Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI

Presentasjon om: "Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI"— Utskrift av presentasjonen:

1 Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI
PEVS - Project Evaluation Scheme Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI tlf fax privat

2 Appetittvekker ! Det er av betydning for en styringsgruppe eller en prosjektleder å kunne ta "temperaturen" på prosjektet underveis i prosjektarbeidet. Spørreskjemaet PEVS er et hjelpemiddel i en slik temperaturmåling. Resultatene vil vise situasjonen i prosjektet sammenliknet med hva som er den vanlige situasjonen for andre norske prosjekter. Man får råd om hva det viktig å gripe fatt i for å forbedre situasjonen for prosjektet.

3 Behov for situasjonsbilder !
Slutt Start Prosjektet Tiden Evaluering Behov for situasjonsbilder !

4 Tradisjonell situasjonsrapportering
Fokus på rapportering av framdrift (tidsbruk), kostnader og kvalitet Viktig! Tilbakeskuende

5 Kritisk suksessfaktor (Critical Success Factor = CSF)
Ser framover, ser på forutsetningene for framtidig suksess Identifiserer faktorer som kan forutsi suksess En kritisk suksessfaktor: Hvis denne faktoren er tilfredstillende oppfylt, er det stor sannsynlighet for at det ønskelige resultatet nås Trenger kritiske suksessfaktorer for å vite hva man skal få til for å oppnå de ønskede resultatene

6 Tidligere arbeid John F. Rockart: Chief Executives Define Their Own Data Needs, Harvard Business Review, Vol. 57, No. 2, (March-April 1979), pp Slevin & Pinto: The Project Implementation Profile: New Tool for Project Managers, Project Management Journal, 17 (1986), pp

7 PEVS = Prosjektevalueringsskjemaet
Spørreskjema som gir grunnlag for å angi prosjektets status og for å predikere prosjektets resultater 60 kritiske suksessfaktorer for et prosjekt 10 suksesskriterier Mulighet til å relatere situasjonen i sitt prosjekt med situasjonen for et stort antall andre norske prosjekter

8 PEVS - Teoretisk grunnlag
De kritiske suksessfaktorene er identifisert gjennom å fokusere på følgende forhold: Prosjektets arbeidsoppgaver: Alle de forskjellige sentrale arbeidsoppgavene i prosjektet er hele tiden av betydning for prosjektets resultater Prosjektets ledelse: Måten prosjektet blir ledet på er av betydning for prosjektets resultater Forfatternes subjektive erfaringsmateriale

9 PEVS - de forskjellige arbeidsoppgavene
Prosjektdefinisjonen Prosjektets formål og mål Prosjektets rammebetingelser Prosjektplanleggingen Prosjektets overordnede plan Prosjektets detaljplaner Prosjektorganiseringen Den formelle prosjektorganisasjonen Den uformelle prosjektorganisasjonen Prosjektutførelsen Aktivitetsutførelsen Beslutningene i prosjektet Prosjektoppfølgingen Prosjektets tekniske og økonomiske styring Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon

10 Prosjektledelsen: Både sak (struktur) og person (kultur)
Det personmessige kan ivaretas gjennom Forankring Medvirkning, medbestemmelse Motivasjon

11 Eksempel på PEVS

12 PEVS - Gjennomsnittsresultater for 277 norske prosjekter

13 Prosjektets profil Ser sine egne resultater relativt til andre norske prosjekter Viser hva man bør særlig forbedre

14

15 Suksesskriteriene i PEVS
Tradisjonell målrealisering Prosjektet blir ferdig til rett tid Prosjektet blir fullført innenfor de økonomiske rammer Prosjektet blir fullført med planlagt kvalitet på resultatene Formålsrealisering Prosjektets resultater blir tatt i bruk Prosjektet blir av alle impliserte oppfattet som en suksess

16 Suksesskriteriene i PEVS (forts.)
Læring og erfaringsakkumulering Prosjektdeltakerne har utviklet seg menneskelig og faglig gjennom prosjektet Prosjektdeltakerne er etter prosjektet enda mer motiverte til å delta i prosjektarbeid Prosjektets erfaringer er oppsummert i en erfaringsrapport og/eller i et avslutningsmøte Alle relevante dokumenter knyttet til prosjektarbeidet blir samlet på et lett gjennfinnelig sted. Prosjektets organisasjon blir oppløst på en klar og akseptert måte

17

18 Prognostisering av prosjektets suksess
Suksesskriterium: Sum av alle 10 mulige Beslutningene i prosjektet x 0,31 Aktivitetsutførelsen x 0,23 Prosjektets tekniske og økonomiske styring x 0,15 Prosjektets rammebetingelser x 0,18 Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon x 0,11 Prosjektets suksess

19 Bruken av PEVS Ikke en fasit
Situasjonsbilde - som supplement til tradisjonelle verktøyer Grunnlag for drøftinger i prosjektet

20 Mer ! Litteratur: Erling S. Andersen og Svein Arne Jessen: Project Evaluation Scheme: A tool for evaluating the current project status and predicting the project results, Project Management, 2000, pp Skjemaet tilgjengelig på Internett, se NSPs hjemmeside: