Del 1, 2 og 3 PROSJEKTLEDER OG PROSJEKT? SPAR MED OPP_RETT © A. M. Al-Araki, HiO Del 1, 2 og 3 PROSJEKTLEDER OG PROSJEKT? SPAR MED OPP_RETT Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Hva er et prosjekt, og hva er å sikre SPAR? © A. M. Al-Araki, HiO Hva er et prosjekt, og hva er å sikre SPAR? Et prosjekt: Målbestemt (MbO) Resultatbeskrivende (ROTUR). ”No top down process” ROTUR: Realistisk, objektivt målbart, Tidsbestemt, Utviklende og resultatbeskrivende. Tidsbestemt: start og slutt Innenfor avsatt tid og budsjett betyr ikke klar for levering Unik Spesifikasjoner og Krav, nytteverdi, impliserte oppgaver, nyhet eller avhengighet av tidligere erfaringer. Koordinerte aktiviteter Systemanalyse & oppgavesynkronisering [CPM] Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

SIKRE SPAR ER Å SIKRE PRODUKTIVITET P i SPAR © A. M. Al-Araki, HiO SIKRE SPAR ER Å SIKRE PRODUKTIVITET P i SPAR Intern og ekstern effektivitet Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Produktivitet Lokalisering & identifisering © A. M. Al-Araki, HiO Produktivitet Lokalisering & identifisering Hva er det oppdragsgiveren vil? Behovenes livssyklus (The Needs Life Cycle): Et behov oppstår, anerkjennes og artikuleres. .Funksjonelle krav beskrives og tekniske krav spesifiseres (av teknikere for teknikere). Identifisering: behov og kravspesifikasjoner: ”Jeg er ikke sikker på hva jeg ønsker, men jeg vil skjønne det når jeg ser det”. Lokalisering: overordnede systemer & planer Spesifikasjonsproblemer Upresise ønsker: språk, mangel på konsensus, mangel på ekspertise, mangel på informasjon, urealistisk forenklinger, neglisjering Urealistisk fleksibilitet: Kaotisk prosjektplanlegging, Tid og kostnads overskridelser. Men vanskeligs er: SPESIFIKASJONER Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Produktivitet Prosjektspesifikasjoner © A. M. Al-Araki, HiO Produktivitet Prosjektspesifikasjoner Regel 1: Kravspesifikasjoner undertegnes Regel 2: Det som kan mistolkes, vil kunne mistolkes. Regel 3: Planlegging og utførelse kan avvike. Regel 4: Visualisering av spesifikasjoner Regel 5: Configuration management: styring av spesifikasjonsendringer: [Dato, beskrivelse, konsekvenser, ringvirkninger, endringskostnader, navn og signatur på de som forlanger endringene] Regel 6: Trening og læring spesifikasjonsproblemer. Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Produktivitet: Finans og budsjetter © A. M. Al-Araki, HiO Produktivitet: Finans og budsjetter Budsjettkomponentene Prosjektkostnader = produksjon + administrative kostnader Direkte arbeidskostnader, Overheads: relativt stabile i forhold til direkte kostnader (Overhead i regnskap: Faste kostnader, general kostnader, felles kostnader) Støttekostnader: reiser, konsulenter osv Fringe benefits: trygd, kompetanseoppbygging, seminarer Planlegging og usikkerhet: terra incognita Management reserver: 5 eller 10% Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

SIKRE SPAR ER Å SIKRE ARBEIDSFORHOLD A i SPAR © A. M. Al-Araki, HiO SIKRE SPAR ER Å SIKRE ARBEIDSFORHOLD A i SPAR Lederskap Medarbeiderskap Engasjement og økonomisk resonnering Utvikling av ressurser Organisasjonslæring Arbeidsmiljøloven Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

© A. M. Al-Araki, HiO SIKRE SPAR ER Å SIKRE UTVIKLING AV MENNESKELIGE OG MATERIELLE RESSURSER R i SPAR Prosjektmedarbeidere og team Mayers-Briggs Type indikators: The Extrovert-Introvert Dimension The Sensing-Intuition Dimension The Thinking-Feeling Dimension The Judging-Perceiving Dimension Utvelgelse av medarbeidere. Konflikthåndtering. Kommunikasjon. Selverkjennelse Teameffektivitet = actually achieved performance. Teamstruktur Isomorfisk teamstruktur: Prosjektlederen er integrator Kirurgisk teamstruktur: Kirurgen definerer effektiviteten. Ego- less teamstruktur: Høy grad av interaksjon (Japan) Spesialisert teamstruktur: En type matrise. Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

MENNESKJELIGE RESSURSER Opponentene i arbeidslivet? Del:2 MENNESKJELIGE RESSURSER Opponentene i arbeidslivet?

MENNESKELIGE RFESSURESER: Myndiggjøring (E) og teambygging Uttrykt teori og bruksteori. En virkelig team: navn, samarbeid og effektive møter. Personlig preg: støtte, tilgjengelighet og samkvem. Insentiver: anbefalinger, anerkjennelse, fleksitid osv. Forståelse for finans og budsjetter Dobbelkrets- og enkelkretslæring Organisasjonsmessig og psykologisk engasjement: Hvem er ansvarlig her? Hvilke ansvar har prosjektlederen? Hvilken stil utøves i hvilken sammenheng. Den perfekte prosjektmedarbeideren?

MENNESKELIGE RESSURESER Prosjektmedarbeidere og team Getting the job done- ”on time, within budget, and according to specifications”. Å arbeide smart : Realistiske mål. Riktig første gang (kommunikasjon, refleksjon, gjennomføring) Ansette kompetente medarbeidere Thomas-Kilman Conflict Mode Instrument [Konfliktstil] FIRO-B Awareness Scale etc. Psychological Types (Carl Jung 1923. The Mayers-Briggs Type Indicator) W. Bion: Kamp/flukt, pardannelse og avhengighet

SIKRE UTVIKLING AV MATERIELLE RESSURSER R i SPAR Hva skal du gjør og hvilke valg har du?. Seks funksjoner er aktuelle i løpet av et prosjekt Velge: interne og eksterne ressurser og external and internal sources & kostnadsnytteanalyse Planlegge: Veikartet: detaljerte skisser og planer. Aldri statiske Implementere Kontrollere: Forskjell mellom panlagt og gjennomført arbeid: Management by exception Evaluere Avslutte

Vi sikrer SPAR ”MED OPP-RETT” Meningsutveksling Medbestemmelse Medvirkning Eierskap til endring Delaktighet

ORGANISASJONSFORSTÅELSE DEL 3 Vi sikrer SPAR ”MED OPP-RETT” ORGANISASJONSFORSTÅELSE Omgivelsene og organisasjonen: et system teoretisk perspektiv lokalisering av prosjekter og identifisering av ressurser, medarbeidere, utstyr osv. Input____)()()()()()(_____output___outcome

Organisasjonsforståelse Prosjektets livssyklus © A. M. Al-Araki, HiO Organisasjonsforståelse Prosjektets livssyklus

Organisasjonsforståelse Planlegging og kontroll styringssløyfe © A. M. Al-Araki, HiO Organisasjonsforståelse Planlegging og kontroll styringssløyfe Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Organisasjonsforståelse Prosjekt og organisasjonspolicy © A. M. Al-Araki, HiO Organisasjonsforståelse Prosjekt og organisasjonspolicy Arbeide innenfor organisasjonens realitet/kontekster Seks faser for en god prosjekt-politiker (Block, 1983): 1. Vurdere omgivelsene (SWOT) 2. Identifisere hovedaktørens mål 3. Vurdere dine egne evner og potensialer (1-3 = vær realistic) 4. Definere problemet (DIPE-syklus) 5. Utvikle løsninger 6. Teste og raffinerer løsninger Hvilken autoritetsform passer for prosjektet: Formell autoritet (støtte ovenfra og operasjonelt) Byråkratisk autoritet (regler, papir, prosedyrer) Teknisk autoritet (teknisk kompetanse) Karismatisk autoritet (lederskap) Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

PROBLEMLØSNINGSMETODER © A. M. Al-Araki, HiO PROBLEMLØSNINGSMETODER DIPE (Argyris) UCR (Lewin) DETI (Ibn Khaldun 1332-1406) MØVK og SOAF (Araki) NGT_teknikk (delbecq) SWOT-matrise (Andrews) ROS-analyse (gruppe) Konflikthåndtering Følelsesprosesser Uttrykt teori og bruksteori Hva starter prosjektet med? Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

PROSJEKTORGANISERING © A. M. Al-Araki, HiO PROSJEKTORGANISERING Toppledelse: (enkle og komplekse prosjekter) Prosjektledelse: arbeidsmiljø og prosjektarbeid Kolleger: medhjelpere OG/eller konkurrenter Prosjektmedarbeidere & team: matriseorganisasjon. Myndiggjøring (E) & teamidentitet. Kontinuerlig aktiviteter Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Prosjektorganisering Kart og aktører © A. M. Al-Araki, HiO Prosjektorganisering Kart og aktører Prosjekt Forprosjekt hovedprosjekt Prosjektorganisering Styringsgruppe Referansegruppe Prosjektleder Prosjektgrupper Prosjektmandat Prosjektmetoden og matriser Grupper og komiteer Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

RESULTATVURDERINGER UNDERVEIS © A. M. Al-Araki, HiO RESULTATVURDERINGER UNDERVEIS Hele prosjektperioden Kontroll: Kontinuerlig prosjektutvikling Fokuser på detaljer Prosjektlederansvar Resultatvurderinger: Periodiske evalueringer: prosjektets status Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

Sluttevauering Oppnå resultater og redusere tap © A. M. Al-Araki, HiO Sluttevauering Oppnå resultater og redusere tap Vellykkede prosjektledere: Vær bevisst ditt arbeid, ikke en tilfeldig leder. Gjør ting riktig den første gangen. Invester i forarbeid/grovarbeid (front-end spadework) Antesiper at problemer vil uansett forekomme Se på under overflate for å finne den reelle situasjonen Vær fleksibel. Bruk mye tid på det du kan påvirke. Mislykkede prosjekter: Organisasjonsfaktorer: tilfeldige regler, detaljstyring fra toppen, tilfeldige budsjettarbeid. Inkompetanse: identifisering av kundebehov, utforme behovspesifikasjoner er blant de største årsaker bak mislykkede prosjekter. Dårlig planlegging og kontroll: WBS, Gantt, PERT/CPM Frame, J. Davidson. Managing projects in organizations: how to make the best use of Time, Techniques, and People. San Francisco, Calif: Jossey-Bass, c1995

Prosjektet kan avsluttes, © A. M. Al-Araki, HiO SLUTTEVALUERING Sluttevaluering: Foretas gruppevis eller individuelt og av personer som IKKE er en del av prosjektet Prosjektet kan avsluttes, men ikke prosjektlederens ansvar: utstyr, medarbeidere, leveranser, rapporter osv. Prosjektvedlikehold er et spørsmål for seg selv Skal tilleggsoppgaver i mandatet? Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009

SPAR MED OPP RETT: del 1, 2 og 3 © A. M. Al-Araki, HiO SPAR MED OPP RETT: del 1, 2 og 3 PROSJEKTLEDER OG PROSJEKT? SPAR MED OPP_RETT Materialet tillates ikke solgt eller massedistribuert uten samtykke fra A. M. AL-ARAKI., fornyet 31.08.2009