MS kap. 13: Systemer for å understøtte gruppearbeid Grupper, team Koordinering av gruppearbeid Interaksjon i gruppen Problemløsning i grupper GSS - ”Group Support Systems” GDSS - ”Group Decision Support Systems CSCW - ”Computer Supported Cooperative Work”

Karakteristika for grupper Medlemskap Åpne Lukkede Interaksjon Løs koplet, stor grad av uavhengighet Tett koplet (prosjektgruppe). Hierarki En del i en ”Chain of Command” Flat struktur, gruppen opererer uavhengig av andre grupper

Typer av grupper Autoritetsgrupper (ledelsesteam) Interdepartementale (på tvers av org. struktur) Prosjektgrupper (full tid, et mål, tidsramme) Ledd i kjede (en gruppe som mottar oppgaver fra en annen og sender disse videre til en tredje, f.eks. gruppe for innkjøp, regnskap) Komiteer (for å takle en oppgave, deltid…) ”Communities of practice” (som gjør noe sammen, sport, fritid) Forretnings-orienterte grupper (med kunder, leverandører, etc.) ”Peer” grupper (for å utveksle ideer) Nettverk (sosial, faglig gruppetilknytning) Sosiale grupper (fra epost til Facebook)

Hvorfor er grupper viktige? For mange består mye av arbeidsdagen av gruppearbeid (er dette sant, eller har IT ført til at vi jobber mer alene?) Likevel føler de fleste at de er mest produktive når de jobber alene Det kan ha mye med den måten vi utfører gruppearbeidet på Kan IT-systemer for gruppearbeid (CSCW) rette på dette?

Case: SMB bedrift Ca. 300 ansatte Mellomledere er stort rett rekruttert fra ”gulvet” Stor møtevirksomhet (mellomledere, formenn, ledelsen, leverandører…) Lite effektive møter Svak innkalling Svak møteledelse Svakt referat I utgangspunktet, virket det som om bruk av e-post kunne hjelpe Diskutere ting først på nettet Komme forberedt til møter Referat Følge opp på nettet etterpå Men ikke så enkelt - hvorfor?

Team - basis for den nye organisasjonen? Peter Druckner, ”The coming of the New Organization” Organisasjoner blir informasjonsbaserte Mer som et symfoniorkester enn en hierarkisk struktur Dvs. flat struktur, de ansatte styrer seg selv, i interaksjon med andre Dette skyldes: Kunnskapsarbeidere blir sentrale Organisasjoner må bli mer innovative Bruk av IT krever en forandring

Eksempler IT gir alle tilgang informasjon samtidig Med e-post og Facebook kan alle nå alle Alle disponerer de samme analyseverktøy Den geografiske uavhengigheten som følger med IT gjør det lettere å organisere gruppearbeidet. Men, dette er teori, i praksis er mange organisasjoner hierarkiske. Ledelsen vil ikke gi fra seg makt.

Case: Styring av undervisningsinstitusjoner Før (Høgskoler, nye universiteter): alle måtte delta stor grad av engasjement intet informasjonsproblem mot ansatte Idag: Hierarkisk (rektor, dekan, styre) Spesialisering (markedsføring, studiesjef, internasjonal konsulent…) Den vanlige ansatte deltar ikke Et stort informasjonsproblem Kanskje også et kunnskapsproblem I framtiden (HiM): En flatere struktur?

Eksempel: Mørealliansen Idé, samarbeid eller fusjon mellom Høyskolene i Molde, Ålesund og Volda Prosjektgruppe har arbeidet i ett år, lagt fram rapport Intet om målsetting, hva en vil oppnå, ingen problematisering av avstander og forskjellige kulturer Ikke mulig å vedta samarbeid/fusjon i ledelsen og forvente at dette vil skje Minister Tora Aasland er bekymret av at arbeidet ser ut til å stoppe opp (Aftenposten ) Men, siden et samarbeid må ta utgangspunkt i den enkelte vitenskapelige ansatte må en starte her – ”what’s in it for me”

Lite dynamikk i undervisningssektoren Organisasjonene blir statiske Det er greit å bygge opp nye fagområder Vanskelig å legge ned Vi trenger en organisasjonsform som følger ideene til Peter Druckner (flat struktur, deltagelse av alle) og som unngår at institusjonene blir for statiske

Mulig løsning: Gruppebasert struktur Fagfolkene er ansatt på undervisningsinstitusjonen Danner selv forsknings- og undervisningsgrupper Grupper inngår kontrakt med ledelsen Eksempel: en fem års kontrakt for å undervise B.Sc. i IT og logistikk forskning innen området Gruppen får eget budsjett, full frihet m.h.t hvem de vil engasjere, full frihet mht lønn, etc. Evaluert etter tre år Ingen blir sagt opp, men er man ikke tilkoplet en gruppe får man kun vanlig lønn, oppgaver av ledelsen Kan kombineres med dagens opplegg

CSCW Virtuelle verdener Computer Supported Cooperative Work

Gruppevare på Internett Internasjonalt samarbeid, i firma og organisasjoner (standardiseringsarbeid, internasjonale prosjekter m.m.) Problemer: Hvem leder? Hvem deltar? Kritikk/ros/belønning til deltagerne ”Sleeping partners” Arbeid på felles dokumenter krever god sosial innsikt og gode diplomatiske evner (når noen sletter det du nettopp har lagt inn, når noen endrer godt til dårlig, rett til feil…) Problemene blir redusert om medlemmene kjenner hverandre godt

Facebook Brukes privat og på fritiden Men mange organisasjoner begynner å se mulighetene: Til kontakt med potensielle kunder Mot kunder Mer fleksible kontaktflater for ansatte Men det kan tenkes at settingen, sosial pratekanal, ikke passer for mer business- orienterte aktiviteter

Eks. på gruppearbeid: “Open source” Tilbyr komplett kildekode (åpent, ikke lukket) Alle kan modifisere og bygge videre på koden Beste eksempel: Linux, Firefox, Open Office, Apache Gruppe som deler en kultur, programmerer på “gøy”, delaktighet ved kvalitetskode Internett gjør ideen mulig (intern kommunikasjon, enkel distribusjon) Stor spredning Vanskelig å konkurrere mot (priskonkurranse virker ikke, ingen å forhandle med) Vil bevegelsen overleve?

Gruppevaresystem Vi ser her på profesjonelle system som skal understøtte felles arbeid, f.eks. for å utvikle en rapport. Funksjoner: Koordinering (kalender m.m.) Dokumenthåndtering Adgang, endringskontroll - hvem har lov til å gjøre hva Status og logging (versjonskontroll, hvem har lagt inn hva, endret, slettet…) Chat, oversikt over hvem som er innlogget, m.m. Deling av skjerm Videokonferansemuligheter...

Case: Boeing-Rocketdyne Lager rakettbrennstoff, økt konkurranse fra et åpnet øst-Europa SLICE (Simple Low Cost Innovative Engine) Mål: Redusere kostnadene dramatisk, Få nye produkter ut på markedet tidligere Øke levetiden på produktet Definere team: Fra forskjellige disipliner, forskjellige deler av organisasjonen Måtte arbeide virtuelt (ny organisasjon over den gamle) Resultat, en ny design Arbeidsmetoder: 89 møter over 10 måneder Enkel Internet basert notebook 20 design, 650 innlegg Oppnådde mål!

Mer Basert på avtale om å dele informasjon Gruppevaresystemet laget etter teamet’s egne spesifikasjoner Nye måter å arbeide på: Jobbe i fellesskap, som et team Dele informasjon Jobbe effektivt Viktig at de strategiske beslutningene (overordnede mål) var klarlagt før arbeidet startet Og at organisasjonen hadde en flat struktur

Andre gruppesystemer YouTube Flickr Facebook Wikipedia Twitter ….