Reidar Conradi, landsbyhøvding Introduksjon til TDT4825 Eksperter i Team (EiT), vår 2004 Landsby 16 -- Studie av brukbarhet av datasystemer Intro-møte, 7. jan. 2004 (rev. 8.1.04) Reidar Conradi, landsbyhøvding Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet www.idi.ntnu.no/~conradi , conradi@idi.ntnu.no, www.idi.ntnu.no/grupper/su/courses/eit2004/ Tel 73.593444, 918.97029, Fax 73.594466

EiT Læringsmål Gjennom et tverrfaglig samarbeid skal studentene utvikle: Innsikt i egen atferd og hvordan den påvirker teamet Innsikt i hvordan de selv lar seg påvirke av teamet Evne til å anvende dette til å løse tverrfaglige problemstillinger

Agenda, oppstartsdag 7. jan. 2004 0815-1000: Felles intro-foredrag om gruppedynamikk ved Stein Tore Nybrodahl fra Telenor, R1 1015-1100: Landsbyen samles, oppstart v/ Reidar Conradi o.a., R54 1115-1330: Gruppearbeid inkl. lunsj, R54 Noe å diskutere (ikke fullstendig liste!): Planlegge personlig, gruppe og landsbyarbeid Start på lærings/prosessmål, gruppekontrakt Hvilke personlige egenskaper er viktig i ulike roller/arbeid. Hvilken bedrift ønsker gruppen primært å jobbe med? Hovedutfordringer? Osv. osv. 1330-1415: Plenumsoppsummering med bl.a. gruppenes omforente valg av bedrift, R54 1415-1500: Videre gruppearbeid, R54

Agenda, 2. landsbydag 14. jan. 2004 0815-0900: Gruppearbeid, forberede plenum, R54 0900-0930: Plenumsoppsummering, R54 0930-1030: Bedriftene presenterer seg (10 min. per bedrift), R54 1030-1300: Gruppene møter ”sin bedrift”, inkl. lunsj, R54 1315-1400: Plenumsoppsummering, R54 1415-1500: Videre gruppearbeid, R54 Ta tak i bedriftens behov og ønsker Planlegg videre arbeid

Agenda, 3. landsbydag 21. jan 2004 og påfølgende dager 0815-0900: Gruppearbeid, forberede plenum, R54 0900-1000: Plenumsoppsummering, R54 Spesielt for 21.1, presentere gruppens: Prosjektplan Læringsmål Prosessmål Gruppekontrakt 1000-1400: Videre gruppearbeid inkl. lunsj

Målene med EiT-faget Kunnskaper Gruppeprosess Tverrfaglig Ferdigheter NTNU, Institutt for telematikk, Leif Arne Rønningen Målene med EiT-faget Kunnskaper Gruppeprosess Tverrfaglig samarbeid Ferdigheter Holdninger

Fag, mål, oppgave, landsby Tverrfaglig prosjekt: 7,5 Sp for alle teknologi- og andre studenter i 4.klasse. Gruppearbeid om realistisk problemstilling. Tre mål: Faglig, prosess (prosjekt), egen læring. Eks. Prosessmål: kunnskap, ferdigheter, holdninger. Problemorientert læring i grupper: frihet under ansvar, takle faglige/gruppe-utfordringer under tids / ressurspress. Oppgave: Studie av brukbarhet av datasystemer: Utfordringer og studie av bruk, med felles faglig rapport. Oppdragsgiver: NTNU + 5 eksterne bedrifter Organisert i en “landsby”, med samarbeidende grupper rundt en landsbyhøvding og eksterne problemeiere.

Veiledere og oppgavestruktur Tilretteleggere (“facilitators”): prof. Reidar Conradi, IDI Vit.ass. Finn Olav Bjørnson, IDI stud.ass. Igor Dunderovic Super-und.ass. Mary-Ann Tjennsvoll Vil mest svare på prosess-spørsmål (“legge til rette”), men også litt faglig -- en utfordring for alle parter! Problemeiere: Statoil DnV Software NTNU’s IME-fakultet Per Knudsen Arkitektkontor Notar Eiendom

Gruppeinndeling (1) Gruppe 1: Mikalsen Lin-Charlotte lincharl@stud.ntnu.no Medievitenskap Nastad Turid nastad@stud.ntnu.no Teknisk kybernetikk Lereng Stian Frydenlund lereng@stud.ntnu.no Datateknikk Hartmann Vegard vegarhar@stud.ntnu.no Informatikk Bech Rudi bech@stud.ntnu.no Komm.tek. Ueland Harald ueland@stud.ntnu.no Datateknikk Gruppe 2: Olsborg Guro Bråten olsborg@stud.ntnu.no tv.fag. Kulturstudier Fuglesang Marie Synnøve fuglesan@stud.ntnu.no Komm.tek. Braathen Anders Magnus anderbra@stud.ntnu.no Datateknikk Tanino Yuma Andre tanino@stud.ntnu.no Informatikk Helgeland Sveinung sveinuhe@stud.ntnu.no Teknisk kybernetikk Mørkedal Frode Hillesøy morkedal@stud.ntnu.no Industriell øk. Gruppe 3: Navestad Gunn Marie gunnmari@stud.ntnu.no Datateknikk Halvorsen Johannes Wilberg johannha@stud.ntnu.no Datateknikk Risberg Marianne mariaris@stud.ntnu.no Industriell øk. van Nguyen Tan vannguye@stud.ntnu.no Telekomm. Austrheim Aanund aanund@idi.ntnu.no Informatikk Pham Tuan Quoc tuanqup@stud.ntnu.no Komm.tek.

Gruppeinndeling (2) Gruppe 4: Andreassen Anja anjaand@stud.ntnu.no Elektronikk Bjarte-Larsson Rakel bjartela@stud.ntnu.no Industriell øk. Ovell Jonas ovell@stud.ntnu.no Informatikk Amundsen Torbjørn torbjoam@stud.ntnu.no Komm.tek. Brede Tore torebre@stud.ntnu.no Datateknikk Linseth Anders linseth@stud.ntnu.no Datateknikk Gruppe 5: Norlund Ellen Karoline norlund@stud.ntnu.no Industriell øk. Fredriksen Tord Andreas tordanf@stud.ntnu.no Informatikk Valås Inge Åsmund ingeasmu@stud.ntnu.no Informatikk Melcher Tobias melcher@stud.ntnu.no Datateknikk Fossan Fredrik Høymer fredrifo@stud.ntnu.no Produktutvikling Holm Katja Elisabeth katjaeli@stud.ntnu.no Litteraturvitenskap

Praktisk om gjennomføring Gruppeinndeling gjort på forhånd -- 30 stud. i 5 grupper. Faste landsbymøter hver onsdag 0815-ca. 1200, obligatorisk fellesdel 0915-1200 i R54, Realfagbygget (maks 4 fravær!). Midtpresentasjon onsdag 25. februar Avslutning onsdag 5. mai: felles faglig rapport (ca.100 s.) + gruppevis prosessrapport (ca. 15 s.) – presentasjon (f.eks. 45 + 5*10 min.) Vektlegging: Rapport teller 75%, presentasjon 25%. Faglig del teller 60%, prosess-del teller 40%. Alle i gruppa får samme karakter. Prosessrapport: opplevd (tverr)faglig samarbeid, refleksjoner om egne erfaringer, forslag til prosessteknikker, utfordringer i tverrfaglig samarbeid, rammevilkår, egen kompetanseheving m/ alternative tilnærmingsmåter. Føre refleksjonsbok (prosesslogg) over fremdrift / endringer / problemer / læring osv. Diskutere observasjoner i uka etterpå? Landsbyen må opprette egen web-side.

Tema: studie av brukbarhet av datasystemer Datasystemer allesteds-nærværende. Store tekniske framskritt, mange problemer med brukskvalitet: Dårlig gjennomtenkte bruksbehov (mangelfull brukerdeltakelse?) Uklare bruksbehov (vet ikke hva man ønsker?) Endrede bruksbehov under systemutvikling (1% per mnd?) Uhensiktsmessig brukergrensesnitt Dårlig pålitelighet/robusthet (mye feil) Osv. osv. Milliarder av kroner tapes hvert år pga. dårlig brukbarhet av datasystemer: Eks. Nytt saksbehandlingssystem i forsikringsselskap Telefonsvarsystem for NSB Pasientjournalsystemer i England Tverrfaglig tema: data, fagemner, samfunnsfag, persepsjon…

Oppgave Sette seg inn i relevante aspekter av brukbarhet i datasystemer. Formulere en del hypoteser om slik brukbarhet sett fra brukerens synspunkt. Empirisk studere hvordan viktige datasystemer faktisk fungerer for brukere i del organisasjoner, spesielt i Trondheims-området. Lytt til bedriftenes og brukernes behov! Sørg for at resultatene kommer til nytte!!

Statoil En av verdens største nettoselgere av råolje og en betydelig leverandør av naturgass i Europa. 80 mdr. per år i omsetning, 18 000 ansatte Ønsker å se på brukbarheten til datasystemet BoB Extranet for fjern-samarbeid, både intern og eksternt. Har 1500 brukere.

DnV Software Det Norske Veritas (DnV): uavhengig stiftelse som arbeider for sikring av liv, verdier og miljø, ledende internasjonal leverandør av tjenester for risikostyring. 2500 mill. kr i årlig omsetning. DnV Software med 130 medarbeidere: lager datasystemer, mest for intern bruk. Ønsker å se på brukbarheten til Rational Rose - utviklingsverktøy for UML for å lage og videreutvikle slike datasystemer.

NTNUs IME-fakultet Fakultetet har ansvar for forskning og undervisning i datateknikk og informasjonsvitenskap, elektronikk, energi og miljø, kommunikasjons-teknologi, matematikk, statistikk, og teknisk kybernetikk. Ønsker å se på brukbarheten til forskningsregisterings-systemet FORSKDOK, for dokumentasjon av forskningspublikasjoner, se under www.bibsys.no.

Per Knudsen Arkitektkontor Startet i 1979, i dag 20 ansatte, dvs. et stort arkitektkontor i Norge. Bl.a. ansvarlig for hotell Royal Garden og NTNUs nye Elektrobygg (1986). Ønsker å se nærmere på brukbarheten til sitt grafiske tegne/design-system, som gradvis har kommet i bruk blant arkitekter. Se f.eks. på kreativitet vs. formalisering.

Notar Eiendom En av Norges ledende eiendomsmeglere, med 40 kontorer og 200 ansatte, og stort Trondheimskontor. Omsetter 10 000 eiendomsenheter per år. Ønsker å se nærmere på brukbarheten til sitt Mapp-saksbehandlingsystem, som brukes av nesten alle ansatte.

Faglig bakgrunn, fra hjemmesiden Rob Kling - “What is Social Informatics and Why Does it Matter?” Kitchenham, Pickard & Pfleeger – “Case Studies for Method and Tool Evaluation” Mer faglitteratur vil bli oppgitt senere

Prosessmotivasjon (1) Siv.ing.-jobb er å finne konstruktive løsninger -- la oss bli enda bedre, tverrfaglig, muntlig/skriftlig. Medisinstudiet, NTNU: problembasert læring fra 1. dag. Trend fra individuell ekspert til samspill: bort fra i retning av løs problemet => skap fremtiden få inn en ekspert => hjelp folk å lære identifiser en ansvarlig leder => involver alle finn den riktige teknikken => finn en egnet prosess finn den beste måten => finn en bedre måte få ordnet dette raskt => kontinuerlig forbedring Meget nyttig kunnskap i kommende 5. studieår, og overalt ellers: jobb, familie, venner, frivillige org., ...

Prosessmotivasjon (2) Prosessferdigheter etterspurt av næringsliv og samfunnet, jfr. gallup ifm. innføring av 5-årig siv.ing.studium og Gullfaks PBL. Sosial prosess å avklare krav/oppgave og å lage løsning. Nær sammenheng mellom EiT og lederegenskaper. Typiske lederskapshandlinger er: Gir positive kommentarer til andres arbeid Aktiv lytting, holder øyekontakt, spør, gjentar med egne ord, utbroderer Ber om nærmere forklaring, og sier seg enig eller uenig Spør andre om deres syn, oppmuntrer til å delta Er uenig i sak, uten å angripe person Se senere litteraturliste for gruppedynamikk- og prosess-bøker. Har du/dere synspunkter her?

Prosess: mulig fremdriftsplan Matriseorganisasjon: 5 primærgrupper. I tillegg delvis felles faglig problemstilling, -metode og –sluttrapport, samt web-side. Utfordring for dere! To første uker: oppstart med målformulering, felles faglig problemstilling, prosess/grupperoller og fremdriftsplan Lage prosjektplan Sette opp læringsmål, både faglig og prosess Lage gruppekontrakt Neste fem uker: Fordypning o.l. Midtveisrapport etter uke 9 (25. feb.): opplegg til godkjenning. Neste seks uker: besøke og intervjue bedriftene o.l. En uke: påske Siste to uker: analyse og sluttrapport. Hele tiden: prosessøvinger, rollespill o.l. Avslutning: onsdag 5. mai.

Praktiske hjelpemidler Egen refleksjonsbok Egen gruppekontrakt Egen web-side It’s learning, NTNUs web-system for tverr-kommunikasjon og informasjonsdeling (“gruppevare”)

Roller Stud.ass. (Igor) kan brukes til: Fasilitator Hjelpe til å forstå gruppeprosessen Hjelp til refleksjonsrapport ”Alt utenom det rent faglige” Vit.ass. (Finn Olav) kan brukes til: Faglig støtte Teknisk støtte (IT’s learning, web-sted) Bedriftskontakt ”Generell altmuligmann”

Gruppedynamikk (teoretisk grunnlag): (1) Overkapitler i gruppeprosessteori: Normer og regler Lederstil og autoritet Målsetting Kvalitet på produktet Effektivitet Kreativitet Trivsel Konflikt

Gruppedynamikk (teoretisk grunnlag): (2) Underkapitler i gruppeprosessteori: Struktur Straff / belønning Debatt / dialog Trygghet / usikkerhet Beslutningstaking Tverrfaglighet Eierskap Press

Gruppedynamikk (teoretisk grunnlag): (3) Øvrige stikkord i gruppeprosessteori: Stress Kunnskap om gruppepsykologi Demokrati / autokrati Respekt Ansvarsfølelse Personlighetstyper Motivasjon Engasjement

Kort litteraturliste for prosessteori Donelson R. Forsyth: Group dynamics, Wadsworth Publishing (1998) Bob Dick: Helping Groups to be effective (1991) – pensumbok i EiT 2002 og 2003. Paul Moxnes: Positiv Angst i individ, gruppe og organisasjon – Et organisasjons psykologisk perspektiv, Valdres (1989) Chris Argyris: Bryt forsvarsrutinene, Universitetsforlaget (1992) Christian Thaulow: Fasilitatoren, Tapir (2003) – kan lastes ned fra www.eit.ntnu.no Jern & Hempel: The rise and decline of groups, Tavistock (1999) T.M. Mills: The Sociology of small groups, Teacher education (1988) G. Dyer: Team building, Pearson education POD (1995) Edgar H. Schein: Process consultation, Prentice-Hall (1999) … og mye mye mer