Vedlegg 2 Organisasjonsendring Anskaffelsesprosessen: Innkjøp og BtB
Anskaffelsesprosessen Innkjøp og Avtale Implementering av kontrakt Bestilling til Betaling Inngående fakturabehandling
Overordnede føringer for anskaffelsesprosessen Policy NTNU Utvikling og opp- Følging av mål Strategiske Anskaffelses- Prosesser: Innkjøpsprosessen Systemer og teknologi Overordnende roller og ansvar Operative anskaffelsesprosesser: Bestilling til Betaling Organisasjon og kompetanseutvikling Regler og rammeverk for offentlig sektor
Bemanningssituasjon BtB: Leverandørgruppa: Førstekonsulent: 1 Konsulenter: 6 Bestillere: Førstekonsulent: 1 og Konsulent: 1 Prosessleder: Førstekonsulent: 1 Innkjøp: Innkjøpssjef: 1 Rådgivere: 2 Seniorkonsulenter: 2 Førstekonsulenter: 3
Suksessfaktorer for ny organisasjon, ( fra Innkjøp) Betingelser/forutsetninger ved etablering av felles seksjon, som eksempler kan nevnes: Kompetanseplan Karriereplan Stillingsstruktur og muligheter for lønnsutvikling Samlokalisering og kontorløsninger (cellekontor) Evt frigjøring av ressurser benyttes til administrative rutiner og enklere kjøp Flere ansatte – større fleksibilitet, tyngde og mer synlig Administrasjonssekretær/lederstøtte Større økonomiske rammer Lønn må gjenspeile risiko og ansvar Konkurransedyktig lønnsutvikling Seksjonsleder for ny seksjon
Suksessfaktorer (fra Innkjøp) Gruppeledere (faglig leder – uten personalansvar) Nytt navn på organisasjon: navnekonkurranse Kick-off for ny seksjon, bruke tid og ressurser på teambygging Rekruttering fra eksterne miljøer med god innkjøpskompetanse God ledelse/leder Evne til å se muligheter der andre ser trusler og overføre dette på medarbeiderne Mindre avstand mellom ledelse og ansatte, Må gis større mulighet til involvering i beslutningsprosesser som angår oss/vår profesjon Brukervennlige systemer Tid til å bygge kompetanse på systemene Produksjonsplanlegging og oppfølging av arbeidsoppgaver på tvers i den nye seksjonen for bedre kapasitetsutnyttelse og ressursstyring Godt arbeidsmiljø Nye lokaler med bedre fasiliteter , større plass , lokaler tilpasset medarbeider og arbeidsoppgaver
Risikofaktorer for ny organisasjon (fra Innkjøp) Negativ lønnsutvikling for Innkjøp hvis sammenlignet med BtB Omstillingsprosess: «gammel vane , vond og vende» Verden blir som før : to grupperinger uten felles tilhørlighet Egen mentalitet og evne til omstilling Manglende vilje til omorganisering /endring / nye oppgaver. Omorganisering kan sees på som trussel Hva om leder ikke evner å gjennomføre omorganiseringen Leder får mindre tid til hver enkelt Mindre tid med fokus på strategiske innkjøp Ikke hensyntar synliggjorte risikofaktorer Detaljstyring Unngå «innavl» (flytting mellom seksjoner) og «forgubbing» Posisjonering/»albuetakling» dersom arbeidsoppgaver faller bort i organisasjonen Lukkede miljøer /grupperinger , mister åpenhet og stor takhøyde Åpent landskap oppleves negativt av de fleste (konsentrasjonsproblemer) Kjønnsmessig fordeling
Risikofaktorer (fra Innkjøp) Leder får større personalansvar og blir flyttet et hakk opp og ellers blir alt som før Personalkonflikter Vanskelig å få midler til å rekruttere ekstern kompetanse pga evt overtallighet i BtB Fortsatt for knappe midler til kompetansebygging Mangelfull kreativitet pga «forgubbing» (får ikke rekruttert nye) Samlokalisering i åpent landskap (regnskapsavd) vil medføre enda dårligere inneklima (luft, støy) Jo flere vi blir dess vanskeligere å få gjennomslag for våre saker/ønsker Ulike arbeidsprosesser - fare for lik behandling av roller og ansvar. Gruppens arbeidsoppgaver er svært forskjellig mht innhold og ansvar (likhets-spøkelset) Mindre fleksibilitet mht ferieavvikling Dårligere lønnsutvikling: lønnsfrys Våre forventninger blir ikke innfridd
Risikofaktorer (fra BtB) BtB-gruppen ser ingen kritiske faktorer til ny organisasjon. BtB gruppen forventer at ledelsen har fokus på lokaliteter som ivaretar alle arbeidsoppgaver Noen i BtB gruppen er redd for at ikke alle blir sett på som likeverdige og viktige ressurser i den nye seksjonen. Dette gjelder forholdet mellom kolleger.