NESO Formannsskole Ledelse Samling 4 klasse 18, Tromsø 11. – 14. februar 2014 Hanne Winther og Magne Beddari, VINN

Innhold samling 4 – ledelse Grunnleggende begreper og innføring i organisasjon og ledelse - Hva er ledelse? - Ledelse og rollen som leder Formannens rolle som leder – ansvar og myndighet Lederstil Kommunikasjon (veiledningsteknikker, den vanskelige samtalen) Motivasjon (motivasjonsfaktorer, samarbeid og team) Krisehåndtering Endringsledelse - verktøy - Arbeid i grupper, rollespill og veiledningsøvelser Vi skal gjennom mye begreper på disse to dagene. Vi vil ikke gå i dybden men sveipe innom en del begreper slik at dere får gode knagger å henge den videre læringen på.

Lederrollen et tilbakeblikk og et fremtidsperspektiv Dagens situasjon – fra vertikale til horisontale organisasjoner Taylorismen: Mekanisk, effektivitet betyr alt. Humanismen legger vekt på den menneskelige og sosiale siden. Nye trender: Medarbeidere har mer egenkontroll, selvledelse og ansvar, i tillegg kommer en tendens til å jobbe mer teambasert og nettverksbaserte arbeidmåter. Kreativitet og personlige egenskaper blir mer og mer etterspurt. I etterkrigstidens , etter Hitlertysklands lederdyrkelse, etterdønninger. Ledelse synonymt med vitenskap, adm. Og drift. I dag ses ledelse i sammenheng med entreprenørskap, fornyelse og innovasjon: Ofte nede på driftsnivået forbedring og nye ideer oppstår, medarbeidere får tenke selv LEAN.

Leder Ansatt Fortid Fremtid Adlyde, makt, status, Ta imot ordre være lojal, utførende Leder Ansatt Medspiller, coach, kollega, Medarbeiderutvikling, involvering, aktiv rolle Fremtid

Hva er ledelse? Klassen kommer med forslag, noter på flipp I tillegg kan det kanskje være en ide å gi de noen utfordringer eks: - Hva er din verste opplevelse som leder og hva er din beste opplevelse som leder (Vær gjerne litt generell, behøver ikke å gå i detaljer)

Ledere Har ansvar for andres arbeid og ytelser Har et mandat Utøver funksjoner som er livsviktige for organisasjonen (Strand 2007) Driftsleder, tilrettelegger og tjener, sjef og hersker, symbol på organisasjonens enhet, rollemodell, lykkes ved å overflødiggjøre seg selv.

Fra fagarbeider til ”sjef” Fagarbeider som leder seg selv Leder som skal lede andre

Individuell oppgave – 15 min Formannens rolle som leder Konsekvenser: Er din rolle som leder klargjort i forhold til mandat og rammebetingelser? Er dette kommunisert klart og tydelig til medarbeiderne og de andre lederne? Hvis ikke, hvilke konsekvenser opplever du at dette kan få (negative, ev. positive) Hvis ja, hvilke konsekvenser opplever du at dette får..

Ledelse - tre pilarer Administrasjon - Analytisk lederskap Kultur – Karismatisk og synlig lederskap Relasjon – Inkluderende og ivaretaende lederskap (Tom Colbjørnsen) Administrasjon: Avtaler og kontrakter, tydelig forventning til de ansatte, oppfølging av hver enkelt, medarbeidersamtaler og resultatdialoger Insentiver: Fordeler og ulemper som påvirker folks valg og handlinger gjennom egeninteressen, sammenfall mellom interesser bedrift og ansatt. Obsjoner, aksjer og bonuser Regler og instruksjon: Standardisering av produksjon og saksbehandling, krav til raske beslutninger når det er kritisk (Oljebransjen), Feil dramatiske (operasjon) Byggebransjen? Kultur: Verdier og normer ligger til grunn for handlingsmønster i organisasjonen. Kulturelle arkitekter – visjonær ledelse, symbolsk ledelse (etikk og samfunnsansvar, uskrevne regler og normer, virkelighetsforståelse og medieomdømme. Relasjon: Samspill mellom leder og medarbeider, sosiale behov – bli sett, emosjonell intelligens, overføring Kan gjennomføres på tre måter coaching/veiledning, egenkraftmobilisering, makt – avhengig av medabreidernes kompetanse, motivasjon og vilje til å ta ansvar.

Administrasjon og ledelse Både og eller to ulike tilnærminger Orden og sammenheng Konstruktiv endring og tilpasning Styrer ved planer og budsjetter Er visjonær og arbeider for å realisere Organiserer og bemanner Samkjøre menneskene Overvåker og løser problemer Inspirerer til handling, emosjonell appell Er distansert og rasjonell Er interessert i andre, gir dem myndighet Er reaktiv i forhold til omverdenen Er proaktiv i forhold til omverdenen To ulike handlingssystemer som har hver sine funksjoner og tilhørende aktiviteter. Begge er nødvendig for å oppnå suksess i et stadig mer komplekst og ustabilt næringsliv. De fleste selskaper har for mye administrasjon og for lite ledelse (Trenger å utvikle evnen til å utøve ledelse) Administrasjon handler om å ha orden og konsekvens i forhold til eksempelvis kvalitet og økonomisk lønnsomhet. Rapporter, møter, identifisere avvik (Eksempel med byggeprosjekter) Du er nødt til å levere kvalitet for å få fornøyde kunder og derigjennom gjenkjøp. Du er nødt til å ha økonomisk styring og ikke overstige kostnadsrammer for et prosjekt. Ledelse handler om å takle endringer (ustabilt i forhold til konkurranse, teknologi, arbeidsmarked, osv.) For ledere kreves det å oppfylle visjonen gjennom motivasjon og inspirasjon. Å takle kompleksitet og det å takle forandringer former aktivitetene som karakteriserer administrasjon og ledelse. Hva må gjøres?, nettverk av mennesker og relasjoner som kan gjennomføre, og noen som kan sikre at jobben gjøres.

Operativ ledelse

Rollen som leder Individuell oppgave Gruppeoppgave Beskriv dine sterke og svake sider som leder Hvilke egenskaper kjennetegner en god byggeplassleder/formann? Hva ønsker jeg å oppnå som leder Hva kjennetegner den virkeligheten jeg operer innenfor Administrasjon - Iverksette planer på en rasjonell måte - Prioriterer handling fremfor tenkning Formell ledelse – iverksette planer på en effektiv måte - Hektiske lange dager, hyppige avbrudd og distraksjoner Personlig lederskap – lederrolle basert på personlige egenskaper - Andre setter dagsorden (Prosjektleder, toppledelse, er midt mellom barken og veden) Du kommer i etterkant av det andre har bestemt Legitimitet/autoritet – lederstatus opplevd av medarbeidere Krav, begrensninger og muligheter finnes i omgivelsene Lover og regler/forskrifter, begrenset myndighet, tid, økonomi, kompetanse Muligheter, skaffe seg mer kompetanse, Hvilke valg har jeg? skape seg større handlingsrom gjennom dialog med overordnede/andre.

Medarbeiderutvikling kan være utfordrende

Lederstil Vi skal snakke om lederstil. Vi mennesker er forskjellige, og det er også noe som gjenspeiler seg hos ledere. Det er viktig å gjenkjenne menneskelige trekk hos en leder (og seg selv) og operere i en bevissthet rundt dette. Eksempel fra meg selv. I prosjekter som jeg har ansvar for å lede må jeg være nøye med å dele det som foregår oppe i hodet mitt og være strukturert i forbindelse med fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar. Tror sikkert at dere selv vet hva dere er gode på og hva dere må jobbe litt mer med!!

Personlige egenskaper Test

Femfaktormodellen Trekk Lav skår Høy skår Nevrotisisme (N) Følelsesmessig robust, tåler stress, avbalansert Sensitiv, bekymret, følelsesmessige svingninger, nedstemt Utadvendt (U) Sosial uavhengig, tilbaketrukket Sosial, liker variert aktivitet, liker spenning Åpenhet for erfaring (Å) Praktisk, jordnær, konservativ Fantasi, idérik, liberal Omgjengelighet (O) Kynisk, tøff, direkte, lite hensyntakende Føyer seg, vennlig, imøtekommende, omtenksom Planmessighet (P) ”Laid back”, rotete, lite gjennomtenkt Prestasjonsorientert, høy orden og selvdisiplin, grundig Menneskelige trekk er forsket mye på. Femfaktormodellen illustrerer de mest markante trekkene som karakteriserer oss mennesker. Utadvendt – lager god stemning i arbeidslaget, humor, god på kommunikasjon, kanskje litt rastløs og kanskje noen ganger vel i overkant sosial og pratsom. Motstykket kan være både en reflektert og god leder, men også i noen tilfeller for innesluttet og lite bra på kommunikasjon for å kunne motivere og ha en god dialog med sine arbeidskamerater. Åpenhet for erfaring – er kreativ og finner fort nye gode løsninger i forhold til hvordan man løser problemer. Ikke så opptatt av regler og rutiner, kanskje flink til å delegere. MEN kan kanskje bli for høytsvevende og lite strukturert osv. Omgjengelig – En fin type som har lett for å bli likt av sine medarbeidere for sin vennlighet og omtanke (gode egenskaper for en leder) Kanskje i situasjoner som krever det litt for lite tøff (ev. beslutninger, oppfølging av system og rutinger) Planmessighet – Veldig opptatt av å nå målet, følger regler og rutiner svært nøye, er grundig og har selvdisiplin, kan i noen tilfelle bli litt mye være for rigid ”regler skal følges for reglenes skyld og grundigheten går ut over effektiviteten.

Marit Breivik – (O) Omgjengelig – vennlig, imøtekommende, åpen for innspill, demokratisk, omtenksom, omsorg. Kjetil Rekdal – (P) Prestasjonsorientert, disiplin, men også litt lite omgjengelig er kynisk, tøff, direkte, lite hensyntakende (ensom cowboy) Gerd Liv Valla – (P) og Litt samme som Kjetil Rekdal – Prestasjonsorientert, disiplin, kynisk tøff og direkte, lite hensyntakende, i følge Yssen manipulerende og mobbende. Drillo (P) – (P) Helt klart prestasjonsorientert, grundig, analytisk (sykelig) Kim Jong Un – (N) svingninger, nedstemt (totalitærregime) mye stygt på samvittigheten. Fra det ene til det andre parader og lykke til atomtrussel hele verden. Røkke - (U) sosial, liker variert aktivitet, liker spenning (Å) Sosial ”self made man” liker å være i media, iderik, liberal (sier alltid vi, gjør bruk av dyktige folk rundt seg) også (P) prestasjonsorientert

Situasjonsbestemt ledelse

Situasjonsbestemt ledelse Tre faktorer for å illustrere egenskaper ved situasjonen: Leder-medarbeider relasjoner (hvis disse er dårlige er det en ugunstig situasjon å lede i) Oppgavestruktur – velstrukturert eller velorganisert oppgave – vet hva man skal gjøre. Dårlig organisert - uklart. Stillingsmakt – Den formelle autoriteten lederen har – kontroll over verdifulle ressurser for gruppen (lønn, bonus, arbeidsoppgaver, ferie..) Gunstig for utøvelse av lederfunksjonen Vi tar en runde på flippen med eksempler på situasjonsbestem ledelse (forslag, erfaringer). Leder medarbeider relasjoner. Eksempel: Dårlig relasjon mellom BAS og en av medarbeiderne, lite gunstig samarbeid, kommunikasjon, finne konstruktive løsninger, kulturbygging i arbeidslaget, osv. Oppgavestruktur: Beslutninger er gjort uten at man kjenner godt nok til den virkelige situasjonen. Eks: installasjoner skal gjøres til en tidsfrist uten at forarbeid/tømring er ferdig nok slik at dette kan skje. Har ikke planlagt godt nok. Medarbeidersamtale der man snakker om gode arbeidsprestasjoner, måloppnåelse, utvikling underforstått blir dette koblet til muligheter for å avansere i systemet/bedre lønn. Bedre å ha samtale med en med stillingsmakt enn en som ikke har det.

Situasjonsbestemt – her må system og rutiner være i orden. En tydelig organisering som ivaretar sikkerheten.. Vi viser i rolle spill hva vi mener før vi lar de gjøre øvelser.

Hvem skal ut? Dyreriktet, beskytter ungene sine med nebb og klør (men er også streng, hakker på ungene for å få de til å innordne seg når det er fare på ferde) I noen tilfeller velger foreldrene å gi maten til den sterkeste ungen fordi de ser at den andre ikke vil overleve de må prioritere. Forsvaret veldig godt eksempel på situasjonsbestemt ledelse. (Lagbygging, samarbeidskultur, mental trening) (Regime i forhold til regler og rutiner) (I skarpe situasjoner forventes total lojalitet til systemet) Det er ikke snakk om å ha demokratiske avstemninger om hvem som skal kjempe i front på bakken. Rolleavklaring svært viktig. Høyrehånden må vite hva venstrehånden gjør. Forsvaret er ofte modell for næringsliv og samfunn for øvrig når det gjelder strategi og ledelse. Mange paralleller å trekke. Det samme gjelder idretten. Her har alle sin rolle på banen (Back, spiss, ving, midt osv.) på denne måten skal de samhandle til de når målet, nemlig å skåre mål. Må handle ut fra situasjon, hvilket lag de spiller mot, hvilken posisjon de kommer i osv. Knut Arild Hareide – har vært samarbeidsvillig for å få en ny regjering på plass, men når slaget om regjeringsplattform stod trakk han seg for å bevare KRF sin kredabilitet i forhold til velgerne (måtte ha spist for store kameler)

Gruppeoppgave Diskuter med gruppa hva som ligger i situasjonsbestemt ledelse og kom med eksempler fra egen arbeidsplass (30 min) Sammenstilling - Presentasjon i plenum, 5 min. for hver gruppe.