KURS I BUDSJETTERING

Kurs i budsjettering og økonomistyring Teorikurs Budsjett-ering Systemkurs ADI-budsjett-innlasting Teorikurs Økonomi-oppfølging Discoverer-rapporter viewer/ plus + Egne kurs i Prosjektadministrasjon/PA

Innhold 1. Teori - Budsjettering - UiBs økonomimodell - Hva er B1, B3 og B4? - Hvordan få god kvalitet på budsjettet 2. Hjelpemidler - Malene på intranett 3. Spesielle områder - Budsjettering mellom BOA og GB - Budsjettering av avskrivninger

Budsjettering – planprosessen i tall Budsjettprosesser: oven-fra-og-ned nedenfra-og-opp kombinasjon Budsjettmetoder: Rammebudsjettering Konsekvensjustert ramme Programbudsjettering Balanced scorecard Etc. Høyeste Mellomste Laveste Budsjetter: Salgsbudsjett Resultatbudsjett Likviditetsbudsjett Investeringsbudsjett

Hvorfor budsjettere UiB-økonomien er stor og kompleks (GB: 2,6 mrd, BOA: 0,7 mrd) Budsjetter er et viktig verktøy for å få oversikt og styringsinformasjon: - pr prosjekt - pr finansieringskilde (for eksempel GB, BOA, NFR, EU) - pr institutt - pr fakultet/avdeling - for hele UiB Legger planer og følger opp disse gjennom året Plan (budsjett) Måler Rapporterer

Metode for oppfølging av planer: 1. Periodisert budsjett kroner plan Mnd. Jan Des

2. Regnskapsrapporter mot budsjett => avviksrapportering kroner rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport regnskap plan Mnd. Jan Des

Eksempel på økonomirapport Årsbudsjett Budsjett hittil i år Regnskap Avvik hittil i år Avvik % Innt. 3 inntekter -291 798 000 -88 552 900 -88 066 089 -486 811 -0,50 % 4 varek. 5 lønn 222 631 500 60 173 200 62 586 527 -2 413 327 -4,00 % 6-7 adk. 43 846 852 3 484 547 7 530 547 -4 046 000 -116,10 % 8-9 annet 22 770 600 6 304 500 6 212 477 92 023 1,50 % -2 549 048 -18 590 653 -11 736 538 -6 854 115 -36,90 % Overf. overført inn 2 549 048 0,00 % overført ut 16 041 605 9 187 490 6 854 115 42,73 % 18 590 653 11 736 538 36,90 % 2. Sum Sum total GB HF pr. mars 1. Kostn. Avvik som må forklares Kvalitetssikring viktig

Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt) UiB Grunnbevilgning (GB) BOA Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt 000000 NFR 100400- 199999 Prosjekt 100000- 100399 EU Prosjekt 630000-639999 Andre bidr. prosjekt 2000000-629999 640000-699999 Øremerkede avsetninger Prosjekt 700000-799999

Økonomimodell - artsregnskap (resultat) UiB Resultat: BFV-Bevilgn.fin.virksomhet Grunnbevilgning (GB) BOA 3. Inntekter Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum (prosjekt 00000) NFR Prosjekt Oppdrags prosjekt EU Prosjekt 4. Invest. 5. Lønn Andre bidrags prosjekt Øremerkede avsetninger 6-9 drift

Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 1 Avdeling 3 Avdeling 2 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted

Kontostreng Firma 01 Art 6720 Sted 131700 Prosjekt 000000 Analyse 000000 Formål 000000 Motpart 00 UiB-konto: 01-6720-131700-000000-00000-000000-00

Tre budsjett vi kan rapportere mot: 1. B1 Tildelingsbudsjett - Økonomiavdelingen legger inn i OF 2. B3 Hovedbudsjett - Fakultetsadministrasjonen legger inn i OF 3. B4 Budsjettprognose (”skyggebudsjett” /”instituttbudsjett”) - legges inn i OF av instituttet eller fakultetet

Budsjettstruktur i Oracle Tildelingsbudsjett B3 Hoved- budsjett B4 Budsjett- prognose Org ↓ 110000 HF 100 10 110100 HF ADM 20 116000 AI 30 116100 EI 40 50 SUM 110

UiBs budsjettrutiner Rutiner på intranett https://intranett.uib.no/uPortal/tag.idempotent.render.userLayoutRootNode.target.275.uP?loc_code_path=2170&uP_root=root&link_id_path=158297_160582_160753&menu_type=11&mode=show_page&link_id=158297&sublink_id=160582&subsublink_id=160753&toplink_id=16881 Hovedelementer: Rammeoversikt i B1 Operasjonalisert budsjett i B3 Revidering av budsjett etter først halvår Ekstratildelinger i B1 ca annenhver måned Fakultetsvise rutiner B4-rutiner mv

Hvilke poster skal vi budsjettere? Dette må vi budsjettere Alle poster over 500.000 kroner Poster som er øremerket Dette bør vi budsjettere Det vi ønsker å rapportere på Vi må altså først bestemme hvordan rapporteringen vår skal være, deretter vet vi hvilke poster vi må budsjetter utover det som er pålagt.

REGNSKAPSRAPPORT 03/10 - AVDELING Månedsrapport REGNSKAPSRAPPORT 03/10 - AVDELING Sammendrag Det er overforbruk på fastlønn med 2% - dvs 160.000. Dette balanserer mot besparelse på avlyst seminar. Innhold: 1. Total GB 2. Analyse GA 3. Prosjekt GP 4. Prosjekt BOA Avd.total Artsregn. S11 TB GB Prosjekt- regnskap S13 TB GP Prosjektregn- skap S13 TB BOA Analyse- regnskap S14 TB GA .

Hvordan få god kvalitet på budsjettet Lag budsjettgrunnlaget i excel På intranettsidene til ØA finnes excel-maler for: - budsjettering og periodisering av fastlønn - periodisering av inntekter og kostnader GB og BOA NB! Oppdateres årlig! Periodiser budsjettet ditt. Tenk: Hva er planen? (sjekk f.eks med prosjektleder) Hvilken måned kommer inntekten? Hvilken måned kommer kostnaden? (NB: forskjell på fakturadato og periodisering) Om informasjon mangler. Tenk: Hvordan var dette i fjor? Del budsjettet på 12 måneder Bruk malene på nettet. Avstem budsjettet ditt mot B1 eller B3 (kontrollrapport B11) Lagre budsjettgrunnlaget for dokumentasjon og ”sporing” Lagre ADI-arket for dokumentasjon og sikkerhet Lag evt en logg for budsjetteringer i B3/B4.

Kontrollrapport B11 – i Discoverer Rapporten viser at B3 er lik B1.

Kontrollrapport B11 – også online fra OF Rapporten viser at B3 er lik B1.

Hjelpemidlene Malene Budsjettering av lønn og sosiale kostnader Budsjettering av fastlønn Budsjettperiodisering Felles for malene Det er bare noen felter som skal endres! Må ikke skrive over formler! Vær forsiktig ved egen maltilpasning Stemmer formlene når nye linjer settes inn? Sjekk at forutsetningene stemmer/er rimelige

Maler Budsjettering av lønn Lønnskostnad pr. år Lønnskostnad pr. måned Hurtigregler for kalkulering av årslønn Link intranett http://skygge2170.iportal.uib.no/wysiwygpro/uploaded-docs/skygge2170/www/persok/Okonomi/Websider/mal_sos_kostnad2010.xls

Litt om lønnsvekst

a) Budsjettering av lønn - årskostnad

b) Budsjettering av lønn – kostnad pr måned

c) Budsjettering av lønn – hurtigregel

Mal budsjettering av fastlønn Lønn 5001 vit.ansatte Lønn 5002 t/a-ansatte Lønn 5003 rekrutteringsstillinger B-tillegg Refusjoner Sosiale kostnader Forutsetninger Lønnstrinn Satser sosiale kostnader Antatt lønnsvekst Link intranett http://skygge2170.iportal.uib.no/wysiwygpro/uploaded-docs/skygge2170/www/persok/Okonomi/Websider/mal_fastlonn2010_til_nettside.xls

Budsjettering av lønn – fastlønnsbudsjett

Budsjettering av lønn – fastlønnsbudsjett

Budsjettering av lønn – fastlønnsbudsjett

Mal for budsjettperiodisering Grunnbevilgningen Bidrags- og oppdragsaktiviteten Link intranett http://skygge2170.iportal.uib.no/wysiwygpro/uploaded-docs/skygge2170/www/persok/Okonomi/Websider/malperiodisering2010__til_nettside.xls

Budsjettperiodisering – grunnbevilgning

Budsjettperiodisering – grunnbevilgning Sist oppdatert Budsjettperiodisering – grunnbevilgning Forutsetninger Årsbudsjettbeløp

Budsjettperiodisering – forutsetninger

Budsjettperiodisering – årsbudsjettbeløpene

Budsjettperiodisering – BOA Flere maler da ulike finansieringskilder føres ulikt

Budsjettperiodisering – NFR

Budsjettperiodisering – EU

Budsjettperiodisering – Andre bidrag

Budsjettperiodisering – Oppdrag

BOA-budsjettering Hovedbok (GL) Budsjettere BOA-målsetning (volum/aktivitet inntekt/kostnad) Budsjettere dekningsbidragsinntekter i GB/BOA Budsjettere egenandel i GB/BOA Budsjettere egenfinansiering i GB/BOA Prosjektmodul (PA) Budsjettere enkeltprosjektene

BOA-budsjettering

BOA-budsjettering

BOA-budsjettering

BOA-budsjettering i PA

BOA-budsjettering i GL

Budsjettering av avskrivninger Formålet med aktivering er å vise verdien og verdifallet på eiendeler. Avskrivninger fordeler kostnaden for et anleggsmidler over flere år. Modellen UiB bruker for føring av avskrivninger fordeler også inntekten en bruker til å betale investeringer over tilsvarende antall år (kalles forpliktelsesmodellen). Inntekt og kostnad knyttet til avskrivninger vil alltid være lik (nullsumspill) Alle avskrivningseffekter er samlet på motpart 81. Anbefaler å budsjettere avskrivningene i samarbeid med fakultetet.

Budsjettering av avskrivninger Tre kilder til budsjett for avskrivninger Årets planlagte investeringer (investeringsbudsjettet) Planlagte avskrivninger fra åpningsbalansen (fakultetet har oversikt) Effekt av avskrivninger av investering gjort fra 2005 og frem til budsjettåret (Rapport A62)

Budsjettering av avskrivninger - Mal Excel-mal tilgjengelig på fakultetet:

Oppsummering 1. Teori - Budsjettering - UiBs økonomimodell - Hva er B1, B3 og B4? - Hvordan få god kvalitet på budsjettet 2. Hjelpemidler - Malene på intranett 3. Spesielle områder - Budsjettering mellom BOA og GB - Budsjettering av avskrivninger