Riksarkivets oppfølging av Riksrevisjonens rapport Lars-Jørgen Sandberg, fung. underdirektør, Riksarkivet

Hva sa Riksrevisjonens rapport? Mangelfull overordnet statlig styring og oppfølging av kommunal arkivsektor Kulturdepartementets styringsinformasjon Økonomiske virkemidler og ressurser Juridiske virkemidler Veiledning ovenfor kommunal arkivsektor Samordning

Hva gjør vi med det som ble sagt? Spørreundersøkelse for å avdekke hvordan arkivholdet er i de norske kommunene Bygningsfaglig tilstandsrapport for å avdekke statusen på arkivlokaler i kommunal sektor Nye bevarings- og kassasjonsregler A. Tilsyn for å følge opp avvikene som er fremkommet B. Veiledning for å bistå kommunene med å rette avvik

1. Den kommunale spørreundersøkelsen Riksarkivaren sendte ut en spørreundersøkelse i desember 2010 hvor kommunene skulle svare på en rekke spørsmål angående arkivholdet i deres respektive kommune. Fristen for svar var medio januar 2011.

Hvem fikk undersøkelsen og hvem svarte? Samtlige av Norges 430 kommuner og 19 fylkeskommuner Svar: 403 svar (svarprosent 89 %) Egen undersøkelse for Oslo kommune med sine enheter Svar: 50 svar fra 53 enheter (svarprosent 94 %) Egen undersøkelse rettet mot kommunale arkivinstitusjoner Svar: 19 svar fra 28 arkivinstitusjoner (svarprosent 68 %)

Svarene fra Møre og Romsdal 36 kommuner + 1 fylkeskommune, 37 IKA-eiere, 35 svar 34 kommuner har svart JA på om man deltar i en interkommunal ordning 6 kommuner har levert bygningsfaglig tilstandsrapport (visstnok..) Det jobber 62 personer i kommunene i Møre og Romsdal som har arkiv som hovedoppgave hvorav 25 har utdanning innen arkivfag.

Svarene fra Møre og Romsdal Kommunene har: Elektronisk journalføring 34 stk m / papirarkiv 8 stk m / blandet arkiv (papir+el.arkiv) 12 stk m / helelektronisk arkiv 14 stk Arkivplan 22 stk Gjennomsnittlig siste revisjon av arkivplanen = 2008.

Svarene fra Møre og Romsdal Kommunene har: Rutiner for overføring av arkivmateriale fra desentraliserte enheter som skoler og lignende til sentral oppbevaring 20 / 35 har det Totalt antall fagsystem 713 Antall uttrekk fra avsluttede perioder / fagsystem 37

Svarene fra Møre og Romsdal Håndtering av utfasede/avsluttede elektroniske system Ja Nei Bevarer systemuavhengig uttrekk 15 20 Tar vare på server med system Tar utskrift fra systemet og bevarer på papir 12 23 Har rutiner for dette 10 25

Svarene fra Møre og Romsdal Dagligarkiv Bortsettingsarkiv Depotarkiv Hos kommunene selv 2 829 hm 10 606 hm 2 174 hm Hos IKA M & R (ifølge KAI-unders) 5 300 hm Mulig bortsettingsarkiv og depotarkiv har havnet i samme kategori her, men det er uansett nok arkivmateriale… Depotarkiv er det som dere har oppgitt er i eget depot…. Samtidig har dere oppgitt at det er overført 1430 hm til IKA.

Svarene fra Møre og Romsdal Ja Nei Vet ikke Vern mot brann 21 7 Vern mot fukt 14 10 11 Vern mot klima 24 4 Vern mot skadeverk m.m. 30 3 2 Gjelder bortsettingsarkiv Her var det 14 kommuner som hadde ja på alt og 2 kommuner som hadde nei på alt, resten varierer litt mellom svarene.

Hva bruker vi undersøkelsen til? Grunnlagsmateriale for å finne ut hvilke kommuner vi må føre tilsyn med Tilsyn og tiltak vil bli innrapportert til Kulturdepartementet på årlig basis. Kontrollmateriale basert på tidligere innsendte tall (basert på 2010-tall)

Undersøkelsen fremover Hva blir sannsynligvis annerledes i 2011? Annet utsendelsestidspunkt (sannsynligvis november) Justering av spørsmål Innsetting av tekstfelt til sluttkommentar Endrede rapporter etter innspill fra statsarkivarene Ellers hovedsakelig det samme

2. Bygningsfaglig tilstandsrapport Riksarkivaren har pålagt landets kommuner å sende inn en bygningsfaglig tilstandsrapport for de arkivlokaler som inneholder kommunens eldre og avsluttede arkiv  så snart som mulig og seinest 31.12.2011. Rapporten skal ikke omhandle lokaler som inneholder daglig arkiv. Lokalene som inneholder eldre og avsluttede arkiv, skal tilfredsstille kravene til spesialrom for arkiv  slik disse er definert i arkivforskriften kapittel IV.

Tidsperspektivet Fristen for å ha forskriftsmessige ordninger for arkivdepot er satt til 1. januar 2012. Riksarkivaren ser det som påkrevd å følge opp fristen og depotordningen generelt og vil tilse at arkivlokaler er i forskriftsmessig stand. Hvorfor 1. januar 2012? Baseres på dateringen i kapittel IV i Afor (§ 4-11) 3 år + 10 år = 13 år etter at forskriften trådte i kraft (1. januar 1999)

Hva skal rapporten inneholde? RA har utarbeidet en sjekkliste som går på de krav som er stilt i §§ 4-3 til 4-9. Sjekklisten har en kolonne hvor det står hva som skal avklares og viser til hvor man kan finne mer informasjon om dette (veiledning i arkivlokaler) Ingen mal til selve layout Tegninger/plantegninger? Også hvilke tiltak som må til for å tilfredsstille kravene

Hvem skal skrive rapporten? Kravene til rapporten er at det kreves at den har et bygningsfaglig  innhold. Dette betyr at rapporten skal utarbeides av personer med bygningsfaglig kompetanse, som for eksempel: personer ansatt i kommunens bygningsetat, en uavhengig takstmann eller lignende…..

Omfanget Kommuner med egen arkivordning: Gjelder alle arkiv som ikke har depotordninger Sende rapport som skal innbefatte alle lokaler som oppbevarer eldre eller avsluttet arkiv Kommuner som har depotavtale med et fellesdepot: Enkelte vil beholde noe materiale selv, men de skal følge samme regler som andre kommuner. De som har avtale med et fellesdepot, men ikke rukket å avlevere. De interkommunale arkiv og andre fellesdepot: Skal sende inn rapport for de som har depotavtale (eller til kommunen som sender denne videre som vedlegg til egen rapport)

Dårlig tid? Dispensasjon? Kan være mulig dersom det foreligger et forpliktende vedtak som gir sikkerhet om at noe vil skje i nærmeste fremtid Det gis ingen fritak fra innsending av rapport Sendes til de respektive statsarkiv, her: Trondheim Statsarkivene er også de som veileder kommunene dersom det er spørsmål til rapporten. http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig- forvaltning/Arkivering/Arkivlokaler/Bygningsfaglig-rapport

3. Nye bevarings- og kassasjonsregler Prosjektet BK OFFSEK igangsatt ultimo 2010 Prosjektets mål Å utarbeide regler som bidrar til at offentlig sektor på en enklere måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertiden. Altså: Utarbeide nye fellesbestemmelser i BK for statlig sektor Utarbeide nye BK-regler for fylkeskommunene Utarbeide nye BK-regler for kommunene

Bakgrunn Mange kritiske kommentarer til regelverket de siste 20 år Dagens regelverk er utdatert Dagens regelverk er knyttet til arkivnøkkel (som i tillegg ikke er brukt på mange år) Forvaltningen er derfor ikke i stand til å effektivt bruke reglene. Enkelte forsøk fra Arkivverket på å endre/revidere regler gjennom flere prosjekt tidligere, men har ikke kommet med nye regler som har bidratt til å forbedre situasjonen vesentlig. Riksrevisjonens rapport peker på regelverket

Prosjektets resultat Skal ta hensyn til det digitalt skapte Skal være systemuavhengig Skal være uavhengig av arkivnøkler Skal være vurdert til å gjelde fra en viss dato Er basert på ”Hovedprinsipper for Riksarkivarens arbeid med bevaring og kassasjon i offentlig forvaltning”

Gjennomføring Hvordan gjør vi det? Kartlegging BK-vurdering og utforming av regelforslag Når gjør vi det? Fra nå til 01.07.2011 (stat) og 01.12.2011 (kom) Samkjøring av delprosjektene De statlige fellesbestemmelsene (organisasjon, økonomi og personal) kontra de tilsvarende kommunale emnene

Kommunal sektor Delt opp kommunal sektor i funksjonene/hovedoppgavene: Organisasjon Personal Økonomi Skole, barn/ungdom/oppvekst Helse- og omsorg Sosiale tjenester (ytelser) Eiendomsforvaltning/teknisk/samferdsel Kultur/idrett Handel/næring

Kommunal sektor Kartlegging Mange ulike kommuner ved hjelp av arkivplan.no Oppvekst i Rogaland fylkeskommune Oppvekst i Bærum kommune (og resten av funk.) Fagsystemer i Oslo kommune Kartlegging av teknisk sektor (Kongsberg) Kartlegging i Oppland fylkeskommune og Østfold fylkeskommune Kartlegging Orkdal kommune og Bjugn kommune M.m.

Personressurser Antall deltakere i prosjektet: Styringsgruppen 6 Prosjektleder og –sekretær/koordinator 2 Delprosjektgruppe Statlig 8 Delprosjektgruppe Kommunal 9 Referansegruppe 21 Totalt 46 personer Hvorav 15 internt fra Arkivverket BEKA (seksjon for bevaring og kassasjon) har avsatt 96 ukeverk til dette i 2011 (5 personer) (+ekstern 12 v) BEKA ligger mellom 50-100 % av seksjonens kapasitet

4. Tilsyn og veiledning De to første punktene i foredraget (undersøkelsen og rapporten) skal danne grunnlaget for stedlig og dokumentbasert tilsyn med kommunal sektor. Arkivverket har etablert et prosjekt som skal lage et mer eller mindre standardisert opplegg for tilsyn, men det vil samtidig være lokale varianter og tillegg, avhengig av behov i de respektive statsarkivdistrikt.

Stedlig tilsyn Arkivverket: avklaringer med fylkesmannen Tilsyn bør/kan prioriteres til de kommunene som Ikke har svart på spørreundersøkelsen Ikke er eier/medlem i KAI Bevarer eldre/avsluttet arkivmateriale i egen kommune Varsel om tilsyn ca en måned før selve tilsynet Frist for innsending av dokumenter ca 2 uker før tilsynet Oppstart og avslutning hvor rådmannen (eller annen overordnede) er tilstede, minimum en ytre enhet også. Senest 4 uker etter tilsynet kommer foreløpig tilsynsrapport

Stedlig tilsyn Mulig dialog med kommunen om pålegg som har kostnader på over 200 000 kroner. Tilbakemelding fra kommunen 4 uker senere Endelig tilsynsrapport og evt. pålegg om utbedringer innen 2 uker etter dette Pålegg følges opp i henhold til de fristene som er satt Ved vesentlig avvik (dvs. avvik som vil føre til konkrete arkivtap i løpet av kort tid, eller arkivtap som allerede har skjedd) rapporteres til Riksarkivet. Riksarkivet rapporterer videre til Kulturdepartementet.

Hva ser vi på under et tilsyn? Organisering og arkivansvar Samarbeidsordninger Tilknytning til KAI Klassifiseringssystem Avsluttede arkivsystem Elektronisk arkivsystem Fagsystem Behandling av post og journalføring Restansekontroll og kvalitetssikring av elektronisk arkiv Journalperioder og periodeskille

Hva ser vi på under et tilsyn? Kassasjon Bortsetting av arkivmateriale Oppbevaring og sikring Rutiner for overføring til depot, inkl. desentraliserte enheter Bestand og orden på materialet Publikums tilgang til arkivene Arkivlokaler