Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm

Presentasjon om: "Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm"— Utskrift av presentasjonen:

1 Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm
Astrid Jenssen Webseksjonen

2 Agenda Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning

3 Møter og møtedokumenter
Hvorfor bruke nettsidene til møter? Hvordan gjør du det? Eksempler på bruk Oppsummering Oppgaver

4 Hvorfor bruke nettsidene til møter?
All informasjon om møtene tilgjengelig på ett trygt sted Ikke spredd på e-post, hjemmeområder, ulike fellesområder, egen maskin og nettsider Enklere å finne det du er på jakt etter Søk i alt (åpent og lukket) Enkelt å oppdatere Tilgjengelig fra hvor som helst når som helst

5 Hvorfor bruke nettsidene til dette? (forts.)
Fleksibel tilgangskontroll Ettersporbarhet Sist endret oversikt, versjonering Mindre sårbart (hvis det utenkelige skulle skje)

6 Hvordan gjør du det? Innkallinger og referater Oversikt over møter
Sakspapirer og arbeidsdokumenter Avklar plassering av dokumentene Hvor på UiOs nettsted, eks interne møter under for-ansatte Kontakt lokal nettredaktør for tilgang

7 Hvordan gjør du det? (forts.)
Mappetype = arrangementsliste Agenda og referat = arrangementsmal Samme dokument for agenda og referat Skriv referat direkte på møtet Raskt tilgjengelig etter møtet Innkalling neste møte – ta kopi av forrige og rediger

8 Eksempler på bruk Uformelt møteorgan Formelt møteorgan

9 Oversikt over møter Eks

10 Innkalling og referater
Eks:

11 Sakspapirer og arbeidsdokumenter
Eks:

12 Eks. uformelt møteorgan

13 Eks. formelt møteorgan

14 Oppsummering Opprett en arrangementliste for møter
Bruk arrangementsmal for å publisere innkalling og referat Benytt samme dokument til både innkalling og referat Opprett en vanlig mappe for sakspapirer og arbeidsdokumenter

15 Oppgaver Fordel mappene under Opprett to årstallsmapper (arrangementsliste), hhv 2012 og 2013 Flytt agenda/referat-dokumentene til hver sin mappe I 2013-mappa, opprett to nye arrangementer. Bruk datoer slik at det ene møte er avholdt og det andre er kommende. I 2013-mappa, opprett mappe for vedlegg og flytt word-dokumentet dit Sjekk opplisting og kalender på førstesiden i møtemappa. Gjør evt om på noen av innstillingene ved å redigere mappa. Hvis ferdig: ”lek med” ulike innstillinger på møtemappa ved å redigere mappa

16 Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex
Rediger-lenke direkte i dokumentlistingen i Vortex (gjelder bruk av Windows og IE) Dokumentet låses når man åpner i Office-programmet Andre ser hvem som har låst dokumentet Låses opp når man lukker officeprogrammet/dokumentet Dokumentet oppdateres automatisk i Vortex hver gang man lagrer

17 Rediger-lenke for office-dokumenter

18 Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning
Formell arbeidsflyt med godkjenning Skreddersydd funksjonalitet for saksgang etc Endringer må godkjennes før publisering Rettighet: ”bare les og skriv (ikke publiser)” gir brukeren ”send til godkjenning-knapp” i stedet for ”publiser-knapp” Anbefales kun der det er behov for ekstra streng redaksjonell kontroll, for eksempel HMS-rutiner ”Enkel” arbeidsflyt ved bruk av generell funksjonalitet i Vortex

19 Enkel arbeidsflyt – tips
Flere kan jobbe på samme dokument, låses når noen jobber på dokumentet Bruke rettigheter for å åpne/lukke, styre hvem kan lese, skrive, administrere La andre se over upublisert før det publiseres Publisering/avpublisering av mapper og dokumenter Lage arbeidsversjon

20 Enkel arbeidsflyt – tips II
Enkelt å oppdatere Alt på ett sted, tilgjengelig overalt Oversikt over versjoner og sist endret Kan bruke funksjonaliteten i Word, eks ”egenskaper” (home/prepare/properties) – se hvem som har opprettet, endret, nettadresse til dokumentet etc

21 Info om dokumentet

22 Mer informasjon Hjelp og veiledninger til Vortex
Nettpublisering ved UiO - veiledninger, skrive for nett, bilder på nett, med mer Kontaktpunkter Lokal nettredaktør

23 Takk for at du deltok på Lynkursdagene!
For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.