”Gode investeringsprosesser i Oslo kommune” Foredrag på Oslo kommunes boliguke 24. Sept 2012 Seksjonssjef Tron Kallum Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans Introduksjon Rolle Kurs først og fremst i styringsdokument og krav til innhold i det. Binder forprosjektet sammen. Men ikke kurs i forprosjekt for anskaffelser, prosjekteringsstyring etc. Forprosjekt i denne sammenheng = forprosjektfasen; inkluderer skisseprosjekt Spørsmål til gruppen: Hvem er ledere? Hvem er prosjektledere? Hvem er utredere? Hvem har laget et styringsdok etter det nye regime? Hvem er gjester i gruppen? Hvem er eksterne? Hvem har vært på KVU kurs? Når spørsmål, navn og nummer. Flott hvis aktive.

Utgangspunkt for arbeidet Kommunen skal bli bedre på Måloppnåelse (tid, kvalitet og kostnader) Forebygge feil, avvik og styringssvikt Befolkningsveksten tilsier at kommunen står overfor store oppgaver og investeringer Tiltakene er - prinsipper, metodikk og kompetanseutvikling innenfor: Helhetlig virksomhetsstyring inkl risikostyring og internkontroll Prosjektstyring og investeringsprosesser Anskaffelsesstrategi IKT-reglement Fokus på HMS inkl sykefraværsarbeid

”Gode investeringsprosesser” er å sikre bedre prosesser og styringsgrunnlag, med tilhørende kompetanseheving 1. Økt forutsigbarhet i store investeringsprosjekter Færre tids- og beløpsmessige overskridelser Bedre kostnadsestimater Økt kvalitet på budsjettinnspill 2. Bedre prosjektoppfølging gjennom gode plan- og styringsdokumenter 3. Økt kompetanse på gjennomføring av investeringsprosjekter Tid er penger. Behov for økt kompetanse gjelder alle. Investeringsregimet: Et virkemiddel for å holde kontroll, samtidig få bedre kontroll på tid, kostnad og kvalitet. Klarere roller og ansvar, profesjonalisering Krever kompetanse av alle – ny måte å drive på. Tettere involvering, mer på bestillersiden. Noe mer arbeid i forkant, men ikke uhåndterbart Trekke på prosesser som allerede brukes i ulike enheter av kommunen 4. Forenklet prosjektplanlegging gjennom standardiserte metoder og verktøy

Konseptvalgutredning Detalj- prosjektering Investeringer i Oslo kommune – prosess Byrådsavdeling Bevilgning / husleie Oppdrag KS1 /Oppdrag KS2 /Oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detalj- prosjektering Gjennom-føring Drift Politiske føringer Behovsplaner Langtidsplaner Risiko-vurderinger og -analyser Behov Mål Krav Alternativer OPS Ramme-betingelser Mål og krav Fremdriftsplan og leveranser Økonomi Prosjektstyring og oppfølging Anbudsprosess Rapporteringsmaler Oppfølgingsplan Evaluering / erfaringsoverføring Hva, hvilket, livs-syklus-kostnad Hva, når, hvor mye, hvordan, kostnad, evt. nytte KS = Kvalitetssikring Gjennomgang av momentene i foilen. KVUen skal til byrådsavdelingen – må skrives etter det. KVU; ikke for rask på løsning. Stakkato prosess; først behov, så mål, så krav, og så først alternativer. Roller og ansvar: etat/bydel, etat/foretak, byrådsavdeling. Formålsbygg vs. Bykasseinvesteringer. FINs rolle; eier av regime og den som har rammeavtalene med EKS. Bevilgning etter KS2. Ekstern KS vs. Intern KS; avgjøres av byrådsavdelingene – størrelse, risiko, politisk oppmerksomhet. Oppstart sommeren 2010, pragmatisk innfasing av regimet. Alle skal følge metodikken, men balanse oppdrag vs. fullmakter gitt til etatsleder. Balansen må finnes og styres av byrådsavdelingen. KVU; etats ansvar, mens formålsbyggene eies av foretak. Må finne en riktig balanse for involvering av foretakene. Bestiller Utfører

Konseptvalgutredning Detalj- prosjektering Investeringer i Oslo kommune – faser og leveranser Bevilgning / husleie Oppdrag KS1 /Oppdrag KS2 /Oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detalj- prosjektering Gjennom-føring Drift Behovsplaner Strategier Politiske vedtak KVU / Mulighets-studier / Skisseprosjekt Evt. tidlig prosjekterings- / detaljerings-grunnlag Styringsdokument m/vedlegg: Forprosjekt med underlag og rapporter Avsluttende prosjektering Anbudsgrunnlag Rapportering Drifts-dokumentasjon Styringsdokument: PLs viktigste redskap – forstår betydningen når du skal styre et prosjekt med et dårlig styringsdokument forankring oppover – kan ikke gjøre endringer uten behandling, forplikter linjen til det som skal leveres føringer nedover – ”slik gjør vi det, dette er planen og målet” Styringsdokumentet er en kontrakt med prosjektleder. Alle har nytte av det; gir oversikt og forankring. Går opp på rutiner og prosesser på forhånd, slipper å gjøre det når det brenner. Få det på plass! Som relevant; reguleringsprosess, evt. KU

Hierarki av dokumenter Prinsipper investeringsprosessen Veileder for detaljprosjektering og gjennomføringen 3. Maler for oppdrag om KVU og Forprosjekt 1. Mal for konseptvalg-utredningen 2. Mal for styrings-dokumentet Mal for detaljprosjekteringen og gjennomføringen 5. Veileder for overlevering til drift 4. Mal for overlevering til drift 6. Veileder for konseptvalgutredningen Veileder for forprosjektet Vedlegg: Veileder i identifisering av følgekostnader for IKT Infrastruktur Prinsipper Veiledere Maler Mal for følgekostnader IKT Infrastruktur Krav til innhold Tips og råd Maler Overordnede prinsipper Roller og ansvar Nivå 1: Nivå 2: Nivå 3: Investeringsregimet: Foreløpig utviklet for konseptvalgutredningsfasen og forprosjektfasen + IKT-veileder Finne et nivå som passer Oslo kommune; nå prøver vi det ut Lage det som det er behov for Kurset går lengre enn veilederne. Planen videre – revidering av veiledere. Evt. hva som har skjedd siden forrige versjoner (i store trekk): Redusert på kravene, bla. for samfunnsøkonomiske nytteberegninger. (Kommer tilbake til dette senere i kurset). Ligger på FINs intranettside Malene; word-format. = Ikke på påbegynt Se intranettet: http://byradsavdeling-for-finans.oslo.kommune.no/prosjektstyring/

Takk for oppmerksomheten!