Kommunikasjon og informasjon Øystein Pedersen Dahlen Høgskulen i Volda

Oversikt over forelesningen 1.Om informasjon og kommunikasjon 2.Det systemteoretiske perspektivet •Praktisk kommunikasjonsutfordring

God informasjon? •Tenk på et eksempel •Hvorfor nyttig? •I motsetning til dårlig informasjon •Hva var problemet?

Kjennetegne på god informasjon •Tilgjengelig •Relevant •Tilpasset •Forstålig

Hvorfor god informasjon? •Tilgjengelig •Relevans •Tilpasset •Forstålig

Utgangspunktet 1.Overordnet problemstilling eller tema 2.Målgruppe 3.Målsetning 4.Virkemidler 5.Evaluering

Forelesning på MEI302 1.Overordnet problemstilling: kommunikasjon og informasjon 2.Målgruppe

Hei jeg har noen spørsmål ang. mine forelesninger: - Hvor mange studenter er det på kurset? - Hva slags fagbakgrunn har studentene? - Hvilken yrkesgruppe tilhører de? - Skal jeg gå gjennom alt mitt på denne forelesningen eller skal jeg ha forelesninger senere i semesteret? Øystein

Hei! Flott at du stiller igjen! Det er ca 35 studentar. Dei fleste 3- årige helse/sosialutdanningane er representerte, med overvekt av sjukepleiarar og sosialarbeidarar. (…) Jan Inge Sørbø har kontakta Jan Arne Halvorsen, men i utgangspunktet tenkte vi oss same "arbeidsdelinga" mellom dykk to som det var våren 08. Det betyr at du tek ditt no. Nils M.

Et spørsmål til: er det folk med erfaring fra arbeidslivet (helse- og sosialsektoren)? Er de i arbeid nå? ø Ja, dei aller fleste. Nokre få er heiltidsstudentar som har gått direkte frå bachelor Nils

Forelesning på MEI302 1.Overordnet problemstilling: kommunikasjon og informasjon 2.Målgruppe: sjukepleiere og sosialarbeidere, 35 stykker 3.Målsetning: økt (teoretisk) forståelse 4.Virkemidler: forelesning (og litteratur) 5.Evaluering: samtale underveis

En god kommunikatør •Teoretisk kunnskap •Praktisk erfaring •Personlig kompetanse (relasjonskompetanse)

Kommunikasjonsutfordring 1.Overordnet problemstilling 2.Målgrupper 3.Målsetninger 4.Virkemidler 5.Evaluering

Tenk ut en kommunikasjonsutfordring 1.Overordnet problemstilling –Pasientopplæring –Pårørendeopplæring –Informasjon om rettigheter –Helsekampanje eller –opplæring 2.Målgrupper 3.Målsetninger 4.Virkemidler 5.Evaluering

Kommunikasjonsutfordring 1.Overordnet problemstilling 2.Inndeling i systemer 3.Målgrupper 4.Konkrete målsetninger 5.Virkemidler 6.Evaluering

Systemteori •En verden av systemer •Helheten mer enn delene •Åpent systemperspektiv: –relasjoner mellom systemer –Undersøkelse av organisasjoners kontakt med omverden

Ulike systemer Skiller seg fra hverandre med funksjon •Økonomi •Vitenskap •Familie •Politikk

Binære koder Alle systemer er basert på binære koder •Massemedier: informasjon – ikke- informasjon •Domstoler: legalt – illegalt •Politikk: makt – opposisjon •Vennskap: tillitt – ikke tillitt •Helsevesenet: syk – frisk •Forretningsliv: lønnsomt - ulønnsomt

ab/nyheter

Et sosialt system

Tre nivåer •Systemet i seg selv: organisasjonen eller den som meddeler •Subsystemet: delene i organisasjonen eller intern målgruppe •Suprasystemet: omgivelsene eller ekstern målgruppe

Konsekvenser av differensiering •Ulike systemer krever spesialkompetanse •Kommunikasjon er kontroll av kompleksitet, som skaper ytterligere kompleksitet •Friksjoner mellom systemene skaper endringer •Skaper nye undersystemer

Kommunikasjonsutfordring 1.Innenfor hvilket system? 2.Fra hva slags system? 3.Binære koder? 4.Hva slags kommunikasjon i systemet? 5.Hva slags kompetanse forventes i systemet? 6.Hva slags holdninger forventes? 7.Sub-systemer?

Omverdenanalyse •Holde kontakt med omverden: 1.Hvem er våre målgrupper? 2.Hva synes de om oss? 3.Hva ønsker de? 4.Hva er deres målsetninger? 5.Potensielle kriser? •Ta temperaturen på omverden

Symmetrimodellen •James Grunig •Forholdet til andre systemer: –Asymmetrisk: etter organisasjonens ønsker –Symmetrisk: skape gjensidig forståelse og felles løsninger

Den symmetriske modellen •Mer effektiv •Ønsker også å påvirke avsender •Partene skal nærme seg hverandre •Påvirke både organisasjonen og publikum

Avhengig av verdensanskulese Asymmetrisk: Symmetrisk: internt orientert gjensidig avhengig av omgivelsene lukket system åpen kommunikasjon fokus: effektivitet rettferdighet elitistisk: ledere vet best medarbeidere har autonomi konservativ innovativ autorativ forhandlingsorientert

Excellence-modellen 1.Bøye av for interessentene (asymmetrisk) 2.Argumentere for organisasjonens interesser (asymmetrisk) 3.Felles løsninger: vinn-vinn-sone (symmetrisk) 4.Toveiskommunikasjon: dialog

Forutsetninger for excellence- modellen •Kommunikatørene er involvert i strategiske prosesser •Internkommunikasjon er preget av symmetri

Internkommunikasjon •Kontakt mellom organisasjonens subsystemer •Uformelle og formelle kanaler •Ulike virkemidler, til ulike målsetninger

Målsetninger •Hovedmål •Ideelt mål og minstemål •Delmål – resultatmål •Tidshorisont Ulike typer målsetninger: •Kunnskapsmål •Endre holdninger •Endre adferd

1.Høre budskapet 2.Forstå budskapet 3.Godta budskapet 4.Se relevansen i budskapet 5.Ta til seg budskapet 6.Huske budskapet 7.Endre holdninger 8.Endre adferd 9.Varig adferdsendring Fra budskap til adferdsendring

1.Høre budskapet: 50 % 2.Forstå budskapet: 50 % 3.Godta budskapet: 50 % 4.Ta til seg budskapet: 50 % 5.Se relevansen i budskapet: 50 % 6.Huske budskapet: 50 % 7.Endre holdninger: 50 % 8.Endre adferd: 50 % 9.Varig adferdsendring: 50 % = 0,2 % Fra budskap til adferdsendring

Kommunikasjonssutfordring: målsetninger •Kunnskapsmål? •Endre holdninger? •Endre adferd?

Kommunikasjonsutfordring: målgruppeanalyse 1.Hva vet dere om målgruppen? 2.Hva vet målgruppen om tema? 3.Hva ønsker målgruppen? 4.Hva vet målgruppen om avsender? 5.Hvordan kan dere få vite mer? 6.Kan det komme krav om endring?

Informasjonsplanlegging 1.Definere tema 2.Definere målgruppe 3.Sette opp målsetninger 4.Analysere relasjoner og oppfatninger 5.Analysere situasjonen - rammefaktorer 6.Definere utfordringer 7.Analysere målgruppen 8.Bestemme respons 9.Planlegge kommunikasjonen 10.Evaluering

Bestemme respons - virkemidler •En kommunikasjonsutfordring? •Eller juridisk, teknisk, fysisk, organisatorisk … ?

Ulike virkemidler •Kampanjer •Internett •Brosjyrer •Faktaark •Brev må tilpasses målgruppen og målsetning •E-post •Møter •Samtaler •Gjennom journalister

Dialog med målgruppen •Hva trenger mottakeren å vite for å oppnå målsetningene? •Hva er mottaker interessert i å vite - hva er relevant informasjon? •Undersøke (få frem) hvordan mottakerne tolker og gir mening til egen situasjon

Hvorfor god informasjon? •Tilgjengelig •Relevans •Tilpasset •Forstålig •Motivasjon •Interesse

Planlegge kommunikasjonen 1.Hvem skal kommunisere?  Hvem har gjennomslagskraft? 2.Hva skal budskapet være?  Hva er det viktigste (for avsender/mottaker)? 3.Gjennom hvilke kanaler?  Spill på flere sanser! 4.Hvem er ansvarlig for gjennomføring og evaluering?

Evaluering •Var informasjonstiltaket vellykket? 1.Hva var nå-situasjonen? 2.Hva var ønsket situasjon og minstestandard? 3.Hva er ny nåsituasjon? 4.Forskjell på pkt. 2 og 3? 5.For ambisiøse målsetninger?

Evaluering: En kontinuerlig prosess •Forberedelser: –tilførsel av informasjon, planlegging •Gjennomføringen: –Spredning av materiell –Tidsplan •Kvaliteten på materiellet •Umiddelbare målsetninger •Overordnede målsetninger: –Kunnskap, holdninger, handlinger

Planlegging, undersøk og evaluer 1.Samle informasjon om tema og målgruppen 2.Sett opp målsetninger 3.Finn strategi og plan for evaluering 4.Kontinuerlig målinger 5.Evaluere sluttresultat

Evaluere sluttresultatet •Effektmåling •Effektanalyse (kontrollere variable) •Årsaksanalyse (andre faktorer) •Måloppfyllelsanalyse •Formålseffektivitetsanalyse (rett tiltak?) •Kostnadseffektivitet (verdt innsatsen?)

Verktøy •Kvantitativ og kvalitativ metode •Kontorarbeid og feltarbeid •Casestudier •Intervjuer (individuelt eller flere) •Observasjoner •Eksperiment (eget opplegg) •Spørreskjema

Barnevernet og skole/barnehage 13. Har du hatt kontakt med barnevernet gjennom arbeid? ם Ja ם Nei 32. Barnevernet er ein god samarbeidspartner for arbeidsplassen min: ם Heilt uenig ם Nokså enig ם Nokså uenig ם Heilt uenig ם Veit ikkje

Ja: Har hatt kontakt med barnevernet God samarbeidspartner: Heilt enig: 16,9 % Nokså enig: 45,3 % (= 62,2 %) Veit ikkje 3,3 % Nei: Har ikkje hatt kontakt med barnevernet God samarbeidspartner: Heilt enig: 8,4 % Nokså enig: 15,0 % (= 23,4 %) Veit ikkje: 62,6 %

14. Har noverande arbeidsplass regelmessige møte med barnevernet? ם Ja, ein eller flere gongar i månaden ם Ja, men færre enn ein gong i månaden ם Nei ם Veit ikkje 15. Deltek du sjølv på desse møta? ם Ja, vanlegvis ם Av og til ם Nei

Ja: Har hatt kontakt med barnevernet God samarbeidspartner: Heilt enig: 16,9 % Nokså enig: 45,3 % (= 62,2 %) Veit ikkje 3,3 % Deltek på regelmessige møte God samarbeidspartner: Heilt enig: 29,4 % Nokså enig: 56,9 % (= 86,3 %) Veit ikkje: 3,9 %

Evaluering av kurs ”Metoden for å kvalitetssikre læringstilbudet går ut på at fagpersonell og erfarne brukere planlegger og gjennomfører læringstiltak/kurs. Deretter evaluerer deltakerne kurset. Neste kurs planlegges av samme gruppe med utgangspunkt i evalueringsresultatet” (side 3 og 17). Evaluere Gjennomføre Planlegge

Mister flere perspektiv •Ulike personer og grupper (gir ulike målsetninger) •Reell påvirkning (av kunnskap, holdninger og handlinger) •Vurdering av materiell •Forberedelser

”Prosjekt tobakk” •Nå-situasjonen? •Ønsket situasjon - mål og delmål? •Umiddelbare og overordede målsetninger? •Ulike målgrupper? •Når? •Spredning? •Kvaliteten?

God kommunikasjon •Kunnskap om målgruppen •Finne frem til målsetninger •Velge virkemidler •Fange oppmerksomhet Dialog med målgruppen: tillitt, forståelse og deltagelse HVORDAN?

Kommunikasjonsutfordring 1.Overordnet målsetning 2.Inndeling i systemer 3.Målgrupper: Berørte interessenter 4.Konkrete målsetninger 5.Virkemidler 6.Evaluering (formativ og oppsummerende) 7.Internpresentasjon for systemet

Overordnet problemstilling •Pasientopplæring •Pårørendeopplæring •Informasjon om rettigheter •Helsekampanje eller –opplæring

Kommunikasjonsutfordring 1.Overordnet målsetning 2.Inndeling i systemer 3.Målgrupper: Berørte interessenter 4.Konkrete målsetninger 5.Virkemidler 6.Evaluering 7.Internpresentasjon for systemet

Internpresentasjon •Systemperspektiv 1.Overordnet målsetning 2.Målgrupper: Berørte interessenter 3.Konkrete målsetninger 4.Virkemidler 5.Evaluering

Presentasjonsteknikk •Hvor lang tid har du til rådighet? •Definer hensikten med presentasjonen •Overbevise eller informere? •Hva er viktig å få med?

Struktur •Innledning •Innhold/hoveddel •Oppsummering •Ytterligere spørsmål •Kort evaluering •Avslutning

Tonefall •Volum gir deg kraft og autoritet •Tonefall gir presentasjonen din liv •Ta (tenke)pauser uten lyd

God kommunikasjon •Kunnskap om målgruppen •Finne frem til målsetninger •Velge virkemidler •Fange oppmerksomhet •Evaluering Dialog med målgruppen: tillitt, forståelse og deltagelse

Evaluering •Tilgjengelig? •Relevans? •Tilpasset? •Forstålig?

Videre evaluering •Tilgjengelig? •Relevant? •Tilpasset? •Forstålig? •Motiverende? •Interessant?