Webredaksjonsmøte 16. feb. 2011

Agenda Workshop oppsummering Målsettinger for intra- og internett Skissene for intra- og internett Brukertester for intra-og internett Websamling: med tema opprydding på web Vi skal sitte igjen med ting vi klarer å oppdatere hver xx. Klarer vi ikke det er innholdet gammelt innen ett år! Hvilke sider som skal med, hvilke skal ikke Prioriteringsliste over hvilke sider som er viktigst til mindre viktige Bruk av sjekkliste for gjennomgang av kvaliteten på innholdet Hvem skal lese dette? Hvor mange er det snakk om? Dokumenter vs html Hvilke felter i EPi skal dere bry dere om å redigere, hvilke ikke Ta opp lista over kvalitetskriterier som må gås gjennom for hver side Forklare kø-listene for nih.no Gå gjennom interne og  eksterne lenker og valgfritt felt Statistikk Datarommet hver onsdag 10-12

Mål for workshopen Sette opp prioriterte mål for intranettet Identifisere ulike målgrupper Identifisere de viktigste funksjoner og innhold på intranettet 2

Deltakere på workshopen Baard Wist Frode Sagedal Hans Andresen Karen Christensen Karine Justad Line Blekeli Monica Skildheim Sigmund Loland Torun Gjerustad Vebjørn Johansen Kari Hamnes (NetLife Research) Martha Lyngnes (NetLife Research) 3

Tidplan interaksjonsdesign og grafisk design for intranett Aktiviteter Tidplan Mål, brukere og innhold Halvdags workshop om mål, målgrupper, bruksoppgaver og kjerneinnhold. Oppsummering fra workshop. Workshop 2. februar 12 – 16 Oppsummering 3. februar Konseptskisser Utkast til konseptskisser (maks 5) Arbeidsmøte om konseptskisser. Revisjon og dokumentasjon av konseptskisser. Arbeidsmøte konseptskisser 10. februar 9-11 Reviderte skisser 16. februar Prototyping av interaksjonsdesign Utkast til klikkbar prototype (maks 5 sidemaler) med innhold produsert av NIH. Avsjekkmøte. Revisjon og dokumentasjon av prototype etter avsjekkmøte. Avsjekkmøte 23. februar 9-11 Ferdig prototype 2. mars Grafisk design for intranett Oppstartsmøte om frihetsgrader og føringer. Utkast til hovedretninger for grafisk design Avsjekkmøte med beslutning om hovedretning. Detaljering av grafisk design. Revisjon av grafisk design. Dokumentasjon og grafiske filer. Oppstartsmøte 2. mars 9 – 10.30 Avsjekkmøte hovedretning 3. mars 13-14.30 Avsjekkmøte detaljering 10. mars 9 – 10.30 Leveransemøte intranett interaksjonsdesign og grafisk torsdag 17. mars kl. 14 - 16 4

Dagens intranett – positive og negative ting 5

Snapshot fra workshop Grønt er positivt, oransje er negativt 6

Positive ting Navnet er bra! Grei design Informasjonsspredning Fyller mange infobehov – begrenser e-postbruk Informativ Mye og lett tilgjengelig informasjon Nyttig informasjonskanal Innholdsrik Viktigste informasjonskanal Alle kjenner Innersvingen Lett å spre informasjon Kommuniserer på tvers Miljøskapende Nyhetsoppdatering på huset Navigasjon God oversikt Noen av rutingsidene er bra Enkelhet Rimelig brukervennlig Lett å manøvrere i Forsida Rask info på forsida Nyhetene er varierte Bra tilfang av nyheter Spesifikt innhold Innholdet på hovedmenyvalg "Organisasjon" er bra Presentasjon av nyansatte HMS-håndboka Telefonliste Bilder – gir følelse av fellesskap, blir kjent PØs nye personalsider Mange bidragsytere Mange bidragsytere – ikke alle kan publisere, men mange som gir bidrag inn til de som publiserer Lett å få ut viktig info Relativt enkelt å redigere 7

Negative ting Innhold Navigasjon Design Publisering Dårlig felles- og seksjonsvis arkivstruktur For lite differensiering i forhold til brukergrupper Varierende kvalitet/innhold Mye utdatert og gammel info Design Trenger designfornyelse For liten skrift Liten plass til hovedinnhold på siden. Menyer venstre/topp/høyre tar plass. Layout er ikke bra (brukergrensesnitt) For mye luft Dårlig samsvar/tilpasning mellom nih.no og Innersvingen Navigasjon Uryddig/uoversiktlig. Enkelte sider som er mer hyppig brukt (og mer relevante for alle) må løftes frem. Dårlige innganger til viktig info Ikke gode nok navn på menypunktene Vanskelig å finne fram Vanskelig å finne igjen informasjon For mye info i for dårlig struktur Oversikten og strukturen er ikke god nok Publisering For vanskelig å redigere Ressurskrevende å vedlikeholde/oppdatere I noen tilfeller for strengt formatteringsmessig 8

Negative ting forts. Teknisk Forsida Daglig arbeidsverktøy Bør være mulig å bruke også med Mac og Linux, ikke bare Windows Søkefunksjonen og søkeresultatet er dårlig (mange kommenterte dette) Samme dokument finnes i flere versjoner (mangler automatisk oppdatering) Vanskelig å få tilgang når man ikke er på huset (f.eks. ved lengre fravær, permisjon) Frister, møter o.l burde komme automatisk opp i Outlook Forsida Fungerer i for stor grad som en nettavis Lite fleksibel For mye fokus på nyheter Daglig arbeidsverktøy Mangler inngang til viktige elektroniske verktøy Fungerer ikke som en arbeidsflate Motstand hos noen ansatte for å bruke intranettet Det er ikke i alle sine rutiner å oppdatere seg på Innersvingen Personalisering Burde kunne designe personlig forside Savner personlige snarveier 9

Hovedmål for intranettet 10

Mål for intranettet Skal støtte det daglige arbeidet Gi rask tilgang til dokumentarkiv, arbeidsverktøy, skjema og nødvendig informasjon Redusere intern e-postbruk, spesielt i forhold til vedlegg Skal gi effektiv kommunikasjon med og mellom alle ansatte Være enkelt for alle å bidra (mange til mange) Tilby funksjoner for samhandling og samarbeid Skal gi økt trivsel og stolthet Bidra til klima for åpenhet og trygghet internt Fungere som lim i organisasjonen Gi mulighet for organisering av og informasjon om sosiale aktiviteter 11

Målgrupper 12

Om målgrupper Se om målgruppene har spesielle behov i forhold til innhold og funksjoner på intranettet Sjekke at ideer, konseptskisser og prototype dekker behovene til de ulike målgruppene Ikke en prioritering av en målgruppe over en annen 13

Målgrupper Faglig og administrativ ledelse Alle ansatte Ledere Administrative ledere Faglig ledelse Seksjonsledere (både admin og vit) – har personalansvar Seksjonsrådgiver (både admin og vit.) Renholdere Vanskeligere å bli del av bedriftens kultur Ikke så god netttilgang, men har behov for info som ligger der Tillitsvalgte/Fagorganisasjoner Verneombud Likestillingsombud Alle ansatte Ledere Informasjonsmedarbeidere Tar behov fra denne gruppen i prosjektgruppa underveis i arbeidet Administrativt ansatte Bl.a. vaktmester/drift, vakter, ansatte på servicetorget Administrasjon Vitenskapelig ansatte (f.eks. stipendiater) Utenlandske arbeidstakere (trenger basisinfo på engelsk) Kortidsansatte (f.eks. timelærer, gjesteforskere) Nyansatte Ansatte med nedsatt funksjonsevne 14

Viktigste funksjoner og innhold for utvalgte målgrupper 15

Alle ansatte Personal HMS Rutiner og retningslinjer- må løftes opp, hvilke gjelder alle, hvilke gjelder spesielt for noen, bør løftes opp. Varsling Abeidstid – sommertid/vintertid Sykdom og fravær Ferie Lønn Skatt Permisjonsordninger Forsikringsordninger Ansettelsesforhold Skjemaer Kompetanseutvikling og kurs Ansatthåndbok Personalreglement Rettigheter og plikter i forhold til lovverket og avtaler (hovedavtaler, tariffavtaler) Sykefraværsproblematikk (IA-avtale) Timeskriving HMS HMS-håndbok Sikkerhetspolicy, regler om personvern, informasjonssikkerhet Beredskapsplan 16

Alle ansatte forts. Praktisk Strategi og ledelse Sosialt og velferd IKT-instruks Veiledning og opplæring i administrative systemer – hvilke brukes til hva og lenke til applikasjoner og innlogging Maler (ppt, designmal, brevark, etc.) Fotoweb – bildearkiv Kart og bilder over bygninger, lenke til møterom Deling av nyttige kontakter (konsulenter, oversettere, etc.) Strategi og ledelse Referater seksjon Strategi og mål Strategiske dokumenter Styresaker (alle) Alle referater (administrativ ledelse og faglig ledelse, seksjon, studieutvalg) Sosialt og velferd Sosiale aktiviteter og bedriftsidrettstilbud Velferdstilbud, f.eks. NIH BIL Aktivitetsgrupper på NIH Oversikt foreninger og organisasjoner Tillitsvalgte (info om dette) Hva skjer? Aktiviteter i løpet av året Hvem – hva – hvor Organisasjonskart Organisasjonsinfo – styrer og utvalg, seksjoner og avdelinger Hva gjør administrasjonen, og hvem gjør hva – rolleavklaring og presisering 17

Nyansatte Rutiner knyttet til nyansettelser Startpakke over formaliteter som må ordnes, f.eks. Mail Skattekort Kontrakter Bruk av PC/Mac Pålogging Veiledninger Felles databaser Mest brukte personalrutiner (regler arbeidstid, ESS, etc.) Informasjon til utenlandske arbeidstakere ("where to go", EU-dokumenter, etc.) Direktelenke til ansatthåndbok Intro til NIH – kulturen i NIH NIH historie Info om Oslo 18

Administrativt ansatte Kompetanseutvikling og personalinfo som er spesifikk for administrativt ansatte Referater fra administrativ ledelse (AL) Administrative regler som gjelder spesielt for administrativt ansatte 19

Vitenskapelig ansatte Forskning Forskningsetikk Hvem forsker på hva (bør være med i Hvem – hva – hvor, evt. hente fra nih.no) Info om forskningsprosjekter (evt. hente fra nih.no) Rutiner for prosjekter Reservasjon laber Faglige presentasjoner – f.eks. når noen har presentasjoner på huset – gjesteforelesning (evt. under "hva skjer") Forskningspermisjon Tildeling av midler Forskningsverktøy – oppdateringer (f.eks. når en seksjon kjøper inn et analyseverktøy kan også andre seksjoner ha nytte av det, oversikt på tvers av seksjoner) Studier Kvalitetssikringssystem studier Studieadministrative rutiner Studier (økonomi, studentoppfølgingsressurser) Semesterkalender Diskusjon om undervisning – øke mulighet for faglig ansatte å diskutere (forum) Har noe i dag, men har ikke fungert, må være veldig lav terskel for å delta Bør ha kommentarfelt Admin Hva gjør administrasjonen og hvem gjør hva i administrasjonen (rolleavklaring, presisering) Reglement og rutiner for overtidsarbeid for vitenskapelige ansatte (spesielle regler gjelder) 20

Faglig og administrativ ledelse Rutiner og reglement for ledere med personalansvar, f.eks. Sykefraværsoppfølging (oppfølgingsplan, dialogmøter, etc.) IA Reglement for overtidsarbeid blant vit. Ansatte Eksterne lenker: Statens Personalhåndbok, KD (høyere utdanning), hovedtariffavtale - nyttige lenker, lovdata, høgskoler, andre organisasjoner MSS-opplæring og bruk (lederprofil i ESS – om sykefravær, etc.) FL/AL-kalender – har egne sider i dag – kunne vært en felles sider selv om det er egne grupper (møter, fravær, spesielle oppgaver og prosesser) Lenker til lederutvikling (offentlig lederutvikling – bør være lenke til) Kvalitetssikringssystem studier Økonomi og budsjett Rutiner og frister for ledere med budsjettansvar/betalingsmyndighet Lenker og dokumenter i forhold til økonomiansvar og budsjettkalender Kalender Rapportering/milepæler Påminning og oversikt over frister (kanskje kunne abonnere på dette?) 21

Intranett 1.0 vs. Intranett 2.0 Godkjent innhold (skjema, retningslinjer, opplæring) Få som publiserer Sikker aksess til sentrale applikasjoner Sentralisert organisering Involvering av brukere for å finne sentrale oppgaver som intranettet skal støtte Gjør innhold som er kritisk for virksomheten tilgjengelig Intranett 2.0 Mer spontant innhold- ingen godkjenning først Mange som publiserer Ad-hoc og desentralisert struktur Sømløs blanding av internt og eksternt innhold Støtte for oppgaver og prosesser etter som behovet oppstår Fanger opp kunnskap i bedriften Mange mener vi nå går fra et Intranett 1.0 til et Intranett 2.0 http://www.slideshare.net/randywoods/enterprise-20-social-networks-behind-the-firewall 25

”Cut the crap” Noen bedrifter rensker ut opp mot 50% av innholdet når de gjennomgår gammelt innhold Vær beinhard: Hvem har nytte av innholdet/funksjonen? Kan målgruppa få innholdet annet sted? Hvem skal vedlikeholde/kvalitetssikre? Når blir innholdet utdatert? Hvordan skal brukerne kunne finne innholdet? Gir bedre resultater for søk Lettere å vedlikeholde http://www.netliferesearch.no/om_oss/nyhetsbrev Oktober 2008 Copyright NetLife Research - www.netliferesearch.com - kontakt@netliferesearch.com 26

Vær edruelig! Ikke gjør alt på en gang Finn ut hvilke funksjoner/hvilket innhold som MÅ være på intranettet (long neck) Det brukerne MÅ få fra intranettet for å kunne gjøre jobben sin Tenk deg at intranettet ditt bare har 4 sider – og prioritér! Fjern unyttig innhold – blir enklere å vedlikeholde intranettet og enklere å finne nyttig innhold! Se hva som skjer!

Innersvingens liv! En ”gladkristen” start År 2005: Halleluja vi har et intranett, ALT er mulig…. Vi legger ut og lager mye bra innhold Flere og flere deltar

Problemer oppstår ... Innhold er inkonsistent, ustrukturert, ikke oppdatert, ikke komplett, ikke nyttig Vi "fyller ut" og legger til i menystrukturen Men sletter aldri, skriv sjelden om Lite ressurser til intranettarbeid - lite støtte fra ledelsen Brukerne finner ikke det de trenger Intranettet blir ikke brukt effektivt Publikasjonsprosessen er uklar Publiseringsløsningen fungerer dårlig Søk fungerer dårlig James Robertson Copyright NetLife Research - www.netliferesearch.com - kontakt@netliferesearch.com 29

Innersvingen 2005 Innersvingen 2011

Nå har vi en unik mulighet - til å rydde opp i rotet

Oppdater eller slett Datostempel på alt innhold Oppdater eller slett innhold! Gjenfinning blir letter og søket bedre.

Slik blir det ofte

Slik bør det være

Skisser nih. no

Websamling Forslag: 28. – 29. april: 9. – 10. april: 12. – 13. april: - er det andre som skal være med?

Statistikk Unike brukere, øker ca 20 % Gjennomsnittlig tid på siden over 3 min + ?

Datarommet hver onsdag 10-12