Grimstad Golfklubb Årsmøte 3. februar 2015

ÅPNING Sak 1 Godkjenning av stemmeberettigede Sak 2 Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Sak 3 Valg av dirigent, referent, to til å underskrive protokollen Sak 4 Styrets årsmeldinger og spørsmål/diskusjon om utvalgene Sak 5 Innkomne forslag Sak 6 Regnskap for 2014 Sak 7 Budsjett for 2015 Sak 8 Fastsettelse av kontingenter og avgifter Sak 9 Klubbens organisasjon og handlingsplan Sak 10 Valg av revisor og valgkomite 2015 Sak 11 Valg av styre og annet

Sak 1 – Godkjenning av stemmeberettige . Liste sendes rundt hvor møtedeltagerne skriver på sine navn

Sak 2 – Møteinnkallingen for godkjenning . Møtet er annonsert i de to avisene i distriktet og på klubbens internettside

Sak 2 – Møteinnkallingen . Forslag til vedtak: Møteinnkallingen godkjennes og årsmøtet kan begynne

Sak 2 – Forretningsorden Utvalgenes rapporter framlegges ikke, men kan sees på klubbens hjemmeside, spørsmål og diskusjoner om utvalgenes arbeid kan komme

Sak 2 - Forretningsorden Årsmøtet godtar styrets forslag til forretningsorden

Sak 3 – Organisering av møtet Møtets dirigent er Møtets referent er Følgende velges til å underskrive protokollen

Sak 4 – Styrets årsmelding Styreleder Emil Schieldrop Nestleder Bjørn Engh Styremedlemmer Henning Torjussen Alastair Collins Molly Henriksen Varamedlemmer Anne Sætra Johansen Pål Inge Nilsen

Sak 4 – Styrets årsmelding Kontroll komité Arne Johansen Kirsten Dyve Samuelsen Varamedlemmer Wenche Hansen   Henry Skaaland   Revisorer Preben Johansen hos Kjell Johansen Revisjon ANS John Are Langmyr har også i år vært styremedlem i Grimstad Idrettsråd.

Sak 4 – Årsmeldinger Utvalgene Bane Gunnar Vardaasen Junior Torbjørn Tønnessen Sponsor Arne Johansen Sport Tore Gundersen Turnering Per Atle Terjesen

Sak 4 – Årsmeldinger Styremøter 12 med 77 sakspunkter Klubbens gode miljø Damegruppen og driften av kiosken Pro Audunn Einarsson Greenkeeper og Klubbsekretær

Sak 4 – Årsmeldinger Banen . Fairwayklipper og Greenrulle . Utslagssted hull 6 . Green 3 . Tirsdagsdugnad

Sak 4 – Årsmeldinger Turneringer og sportslige resultatet Juniorene med deltagere på Norges Cup, Titleist Tour, 1.og 2.divisjon Junior Tour, Agder Tour, NM og NM-Junior med flere gode resultater. Alexander Oleshchuk tatt ut på regionslaget til Sør-Østlandet. Sportsutvalget NM lag 1. div nr. 13 og nedrykk til 2.div Nr 2 i lagserien for seniorgolf Nr 4 i Lag NM 3.divisjon for senior

Sak 4 – Årsmeldinger Turneringer og sportslige resultatet . Klubbmestere Elin Halvorsen og Bjørn Engh. Senior: Sigurdur Sigursson og Marit Buaas Stableford: Olle Dahlberg

Sak 4 – Årsmeldinger Turneringer og sportslige resultatet I alt 38 turneringer avholdt i 2014 Cubus sammenlagtmestere: kl. 1: Erik Hasle kl. 2: Edmund Grimshaw kl. 3: Dag Petter Lima kl. 4: Aslak Retterholt kl. 5: Mona Ommundsen

Sak 4 – Årsmelding Utvalg Bane Junior Sponsor Sport Turnering

Medlemmene Medlemsutvikling

Medlemmene 2013 Medlemsfordeling

Sak 4 – Årsmelding Medlemmer Medlemmer 670 til 684, innmeldt 107 nye medlemmer Fordeling i kategorier Junior 88 Ungdom 36 A - medlemmer 465+ 15 ½ kont B – medlem 54 ½ kontingent 15 Samarbeidspartn 26

Sak 4 – Årsmelding Medlemmer Handikapfordeling – 4,5 6 4,5 – 11,4 29 11,5 – 18,4 69 18,5 – 26,4 111 26,5 – 36 164 36 - 289 Andre 16

Sak 4 – Årsmeldinger Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets forslag til årsmelding for 2014.

Sak 5 – Regnskap Resultat 83 874 Budsjett 706 239 Vigtigste årsaker: Innkjøp av greenrulle og fairwayklipper (487 500) Bygging av Green 3 (231 000) Utsettelse av Lån fra Sparebanken Sør

Sak 5 – Regnskap Justert Årsresultat 83 874 Avskrivinger golfannlegg 433 000 Avskrivinger maskiner 111 500 Innkjøp maskiner 487 500 Justert driftsresultat 140 874

Sak 5 – Regnskap Likviditet Viktigste poster. Justert driftsresultat 140 874 Avdrag lån i bank -432 377 Medlems lån -167 000 Endring i likviditet -518 365 Omløpsmidler (pr 1.1.2015) 615 423 Kortsiktig gjeld (mva, arbeidsgiveravgift, feriepenger etc) kr 131 581

Sak 5 – Regnskap Reserve / disponible midler Totale driftskostnader 2 284 147 Totalt på konto eks kortsiktig gjeld 483 841 Reserve skal være (25% 571 036) 600 000 Mangler i Reserve 116 159

Sak 5 – Regnskap Enkeltposter inntekter Regnskap Budsjett Medlemskontingent 2 027 783 1 722 050 Samarbeidspartnere 343 610 300 000 Bane greenfee 327 409 260 000 Bane driving range 156 020 130 000 Andre inntekter 299 960 330 000

Sak 5 – Regnskap Enkeltposter utgifter Regnskap Budsjett Ansatte 844 263 812 071 Leie Hodnebrog 350 489 370 000 Drift bane 457 357 298 000 Leie banehjelp 158 732 Diesel og Gjødsel ca 110 000 Represjoner/vedlikehold 90 000 Mindre investeringer 65 000 Regnskap 83 752 50 000 Kontingent NGF 209 944 215 740

Sak 5 – Regnskap og balanse Fra revisors beretning Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stilling til Grimstad Golfklubb per 31. desember 2014 og av golfklubbens resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

Sak 5 – Regnskap og balanse Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner revidert regnskap og balanse for 2014.

Sak 6 – Innkomne forslag Innkommet forslag fra Gunnar Haugen: Starte tilbakebetaling av medlems lån til alle over 70 år. Spesielt de med full innbetaling. Dette via redusert kontingent. Beløp avgjøres av styret Styret mener at vi ikke skal starte ekstra tilbakebetaling. I 2012 hadde vi en stor utmelding fra klubben, som vi i 2015 skal tilbakebetale lån til. Mer enn dobbelt så mye som et normalt år for tilbakebetaling i 2015. Vi skal i 2015 betale kr. 348.000,-. Styrets oppfatning er at vi pr. i dag ikke har økonomi til å starte med tilbakebetaling av medlemslån.

Sak 6 – Innkomne forslag Fra Styret: Styret ber årsmøte vedta at styret kan øke klubbens lån i Sparebanken Sør med inntil kr. 700.000,- Begrunnelse: I 2014 ble det søkt om å øke lånet med kr.500.000,- for å gå til innkjøp av fairwayklipper og greenrulle. Dette ble innvilget i banken og klipper og rulle ble innkjøpt. Etterpå har banken fusjonert og nye regler ble at styret måtte ha en godkjennelse fra årsmøtet. Vi har senere fått indikasjoner på at banken kan gi oss lån på inntil 700.000, noe som kan vise seg å være greit da flere av våre maskiner begynner å bli slitene. I budsjettet for 2015 legger styret opp til at det taes opp et lån på kr 500.000,-.

Sak 7 Fastsettelse av kontingenter og avgifter Fjorårets medlemskontingent var på kr 3300,- pluss kr 140 for Norsk Golf (en pr husstand). Av de 3300 så inkluderte dette en avgift på kr 200 til NGF. For sesongen 2013/14 så endret NGF avgiften slik at alle medlemer skulle betale en fast avgift inklusive Norsk Golf. For 2015 så vil denne avgiften være kr 322 pr medlem. Dette vil si at for at klubben skal få inn samme kontingent som tidligere så tilsvarer dette en økning i kontingent til 3422, da inklusive Norsk Golf.

Sak 7 Fastsettelse av kontingenter og avgifter For budsjettet for 2015 så legger klubben opp til å fortsette den gode trenden med å forbedre baneannlegget vårt. Det eneste som er helt sikkert er klubbhuset, estimert til kr 100 000. Her får vi en gave fra Sparebanken Sør på samme beløp. Det er satt av kr 100 000 til fornying av maskinpark, da noen av våre maskiner er godt på overtid. Vi ønsker også å starte på å fornye treningsområdet. Her vi første steget være å utarbeide en komplett plan for treningsfelt. Styret har satt av kr 200 000 til treningsområdet i denne omgang.

Sak 7 Fastsettelse av kontingenter og avgifter Styrets forslag til kontingenter for 2015 Junior kr 500,- (som før) Ungdom kr 1500,- (kr 1200 + 140) B-Medlem kr 2000,- (kr 1750 + 140) Senior kr 3800,- (kr 3300 + 140) For Ungdom, B-medlem og Senior så var det et tillegg på kr 140 for Norsk Golf. Ny kontingent er inklusive Norsk Golf

Sak 8 – Budsjett 2015 Regnskap 2014 Budsjett Driftsresultat 266 149 1 189 000 Finans -182 275 -190 000 Resultat 83 874 999 000 Avdrag lån i bank -432 677 -440 000 Medlems lån -167 000 -348 000 Likviditetsmessig -515 803 211 000

Sak 8 – Budsjett 2015 Totale resultater Regnskap 2014 Budsjett Totale inntekter 3 896 775 4 455 000 Totale driftskostnader 3 630 626 3 466 000 Budsjettet for inntekter 2015 inkluderer lån på kr 500.000 samt gave på kr 100.000 fra Sparebanken Sør øremerket til nytt klubbhus.

Sak 8 – Budsjett 2015 Enkeltposter inntekter Regnskap 2014 Budsjett Medlemskontingent 2 027 083 2 110 000 Samarbeidspartnere 343 610 300 000 Bane greenfee 327 409 300 000 Bane driving range 156 020 150 000 Andre inntekter 396 931 400 000

Sak 8 – Budsjett 2015 Enkeltposter utgifter Regnskap 2014 Budsjett Ansatte 844 263 869 000 Leie Hodnebrog 350 489 375 000 Drift bane 457 357 446 000 Regnskap 83 752 65 000 Kontingent NGF 209 944 210 000

Sak 8 – Budsjett 2015 Enkeltposter utgifter Regnskap 2014 Budsjett Juniorutvalget 72 510 70 000 Sportsutvalget 37 546 40 000

Sak 8 – Budsjett 2015 GRIMSTAD GOLFKLUBB Regnskap 2014 Budsjett 2015   GRIMSTAD GOLFKLUBB Regnskap 2014 Budsjett 2015 INNTEKTER 3000- Salg kiosk - 15% 187 234 175 000 3001- Salg kiosk - 25% 320 276 310 000 3015 - Innterkter håndbok/Årbok 30 000 3040 - Samarbeidspartnere avg.pl 343 610 300 000 3100 - Salginntekter avg.fri (Protimer) 35 716 3110 - Inntekter bane greenfee 327 409 3112 - Inntekter Bane Driving range (ballautomat) 156 020 150 000 3140 - Samarbeidspartnere avg.fri 100 000 3210 - Turneringer 101 796 50 000 3320 - Medlemskontigent 2 027 783 2 110 000 3400 - Offentlig tilskudd/refusjon 96 971 3991 - Grasrotandel 45 717 65 000 3992 - Tilskudd fra NIF 29 989 3993 - Bingo Sør 40 699 3994 - Mva kompensasjon 164 461 3995 - Andre inntekter 19 094 500 000 SUM INNTEKTER 3 896 775 4 455 000

Sak 8 – Budsjett 2015 Sum varekostnad 502 216 495 000 Sum lønnskostnad UTGIFTER   4300 - Innkjøp varer - 25% 320 677 320 000 4310 - Innkjøp varer - 15% 81 646 75 000 4311 - Pant, varer, Protimer avg.fritt 99 893 100 000 Sum varekostnad 502 216 495 000 5000 - Lønn ansatte 582 831 600 000 5010 - Lønn sommerhjelp 52 852 55 000 5090 - Feriepenger 73 372 5091 - Feriepenger over 60 år 339 5095 - Fereipenger sommerhjelp 6 383 7 000 5400 - Arbeidsgiveravgift 85 094 86 000 5401 - AGA lønn sommerhjelp 7 453 8 000 5405 - Arbeidsgiferavg. pålø.feriep 10 393 11 000 5406 - AGA feriep. - sommerhjelp 901 1 000 5420 - Innberetn. Pl. Pensjonskostnad 11 842 12 000 5920 - Yrkesskadeforsikring 8 568 9 000 5990 - Annen Personalkostnad 4 235 5 000 Sum lønnskostnad 844 263 869 000

Sak 8 – Budsjett 2015 6100 - Kursavgift 13 845 5 000 6110 - Turneringer 32 181 30 000 6120 - Juniorlaget 72 590 70 000 6130 - Sportsutvalget 37 546 40 000 6310 - Leie grunn hovedbane 350 489 375 000 6320 - Renovasjon, vann ol. 8 277 8 500 6340 - Lys, varme 22 733 25 000 6371 - Drift banen 256 6372 - Drift klubbhus 9 924 10 000 6373 - Nytt klubbhusprosjekt   100 000 6373 - Drift kiosk 7 925 6374 - Diesel 50 000 6375 - Gjødsel 60 000 6380 - Rep. og vedl.h. baneutstyr 90 205 90 000 6381 - Rep. og vedl.h. golfbiler 2 134 2 500 6382 - Mindre inv.baneutstyr 64 845 140 000 6383 - Skilt for sammarbeidspartnere 7 269 6384 - Ekstern assistanse bane 158 732 150 000 6385 - Prosjekt - bane 231 323 200 000 6540 - Inventar

Sak 8 – Budsjett 2015 SUM UTGIFTER 3 268 401 3 456 000 6550 - Driftsmateriale 116 067 20 000 6551 - Datautstyr 6552 - Programvare/lisenser 26 688 27 000 6570 - Arbeidsklær og verneutstyr 1 394 3 000 6700 - Honorarer revisjon/regnskap 83 752 65 000 6720 - Honorar SendRegning AS 7 615 10 000 6800 - Kontorrekvisita 9 532 6820 - Trykksaker 30 655 40 000 6890 - Annen kostnad 4 606 6903 - Mobil/bredbånd/internett 20 336 6940 - Porto 5 891 7100 - Bilgodtgj. oppgavepliktig 4 613 5 000 7140 - Reisekostnad, ikke oppgavepl. 9 652 7320 - Reklame/Annonse kostn. 31 152 30 000 7330 - Håndbok/årbok 29 750 7400 - Kontigent NGF inkl. Norsk Golf blad 209 944 210 000 7420 - Gaver/Premier 2 930 7500 - Forsikringspremie 25 870 25 000 7710 - Styre og bedriftforsaml.m 8 926 8 000 7770 - Bank og kortgebyr 10 576 8050 - Renterinnt/Utgifter 171 699 180 000 SUM UTGIFTER 3 268 401 3 456 000

Sak 8 – Budsjett 2015 Utgifter 3 268 401 3 456 000 Inntekter 3 896 775 4 455 000 Resultat   999 000 Tilbake til reservekonto 150 000 2240 - Lån 2801.93.05440 432 677 440 000 medlemslån 167 000 348 000 Årsresultat 61 000

Sak 8 – Budsjett Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets forslag til budsjett for 2015.

Sak 8 – Budsjett og fastsettelse av kontingenter og avgifter Forslag til vedtak: Årsmøtet gir styret fullmakt til å modifisere avgifter for vinterforhold og annet som kan gi grunnlag for dette. Styret har også fullmakt til å modifisere avgifter knyttet til spesielle arrangementer klubber imellom og annet.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Grimstad Golfklubb – orga Styret Årsmøtet Faste utvalg:   Klubbsekretær Baneutvalget Juniorutvalget Sponsorutvalget Sportsutvalget Turneringsutvalget   Greenkeeper

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Klubbens organisasjon   Klubbens høyeste organ er årsmøtet. Årsmøtet gir styret fullmakter som styret skal arbeidet i henhold til. Styret har ansvar for alle virksomheter i klubben og gir fullmakter til utvalg og eventuelle andre ved skrevne instrukser eller ved vedtak som gir aktuelle bestemmelser. Ingen kan utøve noe i klubben uten at styret har godkjent det.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Målsettinger 2015   Grunnverdier: Klubbens aktiviteter bygger på idrettens grunnverdier: Helse, Fellesskap, Glede og Ærlighet. Vår visjon: Grimstad golfklubb skal være en klubb for alle Klubbens bane skal være åpen hele året

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Mål for klubbens organisasjon Klubben skal videreutvikle en funksjonell og demokratisk organisasjon tilpasset klubbens behov. Klubben vil prioritere utdanning og etterutdanning av ledere og ansatte på alle nivåer Klubben vil fortsette arbeidet med å bedre interne kommunikasjonsrutiner Det er vesentlig for klubben å ha mange av medlemmene engasjert i styret, utvalg og komiteer slik at alle får eierskap til klubben, banen og dets aktiviteter.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Medlemstallet Klubben har som mål å beholde medlemsmassen i løpet av de nærmeste årene Medlemstallet skal søkes økt ved bevisst bruk av markedsføring av ”veien til golf”. gi god oppfølging til nye medlemmer følge opp bedrifters bruk av banen for sosiale arrangement, bruk av ”Ta med en venn eller to”. sponsorenes bruk av banen inkludert spesielle sponsortreff aktiv bruk av mediene og andre kanaler, for å spre kunnskap om klubben. I sesongen skal det være noe om klubben i avisen hver uke.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Mål for finans og marked Klubbens drift skal skje innenfor forsvarlige økonomiske rammer Klubben vil arbeide for å styrke de økonomiske rammevilkår Klubben vil intensivere arbeidet med sponsorer/samarbeidspartnere Klubben vil markedsføre banen bevist gjennom en planmessig PR virksomhet slik at inntektene fra banen øker. Klubben skal ved år slutt ha minst kr. 600 000 på konto, som er ca. 25 % av årlige driftsutgifter. Legge til rette for at medlemmer kan si fra seg retten på tilbakebetaling av medlemslån.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Mål for rekruttering og breddeidrett Klubben skal ha spesielt fokus på å ha et tilbud til knøtter for å bedre den fremtidige rekrutteringen til eldre klasser. Klubben skal arbeide godt med juniorene, få et størst mulig antall aktive og la dem trene seg ved at de deltar i terminbestemte turneringer på Sørlandet og Østlandet. Det er viktig at klubben støtter opp om juniorer som deltar i arrangementer på landsbasis og internasjonalt. Klubben skal ha fokus på rekruttering av kvinner. Klubben skal søke å rekruttere nye medlemmer gjennom arrangementer og aktiviteter rettet mot bedrifter i regionen.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Mål for toppidrett Klubben har som mål å levere et godt resultat i Lag NM 2.div med flere juniorer på laget. Klubben har som mål å stille med et damelag i Lag NM Ha et attraktivt treningsopplegg slik at det kollektive handicapet går ned 10% i løpet av sesongen.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Mål for arrangementer   Klubben skal holde et høyt nivå i sine arrangementer Klubben skal gjennomføre klubbmesterskap Torsdagsturneringene gjennomføres vår og høst i tillegg til turneringer i sommerukene. Navnet på disse turneringene skal knyttes til sponsor. Mål for utstyr Maskinparken og annet utstyr skal ha en god kvalitet som gjør det lett for banemannskapet å arbeide Mål for anlegg Banen skal være åpen hele året, selv om snø og rim kan hindre spill.

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Klubbens prioriteringer for investeringer Styret skal arbeide for å skaffe finansiering til å gjennomføre større løft på anlegget vårt. Slike løft kan være (punkter og ikke prioritering): Bygge klubbhus/sal der nåværende telt står - 100.000, Omarbeide treningsområde Nytt utslagssted på hull 9 v/tidligere driving range – Asfalt/oljegrus på bratte vegstykker – Endre hull 3 ved å lage en dogleg før bekken – inkl. fairway bunker (200 m) h. side Fairway bunker på hull 2 – høyre side etter ca 200 meter De 2 resterende jordgreenene bygges om til samme standard som øvrige greener. Gjøre banen til 72 par ved å forlenge hullene 6 og 7 Utvide parkeringsplassen Arbeide for å reise et fullverdig klubbhus  

Sak 9 Organisasjon og Handlingsplan Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar de forandringer styret har foreslått gjeldende for handlingsplan 2015

Sak 10 Valg av valgkomite og revisor Leder David Litlekalsøy Anne Sætra Johansen Alastair Collins Revisor Preben Johansen, Kjell Johansen revisjon

Sak 10 Valg Styret gis fullmakt til å utpeke representanter der hvor klubben ellers velger å være representert .

Sak 11 Valg Styret Valgkomiteens forslag til nytt styre: Leder: Emil Schieldrop (Ikke på valg – 1 år) Nestleder: Bjørn Engh (På valg – 2 år) Styremedlem: Rikke Printz (ny – 2 år) Styremedlem: John Are Langemyr(ny – 2 år) Styremedlem: Jan Henning Torjussen (Ikke på valg – 1 år) Varamedlem: Pål Inge Nilsen (Forsetter – 1 år) Varamedlem: Mona Ommundsen(ny - 1 år)

Sak 11 Valg Kontrollkomite Valgkomiteens forslag til kontrollkomite: Medlem: Arne Johansen (gjenvalgt – 1 år) Medlem: Kirsten Dyve Samuelsen (gjenvalgt – 1 år) Varamedlem: Wenche Hansen (gjenvalgt – 1 år) Henry Skaaland (gjenvalg – 1 år)

Takk for i dag, nå venter vi på våren. Vel hjem!