Høgskolen i Buskerud Konkretisering av prosjekt organisering av administrasjonsfunksjonen 29. november 2006

Premisser som arbeidet bygges på Strategiplanen 2005–2010 Kravene til adm Kravet om kostnadseffektivitet Sak 72/05 ”Faglig organisering” Spesielt evalueringen av adm. som del av denne saken Sak 13/06 ”Fremtidig avdelingsorganisering ved Hibu Sak 40/06 ”Administrativ ordning på høgskolens studiesteder” Sak 41/06 ”Enhetlig ledelse” Lik modell for hele Hibu Dette gjelde spesielt grensesnittet til og organiseringen av studiestedsadministrasjonene

Forslag til mandat (versjon 061106) Utarbeide forslag til organisering av HS: Med organisering forstår vi: beskrivelse av ansvar, roller og myndighet, rapportering og kommunikasjonsveier, samt hvordan samhandlingen med studiestedsadm skal fungere i praksis. Forslaget skal ivareta ønsket om en omstillingsdyktig og kostnadseffektiv organisasjon som yter best mulige tjenester og service til studenter, ansatte, kunder og omverden Forslaget skal vise hvordan samhandling og kommunikasjon mellom HS og fagavdelingene kan bli effektiv og tilfredsstillende for studenter, ansatte, kunder og omverdenen. Forslaget skal tydeliggjøre: Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS Oversikt over de mest kritiske leveransene for HS og studiestedsadministrasjonene Oversikt over forutsigbare leveranser som gjentar seg for hele Hibu (ett Årshjul) SWOT av dagens ordning (både HS og studiested) Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. Hvordan en kan få til en felles administrativ kultur på Hibu Enkle kjøreregler for god kommunikasjon Enkelt system for rapportering som understøtter den nye organisasjonen Delleveranse 1-9

Leveransefrister for deleveranse 1-6 Delleveranse nummer Delleveranse Leveransefrist Kriterier for hensiktsmessig organisering  Ferdig Kritiske leveranser  Frist 26.01.07 Årshjul  Frist 15.12.06 SWOT  Frist 18.12.06 Samhandling  Frist 26.01.07 Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). Organisasjonskart  Frist 26.01.07 Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. Felles kultur  Ikke fastsatt Kjøreregler for kommunikasjon  Ikke fastsatt Rapporteringssystem  Ikke fastsatt

Møter i prosjektgruppa Mandag 18.desember, agenda Årshjul  Frist 15.12.06 SWOT  Frist 18.12.06 Mandag 8. og 22. januar, agenda Kritiske leveranser  Frist 26.01.07 Samhandling  Frist 26.01.07 Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). Organisasjonskart  Frist 26.01.07 Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer.

Aktivitetsoversikt – prosess organisering Orientering til Styret om status på arbeidet Delleveranse 1-6 ferdig, 1.versjon av innstilling Heldagssamling med administrasjonen Samling med faglig virksomhet; Innstillingen fra gruppen ferdig. Klar til høringsrunde Beslutning i styret om ny organisering av HS. Milepæler 14/12 26/1 2/2 21/2 15/3 Mai Styremøtet Fred Nilsson Presentasjon: Tania Olsen Nr.1: prosjektgruppen Nr.2: prosjektgruppen Nr.3:adm.ledergruppen Nr.4: prosjektgruppen Nr.5: prosjektgruppen Nr.6: prosjektgruppen Ledelse av arbeidet: Tania Olsen Tilrettelegging: Context Design av samling: Context Gjennomføring: Context Design av opplegg: Context Gjennomføring: Tania Olsen Fred Nilsson Innhold: Arbeidsgruppen og administrasjons- ledergruppen Dokument: Tania Olsen Høringsnotat: Fred Nilsson Saksunderlag: Fred Nilsson Ansvarlig

Konkretisering av delleveranse 2-4 Delleveranse 2: Utarbeidelse av SWOT-analyser Delleveranse 3: Utarbeidelse av Årshjulet Delleveranse 4: Beskrivelse av Kritiske leveranser

Delleveranse 2: SWOT av dagens ordning Hva Det skal utarbeides en SWOT-analyse… Pr. studiested  Hønefoss (Leveranseansvarlig Fred Nilsson)  Drammen (Leveranseansvarlig Kai Mjøsund)  Kongsberg (Leveranseansvarlig Jan Torgersen) Pr. seksjon i HS  Administrasjonsseksjonen (Økonomi, Arkiv, Personal) (Leveranseansvarlig ???)  Bibliotek (Leveranseansvarlig Kari Fagerjord)  Informasjonsseksjonen (Leveranseansvarlig Tania M. Olsen)  IT-seksjonen (Leveranseansvarlig Jan Petter)  Studieseksjonen (Leveranseansvarlig Turid Næss) For hele HS (Leveranseansvarlig Fred Nilsson) Hvorfor? SWOT-analysen skal primært synliggjøre styrker og svakheter, muligheter og trusler ved hvordan dagens leveranser og organisering er. Ved gjennomføring av SWOT-analysene skal en legge vekt på eller bruke KSF-ene for Hibus måloppnåelse (først og fremst de KSF-ene som organisering påvirker). Disse analysene vil bli brukt som underlagsmateriale i forhold til organiseringsprosjektet, evaluering og forbedringsprosjektet, samt rekrutteringsprosessen. Hvordan Bruke malen fra SWOT-analysen gjennomført på Hønefoss. Kristin S. Rolfsøn har ansvar for å bistå de leveranseansvarlige. Status Hønsefoss har gjennomført, behov for kvalitetssikring opp i mot de nye KSF-ene? Bibliotek har gjennomført og levert. Behov for kvalitetssikring opp i mot de nye KSF-ene?

Delleveranse 3: Årshjulet Hva Administrasjonsledergruppen skal Sette opp et Årshjul som administrasjonsfunksjonen som helhet som viser de gjentagende leveransene som ikke er påvirkbare for administrasjonen i forhold til når disse må gjennomføres Hvorfor? For å synliggjøre hva administrasjonen som helhet MÅ prioritere, og når. Dette gir en syklus som en må jobbe systematisk i mot, og dermed unngå ad-hoc arbeid. Hvem Administrasjonsledergruppen utarbeider  Leveranseansvarlig Kai Mjøsund

Delleveranse 4: Beskrivelse av Kritiske leveranser Hva Hver faggruppe skal levere en oversikt over de mest kritiske leveransene. Bibliotek faglig retning, Studie, Internasjonalisering, FoU, Oppdrag  Leveranseansvarlig Turid Kommunikasjon, Arkiv  Leveranseansvarlig Ellen Økonomi  Leveranseansvarlig Jan Personal  Leveranseansvarlig Jorunn IT  Leveranseansvarlig Jan Petter 1.Linje (sentralbord, resepsjon), IT-support, Drift, Bibliotek skranke mot student  Leveranseansvarlig Tania Hvorfor? Organisering skal fremme de riktige kvalitet på de viktige leveransene. Derfor er det nødvendig å ha en oversikt og hvilke avhengigheter det finnes for å levere en tjeneste eller leveranse. Hvordan Bruk utlevert mal for beskrivelse av leveranser (se eget oppgaveark)

Delleveranse 4: Oppgave ”Kritiske leveranser” Beskrive de kritiske leveransene sett i et brukerperspektiv Bruker = Faglig virksomhet og studenter Med kritisk menes… Leveranser som tillater få eller ingen kvalitetsbrister Leveranser som er nødvendig for bruker for å få utvikle seg og sin virksomhet eller sine tjenester/ansvarsområder. Denne oppgaven har IKKE til hensikt å være en total kartlegging av alle aktivitetene. I tillegg til å beskrive dagens kritiske leveranser skal faggruppene også tydeliggjøre hvilke nye brukerbehov som skal/bør dekkes i fremtiden (i ett 2 års perspektiv). For hver kritisk leveranse skal gruppen beskrive Hvilke output og til hvem – hvilke konkret resultat innebærer denne leveransen for bruker? Hva er opplevd status på dette sett fra bruker? Hvilke oppgaver som ansvarlig enhet i administrasjonen gjør/bør gjøre, og med hvilken kvalitet. Hvilke input/leveranser fra hvem trengs, og hvilken kvalitet har de i dag. Dette skal fylles inn i vedlagte mal.

Delleveranse 4: Mal for beskrivelse av ”Kritiske leveranser” (Bruk 1 ark pr. leveranse) Input – fra hvem? Hva er status? (kvaliteten på Input) Output - til hvem? Hva er status? (kvaliteten på Output)

Delleveranser som er ferdig Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS Oversikt over de mest kritiske leveransene for HS og studiestedsadministrasjonene Oversikt over forutsigbare leveranser som gjentar seg for hele Hibu (ett Årshjul) SWOT av dagens ordning (både HS og studiested) Hvordan samhandlingen skal være mellom HS og linjen når beslutninger skal settes ut i livet (implementering). Konkret organisasjonskart med tilhørende ansvar, myndighet og rapporteringslinjer. Hvordan en kan få til en felles administrativ kultur på Hibu Enkle kjøreregler for god kommunikasjon Enkelt system for rapportering som understøtter den nye organisasjonen

Delleveranse 1: Kriterier for hensiktsmessig organisering av HS Økt gjennomføringsevne Organisatorisk læring og forbedring Evne til å ta beslutninger Informasjon/Kommunikasjon/Samarbeid på tvers Konsekvent praksis (Overfor studenter og faglig virksomhet) Enhetlig adm./ rapp.struktur / lik rutine / prosesser Ansvar og myndighet