Prosjektstyringssystemer i universitets- og høgskolesektoren Økonomidirektørsamling 7. juni 2011

Bakgrunn UNINETT FAS inngikk i 2008 en rammeavtale med Metier om leveranse av prosjektstyringssystem til UH-sektoren (Artemis 7). UiS besluttet i 2010 å satse på Agresso prosjekt. Noe usikkerhet i sektoren knyttet til valg av prosjektstyringssystem. Viktig å se på hvilke utfordringer systemene kan løse, da de er ganske forskjellige med hensyn til funksjonalitet.

Uformell undersøkelse Sendt til økonomidirektørene i sektoren 15. 04. 2011 Evt. Videresendt til prosjektansvarlig ved institusjonen Hvilke ambisjoner har den enkelte institusjon til prosjektstyring? Basert på en enkel prosjektmodell Skal institusjonen anskaffe et prosjektstyringsverktøy? Hvis ja; Hvilket?

Ulike nivå av prosjektstyring

Artemis 7 Artemis 7 er et komplett prosjektstyringsverktøy som håndterer rapportering, prosjektregnskap og planlegging. Artemis 7 er et frittstående system med stor fleksibilitet. ”Artemis 7 Light” er utviklet spesielt for UH-sektoren, med enklere brukergrensesnitt og UH-spesifikk funksjonalitet Integrasjon mellom Artemis 7 og Agresso med automatisk overføring av bl.a. regnskapstall én gang i døgnet. (Også tilrettelagt for enkel manuell overføring ved hjelp av Excelerator) Artemis 7 er et godt verktøy både for prosjektledere, prosjekteiere og administrative støttefunksjoner (som økonomiavd.) Maconomy ligner Artemis 7 i funksjonalitet og bruksområde

Agresso prosjekt Agresso prosjekt er i hovedsak et prosjektregnskapssystem, med noe funksjonalitet for prosjektplanlegging. Leveres som en modul i Agresso økonomisystem For institusjoner som benytter Agresso betyr dette til enhver tid oppdaterte regnskapstall i prosjektmodulen dersom denne tas i bruk. Først og fremst et verktøy for økonomioppfølging og styring. For mange institusjoner vil nok Agresso prosjekt dekke dagens behov. Oracle prosjekt ligner Agresso prosjekt i funksjonalitet og bruksområde

Valgets kvaler Viktig at hver enkelt institusjon vurderer hvilket prosjektstyringssystem som passer best i forhold til nåværende og fremtidig behov. Agresso prosjekt var et av systemene som ble vurdert da Artemis 7 ble valgt. På anskaffelsestidspunktet var det et klart ønske om å få et system som kunne håndtere ressursstyring, tidsplanlegging og til dels forskningsadministrasjon – i tillegg til økonomi. Basert på de opplysningene UNINETT har er kostnadsnivået omtrent det samme – uansett om man velger Artemis 7 eller Agresso Prosjekt.

Systemene i sektoren 23 institusjoner leverte svarskjema, grafen viser hva som brukes til prosjektoppfølging i dag ved disse institusjonene. Det er flere som har system i sektoren, men de har ikke levert skjema.

Institusjoner som vurderer å bytte/ anskaffe system De som ikke har system i dag vurderer ovennevnte systemer. 4 institusjoner har ingen planer om å ta i bruk et prosjektstyringssystem. Agresso prosjekt og Artemis 7 er alternativene som de fleste vurderer. 4 institusjoner vurderer både Agresso prosjekt og Artemis 7.

Nivå for prosjektstyringen Flertallet av respondentene har en ambisjon om å håndtere prosjektrapportering, -regnskap og –planlegging i løpet av de nærmeste årene. 7 av institusjoner ønsker å prioritere prosjektregnskap. 3 av 4 universiteter svarer prosjektregnskap som nivået for prosjektstyring de vil ligge på.

Behov og ønsker Flertallet ønsker å komme til prosjektplanleggingsnivået, men flere ser at prosjektregnskap er nivået som er oppnåelig på kort sikt. Viktig å ha gode løsninger mot økonomisystem, uansett hvilket system man bruker. Behov for integrasjon mot personalsystem, men oppleves som vanskelig i dag. Integrasjon mot saksbehandlings- og arkivsystemet er også ønskelig.

Hva skjer med prosjektstyring i sektoren? Økte krav til kontroll og rapportering? Større etterspørsel etter system fra prosjektledere? Hvilket behov skal dekkes? Bør settes et ambisjonsnivå for prosjektstyring i sektoren Økonomi-, personal- og prosjektstyringssystem bør henge tettere sammen.

Kontaktpunkter Arbeidsgruppe Artemis 7: psv-arbeidsgruppe@uninett.no Prioriteringsråd Artemis 7: psv-styringsgruppe@uninett.no UNINETT: adam@uninett.no