Korteste vei til riktig dokument!

Presentasjon om: "Korteste vei til riktig dokument!"— Utskrift av presentasjonen:

1 Korteste vei til riktig dokument!

2 Skulle du ønske at det var enkelt å finne...

3 Dokumenter Regneark Presentasjoner PDF-filer Skannede filer Telefaks E-post Vedlegg til e-post Web-sider Tegninger CRM aktiviteter

4 Dokumenter Regneark Presentasjoner PDF-filer Skannede filer Telefaks
Hvor ligger dokumentet du leter etter ? Telefaks E-post Vedlegg til e-post Web-sider Tegninger CRM aktiviteter

5 Et sted i en eller annen mappe ?

6 Et sted i Outlook?

7 …eller på intranettet ?

8 Hvordan finner du ”nåla i høystakken”?
R A P P O R T CRM Gruppevare (Exchange, Notes mm) Dokument-systemer Intranett Filservere Fax E-post web Scan ? - Stilles disse spørsmålene i dag? - Hva kan vi gjøre med dette?

9 InfoFinder® kan hjelpe deg!

10 Internett har lært de ansatte å søke
Innledning/bakgrunn Internett har lært de ansatte å søke 80% av kunnskapen er lagret i ustrukturert form Inntil 70% av kunnskapen forsvinner når en person slutter i selskapet 20-40% av arbeidstiden til en kunnskapsarbeider brukes til å lete etter informasjon

11 Informasjonsstrukturer
Kunder Kolleger Partnere Leverandører Offentlig Drift HR/QA Økonomi Salg/marked Stab/Ledelse Kunder Kolleger Leverandører Offentlig Partnere Kunnskaps-prosess E-post inn/ut Tilbud/anbud Referater/notater Avtaler/kontrakter Brev/telefaks Samtaler Maler Referater/Notater Faktura inn/ut Protokoller Kontrakter Prosedyrer Rutiner CV’er Maler Planer Fagdata Spesifikasjoner Dokumentasjon Sertifikater Rapporter Korrespondanse Administrasjon Fag/Prosjekt Prosesser i organisasjonen

12 InfoFinder® - all kunnskap fra ett sted...
Web Filservere Dokument-systemer Scan Fax CRM Intranett MS SharePoint Med InfoFinder får du full kontroll på all ustrukturert informasjon Du får ETT sted for å finne ALT. Basert på søk i INNHOLD i alle typer dokumenter og systemer finner man raskt det man trenger MS Exchange Lotus Notes

13 Eksempel: Jeg vil finne siste faktura fra antivirusleverandøren!
InfoFinder 2.0 FINNE DOKUMENTER Eksempel: Jeg vil finne siste faktura fra antivirusleverandøren! Husker ikke hvem som leverte, men vi bruker Norman. Skriver i windows deskbar/søkefeltet: faktura norman virus Evt bare faktura norman

14 InfoFinder 2.0 Navigator

15 InfoFinder 2.0

16 InfoFinder 2.0

17 InfoFinder 2.0 InfoFinder viser kun dokumenter den enkelte brukeren har tilgang til! InfoFinder søker, finner, sjekker tilgang, organiserer visning, viser !

18 Hva jeg leter etter: Skjema for reiseregning
FINNE DOKUMENTER EKSEMPEL Situasjon: Jeg er ny i firmaet og skal skrive reiseregning. Hvor finner jeg det? Hva jeg leter etter: Skjema for reiseregning Skriver i søkefeltet: skjema for reiseregning, reiseutlegg, overnatting, billetter etc

19 Navigatoren gir deg muligheten til å drille ned til den dokumenttypen du leter etter, i dette tilfellet et Excel-ark.

20

21

22 Eksempel: Jeg vil finne siste referat fra møtet med Arkivspesialisten.
InfoFinder 2.0 FINNE DOKUMENTER Eksempel: Jeg vil finne siste referat fra møtet med Arkivspesialisten. Tror det var Kari som deltok Skriver i windows deskbar/søkefeltet: referat møte kari arkivspesialisten Evt bare møte arkivspesialisten

23

24 Zoom-funksjonen gjør at man kan endre visningsmodus dynamisk

25 Søk i møter…

26 Vekting Ved å vekte begreper i søket er det enkelt for brukeren å angi hvilke ord i søketeksten som skal telle mer enn de andre. Dette utføres etter at søket er kjørt.

27 Nyhet! Windows Deskbar Søk

28 Brukervennlig - søk med vanlig språk Raske svar og høy presisjon
Hvorfor InfoFinder® Finn alt fra ett sted Brukervennlig - søk med vanlig språk Raske svar og høy presisjon Enkel pålogging med integrert tilgangskontroll Skalerbar til hele bedriften Ingen endringer av eksisterende struktur Ingen skjulte kostnader Lav TCO CRM Gruppevare (Exchange, Notes mm) Doc. Managm. Intranet Filservere Fax E-post web Scan

29 Lavere risiko for tap av informasjon eller dobbeltarbeid
Gevinster Rask og sikker tilgang til all intern informasjon, bl.a. dokumenter for kunde/sak/prosjekt Lavere risiko for tap av informasjon eller dobbeltarbeid Mindre personavhengighet i arbeidsprosessene Høyere kvalitet i arbeidsprosessene Kortere opplæringstid for nye ansatte CRM Gruppevare (Exchange, Notes mm) Doc. Managm. Intranet Filservere Fax E-post web Scan

30 Kundekommentarer  -----Original Message From:   NN  To:     (prosjektleder) Subject:        Infofinder Hei, Ang. anbefaling og erfaring med bruk av Infofinder. Jeg er System designer og får ofte post i hyllen min som refererer til dokumenter som jeg kan/skal benytte som underlag. Et eksempel var i går da jeg skulle finne wellhead og conductor for ormen lange, ved å skrive dette i feltet i Infofinder gikk det mindre en 1 sekunder før jeg hadde rette tegningen foran meg. I dag skulle jeg finne tegninger som kun var referert til med kundespesifikt nummer. Ved å søke på dette nummeret fikk jeg opp et xls ark som fortalte meg hvilke tegningsnummer vi i FKS har. Glimrende! Argumenter: Raskt å finne underlag og dokumenter, uavhengig av system og lokasjon Mindre spørsmål rundt i organisasjonen og letting etter dokumenter Lettere å "finne igjen" det man har gjemt på fra tidligere Enkelt for nye ansatte (og konsulenter?) Best Regards NN Sr. System Designer FMC Kongsberg Subsea AS Eastern Hemisphere

31 Kunder