organisasjoner, selv om det kan være gode formål for studentene. 4 2-pris system: Dersom andre enn studenter deltar, skal disse betale ”markedspris”. 4 Studentforeninger må ha ajourført regnskap og skal holde SSH orientert om økonomisk status. 4 Studentforeninger skal bruke HSHs Arrangements- kalender og ha ajorførte HSH-web-sider for å få utbetalt støtte. Nils Olai Heimark23

Bruk av bevilgede midler fra SSH, 4 4 I tillegg til disse kravene, og som generell huskeregel, vil vi legge til at: Hvis dere er i tvil, så spør oss! 4 Vi ønsker å hjelpe og støtte dere, men det forutsetter at dere tar kontakt hvis dere er i tvil om hva som er innenfor retningslinjene. Vi stiller selvsagt også opp for å informere på forespørsel. 4 tlf tlf og Nils Olai Heimark24

Årshjul, viktige datoer, aktiviteter m.v. 4 Vår 4 Skrive søknad om økonomisk støtte SSH, handlingsplan, budsjett, utstyrsoversikt m.v. 4 Web-møte 4 1. februar søknadsfrist 4 Utdanningsmesse HSH feb. LMK i Rosendal 4 Utbetaling 50% støtte mai: Kapproing, folketog 4 Planlegge og søke støtte til semesterstarttiltak 4 Åpen skole; besøk av søkere 4 Skrive ½ årsrapport 4 Høst 4 Krav om utbetaling 50% 4 Info-stand semesterstart 4 Arrangement for nye studenter 4 Studentkonferansen SSH 4 Kontaktmøte SSH 4 Web-møte 4 Skrive årsmelding og revidere regnskap Nils Olai Heimark25

Nyttig info, spørsmål? og lykke til! 4 Semesterstart, info, aktiviteter og tiltak 4 Posthyller i HSHs Ekspedisjon 4 ”Arkiv-utstyrsskap” i u-etg. 4 Filmkamera for utlån 4 Stand: Roll-up, SSH 3.etg. sør/øst, bord 2.etg. v/bro 4 ”Prisen”, 3. finalister, inntil kr til vinneren: Jury: Leder SP, leder SSH, leder KU, rektor og dir. SSH Nils Olai Heimark Læringsmiljøkonsulent 26