Webinar - Prosjektarbeid og samhandling

Presentasjon om: "Webinar - Prosjektarbeid og samhandling"— Utskrift av presentasjonen:

1 Webinar - Prosjektarbeid og samhandling
Anders Kolstad og Espen Nergaard

2 Agenda Bakgunn og bruksområder Hvilke muligheter har vi i Public 360?
Demo av løsning Gevinster og oppsummering

3 Generell prosjektdokumentasjon

4 Bygge- og oppgraderingsprosjekter

5 Anskaffelser

6 Utarbeidelse av kvalitetsdokumenter

7 Utarbeidelse av strategidokumenter

8 Budsjettarbeid

9 Arbeidsområde for forskere

10 Eksterne prosjektdeltakere
Forskere fra andre virksomheter

11 Hva kan Software Innovation hjelpe med?

12 Muligheter som finnes i 360
Prosjektentitet i standard løsning 360 Samarbeidsrom for interne deltakere 360 Samarbeidsrom for eksterne deltakere

13 Prosjektentitet i Public 360
Organisering av saker og dokumenter i et overordnet prosjekt Mulighet for å legge på standard forløp Enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en prosjektgruppe For interne deltakere Sharepoint muliggjør enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en gruppe uten bruk av e-post eller andre former for oversendelser

14 360° Samarbeidsrom for interne deltakere
Effektiv utveksling og deling av informasjon og dokumenter i prosjekter Opprett en Sharepoint Site / Site collection med knytning til 360 sak/prosjekt  Arkivering av informasjon fra Sharepoint SharePoint-funksjonalitet Delte dokumenter, kalender, gruppediskusjoner, oppgaver, samskriving +++ Kjente 360° webdeler i tillegg til Sharepoint webdeler Skreddersy dine egne arbeidsområder 360° brukere kan umiddelbart logge inn 360° Samarbeidsrom er en modul som sørger for effektiv utveksling og arkivering av informasjon og dokumenter i prosjekter Sharepoint muliggjør enkel deling av informasjon og utveksling av dokumenter i en gruppe uten bruk av e-post eller andre former for oversendelser

15 360° Samarbeidsrom for eksterne brukere
Publisere 360° dokumenter til eksterne Eksterne kan laste opp filer Eksterne kan se 360° webparts Tilgang gjennom FAB – Forms Based Authentication SharePoint genererer automatisk brukernavn og passord som blir sendt på mail

16 Løsning Prosjektentitet 360 Samarbeidsrom for interne deltakere
Forløp Organisering og strukturering av informasjon 360 Samarbeidsrom for interne deltakere Opprettelse av samarbeidsrom for interne SharePoint mal 360 Samarbeidsrom for eksterne deltakere

17 Lag samarbeidsrom basert på Sharepoint maler fra 360° sak eller prosjekt
En bruker jobber i 360° med et prosjekt. Personen registrerer dokumenter, planlegger arbeidet sitt med en forløpsmal, inviterer deltakere etc... Fra fanen «Samarbeidsrom» er det mulig å registrere et Sharepoint samarbeidsrom

18 Opprette et samarbeidsrom basert på mal
Visning av prosjektets arkiverte dokumenter Visning av delte dokumenter i Sharepoint samarbeidsrommet Visning av forløp Visning av prosjekt detaljer

19 360° Samarbeidsrom - arkiveringsfunksjonalitet
Integrerte arkiveringsfunksjoner for alle dokument bibliotek En eller flere filer kan overføres samtidig – som nytt dokument, som vedlegg eller som en ny revisjon Arkiveringen kan automatiseres fra en workflow i SharePoint Hvis dokumentet er arkivert til 360°, så vil dokumentnr vises her Gå tilbake til 360° prosjektet

20 360° Samarbeidsrom – relevante settinger på Sharepoint dokumentbiblioteket
Den som opprettet samarbeidsrommet kan bestemme om dokumentene blir kopiert eller flyttes fra biblioteket til 360° - dette kan endres i ettertid.

21 Diskusjoner og chat gjennom 360 samarbeidsrom
Legg til ny diskusjon. Skriv inn emne og brødtekst Arkivering av chat

22 Eksempel på oppsett av samarbeidsrom
Diskuter Søk etter informasjon Spørreundersøkelse Oversikt over oppgaver

23 Standard 360 webparts kan gjenbrukes i SharePoint sites

24 Eksempler på annen Sharepoint funksjonalitet som kan benyttes
Tabeller, bilder og koblinger Arbeidsflyt Kalender Kunngjøringer Sjekkliste Wiki-side Kontaktinformasjon Dedikerte lister over dokumenter som møtereferat, notater, logg, prosjektdokumenter o.l.

25 360° samarbeidsrom for eksterne brukere
Eksterne trenger ikke være medlem av ditt AD Kontaktpersoner er kopiert fra prosjektet i 360° til samarbeidsrommet i Sharepoint. Egen administrasjonsside i Sharepoint for å administrere tilgangsrettigheter i arbeidsrommet.

26 360° Samarbeidsrom - tilgang til eksterne kontakter

27 Annen praktisk funksjonalitet
Søkemuligheter for Samarbeidsrom i 360° Søkbare via Globalt hurtigsøk Abonnere på endringer i Samarbeidsrom Oppsett må gjøres i SharePoint

28 Gevinster Bevaring av prosjektdokumentasjon
Spre bruken av 360 i organisasjonen Ta i bruk god SharePoint funksjonalitet Lage tilpassede arbeidsflater Enklere å samarbeide med eksterne deltakere Bidrar til kunnskapsdeling internt og eksternt

29 Oppsummering 360° Samarbeidsrom for interne deltakere er inkludert i løsning 360° Samarbeidsrom for eksterne deltakere Lisens: kr inkl mva Implementering: estimert 12 timer Drift: 3 alternativer avhengig av totalt antall virksomheter som har avropt modulen – meld interesse til UNINETT S&V: kr i året Arbeidsmøter Kartlegge status i dag og mulighetsrom Enkelt oppsett av et samarbeidsrom

30 Veien videre Tenk på hvordan dere ønsker å strukturere informasjonen i prosjekter Kategorisering av saker og dokumenter, prosjektforløp, eksterne deltakere, ønsket arbeidsflate for prosjektdeltakere etc. Book et arbeidsmøte med Anders Datasheets etc finnes på Community Mulig nytt webinar i andre halvår Basert på tilbakemeldinger Basert på planlagte arbeidsmøter

31 Send inn deres spørsmål på chatten eller på epost
Send inn deres spørsmål på chatten eller på epost. Svarene blir tilgjengeliggjort sammen med presentasjonen

32