Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
1
KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4)
Torsdag 29. januar 2009 Fredag 30. januar 2009 Mandag 2. februar 2009
2
Agenda 1. Teori - UiBs økonomimodell - Hvorfor budsjettere?
- Hva er B1, B3 og B4? 2. Demo av excel-maler 3. ADI - Tips og råd ved bruk av ADI - Pålogging - Legge inn budsjett i ADI – CASE - Overføre/laste budsjett fra ADI til OF 4. Kontroll og avstemminger
3
Del 1- Teori
4
Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt)
UiB Grunnbevilgning (GB) BOA Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt NFR Prosjekt Prosjekt ? EU Prosjekt Øremerkede avsetninger Prosjekt Andre EFV Prosjekt
5
Økonomimodell - resultat (art)
UiB Resultat: BFV-Bevilgn.fin.virksomhet Grunnbevilgning (GB) BOA 3. Inntekter Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt NFR Prosjekt Prosjekt ? EU Prosjekt 4. invest. 5. Lønn Andre EFV Prosjekt Øremerkede avsetninger Prosjekt 6-9 drift
6
Multidimensjonal økonomistyring
Firma 01 Art Prosjekt Sted Analyse Formål Motpart 00 UiB-konto:
7
Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner
Art Avdeling 1 Avdeling 2 Avdeling 3 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted
8
Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner
Art Avdeling 1 Avdeling 3 Avdeling 2 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Hovedpoeng: mulig å planlegge (budsjett) og følge opp (regnskapsføre) innenfor hver klosse. Sted
9
Hvorfor budsjettere UiB-økonomien er stor og kompleks
En sikrer oversikt og styring gjennom et felles økonomispråk vha en felles økonomimodell Hovedelementene i UiBs økonomimodell er sted, prosjekt og art (analyse er en nyttig tilleggsspesifikasjon) Legger planer og følger opp disse Plan (budsjett) Rapport mot plan Forklarer og følger opp avvik
10
Metode for oppfølging av planer: 1. Periodisert budsjett
kroner plan Mnd. Jan Des
11
2. Regnskapsrapporter mot budsjett => avviksrapportering
kroner rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport regnskap plan Mnd. Jan Des
12
Tre budsjett vi kan rapportere mot:
1. B1 Tildelingsbudsjett -Legges inn i OF av ØA 2. B3 Hovedbudsjett - Legges inn i OF av fakultetsadministrasjonen 3. B4 Budsjettprognose (”skyggebudsjett” /”instituttbudsjett”) - legges inn i OF av instituttet eller fakultetet
13
Budsjettstruktur i Oracle
Tildelingsbudsjett B3 Hoved- budsjett B4 Budsjett- prognose Org ↓ HF 100 10 HF ADM 20 AI 30 EI 40 50 SUM 110
14
Eksempel på styringsrapport fra Discoverer
Årsbudsjett Budsjett hittil i år Regnskap Avvik hittil i år Avvik % Innt. 3 inntekter -0,50 % 4 varek. 5 lønn -4,00 % 6-7 adk. -116,10 % 8-9 annet 92 023 1,50 % -36,90 % Overf. overført inn 0,00 % overført ut 42,73 % 36,90 % 2. Sum Sum total DFV pr. mars 1. Kostn. Hovedpoeng: Dette er en stor virksomhet. For 3,3 mrd kan en kjøpe personbiler (som fyller opp 5 bygarasjer). God kvalitet er viktig Vesentlige avvik må forklares
15
Hvordan få god kvalitet på budsjettet
Legg en plan, periodiser budsjettet ditt På hjemmesidene til ØA finnes excel-maler for: - budsjettering og periodisering av fastlønn - periodisering av inntekter og kostnader tenk: Hvilken måned kommer inntektene? Hvilken måned kommer kostnadene?
16
Tips 1. Budsjetter fastlønn i excel-mal, ett regneark pr prosjekt og ett ark pr lønnsart (tek./adm, vitensk, stipendiat). Husk: lønnsøkning fra 1.mai. Bruk periodiseringsmal til å lage ett budsjett pr prosjekt. Tilpass periodiseringene etter dine behov og erfaringer, men NB! Art 3900 inntekt fra KD: - inntekter annuum bør periodiseres etter UiB-mal (gjelder også delvis stip.prosjektet) - inntekt for øremerkede prosjekter budsjetters på januar (unntak: stip.prosjektet) - inntekt for ekstratildelinger budsjetters på den måneden tildelingsbrevet kommer
17
Del 2- Demo excel-maler
18
Del 3- ADI
19
ÅPNE ADI 11i: - logg på Citrix - dobbelklikk på ikonet 11i_ADI-Term
20
11i_ADI- pålogging - hovedbok
1. 2. Velg ansvarsområde Velg GL Registrerer/Instituttregistrerer UiB Velg OK (grønn V) pålogging klikk på hånden Samme pålogging som i OF_11i På kurs: velg 11i-c-OAKURS velg OK (grønn V)
21
hovedbok, bla. sette inn ny budsjettkonto
Verktøylinjen i ADI bytte ansvarsområde opprette budsjettregneark sender data fra regnearket til databasen – ”Laster” hovedbok, bla. sette inn ny budsjettkonto legg ned verktøylinjen avslutt ADI
22
Opprette et budsjettregneark – angi kriterier
Velg organisasjon - ansvarskode til ditt institutt Begrens konti - ditt institutt/seksjon Definer karakteristika -tekst på art f.eks. Velg Budsjett -B4-BUD PROG Velg tidsrom -Jan-09 til Avsl-09 1. 2. 3. 4. 5.
23
Organisasjon – avdelingskode 4 siffer
24
2. Begrens konti Her: ber kun om annuum (prosjekt 000000)
25
3. Definer karakteristikker her: ber om beskrivelse for art
26
4. Velg Budsjett - B4-BUD PROG
27
5. Velg Tidsrom f.eks: år 2009 (Jan-09 til Avsl-09)
28
Bearbeiding av budsjettarket – endre formater celler - Arkbeskyttelsen må oppheves: verktøy/beskyttelse/opphev arkbeskyttelse - Marker tallrekkene (alle måneder) – velg ”bruk tusenskilletegn”
29
Bearbeiding av budsjettarket – ny vindusdeling - Velg Vindu/frigi - Fjern den gamle vindusdelingen (dra den opp og vekk) - Plasser deg der du ønsker ny vindusdeling (eksempel: G9) - Velg Vindu/frys
30
Bearbeiding av budsjettarket – bruk av filter - Sett filteret på : Trykk på knappen ”Vis filter” - Nullstill filteret, gjøres klar for ny spørring: Trykk på knappen ”nullstill filter” - Slå av filteret: Trykk knappen ”Vis filter” ut igjen
31
Bearbeiding av budsjettarket – legge inn ny kontokombinasjon vha kopier/lim inn - ta vekk et konto-segment (f.eks art) i den nye raden umiddelbart. Ellers: fare for at vi får to like linjer, dvs. duplisering
32
Legge inn ny kontokombinasjoner - tre måter:
1. Rader med kontokombinasjoner som ikke skal ha budsjett, kan brukes: - endre de kontosegment som er feil til de verdier det skal budsjettere på 2. Sett inn nye rader vha kopier/lim inn - Endre kontostreng umiddelbart for å unngå duplisering 3. Opprett ny budsjettkonto - Velg verktøylinjen for ADI - Velg ikon for hovedbok - Velg ”sett inn budsjettkonto” - Legg inn ny kontokombinasjon Fordel: ADI sjekker at valgt kontokombinasjon er gyldig
33
Hent frem alle rader som innholder budsjettall - Gå til kolonnen ”Total” - Velg Filter: ”Egendefinert” - Velg: Vis rader hvor Total er: ”er ulik” ”0”
34
Hva overføres fra ADI til OF?
Linjer som har fått flagg i kolonne A - Last …og som er ført på gyldig konti
35
Kan lagre ADI-regneark – vanlig excel-funksjonalitet
36
Last inn budsjettet - dataene skal overføres/sendes til Oracle 11i
1. Last budsjettet over til Oracle: - velg grønn pil/lyn ”last til grensesnitt”
37
Velg OK – grønn V
38
Bruk av fortegn KOSTNADER – legges inn som POSITIVE TALL
ved bruk av arter i klasse 4 – 9 INNTEKTER – legges inn som POSITIVE TALL ved bruk av arter i klasse 3 OF gjør tallet om til et negativ tall (m/minus (-) foran ved innlasting til OF I ARTSKONTOPLANEN finner du hvilke arter som er inntekts- (I) og utgiftsarter (U)
39
Legge inn budsjett i ADI – ulike måter:
Registrer direkte i ADI - Legg inn formel, for eksempel årsbudsjett/12 på januar og kopier formel til de andre månedene - Legg inn budsjettall direkte på aktuell mnd 2. Kopier/lim inn fra excel-mal - Legg inn blanke linjer i ADI-arket og lim inn periodisert budsjett fra excel-mal. NB! Pass på at du ikke dupliserer konti
40
Avrund budsjett-tall - til hele 100 - kroner - til hele 1000 – kroner
Skriv inn den formelen du ønsker å bruke og kopier den til de cellene” i budsjettarket ditt hvor ønsker at den skal gjelde. FORMEL: = Avrund(tall*tall;-2) avrundes til hele 100 (- (minus) 2 siffer) = Avrund(tall*tall;-3) avrundes til hele 1000 (- (minus) 3 siffer)
41
Bruk av kontokombinasjoner i ADI
IKKE registrer samme kontokombinasjon flere ganger (duplisering), den sist registrerte kontokombinasjonen vil overskrive det første. Eksempel: Feil: : 5.000 : 1.000 Riktig: : AGA fastlønn Laster til OF AGA løslønn Laster til OF
42
Flytte budsjett mellom konti i ADI
Skal du flytte budsjett mellom kontokombinasjoner må du huske å reduserer budsjettet på kontoen du flytter midler fra Eksempel: Du har et inntektsbudsjett på Du skal flytte halve budsjettet til annen stedkode. : : 2.000 Sum art 3900 er fortsatt 4.000
43
Budsjettering av BOA-prosjekter
- Prosjekter som ikke overføres til PA-modul budsjetters i OF på GL-prosjektnummer - som før. - Prosjekter som opprettes i PA-modulen budsjetters på PA-prosjektnummeret i PA. I OF budsjetteres de på samleprosjektnummer: (NFR-prosjekt i PA) (EU-prosjekt i PA) (øvrige EFV-prosjekt i PA ? (Oppdr.prosj i PA) Lønnsprosjekt reiseregninger Ny budsjettmal for BOA-prosjekter på intranett
44
Del 4 – Kontroll og avstemminger
45
Sjekk at budsjettet ditt er riktig
Ta ut B-rapporter fra OF eller Discoverer for å sjekke at budsjettet er korrekt: sum kostnader og inntekter skal være lik rammen (årets tildelinger + overført fra i fjor) sum kostnader og inntekter skal være = 0 Fakultetet: - Sum kostnader, sum inntekter og overføringer i B3 SKAL være lik B1. - Budsjettet skal gå i null hver mnd. Forskjell mellom inntekter og kostnader salderes på art 8901, 8903 og 3503 – overføres neste periode
46
B11- Budsjettrapport B1-B3-B4
47
B11 – Budsjettrapport mnd
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.